Was ist heinzelhaus?

heinzelhaus ist eine Software der IT Systeme Flores UG aus Bergisch Gladbach für kleine Haus- und Immobilienverwaltungen. Sie verwaltet Miet- und WEG-Objekte, führt die Buchhaltung, stellt die Mieten Monat für Monat in Rechnung, schlägt Zuordnungen für Zahlungen vor und rechnet Betriebskosten sowie WEG-Abrechnungen ab. Sie arbeiten im Browser, die Daten liegen auf dem Server Ihrer Verwaltung.

Für wen ist heinzelhaus gedacht?

heinzelhaus richtet sich an kleine Miet- und WEG-Verwaltungen und an private Vermieter mit mehreren Objekten. Ein Objekt kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), ein Mietobjekt oder eine Sondereigentumsverwaltung (SE-Verwaltung) sein. Die Begriffe finden Sie unter Begriffe von A bis Z erklärt.

Diese Dokumentation wendet sich an die Mitarbeitenden der Verwaltung. Jede Anleitung nennt das Ziel, die nötigen Rechte und die einzelnen Schritte, und zwar mit den Beschriftungen, die Sie in heinzelhaus sehen. Das Kapitel Einrichtung und Betrieb richtet sich an die Person, die den Server einrichtet und betreut, also an Ihre IT-Betreuung oder Ihren IT-Dienstleister.

Was nimmt Ihnen heinzelhaus ab?

heinzelhaus bereitet vor, Sie prüfen und entscheiden. Was sich jeden Monat wiederholt, läuft im Hintergrund oder ist mit wenigen Klicks erledigt:

Mieten in Rechnung stellen. Aus den Mietverträgen entstehen im Monatslauf die offenen Posten des Monats. Mehr dazu: Monatliche Sollstellung.
Zahlungen zuordnen. Sie laden den Kontoauszug als Datei hoch (CAMT.053 oder MT940). heinzelhaus schlägt vor, zu welchem offenen Posten eine Zahlung gehört. Gebucht wird erst, wenn Sie bestätigen. Mehr dazu: Zahlungseingang.
Fristen im Blick behalten. Zum eingestellten Zeitpunkt erinnert heinzelhaus per Benachrichtigung und E-Mail. Mehr dazu: Fristen und Wiedervorlagen.
Mahnungen vorbereiten. Das Mahnwesen zeigt, welche Posten jetzt mahnfähig sind, samt Verzugszinsen nach §§ 286, 288 BGB. Den Mahnlauf starten Sie selbst. Mehr dazu: Mahnwesen.
Abrechnen. Betriebs- und Heizkostenabrechnung nach BetrKV und HeizkostenV sowie Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht für WEG. Die Kosten werden Cent-genau verteilt, sodass die Anteile immer genau die Gesamtsumme ergeben. Mehr dazu: Funktionsüberblick.
Daten sichern. Die Datensicherung läuft nach Zeitplan; eine Sicherung von Hand lässt sich mit einem Passwort verschlüsseln. Mehr dazu: Datensicherung und Wiederherstellung.

Wie arbeiten Sie mit heinzelhaus?

Im Browser, auf Wunsch als App. Sie brauchen kein Programm auf dem Arbeitsplatz. heinzelhaus läuft am Büro-PC ebenso wie am Tablet oder Handy. Bei Bedarf installieren Sie es wie eine App auf dem Startbildschirm oder Schreibtisch; es bleibt dabei dieselbe Anwendung auf Ihrem Server. Mehr dazu: Die Oberfläche.
Mit eigenem Benutzerkonto. Jede Person meldet sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an, auf Wunsch zusätzlich mit einer Authenticator-App oder mit einem Passkey. Mehr dazu: Anmelden.
Mit Rollen und Rechten. Ein Administrator legt fest, wer welche Bereiche sehen und ändern darf. Es gibt fünf Rollen: Administrator, Buchhaltung, Sachbearbeitung, Nur Lesen sowie Handwerker / Hausmeister. Menüpunkte, für die Ihnen das Recht fehlt, blenden wir aus. Mehr dazu: Benutzer, Rollen und Rechte.
Mit Historie. Mietverträge und Eigentumsverhältnisse haben einen Beginn und ein Ende. Ein Mieterwechsel ist ein neuer Vertrag; der bisherige bleibt mit seiner Historie erhalten, weil er für Abrechnungen früherer Zeiträume gebraucht wird. Mehr dazu: Mietverträge und Sollstellung.

