Offene Posten und Rückstände

Ein offener Posten ist eine Forderung, die noch nicht ganz bezahlt ist, zum Beispiel die Miete für März. Alle offenen Posten eines Mietverhältnisses zusammen sind sein Rückstand. Diese Seite zeigt, wie Sie beides finden und wann heinzelhaus Sie warnt.

Offene Posten ansehen

Damit Sie wissen, welche Forderungen eines Objekts im Wirtschaftsjahr noch offen sind.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“ (Rollen „Administrator“ und „Buchhaltung“).

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Buchhaltung“ und wählen Sie oben Objekt und Jahr.
2. Öffnen Sie den Reiter „Offene Posten“. Die Spalten heißen „Belegdatum“, „Objekt“, „Debitor“, „Bezeichnung“, „Mahnstufe“, „Betrag“ und „Offen“. Bei der Mahnstufe steht „Stufe 1“ bis „Stufe 3“ oder „–“.
3. Suchen Sie im Feld „Debitor, Bezeichnung …“. Filtern können Sie nach Objekt und nach Mahnstufe („ohne Mahnung“, „Mahnstufe 1“ und so weiter).
4. Unter der Liste steht „Offener Gesamtbetrag: …“ für die Posten, die gerade zu sehen sind. Oben auf der Seite zählt die Kachel „Offene Forderungen“ alle offenen Posten des gewählten Objekts und Jahres zusammen, die Kachel „Davon angemahnt“ die Posten mit Mahnstufe. Spalten blenden Sie über den Knopf „⋯“ („Spalten anpassen“) rechts in der Kopfzeile ein und aus.

Gut zu wissen

• Offene Posten entstehen im Sollstellungslauf oder kommen mit der Datenübernahme. Ausgeglichen werden sie im Zahlungseingang.
• Die Liste zeigt immer nur ein Wirtschaftsjahr, nämlich das oben gewählte. So wird ein offener Betrag nie doppelt gezählt. Zur Auswahl stehen nur Jahre, in denen es Buchungen gibt.
• Die Spalte „Debitor“ zeigt die Kontonummer des Postens, nie den Namen des Zahlers. Bei Posten aus dem Sollstellungslauf ist das die Nummer des Erlöskontos. Den Zahler sehen Sie im Zahlungseingang und im Mahnwesen.
• Ist nichts offen, steht dort „Keine offenen Posten in diesem Zeitraum.“
• Die Liste ist eine reine Anzeige. Sie können hier nichts bearbeiten, anlegen oder ausbuchen.

Achtung

Offene Posten werden nicht automatisch ins nächste Wirtschaftsjahr vorgetragen. Der Zahlungseingang und der Rückstandshinweis auf dem Dashboard rechnen mit dem jüngsten Wirtschaftsjahr, in dem es offene Posten gibt. Sobald für ein neueres Jahr Posten gestellt sind, fallen unbezahlte Posten des Vorjahres aus diesen beiden Auswertungen heraus. Im Mahnwesen wählen Sie das Wirtschaftsjahr selbst.

Rückstände erkennen: die Kachel auf dem Dashboard

Damit Sie Mieter mit erheblichem Zahlungsrückstand früh sehen. Als erheblich gilt standardmäßig ein Rückstand von zwei Monatsmieten und mindestens 500 €. Das lehnt sich an die Grenze für eine fristlose Kündigung an (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB).

Sie brauchen: das Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“, um die Kachel zu sehen. Abhaken darf, wer „Buchungen erfassen und stornieren“ darf.

1. Öffnen Sie Seitenleiste → „Dashboard“. Gibt es Fälle, erscheint die rote Kachel „Erheblicher Zahlungsrückstand“. Gibt es keine, fehlt sie ganz. In der Kopfzeile steht zum Beispiel „2 über 2 Monatsmieten · … offen · Wirtschaftsjahr 2026“.
2. Lesen Sie die Fälle. Jede Zeile zeigt Mieter, Objekt und Einheit, bei einem ausgelaufenen Vertrag den Zusatz „Vertrag beendet“, den offenen Betrag und die Höhe in „… Monatsmieten“.
3. Haken Sie einen erledigten Fall mit dem Häkchen rechts ab. Der Hinweis lautet „Als erledigt markiert.“ Der Fall erscheint von selbst wieder, sobald der Rückstand über den heutigen Stand wächst.
4. Abgehakte Fälle holen Sie mit „einblenden“ zurück.
5. Klicken Sie auf „Vollständige Ansicht im Mahnwesen“ oder, bei mehr als sechs Fällen, auf „… weitere im Mahnwesen ansehen“, um zu mahnen.

