Betriebs- und Heizkostenabrechnung

Mit der Betriebs- und Heizkostenabrechnung rechnen Sie ein Abrechnungsjahr mit Ihren Mietern ab. heinzelhaus holt die Kosten aus der Buchhaltung, verteilt sie nach Ihren Umlageschlüsseln auf die Einheiten, berücksichtigt Mieterwechsel und Leerstand taggenau und stellt die Vorauszahlungen gegenüber. Am Ende steht für jeden Mieter eine eigene Abrechnung als PDF.

Sie prüfen das Ergebnis. Erst danach geht etwas hinaus.

Diese Seite hat zwei Teile. Zuerst kommt die Anleitung, Schritt für Schritt. Danach erklärt der Abschnitt Wie heinzelhaus rechnet, warum die Zahlen so aussehen, wie sie aussehen. Mit ihm können Sie auch einem Mieter erklären, wie sein Betrag zustande kommt.

Bevor Sie beginnen

Rechte. Ansehen dürfen Sie mit dem Recht „Abrechnungen einsehen“. Anlegen, Positionen pflegen, berechnen, feststellen und versenden dürfen Sie mit dem Recht „Abrechnungen berechnen und versenden“. In den vorgegebenen Rollen hat „Administrator“ beides und „Buchhaltung“ ebenfalls. „Sachbearbeitung“ und „Nur Lesen“ dürfen Abrechnungen nur ansehen. Wie Sie Rechte vergeben, steht unter Benutzer, Rollen und Rechte.

Angaben im Bestand. Die Abrechnung ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie rechnet. Prüfen Sie vorab:

1. Einheiten: Jede Einheit hat eine „Wohnfläche (m²)“. Bei Heizkosten zählt die „Heizfläche (m²)“; ist sie leer, nimmt heinzelhaus die Wohnfläche. Mehr dazu unter Objekte, Gebäude und Einheiten.
2. Mietverträge: Beginn und Ende stimmen, und die Felder „Nebenkosten-Vz. (€)“ und „Heizkosten-Vz. (€)“ enthalten die monatlichen Vorauszahlungen. Ein angelegter Vertrag lässt sich nicht mehr bearbeiten. Die Abrechnung nimmt die Beträge, die beim Anlegen eingetragen wurden. Mehr dazu unter Mietverträge und Sollstellung.
3. Umlageschlüssel: Für jede Kostenart gibt es einen passenden Schlüssel, etwa „Wohnfläche“. Mehr dazu unter Umlageschlüssel.
4. Kostenkonten: Das Konto hat die Kontofunktion „Kostenkonto“, den Haken „Umlagefähig (Betriebskosten)“ und im Feld „Umlageschlüssel“ den passenden Schlüssel. Mehr dazu unter Konten eines Objekts.
5. Buchungen: Die Kosten sind gebucht, und ihr „Belegdatum“ liegt im Abrechnungszeitraum. Mehr dazu unter Buchen, Splitbuchung und Storno.

Der Weg im Überblick

1. Abrechnung anlegen („Neue Abrechnung“)
2. Kosten aus der Buchhaltung übernehmen und, wenn nötig, Positionen von Hand ergänzen
3. Bei Heiz- und Warmwasserkosten: Verbrauchswerte eintragen
4. „Berechnen“ und die Hinweise lesen
5. Ergebnis prüfen
6. PDF ansehen
7. „Versenden“
8. Optional „Feststellen“

Der Status der Abrechnung wechselt dabei von „Entwurf“ über „Berechnet“ und „Festgestellt“ zu „Versendet“. Was die Stufen bedeuten, steht unter Schritt 9.

Schritt für Schritt

Schritt 1: Abrechnung anlegen

Damit Zeitraum und Heizkosten-Einstellungen feststehen, legen Sie zuerst den Kopf der Abrechnung an.

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Abrechnung & WEG → „Abrechnungen“. Die Liste zeigt „Bezeichnung“, „Objekt“, „Art“, „Zeitraum“ und „Status“. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie die Abrechnung. Wie Sie Listen sortieren, durchsuchen und filtern und über „⋯“ rechts in der Kopfzeile Spalten ein- und ausblenden, steht unter Die Oberfläche.
2. Klicken Sie auf „Neue Abrechnung“. Ist die Liste noch leer, bietet die Seite zusätzlich „Erste Abrechnung anlegen“ an. Ist noch kein Objekt angelegt, bleibt „Neue Abrechnung“ gesperrt. Dann steht auf der Seite: „Legen Sie zuerst ein Objekt mit Einheiten an.“
3. Wählen Sie das „Objekt“ und die „Art“: „Betriebskostenabrechnung“ oder „Heizkostenabrechnung“. Eine WEG-Jahresabrechnung für Eigentümer gibt es hier nicht. Sie legen sie unter Jahresabrechnung an. Der Dialog weist mit einem Link darauf hin.
4. Tragen Sie die „Bezeichnung“ ein. Vorgegeben ist „Betriebskostenabrechnung“ mit dem Vorjahr.
5. Prüfen Sie „Zeitraum von“ und „Zeitraum bis“. Vorgegeben ist das Vorjahr, vom 01.01. bis zum 31.12.
6. Stellen Sie im Kasten „Heizkosten nach HeizkostenV“ ein, wie die Heiz- und Warmwasserkosten verteilt werden. Die Felder erklärt die Tabelle unten. Enthält Ihre Abrechnung keine Heiz- oder Warmwasserkosten, lassen Sie alles, wie es ist.
7. Schreiben Sie bei Bedarf „Hinweise für den Abrechnungsdruck“. Der Text steht auf jeder Abrechnung.
8. Klicken Sie auf „Abrechnung anlegen“. Sie sehen die Meldung „Abrechnung angelegt.“, und heinzelhaus öffnet die Abrechnung.

Feld im Kasten „Heizkosten nach HeizkostenV“	Bedeutung
„Verbrauchsanteil Heizung“	Wie viel der Heizkosten nach Verbrauch verteilt wird. Zur Wahl stehen „50 % Verbrauch / 50 % Fläche“, „60 % Verbrauch / 40 % Fläche“ und „70 % Verbrauch / 30 % Fläche“. Vorgabe ist 70 %.
„Verbrauchsanteil Warmwasser“	Dieselbe Auswahl für die Warmwasserkosten.
„Verbundene Anlage (Trennung Heizung/Warmwasser)“	Nur nötig, wenn eine Anlage Heizung und Warmwasser gemeinsam erzeugt. „Getrennte Anlagen / keine Trennung nötig“ ist die Vorgabe. Sonst wählen Sie „Wärmemenge Warmwasser gemessen“ oder „Formel nach § 9 Abs. 2 HeizkostenV“.
„Gesamtwärmemenge (kWh)“ und „Davon Warmwasser (kWh)“	Erscheinen bei „Wärmemenge Warmwasser gemessen“.
„Gesamtwärmemenge (kWh)“, „Warmwassermenge (m³)“ und „Warmwassertemperatur (°C)“	Erscheinen bei „Formel nach § 9 Abs. 2 HeizkostenV“. Vorgegeben sind 60 °C.
Schalter „15 % Kürzung nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV (nicht verbrauchsabhängig abgerechnet)“	Kürzt die Heiz- und Warmwasserkosten jedes Mieters um 15 %. Setzen Sie ihn nur, wenn die Voraussetzung vorliegt.

