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Beschluss-Sammlung (WEG)

Die Beschluss-Sammlung ist das Verzeichnis aller Beschlüsse einer Eigentümergemeinschaft. Sie enthält den Wortlaut, nicht eine Zusammenfassung, mit fortlaufender Nummer. Nach § 24 Abs. 7 WEG führt der Verwalter sie, und Eigentümer können sie einsehen. In heinzelhaus führen Sie je Gemeinschaft eine eigene Sammlung.

Drei Arten von Einträgen gibt es:

  • Versammlungsbeschluss: ein Beschluss der Eigentümerversammlung.
  • Umlaufbeschluss (§ 23 Abs. 3 WEG): ein schriftlicher Beschluss ohne Versammlung.
  • Urteilsformel (§ 43 WEG): die Urteilsformel einer rechtskräftigen gerichtlichen Entscheidung.

Ändert sich ein Beschluss später, bleibt der Eintrag in der Sammlung. Sie vermerken eine Anfechtung oder kennzeichnen den Eintrag als aufgehoben oder ungültig. Der Wortlaut bleibt lesbar. Aus der Sammlung verschwindet nie etwas.

Rechte. Ansehen und das PDF öffnen dürfen Sie mit dem Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten einsehen“. Einträge anlegen, kennzeichnen und eine Anfechtung vermerken dürfen Sie mit dem Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“. In den vorgegebenen Rollen hat „Administrator“ beides und „Sachbearbeitung“ ebenfalls. „Buchhaltung“ und „Nur Lesen“ dürfen die Sammlung nur ansehen. Die Rolle „Handwerker / Hausmeister“ sieht sie nicht. Wer das Recht zum Ändern nicht hat, sieht die Knöpfe „Beschluss eintragen“, „Anfechtung“ und „Kennzeichnen“ nicht.

Beachten Sie die Verteilung: „Sachbearbeitung“ trägt Beschlüsse ein, darf aber keinen Wirtschaftsplan beschließen. „Buchhaltung“ ist umgekehrt. In einem kleinen Team vergeben Sie die fehlenden Rechte einzeln. Wie, steht unter Benutzer, Rollen und Rechte.

Das halten Sie bereit:

  • bei einem Versammlungsbeschluss das Protokoll mit Wortlaut, Datum, Ort, Tagesordnungspunkt und Abstimmungsergebnis (das Protokoll selbst legen Sie als Datei in der Akte des Objekts ab),
  • bei einem Umlaufbeschluss den Wortlaut und das Datum, an dem das Ergebnis feststeht,
  • bei einer Urteilsformel die Formel im Wortlaut, das Gericht, das Aktenzeichen und das Datum der Rechtskraft.

Damit der Eintrag in die richtige Sammlung kommt, wählen Sie zuerst die Gemeinschaft.

  1. Öffnen Sie Seitenleiste → Abrechnung & WEG → „Beschlüsse“. Die Seite heißt „Beschluss-Sammlung“.
  2. Wählen Sie im Feld „Gemeinschaft“ das Objekt. Tippen Sie, um nach Objekt, Straße oder Ort zu suchen. Ohne Auswahl zeigt heinzelhaus das erste Objekt der Liste. Prüfen Sie deshalb, ob das richtige gewählt ist.
  3. Neben dem Feld steht, wie viele Einträge die Sammlung hat und welche laufende Nummer als Nächstes vergeben wird: „3 Einträge · nächste laufende Nummer: 4“.

Ist noch kein Objekt angelegt, steht dort: „Es ist noch kein Objekt angelegt. Die Beschluss-Sammlung wird je Gemeinschaft geführt.“

Damit der Beschluss im Wortlaut festgehalten ist, tragen Sie ihn ein. Tun Sie das zeitnah nach der Versammlung (siehe Eintragungsfrist).

