Buchen, Splitbuchung und Storno

Hier erfahren Sie, wie Sie einen Geschäftsvorfall ins Journal buchen, einen Beleg auf mehrere Konten verteilen und einen Fehler korrigieren. Die wichtigste Regel vorweg: Eine Buchung wird nie geändert und nie gelöscht. Einen Fehler beheben Sie mit einem Storno.

Gut zu wissen

Das verlangen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Deshalb gibt es im Journal keinen Knopf „Bearbeiten“. Die Originalbuchung bleibt sichtbar, die Gegenbuchung hebt sie auf.

Eine Buchung erfassen

Damit Sie einen Geschäftsvorfall wie eine Hausmeisterrechnung oder eine Gutschrift von Hand festhalten.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“ (Rollen „Administrator“ und „Buchhaltung“). Die Konten, auf die Sie buchen wollen, müssen angelegt und aktiv sein, siehe Konten eines Objekts.

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Buchhaltung“ und klicken Sie rechts oben auf „Buchung erfassen“. Der Dialog erinnert Sie: „Buchungen sind nach GoBD unveränderlich. Prüfen Sie die Angaben — eine Korrektur ist nur über eine Stornobuchung möglich.“
2. Wählen Sie das „Objekt“. Haben Sie auf der Seite schon ein Objekt gewählt, ist es vorbelegt. Steht dort „Alle Objekte“, ist das erste Objekt der Liste vorgewählt. Prüfen Sie es deshalb. Wechseln Sie das Objekt, werden die gewählten Konten zurückgesetzt, denn jedes Konto gehört zu einem Objekt.
3. Tragen Sie das „Belegdatum“ ein, zum Beispiel das Rechnungsdatum. Vorgabe ist heute. Das Datum bestimmt, in welchem Zeitraum die Buchung zählt. Das „Buchungsdatum“ folgt dem Belegdatum, bis Sie es selbst ändern.
4. Tragen Sie bei Bedarf die „Beleg-Nr. (optional)“ ein.
5. Schreiben Sie den „Buchungstext“, zum Beispiel „Hausmeister 03/2026“. Ab drei Zeichen kann ein Kontierungsvorschlag erscheinen (siehe unten).
6. Wählen Sie das „Sollkonto“ und das „Habenkonto“. Die Felder zeigen zunächst „Konto wählen …“. Sie können nach Nummer oder Bezeichnung suchen. Unter jedem Konto steht seine Art. Konten des Musterkontenrahmens tragen den Zusatz „Musterkontenrahmen“.
7. Tragen Sie den „Betrag (brutto)“ ein, zum Beispiel „1.234,56“.
8. Wählen Sie bei Bedarf einen „Steuersatz (optional)“: „ohne Steuer“, „7 %“ oder „19 %“. Wie das funktioniert, lesen Sie im nächsten Abschnitt.
9. Prüfen Sie die Zeile unten im Dialog. Sie zeigt „Soll … · Haben …“ und rechts „ausgeglichen“. Steht dort „Differenz …“ in Rot oder „noch kein Betrag erfasst“, ist die Buchung noch nicht vollständig.
10. Klicken Sie auf „Buchen“. Sie sehen die Meldung „Buchung erfasst.“, und die neue Buchung öffnet sich in den Einzelheiten. Alle Mitarbeitenden erhalten die Benachrichtigung „Buchung erfasst“.

Pflicht sind Objekt, Buchungstext, beide Konten und ein ausgeglichener Betrag. Die Belegnummer ist nur bei einer Splitbuchung Pflicht.

Gut zu wissen

• Gebucht werden kann auf Konten des gewählten Objekts und des Musterkontenrahmens. Deaktivierte Konten erscheinen nicht in der Auswahl. Wie Sie ein Konto wieder aktivieren, steht unter Konten eines Objekts.