Fehlt etwas, nennt heinzelhaus es Ihnen: „Bezeichnung fehlt“, „Beginn fehlt“, „Ende fehlt“ oder „Das Ende des Zeitraums liegt vor dem Beginn.“

Gut zu wissen: Betriebskosten- oder Heizkostenabrechnung?

Die „Art“ bestimmt die Überschrift im PDF und welche Vorauszahlungen abgezogen werden. Sie bestimmt nicht, welche Kosten verteilt werden. Das entscheidet die Kostenart jeder einzelnen Position.

Üblich ist eine gemeinsame „Betriebskostenabrechnung“ mit allen Kosten. Wollen Sie Heizkosten getrennt abrechnen, legen Sie zwei Abrechnungen für denselben Zeitraum an. Wie dann die Vorauszahlungen verteilt werden, steht im Abschnitt Vorauszahlungen und Saldo.

Kopf später ändern: Öffnen Sie die Abrechnung, klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü „⋯“ und wählen Sie „Bearbeiten“. Im Dialog „Abrechnung bearbeiten“ sichern Sie mit „Speichern“. Das Objekt lässt sich nachträglich nicht mehr wechseln, denn Positionen und Ergebnisse gehören zu den Einheiten dieses Objekts. Legen Sie in dem Fall eine neue Abrechnung an.

Schritt 2: Kosten aus der Buchhaltung übernehmen

Damit niemand Beträge abtippen muss, erzeugt heinzelhaus die Kostenpositionen aus Ihren Buchungen.

1. Öffnen Sie die Abrechnung und wählen Sie den Reiter „Kostenpositionen“.
2. Klicken Sie auf „Aus Buchhaltung übernehmen“.
3. Lesen Sie die Meldung, zum Beispiel „7 Kostenposition(en) übernommen — 12.345,67 € umlagefähig.“ Steht dabei, dass Konten ohne Umlageschlüssel als nicht umlagefähig angelegt wurden, kümmern Sie sich im nächsten Schritt darum.
4. Prüfen Sie die Tabelle. Sie hat die Spalten „§ 2“ (die Nummer der Kostenart nach § 2 BetrKV), „Bezeichnung“, „Art“, „Umlageschlüssel“ und „Betrag“.

Was dabei passiert:

• Es zählen alle Buchungen des Objekts, deren „Belegdatum“ im Abrechnungszeitraum liegt, auf Konten mit der Kontofunktion „Kostenkonto“. Konten, die keinem Objekt gehören (die Konten des Musterkontenrahmens), zählen nicht.
• Je Konto rechnet heinzelhaus Soll minus Haben. Gutschriften und Stornos mindern den Betrag. Ein Konto, das sich auf null aufhebt, erzeugt keine Position.
• Hat das Konto einen Umlageschlüssel, entsteht eine umlagefähige Position mit diesem Schlüssel.
• Hat das Konto keinen Schlüssel, entsteht eine Position „Nicht umlagefähig“. Sie bleibt sichtbar, wird aber nicht verteilt. So verschwinden keine Kosten unbemerkt.
• Die Nummer der Kostenart nach § 2 BetrKV rät heinzelhaus aus dem Namen des Kontos. Heißt ein Konto zum Beispiel „Grundsteuer“, wird daraus Nr. 1, bei „Müllabfuhr“ Nr. 8 und bei „Heizöl“ Nr. 4 mit der Kostenart „Heizkosten“. Das ist ein Vorschlag. Kontrollieren Sie die Spalte „§ 2“.
• Sie können den Knopf beliebig oft klicken. Positionen derselben Konten werden ersetzt, nicht verdoppelt. Von Hand angelegte Positionen bleiben stehen.

Findet heinzelhaus nichts, erscheint „Übernahme nicht möglich“ mit dem Satz „Im Abrechnungszeitraum sind keine Aufwandsbuchungen für dieses Objekt vorhanden.“ Prüfen Sie dann Zeitraum, Belegdatum und die Kontofunktion.

Gut zu wissen

• Eine Position lässt sich nicht bearbeiten. Stimmt ein Schlüssel oder eine Kostenart nicht, ändern Sie das Konto (siehe Konten eines Objekts) und übernehmen die Kosten erneut. Oder Sie entfernen die Position mit dem Papierkorb-Symbol („Position entfernen“, es fragt nicht nach) und legen sie von Hand neu an.
• Steht in der Spalte „Umlageschlüssel“ der Hinweis „— fehlt“, ist die Position umlagefähig, hat aber keinen Schlüssel. Sie wird bei „Berechnen“ nicht verteilt. Bei Heiz- und Warmwasserpositionen steht dort „nach HeizkostenV“. Das ist richtig so.
• Haben Sie im Abrechnungszeitraum eine Buchung storniert, übernehmen Sie die Kosten erneut und berechnen neu. Mehr zum Storno unter Buchen, Splitbuchung und Storno.

Achtung: Die Zuordnung ist ein Vorschlag

heinzelhaus prüft nicht, ob eine Kostenart im Einzelfall umlagefähig ist. Das gilt zum Beispiel für Konten wie „Kabel“ oder „Antenne“, die als Nr. 15 vorgeschlagen werden. Entscheiden Sie selbst, ob Sie diese Kosten umlegen dürfen. Ist eine Kostenart nicht umlagefähig, nehmen Sie am Konto den Haken „Umlagefähig (Betriebskosten)“ heraus.

Schritt 3: Eine Kostenposition von Hand hinzufügen

Damit auch Kosten in die Abrechnung kommen, die nicht in der Buchhaltung stehen, legen Sie sie von Hand an.