Ein gelber Bereich trägt den Titel „Rückstand nicht bewertbar, keine Miete hinterlegt“. Er listet Mietverträge mit Rückstand, bei denen im Vertrag keine Miete steht. Ohne Miete lässt sich der Rückstand nicht in Monatsmieten umrechnen. Der Rückstand ist trotzdem real, deshalb verschwindet er nicht. Tragen Sie die Miete im Vertrag ein, siehe Mietverträge und Sollstellung.

Wie die Monatsmiete gerechnet wird

heinzelhaus summiert, was im Mietvertrag steht: Kaltmiete, Nebenkosten-, Heizkosten- und sonstige Vorauszahlung. Der offene Betrag aller Posten des Vertrags im jüngsten Wirtschaftsjahr, geteilt durch diese Summe, ergibt die Zahl der Monatsmieten. Gutschriften mit negativem Restbetrag rechnet heinzelhaus nicht dagegen.

Die Schwelle und die Meldung einstellen

Damit der Hinweis zu Ihrer Verwaltung passt.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“.

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Mahnwesen“ und dann den Reiter „Stammdaten“.
2. Suchen Sie im Kasten „Fristen und Gebühren“ den Abschnitt „Alarm bei erheblichem Zahlungsrückstand“.
3. Tragen Sie die „Schwelle (Monatsmieten)“ ein. Die Vorgabe ist 2. Mit 0 schalten Sie den Hinweis ab.
4. Tragen Sie den „Mindestbetrag (€)“ ein. Die Vorgabe ist 500. Darunter meldet heinzelhaus nichts, damit eine Garage für 20 € nicht schon bei 40 € Rückstand Alarm auslöst.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. Sie sehen „Mahnstammdaten gespeichert“.

Gut zu wissen

• Der Hintergrunddienst prüft höchstens einmal in 24 Stunden. Überschreitet ein Mietverhältnis die Schwelle neu, oder ist sein Rückstand seit der letzten Meldung um eine weitere Monatsmiete gestiegen, erhalten alle Mitarbeitenden eine Benachrichtigung in der Anwendung, und Mitarbeitende mit dem Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“ zusätzlich eine E-Mail. Es kommt eine Sammelmeldung je Prüfung, nicht eine je Mieter.
• Die E-Mail nennt bewusst keine Namen und keine Einzelbeträge, sondern die Zahl der Fälle, die Gesamtsumme und einen Link in die Anwendung. Ohne eingerichteten Mailversand gibt es nur die Benachrichtigung, siehe Mailversand.
• Die Schwelle steht im Mahnwesen, wirkt aber auch auf das Dashboard.

Grenzen des Rückstandshinweises

Der Hinweis ist eine Frühwarnung, keine rechtliche Prüfung. Er berücksichtigt nicht, ob zwei aufeinanderfolgende Zahlungstermine betroffen sind. Er zählt alles mit, was als offener Posten mit Restbetrag am Vertrag hängt, auch Nachzahlungen oder Gebühren, die aus einem Altsystem übernommen wurden. Mietanpassungen und Minderungen rechnet er nicht heraus. Ob eine Kündigung möglich ist, prüfen Sie im Einzelfall.

Noch nicht möglich

• Ein Vortrag offener Posten ins nächste Wirtschaftsjahr fehlt, siehe oben.
• Der Rückstandshinweis gilt für Mietverhältnisse. Für Hausgeldrückstände von Eigentümern gibt es ihn noch nicht.
• Personenkonten und ein Kontoauszug je Mieter gibt es nicht.
• Ergebnisse einer Abrechnung, etwa eine Nachzahlung, werden noch nicht zu offenen Posten.