Statistiken

Die Statistiken geben der Geschäftsführung die wichtigsten Kennzahlen der Verwaltung auf einer Seite: Erträge und Aufwendungen, offene Forderungen, Bestand und Leerstand, dazu Diagramme und eine Karte Ihres Bestands. Die Zahlen gelten für ein Jahr, das Sie oben auswählen.

Voraussetzung: Sie haben das Recht „Firmenkennzahlen einsehen“. Es gehört zu den Rollen Administrator und Buchhaltung.

Die Statistiken öffnen

Damit Sie die Kennzahlen eines bestimmten Jahres sehen:

1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter „Auswertung“ den Punkt „Statistiken“. Die Seite trägt den Untertitel „Kennzahlen der Verwaltung für das Wirtschaftsjahr“ mit der Jahreszahl.
2. Wählen Sie oben rechts in der Liste mit den Jahreszahlen das Jahr. Angeboten werden die Jahre, in denen es Buchungen gibt, das jüngste zuerst.
3. Die Kacheln und Diagramme passen sich dem gewählten Jahr an.

Gut zu wissen

Die Jahresauswahl folgt dem Kalenderjahr der Belegdaten, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Hat ein Objekt ein abweichendes Wirtschaftsjahr, rechnen die Statistiken trotzdem im Kalenderjahr.

Die Kennzahlen

Oben stehen acht Kacheln.

Kachel	Was sie zeigt
„Erträge“	Summe der Buchungen auf Ertragskonten im gewählten Jahr
„Aufwendungen“	Summe der Buchungen auf Aufwandskonten im gewählten Jahr
„Ergebnis“	Erträge minus Aufwendungen, darunter „Überschuss“ oder „Unterdeckung“
„Offene Forderungen“	noch nicht bezahlte Beträge des gewählten Wirtschaftsjahres, darunter „N angemahnt“
„Objekte“	Zahl der Objekte in Ihrem Bestand
„Einheiten“	Zahl der Einheiten in Ihrem Bestand
„Belegte Einheiten“	Einheiten, für die im gewählten Jahr mindestens ein Mietvertrag lief, darunter „N Verträge im Jahr“
„Leerstand“	Einheiten ohne Mietvertrag im gewählten Jahr, darunter „x % des Bestands“

Erträge und Aufwendungen rechnet heinzelhaus netto: Stornos und Gutschriften sind verrechnet. Bleiben mehr Erträge als Aufwendungen, steht beim Ergebnis „Überschuss“. Sonst steht dort „Unterdeckung“ und der Betrag ist rot. Rot ist auch der Betrag bei „Offene Forderungen“, solange noch etwas offen ist.

Achtung

Die Zahlen sind eine Übersicht, kein Jahresabschluss. Ein Jahr lässt sich in heinzelhaus nicht abschließen oder sperren, und Buchungen können später noch hinzukommen. Für Zahlen, die Sie weitergeben, nutzen Sie die Auswertungen der Buchhaltung, etwa die Saldenliste. Mehr dazu: Kontenblatt und Saldenliste.

Gut zu wissen

• Der „Leerstand“ der Statistik gilt für das gewählte Jahr, der „Leerstand“ auf der Startseite für den heutigen Tag. Beide Zahlen können daher abweichen. Beide zählen jede Einheit ohne Mietvertrag, also auch Einheiten in WEG-Objekten, die nicht vermietet werden.
• Auch die Zahl der „Offenen Forderungen“ bezieht sich auf das gewählte Wirtschaftsjahr. Das ist Absicht: Ein noch offener Posten wird in früheren Verwaltungsprogrammen oft in jedem Jahr erneut geführt und würde sonst mehrfach zählen.

Die Diagramme

Unter den Kacheln folgen fünf Auswertungen.