1. Wählen Sie im Reiter „Kostenpositionen“ den Knopf „Position hinzufügen“.
2. Im Dialog „Kostenposition hinzufügen“ wählen Sie bei „Betriebskostenart (§ 2 BetrKV)“ „Freie Position“ oder eine der 17 Arten. Die Auswahl füllt Bezeichnung, Kostenart und, wenn vorhanden, einen passenden Schlüssel schon vor.
3. Prüfen Sie die „Bezeichnung“ und tragen Sie den „Betrag (€)“ ein, zum Beispiel „1.234,56“. Negative Beträge sind erlaubt.
4. Wählen Sie die „Kostenart“: „Betriebskosten“, „Heizkosten“, „Warmwasserkosten“, „Heizung + Warmwasser (verbunden)“ oder „Nicht umlagefähig“.
5. Bei „Betriebskosten“ wählen Sie den „Umlageschlüssel“. Heiz- und Warmwasserkosten brauchen keinen. Sie werden automatisch nach der HeizkostenV verteilt.
6. Klicken Sie auf „Position hinzufügen“. Sie sehen „Position hinzugefügt.“

Fehlt etwas, melden sich „Bezeichnung fehlt“ oder „Ungültiger Betrag“. Gibt es für das Objekt noch keinen Schlüssel, steht im Dialog: „Für dieses Objekt sind noch keine Umlageschlüssel angelegt.“

Hinweis

Bei einer von Hand angelegten Heizkostenposition lässt sich kein Schlüssel wählen. Sie wird deshalb immer auf alle Einheiten des Objekts verteilt. Getrennte Nutzergruppen (siehe unten) gibt es nur für Positionen, die aus der Buchhaltung kommen und deren Konto einen Schlüssel hat.

Schritt 4: Verbrauchswerte eintragen

Damit Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch verteilt werden können, tragen Sie die Ablesewerte ein. Der Reiter „Verbrauch“ zeigt die Eingabe nur, wenn die Abrechnung Heiz- oder Warmwasserpositionen enthält. Sonst steht dort: „Diese Abrechnung enthält keine Heiz- oder Warmwasserpositionen — es werden keine Verbrauchswerte benötigt.“

1. Öffnen Sie den Reiter „Verbrauch“. Die Karte heißt „Verbrauchswerte“. Die Werte stammen üblicherweise aus der Abrechnung Ihres Messdienstleisters.
2. Tragen Sie je Einheit die Werte ein, in der Spalte „Heizung (Einheiten)“ und in der Spalte „Warmwasser (m³)“. Das Komma ist erlaubt. Daneben steht zur Orientierung die „Wohnfläche“.
3. Kontrollieren Sie die Summen unter der Tabelle: „Summe Heizung: … · Summe Warmwasser: … m³“.
4. Klicken Sie auf „Verbrauch speichern“. Sie sehen „Verbrauchswerte gespeichert.“

Gut zu wissen

• Ein leeres Feld bedeutet „kein Verbrauch erfasst“. Leeren Sie ein Feld, löscht das den gespeicherten Wert.
• Tragen Sie alle Einheiten in derselben Maßeinheit ein, so wie sie auf der Abrechnung Ihres Messdienstleisters stehen. Es zählt nur das Verhältnis der Werte untereinander.
• Ein Wert gilt für die Einheit, nicht für den Mieter. Wechselt der Mieter, teilt heinzelhaus den Verbrauch nach Nutzungstagen. Das ist eine Näherung. Eine Zwischenablesung beim Auszug erfasst heinzelhaus noch nicht.
• Fehlen die Verbrauchswerte ganz, verteilt „Berechnen“ auch den Verbrauchsanteil nach Fläche und weist darauf hin.

Achtung: Kaltwasser nach Zähler

Ein Umlageschlüssel mit dem Maßstab „Verbrauch“ verteilt derzeit immer nach den Werten der Spalte „Heizung (Einheiten)“. Für Kaltwasser oder Strom nach Zählerstand ist er deshalb nicht geeignet. Das ist noch nicht möglich. Als Behelf legen Sie einen Schlüssel mit dem Maßstab „Individuell“ an und pflegen die abgelesenen Mengen je Einheit als Werte (siehe Umlageschlüssel).

Schritt 5: Berechnen

Damit die Kosten auf die Mieter verteilt werden, rechnen Sie die Abrechnung.

1. Klicken Sie oben rechts auf „Berechnen“. Der Knopf ist gesperrt, solange keine Position erfasst ist oder die Abrechnung festgestellt oder versendet ist.
2. Bei Erfolg erscheint „Abrechnung berechnet — 5 Abrechnungseinheiten.“ Der Status wechselt auf „Berechnet“, und alle Benutzer erhalten die Benachrichtigung „Abrechnung berechnet: …“.
3. Gibt es Auffälligkeiten, erscheint der Kasten „Hinweise zur Berechnung“. Lesen Sie ihn immer, bevor Sie weitermachen.

Kann heinzelhaus nicht rechnen, erscheint „Berechnung nicht möglich“, zum Beispiel mit „Das Objekt hat keine Einheiten.“ oder „Es sind noch keine Kostenpositionen erfasst.“