• Die Art eines Kontos heißt im Buchungsdialog anders als an den übrigen Stellen der Software:

  Im Buchungsdialog	Sonst in heinzelhaus
  Ertrag	Erlöskonto
  Aufwand	Kostenkonto
  Aktiv	Geldkonto
  Passiv	Rücklage/Verbindlichkeit
  Neutral	Verrechnung

Mit Steuer buchen

Wählen Sie „7 %“ oder „19 %“, trennt heinzelhaus die Steuer vom Bruttobetrag ab und bucht sie auf ein eigenes Steuerkonto. Dafür erscheinen zwei zusätzliche Felder.

• Das Feld „Vorsteuerkonto“ oder „Umsatzsteuerkonto“ trägt den Steuerbetrag in der Bezeichnung, zum Beispiel „(19,00 € von 119,00 €)“. Der Name folgt dem Konto, bei dem die Steuer abgespalten wird: Bei einem Kostenkonto heißt das Feld „Vorsteuerkonto“, bei einem Erlöskonto „Umsatzsteuerkonto“, sonst „Steuerkonto“. Wählen Sie dort das Steuerkonto. Ohne Steuerkonto lässt sich nicht buchen.
• Das Feld „Steuer abspalten beim“ steht auf „Sollkonto“ oder „Habenkonto“. heinzelhaus stellt es selbst ein: Die Steuer wird bei dem Konto abgespalten, das ein Kosten- oder Erlöskonto ist. Der Bruttobetrag steht auf der Gegenseite. Ist kein eindeutiges Kosten- oder Erlöskonto gewählt, erscheint der Hinweis „Kein eindeutiges Erfolgskonto gewählt — bitte prüfen Sie, auf welcher Seite die Steuer steht.“ Dann wählen Sie die Seite selbst. Sie können die Vorgabe auch ändern. Der Dialog sagt dann: „Abweichend von der Vorgabe …“.

Zwei Beispiele für 119,00 € brutto bei 19 %:

Buchung	Konto	Soll	Haben
Ausgabe (Kostenkonto an Geldkonto)	Kostenkonto	100,00 €
	Vorsteuerkonto	19,00 €
	Geldkonto		119,00 €
Erlös (Geldkonto an Erlöskonto)	Geldkonto	119,00 €
	Erlöskonto		100,00 €
	Umsatzsteuerkonto		19,00 €

Weil dabei drei Positionen entstehen, ist die Belegnummer Pflicht. Die Buchung wird als Splitbuchung gespeichert.

Achtung

Wählen Sie als Steuerkonto kein Kosten- oder Erlöskonto. Sonst erscheint der Hinweis: „Das gewählte Steuerkonto ist ein Erfolgskonto. Vor- und Umsatzsteuer gehören auf ein eigenes Steuerkonto — als Aufwand nur nicht abziehbare Vorsteuer.“ Welche Steuerkonten Ihre Verwaltung nutzt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Kontierungsvorschläge

Ab drei Zeichen im „Buchungstext“ sucht heinzelhaus in den früheren Buchungen desselben Objekts nach ähnlichen Texten. Findet es etwas, erscheint ein Kasten mit einem Vorschlag wie „4100 an 1800“, einer Prozentzahl („Übereinstimmung“) und einer Begründung.

1. Klicken Sie auf den Kasten („zum Übernehmen klicken“). heinzelhaus setzt Sollkonto und Habenkonto. Ist der Betrag leer und gab es mindestens zwei frühere Buchungen, trägt es auch den üblichen Betrag ein.
2. Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf „Buchen“.

Gut zu wissen

• Es wird nie automatisch gebucht. Der Vorschlag füllt nur die Felder.
• Datumsangaben und lange Belegnummern ignoriert der Vergleich. Hausnummern nicht, damit „Grundsteuer Hs. 19“ nicht mit „Hs. 21“ verwechselt wird.
• Lief derselbe Text früher auf verschiedene Konten, sinkt die Prozentzahl. Die Begründung endet dann mit „— dieser Text wurde auch anders kontiert“. Das ist typisch für Bankbuchungen.
• Stornopaare und deaktivierte Konten fließen nicht in die Vorschläge ein.
• In einer Splitbuchung lassen sich Vorschläge nicht übernehmen.
• Im Dialog finden Sie außerdem den Knopf „KI-Vorschlag (Priki)“. Er ist eine optionale Anbindung an einen externen Dienst, die ein Administrator unter Seitenleiste → Verwaltung → Einstellungen → Reiter „Integrationen“ einrichten muss. Er fragt nur auf Ihren Klick, nie von selbst. Dabei gehen Buchungstext, Betrag und die Konten des Objekts an diesen Dienst. Ohne Einrichtung erscheint nur eine Meldung.