  1. Klicken Sie auf „Beschluss eintragen“.
  2. Im Dialog „Beschluss eintragen — Nr. 4“ steht die Nummer, die der Eintrag bekommt. Sie wird erst beim Speichern vergeben und danach nicht wieder verwendet.
  3. Wählen Sie die „Art“: „Versammlungsbeschluss“, „Umlaufbeschluss (§ 23 Abs. 3 WEG)“ oder „Urteilsformel (§ 43 WEG)“.
  4. Füllen Sie die Felder aus. Die Tabelle unten sagt, welche Pflicht sind.
  5. Klicken Sie auf „In die Sammlung eintragen“. Sie sehen „Als Nr. 4 in die Sammlung eingetragen.“
Feld Bedeutung
„Beschlussdatum“ (bei der Urteilsformel „Datum der Entscheidung“) Pflicht. Der Tag der Beschlussfassung. Bei einem Umlaufbeschluss tragen Sie den Tag ein, an dem das Ergebnis feststeht, nicht den Tag des Rundschreibens. Von diesem Tag aus rechnet heinzelhaus die Anfechtungsfrist.
„Eintragungsdatum“ Pflicht. Vorgegeben ist heute.
„Betreff“ Freiwillig. Eine Kurzbezeichnung für die Liste.
„Wortlaut“ Pflicht. Der Beschlusstext im Wortlaut, nicht zusammengefasst.
„Ort der Versammlung“ Pflicht beim Versammlungsbeschluss.
„Tagesordnungspunkt“ Freiwillig beim Versammlungsbeschluss, zum Beispiel „TOP 5“.
„Ergebnis“, „Ja“, „Nein“, „Enthaltung“ Bei Versammlungs- und Umlaufbeschluss. Das „Ergebnis“ ist „Angenommen“ oder „Abgelehnt“. Die Stimmen sind freiwillig. Tragen Sie sie so ein, wie das Protokoll sie ausweist.
„Gericht“, „Aktenzeichen“, „Rechtskräftig seit“ Nur bei der Urteilsformel. „Rechtskräftig seit“ ist Pflicht, denn in die Sammlung gehören nur rechtskräftige Entscheidungen.
„Interne Notiz“ Freiwillig. Achtung: Die Notiz steht im PDF der Sammlung. Schreiben Sie nichts hinein, was Eigentümer nicht lesen sollen.

Bei einem Versammlungsbeschluss gilt das Beschlussdatum zugleich als Tag der Versammlung.

Damit Sie einen Beschluss nachschlagen können, nutzen Sie die Liste.

Die Liste hat die Spalten „Nr.“, „Beschluss vom“, „Eingetragen“, „Art“, „Beschluss“ und „Status“. Sie ist nach der laufenden Nummer geordnet. Suchen können Sie nach „Nummer, Betreff oder Wortlaut suchen …“. Nach „Art“ und „Status“ lassen sich die Einträge filtern. Wie das geht, steht unter Die Oberfläche.

Klicken Sie eine Zeile an. Darunter öffnet sich der Eintrag:

  • die Überschrift „Nr. 4 · Betreff“ mit Art, Beschlussdatum und Eintragungsdatum und dem Status,
  • der Wortlaut in einem eigenen Kasten,
  • Felder wie „Versammlung am“, „Ort“, „Tagesordnungspunkt“, „Ergebnis“ und „Stimmen (Ja / Nein / Enth.)“, bei einer Urteilsformel „Gericht“, „Aktenzeichen“ und „Rechtskräftig seit“,
  • die Anfechtungsfrist (siehe unten),
  • die Knöpfe „Anfechtung“ und „Kennzeichnen“, wenn Sie sie nutzen dürfen.

Ungültige und aufgehobene Einträge bleiben in der Liste. Ihr Betreff ist durchgestrichen, ihr Wortlaut bleibt lesbar.

Damit die Sammlung zeigt, dass ein Beschluss angefochten wird, vermerken Sie die Klage.

  1. Öffnen Sie den Eintrag und klicken Sie auf „Anfechtung“. Bei einer Urteilsformel gibt es den Knopf nicht, denn sie ist selbst eine rechtskräftige Entscheidung.
  2. Im Dialog „Anfechtung zu Nr. 4“ steht, bis wann Klage und Begründung möglich sind. Wählen Sie den „Stand“. Vorgegeben ist „Anfechtungsklage erhoben“.
  3. Tragen Sie „Klage erhoben am“ ein, außer bei „Keine Anfechtung“. Freiwillig sind „Rechtskräftig entschieden am“, „Gericht“ und „Aktenzeichen“.
  4. Klicken Sie auf „Vermerken“. Sie sehen „Anfechtung vermerkt.“

Zur Wahl stehen diese Stände. Sie bestimmen den Status in der Liste:

„Stand“ Status in der Liste
„Keine Anfechtung“ „Gültig“
„Anfechtungsklage erhoben“ „Angefochten“
„Klage abgewiesen“ „Gültig“
„Klage zurückgenommen“ „Gültig“
„Klage stattgegeben“ „Ungültig“, dazu der rote Hinweis „Kennzeichnung fehlt“

Der Vermerk lässt sich überschreiben. Ändert sich der Stand der Klage, vermerken Sie den neuen Stand.