Die Hinweise im Überblick

Hinweis (gekürzt)	Das bedeutet	Das tun Sie
„Position … hat keinen Umlageschlüssel und wurde nicht verteilt.“	Der Betrag bleibt unverteilt.	Tragen Sie am Konto einen Schlüssel ein und übernehmen Sie die Kosten erneut. Oder legen Sie die Position von Hand mit Schlüssel an.
„Position … konnte nicht verteilt werden: Schlüssel … ergibt keine Anteile.“	Alle Werte des Schlüssels sind null oder fehlen.	Pflegen Sie die Werte des Schlüssels (siehe Umlageschlüssel).
„Für Heizkosten liegen keine Verbrauchswerte vor — der Verbrauchsanteil wurde nach Fläche verteilt …“	Dasselbe gibt es für Warmwasserkosten. Die Verteilung ist nicht verbrauchsabhängig im Sinne der HeizkostenV.	Tragen Sie die Werte im Reiter „Verbrauch“ ein und berechnen Sie neu.
„Für die gemessene Trennung fehlen Wärmemengen …“ oder „Für die Formel nach § 9 Abs. 2 HeizkostenV fehlen Angaben …“	Der Warmwasseranteil der verbundenen Anlage wurde mit 0 angesetzt.	Ergänzen Sie die Wärmemengen bzw. Warmwassermenge und Temperatur im Kopf der Abrechnung („⋯“ → „Bearbeiten“).
„Der Warmwasseranteil verbundener Anlagen (§ 9 HeizkostenV) wurde für alle Nutzergruppen mit denselben Angaben der Abrechnung ermittelt …“	Es gibt mehrere Nutzergruppen, aber nur eine Angabe zur Wärmemenge.	Werden die Gruppen von getrennten Anlagen versorgt, prüfen Sie das Ergebnis besonders sorgfältig.
„Die Heiz- und Warmwasserkosten wurden nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 % gekürzt.“	Der Schalter für die Kürzung ist gesetzt.	Nur zur Kenntnis, wenn Sie das so wollten.
„Schlüssel …: Die gepflegten Werte gelten erst ab …“	Das Datum „gültig ab“ liegt nach dem Abrechnungszeitraum. Deshalb wird nach den Stammdaten aller Einheiten verteilt.	Prüfen Sie das „gültig ab“ der Werte.
„Schlüssel …: Einheit … hat erst ab … einen Wert und trägt in diesem Zeitraum nichts.“	Diese Einheit trägt für den Schlüssel keine Kosten.	Prüfen Sie das „gültig ab“ der Werte.
„Für ein Mietverhältnis sind im Mietvertrag keine Vorauszahlungen hinterlegt …“	Die vollen Kosten erscheinen dort als Nachzahlung. Das passiert oft nach einer Übernahme aus PowerHaus, wenn der ganze Betrag in der Kaltmiete steht.	Bei einem neuen Vertrag tragen Sie die Vorauszahlungen schon beim Anlegen ein. An einem bestehenden Vertrag lassen sie sich noch nicht nachtragen (siehe „Was noch nicht möglich ist“). Versenden Sie die Abrechnung dieser Mieter erst, wenn Sie den Saldo selbst nachgerechnet haben.
Hinweise zu einer „eigenen Heizkostenabrechnung“	Es gibt für denselben Zeitraum eine Betriebs- und eine Heizkostenabrechnung. Jede zieht nur ihre eigenen Vorauszahlungen ab. Enthalten beide Heizkosten, würden sie doppelt abgerechnet.	Nehmen Sie die Heiz- und Warmwasserkosten aus der Betriebskostenabrechnung heraus. Berechnen Sie sie danach neu.
„Diese Heizkostenabrechnung enthält Betriebskosten …“	Eine Abrechnung der Art „Heizkostenabrechnung“ zieht nur die „Heizkosten-Vz. (€)“ ab. Die Betriebskosten darin würden nicht gegen die „Nebenkosten-Vz. (€)“ gerechnet.	Wählen Sie für eine gemeinsame Abrechnung die Art „Betriebskostenabrechnung“ (Menü „⋯“ → „Bearbeiten“).
„Die Betriebskostenabrechnung … wurde berechnet, bevor es diese Heizkostenabrechnung gab …“	Die ältere Betriebskostenabrechnung zieht noch beide Vorauszahlungen ab. Die Heizkostenvorauszahlungen würden doppelt gutgeschrieben.	Berechnen Sie die Betriebskostenabrechnung neu. Ist sie festgestellt, heben Sie zuerst die Feststellung auf.

Gut zu wissen

• Die Hinweise werden nicht gespeichert. Sie stehen nur direkt nach dem Klick da. Nach dem Neuladen der Seite sind sie weg. Klicken Sie erneut auf „Berechnen“, um sie wieder zu sehen.
• Berechnen Sie jederzeit neu. Das neue Ergebnis ersetzt das alte.
• Ändern Sie Kopf, Positionen oder Verbrauchswerte, setzt heinzelhaus eine berechnete Abrechnung zurück auf „Entwurf“. Ein Kasten „Ergebnis nicht mehr aktuell“ erinnert Sie daran, neu zu berechnen. Erst danach lässt sich die Abrechnung feststellen oder versenden. Nur „Bezeichnung“ und „Hinweise für den Abrechnungsdruck“ sind ausgenommen: Sie betreffen die Rechnung nicht, die Abrechnung bleibt „Berechnet“.
• Änderungen außerhalb der Abrechnung bemerkt sie nicht von selbst: geänderte Mietverträge, Flächen, Schlüsselwerte oder Buchungen. Nach so einer Änderung berechnen Sie neu, bei geänderten Buchungen übernehmen Sie vorher die Kosten erneut.

Schritt 6: Ergebnis prüfen

Damit nichts Falsches hinausgeht, kontrollieren Sie das Ergebnis, bevor Sie es versenden.

Oben stehen vier Kennzahlen:

Kennzahl	Bedeutung
„Umlagefähig“	Summe aller Positionen, die verteilt werden sollen.
„Nicht umlagefähig“	Summe der Positionen mit der Kostenart „Nicht umlagefähig“. Diese Kosten trägt der Eigentümer.
„Verteilt“	Summe der Beträge, die tatsächlich auf Mieter und Leerstand verteilt wurden.
„Nachzahlungen (netto)“ oder „Guthaben (netto)“	Summe aller Salden.

Der Reiter „Ergebnis“ zeigt je Abschnitt eine Zeile mit den Spalten „Einheit“, „Nutzer / Zeitraum“, „Tage“, „Betriebsk.“, „Heizung“, „Warmwasser“, „Gesamt“, „VZ (Soll)“ und „Saldo“. Ein roter Saldo ist eine Nachzahlung, ein grüner ein Guthaben.

So prüfen Sie:

• „Verteilt“ muss „Umlagefähig“ entsprechen. Ist „Verteilt“ kleiner, gibt es dafür drei Gründe: Eine Position hatte keinen Schlüssel, eine Position hatte keine Anteile, oder die 15-%-Kürzung ist aktiv. Im ersten und zweiten Fall steht ein Hinweis bei „Berechnen“.
• Je Einheit müssen die „Tage“ aller Zeilen zusammen die Tage des Zeitraums ergeben, also 365 oder im Schaltjahr 366.
• Die Zeilen mit „Leerstand“ trägt der Eigentümer. Sie werden nicht an einen Mieter weitergegeben.
• Die Ergebnistabelle zeigt statt des Namens nur „Mietverhältnis“. Der Name des Mieters steht in der PDF-Abrechnung.

Schritt 7: PDF ansehen

Damit Sie sehen, was der Mieter bekommt, öffnen Sie die Abrechnung als PDF. Es gibt zwei Arten.

Einzelabrechnung je Mieter. Das ist die Abrechnung, die ein Mieter erhält. Sie öffnen sie im Dialog „Einzelabrechnungen versenden“: Klicken Sie unter dem Namen des Empfängers auf die Zeile „Einheit … · …“. Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab. Wie Sie den Dialog erreichen, steht in Schritt 8. Er verlangt das Recht „Abrechnungen berechnen und versenden“. Mit dem Leserecht allein steht Ihnen nur das Gesamt-PDF zur Verfügung.

Alle Einheiten in einem PDF. Der Knopf „PDF (alle Einheiten)“ erscheint nach dem Berechnen. Das PDF hat je Nutzungszeitraum eine Seite. Es ist nur für den internen Druck gedacht und lässt sich nicht versenden, auch nicht aus „Dokumente“. Es enthält die Namen und Beträge aller Mieter.