Splitbuchung: einen Beleg auf mehrere Konten verteilen

Damit ein Beleg, der mehrere Konten betrifft, als ein Vorgang im Journal steht. Beispiel: Eine Rechnung über 300,00 €, von denen 100,00 € auf den Hausmeister und 200,00 € auf die Gartenpflege entfallen.

Sie brauchen: dasselbe Recht wie für eine einfache Buchung.

1. Tragen Sie im Dialog „Buchung erfassen“ Objekt, Daten und Buchungstext ein.
2. Klicken Sie unten links auf „Splitbuchung“. Was Sie bisher erfasst haben, wird als Zeilen übernommen.
3. Tragen Sie in jeder Zeile die „Seite“ („Soll“ oder „Haben“), das „Konto“ und den „Betrag“ ein.
4. Weitere Zeilen fügen Sie mit „Sollposition“ oder „Habenposition“ hinzu. Eine Zeile entfernen Sie mit dem Papierkorb-Symbol („Position entfernen“). Mindestens zwei Zeilen bleiben stehen.
5. Tragen Sie die „Beleg-Nr.“ ein. Im Feld steht „Pflicht bei Split“.
6. Steht unten „ausgeglichen“, klicken Sie auf „Buchen“. Sie sehen zum Beispiel „Splitbuchung mit 2 Sätzen erfasst.“

Das Beispiel sieht so aus:

Seite	Konto	Betrag
Soll	Kostenkonto Hausmeister	100,00 €
Soll	Kostenkonto Gartenpflege	200,00 €
Haben	Geldkonto	300,00 €

Mit „Zur einfachen Buchung“ kehren Sie zurück.

Gut zu wissen

• Die Summe der Sollpositionen muss der Summe der Habenpositionen entsprechen. Sonst bleibt „Buchen“ gesperrt.
• Gespeichert werden mehrere Buchungen mit derselben Belegnummer. In den Einzelheiten sehen Sie alle als „Splitbuchung · 2 Positionen“.
• Alle Sätze werden gemeinsam gespeichert oder gar nicht.
• Fehlt die Belegnummer, erscheint: „Eine Splitbuchung braucht eine Belegnummer — darüber werden die Positionen zu einem Vorgang zusammengefasst.“

Storno: eine Buchung korrigieren

Damit eine falsche Buchung rückgängig wird, ohne dass etwas gelöscht werden muss.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“.

1. Klicken Sie im Reiter „Journal“ die Buchung an.
2. Klicken Sie in den Einzelheiten auf „Stornieren“. Der Dialog „Buchung stornieren?“ erklärt, was passiert: Es entsteht eine Gegenbuchung mit vertauschtem Soll und Haben. Die ursprüngliche Buchung bleibt im Journal stehen und wird als storniert gekennzeichnet. Beide heben sich auf.
3. Tragen Sie den „Stornogrund“ ein, mindestens drei Zeichen, zum Beispiel „Falsches Aufwandskonto“. Der Grund wird in den Buchungstext der Stornobuchung übernommen.
4. Wählen Sie das „Belegdatum der Gegenbuchung“. Vorgabe ist heute. Der Knopf „Am Tag der Buchung“ mit dem Datum der Originalbuchung setzt dieses Datum.
5. Klicken Sie auf „Storno buchen“. Sie sehen „Buchung storniert.“, und die Stornobuchung öffnet sich in den Einzelheiten.

Welches Datum ist richtig?