1. „Erträge und Aufwendungen je Monat“. Zwei Balken je Monat für das gewählte Jahr. Die Beträge sind netto, Stornos und Gutschriften sind verrechnet.
2. „Offene Forderungen nach Objekt“. Eine Rangliste der Objekte mit den höchsten offenen Beträgen. Sie zählt nur das gewählte Wirtschaftsjahr.
3. „Größte Aufwandsarten“. Ein Ringdiagramm der fünf Konten mit den höchsten Aufwendungen („Die fünf teuersten Konten.“).
4. „Bestand nach Region“. Eine Deutschlandkarte, auf der Sie sehen, wo Ihre Einheiten liegen. Dieses Diagramm hängt nicht am gewählten Jahr.
5. „Bestand nach Einheitenart“. Ein Ringdiagramm, das zeigt, wie sich Ihr Bestand auf Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze und Übriges verteilt.

Die Karte bedienen

Die Karte zeigt die Einheiten je zweistelligem Postleitzahlgebiet. Die Punkte sitzen auf einem Näherungsmittelpunkt des Gebiets, nicht auf der Hausadresse. Größe und Farbintensität eines Punktes stehen für die Zahl der Einheiten; eine kleine Legende unter der Karte zeigt drei Beispielwerte. Die Karte arbeitet ohne Kartendienst im Internet, es werden also keine Daten an Dritte übertragen.

• Verschieben: Ziehen Sie die Karte mit gedrückter Maustaste.
• Zoomen: Drehen Sie das Mausrad, oder nutzen Sie die Knöpfe „Karte vergrößern“ und „Karte verkleinern“.
• Zurücksetzen: Der Knopf „Kartenansicht zurücksetzen“ stellt den Ausgangsausschnitt wieder her.
• Details zu einem Gebiet: Fahren Sie mit der Maus über einen Punkt. Es erscheinen das Postleitzahlgebiet mit Ortsnamen und die Zahl der Einheiten und Objekte.
• Mit der Tastatur: Klicken Sie auf die Karte und verschieben Sie sie mit den Pfeiltasten. Die Taste „+“ vergrößert, „−“ verkleinert, „0“ setzt zurück.

Nicht auf der Karte erscheinen Einheiten ohne fünfstellige deutsche Postleitzahl, zum Beispiel wenn bei einem Objekt keine Postleitzahl hinterlegt ist.

Warum es keine Auswertung nach Personen gibt

Auswertungen, wer wann angemeldet war, zeigt heinzelhaus bewusst nicht. Sie wären Verhaltenskontrolle und sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das Recht „Personenbezogene Nutzungsstatistiken einsehen“ ist deshalb nicht in der Rolle Administrator enthalten. Eine Seite dazu gibt es in heinzelhaus noch nicht.

Noch nicht möglich

Die Statistiken gelten nur für die gesamte Verwaltung. Einen Filter auf ein einzelnes Objekt, einen Soll-Ist-Vergleich mit dem Wirtschaftsplan und einen Export der Zahlen oder Diagramme gibt es noch nicht.

Häufige Fehler

Der Punkt „Statistiken“ fehlt in der Seitenleiste. : Ihnen fehlt das Recht „Firmenkennzahlen einsehen“. Wenden Sie sich an einen Administrator. Mehr dazu: Benutzer, Rollen und Rechte.

Das Jahr, das ich suche, steht nicht in der Auswahl. : Angeboten werden nur Jahre, in denen es Buchungen gibt. Prüfen Sie in der Buchhaltung, ob für das Jahr Buchungen vorliegen und ob deren Belegdatum im richtigen Jahr liegt.

Die Kennzahlen weichen von der Startseite ab. : Die Startseite rechnet mit dem jüngsten Jahr mit Buchungen und beim Leerstand mit dem heutigen Tag. Wählen Sie in den Statistiken dasselbe Jahr und vergleichen Sie erneut. Mehr dazu: Die Oberfläche.

Die Karte ist leer. : Es gibt keine Einheit mit fünfstelliger deutscher Postleitzahl. Tragen Sie die Postleitzahl am Gebäude oder am Objekt ein. Mehr dazu: Objekte, Gebäude und Einheiten.

Weiter geht es hier

• Offene Posten und Rückstände: Woher die offenen Forderungen stammen.
• Buchhaltung im Überblick: Die Buchungen hinter den Erträgen und Aufwendungen.
• Die Oberfläche: Die Zahlen der Startseite.