Das steht auf jeder Seite:

• Überschrift („Betriebskostenabrechnung“ oder „Heizkostenabrechnung“), Bezeichnung, Abrechnungszeitraum, Objekt, Einheit, Name des Mieters und der Nutzungszeitraum mit der Zahl der Tage. Bei Leerstand steht dort: „Leerstand (Eigentümer trägt die Kosten)“.
• Die Tabelle „Kostenaufstellung“ mit „Kostenart“, „Umlageschlüssel“, „Gesamtkosten“, „Ihr Anteil“ und „Ihr Betrag“. Darunter die Zeile „Summe Ihrer Kosten“.
• Die Zeilen „Ihre Kosten“ und „Vorauszahlungen (Soll laut Mietvertrag)“.
• Das Ergebnis: „Nachzahlung“ mit der Bitte, den Betrag innerhalb von 30 Tagen zu überweisen, „Guthaben“ oder „Ausgeglichen“.
• Bei gesetztem Schalter der Satz zur 15-%-Kürzung nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV.
• Ihre „Hinweise für den Abrechnungsdruck“.
• Ein fester Satz zur Einwendungsfrist des Mieters nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB.

Briefkopf und Fußzeile kommen aus Ihren Einstellungen (siehe Briefkopf). Jedes erzeugte PDF wird abgelegt, unter Seitenleiste → Vorgänge → „Dokumente“, mit Fassungsnummer und Prüfsumme. Ein unverändertes PDF erzeugt keine neue Fassung. Ändert sich der Inhalt, kommt eine Fassung dazu, und die alte bleibt erhalten. Mehr dazu unter Akte und Dokumente.

Schritt 8: Versenden

Damit jeder Mieter seine Abrechnung bekommt und Sie den Versand belegen können, versenden Sie per E-Mail.

Voraussetzungen: Das Recht „Abrechnungen berechnen und versenden“, ein aktuelles Ergebnis (nicht im Status „Entwurf“) und ein eingerichteter Mailversand. Wie Sie ihn einrichten, steht unter Mailversand. Ist er nicht eingerichtet, zeigt der Dialog: „E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet“.

1. Klicken Sie oben auf „Versenden“. Der Knopf erscheint nach dem Berechnen.
2. Im Dialog „Einzelabrechnungen versenden“ sehen Sie die Liste „Empfänger“ mit dem Zähler „x von y gewählt“. Vorgeschlagen werden die Mieter der berechneten Mietverhältnisse. Vorangehakt sind nur Empfänger mit E-Mail-Adresse.
3. Prüfen Sie „Betreff“ und „Anschreiben“. Der Briefkopf steckt schon in den angehängten PDFs.
4. Klicken Sie auf „An … Empfänger senden“. Der Dialog zeigt den Fortschritt („Erzeuge Einzelabrechnung 1 von 5 …“), denn heinzelhaus erzeugt die PDFs erst jetzt.
5. Sie sehen „n Empfänger erreicht.“ oder „x von y Empfängern nicht erreicht.“
6. Der Nachweis steht danach im Kasten „Versand“ der Abrechnung („am 08.10. an … gesendet“) und im Dialog unter „Bisherige Versendungen“.

Gut zu wissen

• Jeder Mieter bekommt nur seine eigene Abrechnung. Bei einem Mieterwechsel erhalten Vor- und Nachmieter jeweils nur den eigenen Zeitraum. Mehrere Mieter eines Vertrags erhalten dasselbe Dokument. Wer eine Wohnung und einen Stellplatz mietet, bekommt eine Mail mit beiden Abrechnungen.
• Ein Mieter ohne E-Mail-Adresse steht in der Liste mit „keine E-Mail-Adresse hinterlegt“. Er muss auf anderem Weg beliefert werden. Öffnen Sie dazu seine Einzelabrechnung über den Link im Dialog und drucken Sie sie.
• Leerstand hat keinen Empfänger. Der Dialog führt ihn unter „Ohne Empfänger“ auf.
• Ist die Abrechnung noch nicht festgestellt, erinnert der Dialog daran: Mit dem Versand gilt sie als festgestellt und ist gegen Änderungen gesperrt. Der Status wechselt auf „Versendet“.
• Nach dem Versand erhalten alle Benutzer eine Benachrichtigung: „Abrechnung versendet: …“. Scheitern einzelne Mails, lautet sie „Versand teilweise fehlgeschlagen: …“. Der Grund steht im Nachweis.
• In einer Demo-Instanz werden keine Mails verschickt.

Achtung: Zugang und Fristen

heinzelhaus hält nur den Zeitpunkt des E-Mail-Versands fest. Den Zugang beim Mieter und einen Versand per Post erfasst es noch nicht. Die Frist für die Abrechnung nach § 556 BGB überwacht die Software ebenfalls nicht. Legen Sie sich dafür von Hand eine Frist an (siehe Fristen und Wiedervorlagen).

Schritt 9: Feststellen, aufheben, löschen

Damit eine fertige Abrechnung nicht mehr versehentlich geändert wird, stellen Sie sie fest.

Feststellen. Öffnen Sie das Menü „⋯“ und wählen Sie „Feststellen“. Der Eintrag erscheint nur, wenn die Abrechnung berechnet und das Ergebnis aktuell ist. Bestätigen Sie die Rückfrage „Abrechnung feststellen?“ mit „Feststellen“. Ein Kasten meldet danach „Festgestellt am … — Änderungen gesperrt“. Gesperrt sind Kopf, Positionen, Verbrauch, die Übernahme aus der Buchhaltung, das Neuberechnen und das Löschen.

Feststellung aufheben. Müssen Sie doch korrigieren, wählen Sie im Menü „⋯“ oder im Kasten „Feststellung aufheben“ und bestätigen die Rückfrage. Die Abrechnung geht zurück auf „Berechnet“ und lässt sich wieder ändern. Alle Benutzer werden benachrichtigt, damit eine Korrektur nicht unbemerkt bleibt. Wurde die Abrechnung schon versendet, bleiben die versandten Fassungen im Archiv unverändert. Eine Korrektur müssen Sie den Empfängern erneut zusenden.

Löschen. Wählen Sie im Menü „⋯“ „Löschen“. Die Rückfrage „Abrechnung löschen?“ weist darauf hin, dass alles endgültig gelöscht wird: Positionen, Verbrauchswerte und Ergebnisse. Bestätigen Sie mit „Endgültig löschen“ oder brechen Sie mit „Abbrechen“ ab. Festgestellte und versendete Abrechnungen lassen sich nicht löschen. Solange eine gerechnete Abrechnung besteht, lassen sich auch ihre Einheiten und ihr Objekt nicht löschen (siehe Objekte, Gebäude und Einheiten). Brauchen Sie die Abrechnung nicht mehr, löschen Sie zuerst sie, bei einer festgestellten nach „Feststellung aufheben“.