Das Datum bestimmt, in welchem Jahr die Korrektur wirkt. Der Dialog gibt die Faustregel:

• Am Tag der Buchung: Beide Buchungen heben sich im selben Jahr auf. Das ist richtig für eine Fehlbuchung, die noch in keine Abrechnung eingegangen ist.
• Heutiges Datum: Die Korrektur wirkt im laufenden Jahr. Das ist richtig, wenn das Jahr der Fehlbuchung schon abgerechnet ist.

Das Stornodatum darf nicht vor der Buchung und nicht in der Zukunft liegen. Wurde nach der Buchung ein Wirtschaftsjahr mit Saldenvorträgen eröffnet, lehnt heinzelhaus ein früheres Datum ab: „Das Wirtschaftsjahr ab … ist mit Saldenvorträgen eröffnet, die die Buchung schon enthalten.“ Die Vorträge enthalten den Fehler bereits, ein früheres Storno käme dort nie an. Wählen Sie dann das genannte Datum oder später.

Was ein Storno bewirkt

• Die Stornobuchung bekommt als Belegnummer die der Originalbuchung mit angehängtem „-S“, sofern die Originalbuchung eine hat, und den Text „Storno: Originaltext (Grund)“. Ihr Buchungsdatum ist immer heute.
• In allen Summen zählen Original und Gegenbuchung beide und heben sich auf: in der Saldenliste, im Kontenblatt, in den Abrechnungen und im DATEV-Export.
• Betrifft der Storno einen Zeitraum, für den schon eine Abrechnung berechnet wurde, ändert sich diese nicht von selbst. Übernehmen Sie die Kosten dort erneut („Aus Buchhaltung übernehmen“) und berechnen Sie die Abrechnung neu. Ist sie schon festgestellt oder versendet, heben Sie zuerst die Feststellung auf. Siehe Betriebs- und Heizkostenabrechnung.
• Auch Buchungen auf deaktivierten Konten lassen sich stornieren.

Achtung

Bei einer Splitbuchung stornieren Sie jeden Satz einzeln. Einen Knopf für den ganzen Beleg gibt es noch nicht. Bei einer Buchung, die schon storniert ist, und bei einer Stornobuchung fehlt der Knopf „Stornieren“.

Häufige Fehler

Meldung oder Anzeige	Was sie bedeutet	Was Sie tun
„Soll- und Habenkonto dürfen nicht identisch sein.“	Auf beiden Seiten steht dasselbe Konto.	Wählen Sie für eine Seite ein anderes Konto.
„Differenz …“ in Rot	Soll und Haben sind nicht gleich hoch.	Prüfen Sie die Beträge, vor allem bei Splitbuchung und Steuer.
„Eine Splitbuchung braucht eine Belegnummer …“	Mehr als zwei Positionen, aber keine Belegnummer.	Tragen Sie die „Beleg-Nr.“ ein.
„Das Sollkonto … gehört nicht zum gewählten Objekt.“	Das Konto gehört zu einem anderen Objekt.	Wählen Sie ein Konto des Objekts oder des Musterkontenrahmens.
„Das Sollkonto … ist deaktiviert …“	Das Konto nimmt keine neuen Buchungen mehr an.	Reaktivieren Sie das Konto oder nehmen Sie ein anderes.
„Das Wirtschaftsjahr ab … ist mit Saldenvorträgen eröffnet …“	Das gewählte Stornodatum liegt zu früh.	Wählen Sie das genannte Datum oder später.
„Das Stornodatum darf nicht in der Zukunft liegen.“	Das Datum liegt nach heute.	Wählen Sie ein Datum bis heute.

Noch nicht möglich

• Ein Zeitraum lässt sich nicht festschreiben. Es gibt keine Periodensperre, auch nicht nach einem Jahresabschluss.
• Eine Splitbuchung lässt sich nicht in einem Schritt stornieren.
• Eine Buchung lässt sich nicht mit ihrem Beleg oder einer Person verknüpfen.
• Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt es nicht. Die Steuerauswahl im Buchungsdialog trennt nur den Steueranteil ab.

Weiter geht es mit Kontenblatt und Saldenliste.