Bei „Klage stattgegeben“ meldet heinzelhaus: „Vermerkt. Bitte den Eintrag zusätzlich als ungültig kennzeichnen.“ Das tun Sie im nächsten Schritt. Denn der Vermerk allein reicht nicht: Die Kennzeichnung verlangt Grund, Datum und Aktenzeichen der Entscheidung.

Damit erkennbar bleibt, dass ein Beschluss nicht mehr gilt, kennzeichnen Sie den Eintrag. Er wird nicht gelöscht, und sein Wortlaut bleibt unverändert.

  1. Öffnen Sie den Eintrag und klicken Sie auf „Kennzeichnen“.
  2. Im Dialog „Eintrag Nr. 4 kennzeichnen“ wählen Sie den „Grund der Kennzeichnung“:
    • „Durch späteren Beschluss aufgehoben oder ersetzt“
    • „Rechtskräftig für ungültig erklärt (§ 44 WEG)“
    • „Nichtig“
  3. Bei der Aufhebung wählen Sie den „Aufhebender Beschluss“ aus den anderen Einträgen der Sammlung. Das ist Pflicht, denn die Kennzeichnung muss auf ihn verweisen. Tragen Sie den neuen Beschluss also zuerst ein.
  4. Bei den anderen beiden Gründen tragen Sie das „Aktenzeichen der Entscheidung“ ein. Bei „Rechtskräftig für ungültig erklärt“ ist das Pflicht.
  5. Prüfen Sie das „Datum der Kennzeichnung“ und schreiben Sie die „Begründung“. Sie ist Pflicht.
  6. Klicken Sie auf „Kennzeichnen“. Sie sehen „Der Eintrag wurde gekennzeichnet. Der Wortlaut bleibt erhalten.“ Alle Benutzer erhalten die Benachrichtigung „Beschluss Nr. 4 gekennzeichnet“.

Danach steht im Eintrag ein roter Kasten mit dem Grund, dem Datum und, je nach Grund, „Aufgehoben durch Beschluss Nr. 12 dieser Sammlung.“ oder „Entscheidung:“ mit dem Aktenzeichen.

Beispiel: Beschluss Nr. 7 vom 12.03.2026 (TOP 5) beauftragte eine Dachsanierung. Im Herbst beschließt die Gemeinschaft etwas anderes. Sie tragen den neuen Beschluss als Nr. 12 ein. Dann öffnen Sie Nr. 7, wählen „Kennzeichnen“ und „Durch späteren Beschluss aufgehoben oder ersetzt“, dazu als „Aufhebender Beschluss“ die Nr. 12. Nr. 7 hat danach den Status „Aufgehoben“, bleibt aber vollständig lesbar.

Damit ein Eigentümer die Sammlung einsehen kann, geben Sie sie als PDF aus.

  1. Wählen Sie die Gemeinschaft.
  2. Klicken Sie oben rechts auf „Sammlung als PDF“. Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab.

Das PDF enthält die ganze Sammlung. Es nennt Objekt und Anschrift, das Datum des Ausdrucks und die Zahl der Einträge. Jeder Eintrag steht in einem eigenen Block mit Nummer, Betreff und Status, den Angaben zu Datum, Versammlung, Ergebnis und Anfechtung, der Kennzeichnung und dem Wortlaut. Ungültige und aufgehobene Einträge sind abgesetzt, aber lesbar. Zum Schluss steht ein fester Hinweis, wie die Sammlung geführt wird. Briefkopf und Fußzeile kommen aus Ihren Einstellungen (siehe Briefkopf).

Die Nummer ist die höchste vergebene Nummer plus 1. Eine Nummer wird nie wiederverwendet, auch nicht, wenn ein Eintrag ungültig wird. Gäbe es dieselbe Nummer zweimal, verwiesen zwei Einträge unter derselben Kennung aufeinander, und die Sammlung wäre als Nachweis wertlos. Tragen zwei Personen gleichzeitig einen Beschluss ein, bekommt jeder seine eigene Nummer.

Eine Anfechtungsklage muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründet werden. heinzelhaus rechnet beide Fristen aus dem „Beschlussdatum“ und zeigt sie am geöffneten Eintrag an.