Status	Bedeutung
„Entwurf“	Neu angelegt, oder seit der letzten Berechnung geändert. Das Ergebnis, falls vorhanden, ist veraltet.
„Berechnet“	Das gespeicherte Ergebnis passt zu den Eingaben.
„Festgestellt“	Fertig und gegen Änderungen gesperrt.
„Versendet“	Mindestens eine Mail ist hinausgegangen. Auch dann ist die Abrechnung gesperrt.

Wie heinzelhaus rechnet

Wenn ein Mieter fragt, warum er so viel zahlen soll, helfen die folgenden Beispiele. Alle Beträge sind erfunden und mit dem Rechenkern von heinzelhaus nachgerechnet.

Das Beispielhaus

Ein Haus mit drei Wohnungen. Abgerechnet wird das Jahr 2025 (365 Tage).

Wohnung	Fläche	Wer wohnte wann dort?
1	50 m²	Mieterin A das ganze Jahr
2	70 m²	leer vom 01.01. bis 31.03., ab 01.04. Mieter B
3	80 m²	Mieter C bis 30.06., ab 01.07. Mieter D

Zusammen sind das 200 m². Als Kosten gibt es „Grundsteuer“ mit 1.460,00 € und „Müllabfuhr“ mit 730,00 €. Beide werden nach dem Schlüssel „Wohnfläche“ verteilt. Jeder Mieter zahlt 100,00 € Nebenkosten-Vorauszahlung im Monat.

Nutzungszeiträume und Leerstand

heinzelhaus zerlegt jede Einheit über den Abrechnungszeitraum in Abschnitte. Jeder Mietvertrag ergibt einen Abschnitt, vom späteren Tag aus Vertragsbeginn und Zeitraumbeginn bis zum früheren Tag aus Vertragsende und Zeitraumende. Lücken ohne Vertrag werden als Leerstand geführt.

So geht die Summe der Tage je Einheit immer genau auf, und kein Kostenanteil bleibt unverteilt. Den Anteil des Leerstands trägt der Eigentümer. Im Beispiel entstehen fünf Abschnitte:

Wohnung	Wer	Von	Bis	Tage
1	Mieterin A	01.01.	31.12.	365
2	Leerstand	01.01.	31.03.	90
2	Mieter B	01.04.	31.12.	275
3	Mieter C	01.01.	30.06.	181
3	Mieter D	01.07.	31.12.	184

Jede Wohnung kommt auf 365 Tage: 90 + 275 und 181 + 184. Für jeden Abschnitt gibt es eine Zeile im Ergebnis und eine Seite im PDF.

Leerstand nach einer Übernahme aus PowerHaus

PowerHaus führt Leerstand als eigene Person mit einem Mietvertrag „Leerstand“. heinzelhaus erkennt diese Platzhalter-Verträge und zählt sie als echten Leerstand. Der Eigentümer trägt die Kosten, kein Scheinmieter.

Verteilung nach Schlüssel mal Tage

Jede Betriebskostenposition wird nach Schlüsselwert mal Nutzungstage verteilt. Wer nur einen Teil des Jahres wohnt, trägt nur diesen Teil.

Für die Grundsteuer heißt das: 1.460,00 € geteilt durch 200 m² und 365 Tage ergibt 0,02 € je Quadratmeter und Tag. Jeder Abschnitt zahlt seine Quadratmeter mal seine Tage mal 0,02 €.

Abschnitt	Rechnung	Anteil Grundsteuer
Wohnung 1, Mieterin A	50 m² × 365 Tage × 0,02 €	365,00 €
Wohnung 2, Leerstand	70 m² × 90 Tage × 0,02 €	126,00 €
Wohnung 2, Mieter B	70 m² × 275 Tage × 0,02 €	385,00 €
Wohnung 3, Mieter C	80 m² × 181 Tage × 0,02 €	289,60 €
Wohnung 3, Mieter D	80 m² × 184 Tage × 0,02 €	294,40 €
Summe		1.460,00 €

Die Müllabfuhr (730,00 €) wird genauso verteilt, nur mit 0,01 € je Quadratmeter und Tag. Mieter D trägt davon 147,20 €.

In der PDF-Abrechnung steht dazu in der Spalte „Ihr Anteil“ zum Beispiel für Mieter C: „80,00 m² von 200,00 m²“ und darunter „× 181/365 Tage“. So kann der Mieter nachvollziehen, woher sein Betrag kommt.

Cent genau: das Verfahren der größten Reste

heinzelhaus rechnet in ganzen Cent. Jeder Anteil wird zuerst abgerundet. Die übrig gebliebenen Cent bekommen die Anteile mit dem größten abgeschnittenen Rest. Bei Gleichstand bekommt sie der Anteil, der in der Liste weiter oben steht.

Beispiel: 10,00 € auf drei gleich große Wohnungen ergibt 3,34 € + 3,33 € + 3,33 €.

So ergibt die Summe aller Anteile immer genau den Gesamtbetrag. Ein Cent Unterschied zwischen zwei gleich großen Wohnungen ist also gewollt.

Welcher Schlüsselwert gilt

• Wohnfläche, Miteigentumsanteil (MEA), „Je Einheit gleich“: Hat der Schlüssel keine gepflegten Werte, nimmt heinzelhaus sie aus den Stammdaten aller Einheiten.
• Gepflegte Werte gehen vor. Hat ein solcher Schlüssel Werte für Einheiten des Objekts, gelten nur diese. Eine Einheit ohne Wert trägt nichts. So bleiben die Kosten eines Hauses bei dessen Mietern. Das ist wichtig, wenn Ihr Bestand aus Karthago stammt und Schlüssel wie „Wohnfläche Hs 19“ enthält. Die Liste der Schlüssel zeigt dann „gepflegte Werte statt Stammdaten“.
• Personenzahl und „Individuell“ haben nur gepflegte Werte.
• Werte sind zeitbehaftet. Ein neuer Wert ersetzt den alten nicht, er gilt ab einem Stichtag. Die Abrechnung nimmt den zuletzt vor dem Ende des Abrechnungszeitraums gültigen Wert.

Wie Sie Werte pflegen, steht unter Umlageschlüssel.

Heizkosten und Warmwasser

Heiz- und Warmwasserkosten laufen anders als die übrigen Kosten. Sie folgen der Heizkostenverordnung.

1. Zwei Töpfe. Positionen mit der Kostenart „Heizkosten“, „Warmwasserkosten“ oder „Heizung + Warmwasser (verbunden)“ bilden je einen Heiztopf und einen Warmwassertopf.