Wo läuft heinzelhaus und wo liegen Ihre Daten?

heinzelhaus läuft auf einem Server, den Ihre Verwaltung oder Ihr IT-Dienstleister betreibt. Der Aufbau ist leichtgewichtig: als schlanker virtueller Server (LXC-Container, etwa unter Proxmox), als virtuelle Maschine oder bei einem Cloud-Anbieter. Bei einem Cloud-Anbieter entstehen laufende Kosten des Anbieters.

Datenbank und Dateien (Dokumente, Briefe, Fotos, Logos) liegen auf diesem Server. Der Zugriff ist nur nach der Anmeldung möglich; die Verwaltung der Installation, also Einstellungen, Benutzer, Sicherungen und Updates, ist zusätzlich durch eine starke Anmeldung geschützt. Ob heinzelhaus E-Mails versendet, über welchen Mailserver das geschieht und welche Schnittstellen aktiv sind, richten Sie selbst ein.

Wie erhalten Sie heinzelhaus?

heinzelhaus gibt es als Kauflizenz, nicht als Abonnement: Sie erwerben eine einmalige, zeitlich unbefristete Nutzungslizenz. Einrichtung und Datenübernahme sind eine einmalige Leistung. Ein Wartungspaket mit Updates, Fehlerbehebung und Anpassung an Gesetzesänderungen ist optional und jährlich kündbar; ohne Wartung bleibt der zuletzt installierte Stand nutzbar. Für IT-Dienstleister gibt es eine Quellcode-Lizenz. Einzelheiten regelt der Lizenzvertrag. Preise und Anfrage finden Sie auf heinzelhaus.de.

Möchten Sie heinzelhaus ausprobieren?

Unter demo.heinzelhaus.de läuft eine Demo mit erfundenen Daten. Den Zugang zeigt die Anmeldeseite der Demo. Alle Besucher teilen sich dieses eine Konto, und jede Nacht wird alles zurückgesetzt. Das geteilte Konto darf weder Passwort noch Zwei-Faktor-Anmeldung noch Profil ändern, und E-Mails verschickt die Demo nie.

Wie kommen Ihre bisherigen Daten in heinzelhaus?

Wenn Sie bisher mit einem anderen Verwaltungsprogramm arbeiten, kann heinzelhaus Ihren Bestand aus einer Datensicherung übernehmen. Das geht derzeit aus Karthago und aus PowerHaus; beide Übernahmen tragen den Stand „erprobt“. Was mitkommt, was nicht und wie Sie das Ergebnis prüfen, steht im Kapitel Datenübernahme. Die Namen der Programme sind Marken ihrer Inhaber. Die Rechtlichen Hinweise erklären, was das für Sie bedeutet.

Woher kommt der Name?

Die Heinzelmännchen zu Köln sind der Sage nach kleine Helfer, die nachts die Arbeit der Handwerker erledigten, während die Stadt schlief. Morgens war alles fertig. Daran erinnert der Name: Routinearbeit läuft im Hintergrund, die Verwaltung entscheidet. Der Anbieter sitzt in Bergisch Gladbach bei Köln.

Bis Version 0.6 hieß die Software CasaTastic. Mit Version 1.0 trägt sie den Namen heinzelhaus. Die Version Ihrer Installation und den Hersteller finden Sie unter Seitenleiste → Verwaltung → „Einstellungen“, Reiter „System“, Karte „Über heinzelhaus“. Eine Installation aus der Zeit davor zieht Ihre IT-Betreuung einmalig um, siehe Umzug von CasaTastic auf heinzelhaus. Daten, Benutzer, Passwörter und Passkeys bleiben dabei erhalten.

Wie geht es weiter?

Funktionsüberblick: Was heinzelhaus heute kann, was in Vorbereitung ist und was noch nicht möglich ist.
Begriffe von A bis Z: Fachbegriffe kurz erklärt.
Anmelden: Der erste Schritt in der Software.
Häufige Fragen: Antworten auf die Fragen, die am häufigsten gestellt werden.

heinzelhaus ist ein Produkt und eine Marke der IT Systeme Flores UG (haftungsbeschränkt), Bergisch Gladbach.