So wird gerechnet:

  • Der Tag der Beschlussfassung zählt nicht mit.
  • Die Frist endet am Tag des Folgemonats mit derselben Zahl. Fehlt dieser Tag im Zielmonat, ist es der letzte Tag des Monats.
  • Fällt das Ende auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen bundesweiten Feiertag, rückt heinzelhaus es auf den nächsten Werktag.
  • Der letzte Tag zählt noch mit. Am Tag des Fristendes steht „Noch 0 Tage“.

Beispiele:

Beschlussdatum Klage bis Begründung bis Was dahintersteckt
Donnerstag, 12.03.2026 Montag, 13.04.2026 Dienstag, 12.05.2026 Der 12.04.2026 ist ein Sonntag, die Klagefrist rückt auf Montag.
Samstag, 31.01.2026 Montag, 02.03.2026 Dienstag, 31.03.2026 Den 31.02. gibt es nicht, die Frist endet daher am 28.02.2026. Das ist ein Samstag, also rückt sie auf Montag.

Am geöffneten Eintrag steht dann zum Beispiel: „Anfechtungsfrist (§ 45 WEG): Klage bis 13.04.2026, Begründung bis 12.05.2026. Noch 24 Tage.“ Ist die Klagefrist abgelaufen, aber nicht die Begründungsfrist, steht: „Die Klagefrist ist abgelaufen.“ Sind beide abgelaufen und ist keine Anfechtung vermerkt: „Beide Fristen sind abgelaufen; der Beschluss ist bestandskräftig.“ Im Beispiel gilt das ab dem 13.05.2026.

Für Urteilsformeln und nichtige Beschlüsse zeigt heinzelhaus keine Frist. Eine Urteilsformel ist bereits rechtskräftig, und die Nichtigkeit lässt sich zeitlich unbegrenzt geltend machen.

Status Wann
„Gültig“ Keine Anfechtung, oder die Klage wurde abgewiesen oder zurückgenommen.
„Angefochten“ Eine Anfechtungsklage ist vermerkt und nicht entschieden.
„Ungültig“ Die Klage war erfolgreich, oder der Eintrag ist als „Rechtskräftig für ungültig erklärt (§ 44 WEG)“ oder „Nichtig“ gekennzeichnet.
„Aufgehoben“ Der Eintrag ist als „Durch späteren Beschluss aufgehoben oder ersetzt“ gekennzeichnet.

Eine Kennzeichnung gewinnt immer gegen jeden abgeleiteten Zustand. Wer einen Beschluss als aufgehoben gekennzeichnet hat, findet ihn nicht als „Gültig“ wieder, weil daneben noch eine alte, abgewiesene Klage steht.

Eintragungen in die Sammlung sind unverzüglich vorzunehmen. Das Gesetz nennt dafür keine feste Zahl von Tagen. heinzelhaus warnt als Praxiswert ab mehr als 14 Tagen zwischen Beschluss und Eintragung. Dann steht in der Spalte „Eingetragen“ ein Zusatz wie „+19 T“, und der geöffnete Eintrag zeigt: „Zwischen Beschlussfassung und Eintragung liegen 19 Tage. Eintragungen in die Sammlung sind unverzüglich vorzunehmen.“ Das ist ein Hinweis und keine Feststellung eines Verstoßes.