2. Verbundene Anlage: Heizung und Warmwasser trennen. Erzeugt eine Anlage beides, zerlegt heinzelhaus den verbundenen Betrag in einen Warmwasser- und einen Heizanteil (§ 9 HeizkostenV):

• Bei „Wärmemenge Warmwasser gemessen“ im Verhältnis der Warmwasser-kWh zur Gesamtwärmemenge.
• Bei „Formel nach § 9 Abs. 2 HeizkostenV“ mit der Wärmemenge für Warmwasser Q = 2,5 × Warmwassermenge in m³ × (Temperatur in °C − 10) kWh, im Verhältnis zur Gesamtwärmemenge.
• Bei „Getrennte Anlagen / keine Trennung nötig“ landet ein verbundener Betrag vollständig im Heiztopf.

Beispiel: Eine Gasrechnung von 8.000,00 € für eine verbundene Anlage. Die Gesamtwärmemenge beträgt 100.000 kWh. Gemessen wurden 20.000 kWh für Warmwasser. Das sind 20 %. Der Warmwassertopf bekommt 1.600,00 €, der Heiztopf 6.400,00 €. Mit der Formel kommt dasselbe heraus: 160 m³ Warmwasser bei 60 °C ergeben 2,5 × 160 × 50 = 20.000 kWh. Fehlen die Angaben, setzt heinzelhaus den Warmwasseranteil mit 0 an und weist darauf hin.

3. Grundkosten und Verbrauchskosten (§§ 7 und 8 HeizkostenV). Jeder Topf wird geteilt. Der gewählte Verbrauchsanteil (50, 60 oder 70 %) wird nach dem erfassten Verbrauch verteilt. Der Rest, die Grundkosten, wird nach der beheizbaren Fläche verteilt. Das ist die „Heizfläche (m²)“ der Einheit, ersatzweise die Wohnfläche. Im PDF heißen die Zeilen zum Beispiel „Heizkosten – Grundkosten (30 %)“ und „Heizkosten – Verbrauchskosten (70 %)“.

Beispiel: Heizöl für 6.000,00 €, 70 % nach Verbrauch. Das ergibt 4.200,00 € Verbrauchskosten und 1.800,00 € Grundkosten.

Wohnung	Fläche	Grundkosten (1.800,00 €)	Verbrauch	Verbrauchskosten (4.200,00 €)	Heizkosten gesamt
1	50 m²	450,00 €	400	1.680,00 €	2.130,00 €
2	70 m²	630,00 €	300	1.260,00 €	1.890,00 €
3	80 m²	720,00 €	300	1.260,00 €	1.980,00 €
Summe	200 m²	1.800,00 €	1.000	4.200,00 €	6.000,00 €

Auch ein leer stehender Zeitraum trägt seine Grundkosten, denn die Anlage versorgt ihn trotzdem.

4. Ohne Verbrauchswerte. Fehlen die Werte, verteilt heinzelhaus auch den Verbrauchsanteil nach Fläche. Die Zeile heißt dann „beheizbare Fläche (ersatzweise)“, und „Berechnen“ warnt, dass das nicht verbrauchsabhängig im Sinne der HeizkostenV ist.

5. Nutzergruppen (§ 6 HeizkostenV). Versorgt eine Heizanlage nur einen Teil der Einheiten, etwa ein Haus einer Anlage, bilden diese Einheiten eine eigene Nutzergruppe. Sie teilen die Heizkosten nur unter sich. heinzelhaus erkennt das am Umlageschlüssel des Kostenkontos. Hat er gepflegte Werte und umfasst nur einen Teil der Einheiten, bilden genau die Einheiten mit einem Wert über null die Gruppe. Die Zeilen tragen dann den Gruppennamen, zum Beispiel „Heizkosten (Wohnfläche Hs 19) – Grundkosten …“. Der Schlüssel bestimmt nur, wer dazugehört. Gewichtet wird weiter nach beheizbarer Fläche und Verbrauch.

6. 15-%-Kürzung (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Ist der Schalter gesetzt, kürzt heinzelhaus die Heiz- und Warmwasserkosten jedes Mieters um 15 %. Das steht in einer eigenen Zeile „Kürzung 15 % (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV)“. Der gekürzte Betrag wird nicht auf andere verteilt. Er bleibt beim Vermieter.

Im Beispiel von oben, mit gesetztem Schalter:

Wohnung	Heizkosten vor der Kürzung	Kürzung 15 %	Heizkosten danach
1	2.130,00 €	− 319,50 €	1.810,50 €
2	1.890,00 €	− 283,50 €	1.606,50 €
3	1.980,00 €	− 297,00 €	1.683,00 €
Summe	6.000,00 €	− 900,00 €	5.100,00 €

„Verteilt“ ist dann 5.100,00 €, obwohl „Umlagefähig“ 6.000,00 € zeigt. Die Differenz von 900,00 € trägt der Vermieter. Das ist kein Fehler.

Hinweis

heinzelhaus setzt den Schalter nie von selbst. Auch ohne Verbrauchswerte warnt es nur. Ob das Kürzungsrecht vorliegt, entscheiden Sie.

Vorauszahlungen und Saldo

Die Vorauszahlungen eines Mieters sind seine Felder „Nebenkosten-Vz. (€)“ und „Heizkosten-Vz. (€)“ am Mietvertrag, mal die Monate seines Nutzungszeitraums. Volle Monate zählen voll, angebrochene Monate taggenau. Ein volles Jahr ergibt genau 12 Monate, auch im Schaltjahr. Leerstand hat keine Vorauszahlungen.

Saldo = Kosten − Vorauszahlungen. Ein positiver Saldo ist eine Nachzahlung, ein negativer ein Guthaben.

Im Beispielhaus für Wohnung 3, jeweils 100,00 € Vorauszahlung im Monat:

Mieter	Kosten (Grundsteuer + Müll)	Monate	Vorauszahlungen	Saldo
C (01.01. bis 30.06.)	289,60 € + 144,80 € = 434,40 €	6	600,00 €	− 165,60 € (Guthaben)
D (01.07. bis 31.12.)	294,40 € + 147,20 € = 441,60 €	6	600,00 €	− 158,40 € (Guthaben)

Und für Wohnung 2: Mieter B trägt 385,00 € + 192,50 € = 577,50 €. Er hat 9 Monate Vorauszahlung (900,00 €) geleistet und bekommt 322,50 € zurück. Die 189,00 € des Leerstands (126,00 € + 63,00 €) trägt der Eigentümer.

Getrennte Heiz- und Betriebskostenabrechnung. Würden beide Abrechnungen die Summe aus Neben- und Heizkostenvorauszahlung abziehen, bekäme der Mieter jede Vorauszahlung doppelt gutgeschrieben. Deshalb gilt:

Abrechnung	Abgezogen wird
„Heizkostenabrechnung“	nur die „Heizkosten-Vz. (€)“
„Betriebskostenabrechnung“, wenn es für dasselbe Objekt und denselben Zeitraum eine eigene Heizkostenabrechnung gibt	nur die „Nebenkosten-Vz. (€)“
„Betriebskostenabrechnung“ sonst	beide

Achtung: Das Soll aus dem Mietvertrag

Abgezogen wird das vereinbarte Soll laut Mietvertrag, nicht das tatsächlich Gezahlte. Deshalb heißt die Zeile im PDF „Vorauszahlungen (Soll laut Mietvertrag)“ und die Spalte im Ergebnis „VZ (Soll)“. Rückstände und unterjährige Anpassungen fließen nicht ein.

