Monatliche Sollstellung

Einmal im Monat stellt heinzelhaus allen Mietern in Rechnung, was in ihren Verträgen steht: Kaltmiete, Vorauszahlungen und weitere Positionen. Daraus entstehen offene Posten, also Forderungen. Eine Buchung im Journal entsteht dabei noch nicht. Die offenen Posten sind die Grundlage für den Zahlungseingang und das Mahnwesen.

Was eine Sollstellung ist und wie Sie sie je Vertrag pflegen, steht unter Mietverträge und Sollstellung.

Den Monatslauf ausführen

Damit für einen Monat alle fälligen Forderungen im System stehen.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“ (Rollen „Administrator“ und „Buchhaltung“). Die Mietverträge müssen Sollstellungs-Positionen haben, und das Objekt braucht ein aktives Erlöskonto.

Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Sollstellung“. Die Seite heißt „Sollstellung“ und trägt den Untertitel „Monatlicher Lauf: Aus den hinterlegten Sollstellungen entstehen die offenen Posten für Zahlungszuordnung und Mahnwesen.“
Wählen Sie das „Objekt“. „Alle Objekte“ (Gesamter Bestand) stellt für alle Objekte auf einmal.
Wählen Sie das „Jahr“ und den „Monat“.
Klicken Sie auf „Vorschau berechnen“. Drei Kacheln zeigen das Ergebnis: „Forderungen“, „Gesamtsumme“ und „Bereits gestellt“.
Lesen Sie die Hinweise unter den Kacheln (siehe Tabelle unten).
Klicken Sie auf „Lauf ausführen“. Der Knopf wird erst nach einer Vorschau aktiv. Die Rückfrage „Sollstellung ausführen?“ nennt Monat, Zahl der Forderungen, Summe und Objekt.
Bestätigen Sie mit „Jetzt stellen“. Sie sehen „… Forderungen über … gestellt.“ und einen Kasten „Lauf für … ausgeführt“ mit dem Knopf „Zur Buchhaltung“.
Darunter listet die Tabelle „Gestellte Läufe“ des Jahres: „Monat“, „Objekt“, „Forderungen“, „Summe“ und „Gestellt am“.

Hinweise in der Vorschau

Hinweis	Bedeutung	Was Sie tun
„1 Position wird nicht gestellt“ oder „… Positionen werden nicht gestellt“	Die Positionen laufen auf ein deaktiviertes Konto. Auf deaktivierte Konten stellt heinzelhaus keine Forderungen. Die Kontonummern stehen im Hinweis.	Reaktivieren Sie das Konto unter Objekt → Konten oder stellen Sie die Sollstellung im Mietvertrag auf ein aktives Erlöskonto um.
„In Karthago schon gestellt“	Karthago hat diesen Monat für das Objekt schon gestellt, bevor Sie die Daten übernommen haben. heinzelhaus stellt dort alle Positionen, die aus Karthago stammen, für den Monat nicht noch einmal. Lieber fehlt eine Position, als dass eine Miete doppelt steht. Was Sie erst in heinzelhaus angelegt haben, etwa einen neuen Vertrag, stellt der Lauf.	Nichts. Die Positionen zählen unter „Bereits gestellt“. Die Sperre betrifft nur Monate, die Karthago schon gestellt hat.
„Nichts zu stellen“	Für den Monat gibt es keine offenen Forderungen. Steht dort, die Positionen seien bereits gestellt, war der Lauf schon da.	Prüfen Sie Monat, Objekt und die Sollstellung der Verträge.

Was der Lauf stellt

Nur der geltende Stand. Hat ein Vertrag auf einem Konto mehrere Stände, etwa Miete 800 € seit Beginn und 850 € ab dem 1. April, stellt der Lauf je Vertrag und Konto nur den jüngsten, der im Monat schon gilt. Eine Mieterhöhung legen Sie im Vertrag als neue Position mit „Gültig ab“ an. Im Vertrag stehen ältere Stände als „abgelöst“ und spätere als „künftig“. Die Angabe „Summe / Monat“ zählt nur den geltenden Stand.
Der ganze Monat. Läuft ein Vertrag nur einen Teil des Monats, wird trotzdem der ganze Monat gestellt. Eine taggenaue Teilung gibt es in der laufenden Sollstellung nicht.
Keine Nullbeträge. Positionen mit 0,00 € und Positionen vor ihrem „Gültig ab“ überspringt der Lauf.
Minderungen. Eine Mietminderung mindert die Forderung und steht mit Minuszeichen.
Fälligkeit. Das Belegdatum ist der Monatserste. Fällig ist die Miete am dritten Werktag des Monats (§ 556b Abs. 1 BGB). Der Samstag zählt dabei nicht als Werktag. Gesetzliche Feiertage berücksichtigt heinzelhaus nicht, die Fälligkeit kann deshalb einen Tag zu früh liegen. Die Fälligkeit bestimmt, ab wann Verzug und Zinsen möglich sind.
Bezeichnung. Der Monat steht im Format JJJJ-MM in der Bezeichnung des offenen Postens.

Kein zweiter Lauf im selben Monat

Starten Sie den Lauf für einen Monat ein zweites Mal, stellt heinzelhaus nur nach, was noch fehlt. Was schon gestellt ist, zählt die Kachel „Bereits gestellt“. Ist alles gestellt, erscheint „Für diesen Monat wurde bereits gestellt.“ Das gilt auch bei einem neuen Stand auf einem Konto, für das der Monat schon gestellt ist.

Wo sehe ich das Ergebnis?

Unter Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Buchhaltung“ → Reiter „Offene Posten“ stehen die neuen Forderungen, siehe Offene Posten und Rückstände.
Im Zahlungseingang ordnen Sie eingehende Zahlungen diesen Posten zu.
Das Mahnwesen wertet sie aus, sobald sie überfällig sind.

Häufige Fehler

Meldung	Ursache	Lösung
„Keine fälligen Sollstellungen in diesem Zeitraum.“	Die Verträge haben keine Position, laufen im Monat nicht oder die Beträge sind 0 €.	Prüfen Sie die Verträge unter Mietverträge und Sollstellung. Ein neuer Vertrag bekommt nicht von selbst eine Sollstellung.
„Die fälligen Positionen laufen auf deaktivierte Konten (…)“	Das Erlöskonto ist deaktiviert.	Reaktivieren oder im Vertrag ein anderes Erlöskonto wählen.
„Für diesen Monat wurde bereits gestellt.“ oder „… (zum Teil noch in Karthago).“	Der Lauf war für diesen Monat schon da, oder Karthago hat ihn gestellt.	Nichts. Wählen Sie den nächsten Monat.

Noch nicht möglich

Eine Hausgeld-Sollstellung für Eigentümer, die sich aus dem Wirtschaftsplan ergibt, gibt es noch nicht.
Die Fälligkeit kennt keine Feiertage.
Ein Lauf lässt sich nicht zurücknehmen.

heinzelhaus ist ein Produkt und eine Marke der IT Systeme Flores UG (haftungsbeschränkt), Bergisch Gladbach.