Meldung Das tun Sie
„Der Wortlaut darf nicht leer sein.“ Tragen Sie den Beschlusstext ein.
„§ 24 Abs. 7 Satz 3 WEG verlangt Ort und Datum der Versammlung.“ Tragen Sie den „Ort der Versammlung“ ein.
„In die Sammlung gehören nur rechtskräftige Entscheidungen — bitte das Datum der Rechtskraft angeben.“ Tragen Sie bei der Urteilsformel „Rechtskräftig seit“ ein.
„Bitte ein gültiges Datum angeben.“ Prüfen Sie die Datumsfelder.
„Das Objekt wurde nicht gefunden.“ Wählen Sie die Gemeinschaft neu.
„Der Beschluss konnte nicht eingetragen werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Versuchen Sie es noch einmal. Hilft das nicht, melden Sie es Ihrem Administrator.
„Bitte angeben, wann die Klage erhoben wurde.“ Tragen Sie „Klage erhoben am“ ein.
„Eine Urteilsformel ist selbst eine rechtskräftige Entscheidung und kann nicht angefochten werden.“ Eine Urteilsformel erhält keinen Anfechtungsvermerk.
„Bitte den aufhebenden Beschluss angeben — die Kennzeichnung muss auf ihn verweisen.“ Wählen Sie den „Aufhebender Beschluss“. Tragen Sie ihn vorher ein.
„Bitte das Aktenzeichen der Entscheidung angeben, die den Beschluss für ungültig erklärt hat.“ Tragen Sie das „Aktenzeichen der Entscheidung“ ein.
„Bitte begründen Sie die Kennzeichnung.“ Schreiben Sie eine „Begründung“.
„Ein Beschluss kann sich nicht selbst aufheben.“ Wählen Sie als aufhebenden Beschluss einen anderen Eintrag.
„Dieser Eintrag ist bereits gekennzeichnet. Eine Kennzeichnung wird nicht überschrieben.“ Eine Kennzeichnung lässt sich nicht ändern.
Das sehen Sie Das ist die Ursache So beheben Sie es
Der Eintrag steht in der falschen Sammlung. Im Feld „Gemeinschaft“ war ein anderes Objekt gewählt. Vorgegeben ist das erste der Liste. Ein Eintrag lässt sich in heinzelhaus noch nicht verschieben oder löschen. Tragen Sie den Beschluss in der richtigen Sammlung ein und notieren Sie den Fehler in der Akte des Objekts. Prüfen Sie künftig vor dem Speichern, ob die richtige Gemeinschaft gewählt ist.
Im Wortlaut steht ein Tippfehler. Einträge lassen sich nicht ändern. Das lässt sich in heinzelhaus noch nicht berichtigen. Notieren Sie den Fehler und die richtige Fassung in der Akte des Objekts.
Die Knöpfe „Beschluss eintragen“, „Anfechtung“ und „Kennzeichnen“ fehlen. Ihnen fehlt das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“. Lassen Sie sich das Recht geben (Benutzer, Rollen und Rechte).
Der Knopf „Kennzeichnen“ fehlt am Eintrag. Der Eintrag ist schon gekennzeichnet. Eine Kennzeichnung lässt sich nicht aufheben.
In der Liste steht „Kennzeichnung fehlt“. Die Klage wurde als „Klage stattgegeben“ vermerkt, der Eintrag aber noch nicht als ungültig gekennzeichnet. Öffnen Sie den Eintrag und klicken Sie auf „Kennzeichnen“.
Der Beschluss gilt als „bestandskräftig“, obwohl geklagt wurde. Die Klage ist nicht vermerkt. Vermerken Sie sie unter „Anfechtung“.
  • Eintrag zusammen mit dem Beschluss über Wirtschaftsplan oder Jahresabrechnung. Sie tragen den Wortlaut hier von Hand ein.
  • Einträge berichtigen oder löschen. Auch einen Tippfehler im Wortlaut oder ein falsches Datum können Sie nicht verbessern.
  • Ablegen und Versenden der Sammlung. Das PDF wird nicht unter „Dokumente“ abgelegt und lässt sich nicht aus heinzelhaus versenden.
  • Landesfeiertage bei der Berechnung der Anfechtungsfrist.
  • Das Verfahren zum Umlaufbeschluss. Versand der Beschlussvorlage, Rücklauffrist, Stimmerfassung je Eigentümer und die Prüfung der Mehrheit gibt es noch nicht. Sie tragen nur das Ergebnis als Eintrag ein.
  • Die Eigentümerversammlung selbst. Einladung, Tagesordnung, Vollmachten, Teilnehmerliste, Abstimmung je Eigentümer und Niederschrift gibt es noch nicht. Die Sammlung nimmt nur das Ergebnis auf. Eine Prüfung der Stimmen findet nicht statt.
  • Beschlussklagen im Detail. Eine Prozessakte (Kläger, Anwalt, Termine, Dokumente), die Unterrichtung aller Eigentümer über die Klage und Termine im Fristenmodul gibt es noch nicht. Gericht und das Datum der rechtskräftigen Entscheidung speichert heinzelhaus beim Anfechtungsvermerk. Am Bildschirm zeigt es beide nicht an. Im PDF steht das Gericht, das Datum fehlt.
  • Umsetzung verfolgen. Ein Beschluss ist nicht mit einem Auftrag oder einer Frist verknüpft, die seine Ausführung nachhält.

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