Nach einer Datenübernahme steht im Vertrag oft nur der aktuelle Stand. Für zurückliegende Jahre kann er vom damaligen abweichen. Auch Mieterhöhungen, die Sie als Anpassung am Vertrag erfasst haben, ändern die Vorauszahlungen in der Abrechnung nicht. Prüfen Sie die Beträge im Ergebnis (Spalte „VZ (Soll)“), bevor Sie Abrechnungen für Vorjahre versenden.

Häufige Fehler

Das sehen Sie	Das ist die Ursache	So beheben Sie es
„Verteilt“ ist kleiner als „Umlagefähig“.	Eine Position hatte keinen Schlüssel oder keine Anteile, oder die 15-%-Kürzung ist aktiv.	Lesen Sie die Hinweise bei „Berechnen“ und beheben Sie die Ursache.
Ein Mieter hat eine Nachzahlung in Höhe der vollen Kosten.	Im Mietvertrag stehen keine Vorauszahlungen.	Ein bestehender Vertrag lässt sich noch nicht ändern. Rechnen Sie den Saldo dieses Mieters selbst nach, bevor Sie versenden.
In der Spalte „Umlageschlüssel“ steht „— fehlt“.	Das Konto hat keinen Schlüssel.	Setzen Sie ihn am Konto, übernehmen Sie die Kosten erneut und berechnen Sie neu.
Es fehlt ein Betrag, den Sie gebucht haben.	Das „Belegdatum“ liegt außerhalb des Zeitraums, oder das Konto ist keine „Kostenkonto“.	Prüfen Sie Buchung und Konto, übernehmen Sie die Kosten erneut.
„Berechnen“ oder „Position hinzufügen“ ist gesperrt.	Die Abrechnung ist festgestellt oder versendet.	Heben Sie die Feststellung auf.
Der Knopf „Versenden“ ist grau.	Das Ergebnis ist veraltet (Status „Entwurf“).	Berechnen Sie neu.
In der Liste steht bei der Art „WEG-Jahresabrechnung · falsch angelegt“.	Ältere Versionen erlaubten diese Art. Gerechnet wurde dabei wie für Mieter.	Ändern Sie die Art über „⋯“ → „Bearbeiten“ auf „Betriebskostenabrechnung“, oder legen Sie die Abrechnung unter Jahresabrechnung an.

Was noch nicht möglich ist

Die folgenden Punkte kann heinzelhaus heute nicht. Planen Sie sie in Ihren Ablauf ein.

Verteilung und Umlage

• Umlagevereinbarung je Mietvertrag. Jede umlagefähige Kostenart geht auf jeden Mieter des Objekts. Prüfen Sie vor dem Versand, ob jede Kostenart bei Ihnen vereinbart ist. Gilt eine Kostenart nicht, nehmen Sie am Konto den Haken „Umlagefähig (Betriebskosten)“ heraus.
• Vorwegabzug für Gewerbe. Behelf: Teilen Sie die Kostenart von Hand in zwei Positionen mit passenden Teilschlüsseln auf.
• Prüfregeln zur Umlagefähigkeit nach BetrKV. Entscheiden Sie selbst (siehe den Hinweis in Schritt 2).
• „Umlageausfallwagnis“. Es lässt sich nicht einstellen.
• Belegeinsicht. Eine Position ist nicht mit ihren Buchungen und Belegen verknüpft. Die Belege suchen Sie über das Konto in der Buchhaltung.

Verbrauch und Heizung

• Kaltwasser oder Strom nach Zählerstand. Behelf: ein Schlüssel „Individuell“ mit den Mengen je Einheit.
• Zählerverwaltung, Zwischenablesung bei Mieterwechsel, Datenaustausch mit dem Messdienstleister. In Vorbereitung ist die Anbindung der Messdienstleister für Verbrauchsdaten. Bis dahin tragen Sie die Werte von Hand ein.
• Weitere Pflichtangaben der Heizkostenabrechnung (zum Beispiel Brennstoffmix, Ablesewerte, Rechenweg), die 3-%-Kürzung bei fehlender unterjähriger Verbrauchsinformation und die Aufteilung der CO2-Kosten. Ergänzen Sie nötige Angaben in den „Hinweisen für den Abrechnungsdruck“.

Vorauszahlungen, Nachzahlung und Versand

• Abrechnung gegen die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen. Heute zählt das Soll aus dem Mietvertrag. Rückstände sehen Sie unter Offene Posten und Rückstände.
• Geänderte Vorauszahlungen. Die Abrechnung nimmt die Vorauszahlungen, die beim Anlegen des Vertrags stehen. Eine erfasste Anpassung der Vorauszahlungen berücksichtigt sie nicht, und die Beträge eines bestehenden Vertrags lassen sich nicht nachtragen.
• Nachzahlung und Guthaben als offener Posten. Beide werden weder gebucht noch gemahnt noch ausgezahlt, auch wenn das PDF von „erstattet bzw. verrechnet“ spricht. Verfolgen Sie sie selbst, zum Beispiel mit einer Frist unter Fristen und Wiedervorlagen.
• Umsatzsteuer-Ausweis für Mieter mit Option zur Umsatzsteuer.
• Empfängeranschrift im Adressfeld. Die Abrechnung eignet sich deshalb noch nicht für den Versand im Fensterumschlag. Versenden Sie per E-Mail, oder drucken Sie die Einzelabrechnung und ergänzen Sie die Anschrift selbst.
• Zugang beim Mieter, Überwachung der Abrechnungsfrist, Korrekturabrechnung mit Bezug zum Original. Eine Korrektur ist nach „Feststellung aufheben“ möglich, einen Bezug zum Original stellt heinzelhaus nicht her.

Siehe auch

• Umlageschlüssel legen fest, wonach Kosten verteilt werden.
• Konten eines Objekts erklärt, wie ein Kostenkonto zu seinem Schlüssel kommt.
• Mietverträge und Sollstellung enthält die Vorauszahlungen.
• Buchen, Splitbuchung und Storno zeigt, wie die Kosten in die Abrechnung gelangen.
• Briefkopf bestimmt das Aussehen der PDF-Abrechnung.
• Mailversand richtet den E-Mail-Versand ein.
• Begriffe von A bis Z erklärt Fachwörter wie Leerstand, Nutzergruppe oder MEA.