Mailversand

heinzelhaus verschickt E-Mails über einen Mailzugang, den Sie einmal einrichten: entweder über einen klassischen SMTP-Server oder über Microsoft 365. Ohne diesen Zugang bleibt der E-Mail-Versand aus. Die Hinweise in der Anwendung erscheinen weiterhin.

Damit Einladungen, Fristen-Erinnerungen, Schreiben und Abrechnungen per E-Mail bei den Empfängern ankommen.

Sie brauchen: die Rolle „Administrator“ mit starker Anmeldung und die Zugangsdaten Ihres Mailanbieters. Sie finden die Einstellung unter Seitenleiste → Verwaltung → „Einstellungen“ → Reiter „E-Mail“.

Wofür heinzelhaus E-Mails verschickt

Anlass	Wer bekommt die Mail
Einladung eines neuen Benutzers („Ihr Zugang zu heinzelhaus“)	die eingeladene Person, siehe Benutzer, Rollen und Rechte
Fristen-Erinnerung	die Benutzer, deren Konto nicht gesperrt ist, siehe Fristen und Wiedervorlagen
Sammelmeldung bei erheblichem Zahlungsrückstand	die Mitarbeitenden mit dem Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“, siehe Offene Posten und Rückstände
Schreiben und Abrechnungen, die Sie aus der Anwendung versenden, etwa Mahnungen	die Empfänger, die Sie wählen, siehe Mahnwesen und Briefe und Serienbriefe. Betriebskosten- und Jahresabrechnungen erhält jeder Empfänger nur für seine eigene Einheit, nie das Sammel-PDF.
Zugang zum Handwerkerportal (Link und PIN, in zwei getrennten Mails)	der Betrieb, siehe Aufträge und Handwerkerportal
Beleg im Portal hochgeladen	die E-Mail-Adresse der Verwaltung aus Einstellungen → Reiter „Allgemein“
Test-E-Mail	die Adresse, die Sie angeben

Den Mailzugang einrichten

Öffnen Sie im Reiter „E-Mail“ die Karte „E-Mail-Versand“. Sie dient den Fristen-Erinnerungen, den Benachrichtigungen und dem Massenversand.
Wählen Sie die „Versandart“: „Deaktiviert“ (Vorgabe), „SMTP“ oder „Microsoft 365 (Graph API)“.
Tragen Sie bei „SMTP“ oder „Microsoft 365“ den Namen Ihrer Verwaltung als „Absendername“ ein und die Adresse als „Absender-Adresse“. Bei Microsoft 365 heißt das Feld „Absender-Adresse (Postfach)“.
Füllen Sie die Felder der gewählten Versandart aus, siehe unten.
Klicken Sie auf „Speichern“. Es erscheint „E-Mail-Einstellungen gespeichert.“

SMTP

Feld	Eintrag
„SMTP-Server“	Der Name des Mailservers Ihres Anbieters, zum Beispiel `smtp.example.de`
„Port“	Vorgabe 587, das übliche Verfahren STARTTLS
„Benutzername“	Das Konto beim Mailserver. Verlangt Ihr Server keine Anmeldung, lassen Sie das Feld leer.
„Passwort“	Das Passwort dieses Kontos
„TLS/SSL direkt (Port 465) statt STARTTLS“	Schalter. Schalten Sie ihn ein, wenn Ihr Server verschlüsselte Verbindungen direkt auf Port 465 erwartet, und tragen Sie dann 465 als „Port“ ein.

Welche Werte Ihr Anbieter vorgibt, steht in seiner Anleitung. Die „Absender-Adresse“ muss der Server zum Versenden zulassen.

Microsoft 365

heinzelhaus verschickt über die Graph-Schnittstelle von Microsoft, mit einer in Ihrem Microsoft-Verzeichnis (Entra ID) registrierten Anwendung. Ihre IT legt sie an:

Registrieren Sie in Entra ID eine Anwendung.
Geben Sie ihr die Anwendungsberechtigung „Mail.Send“ und lassen Sie sie durch einen Administrator zustimmen. Die Oberfläche sagt dazu: „Die App-Registrierung benötigt die Anwendungsberechtigung „Mail.Send“ mit Admin-Zustimmung.“
Erzeugen Sie für die Anwendung ein Client-Secret.
Tragen Sie in heinzelhaus ein: „Tenant-ID“, „Client-ID (App-Registrierung)“ und „Client-Secret“. Als „Absender-Adresse (Postfach)“ gilt das Postfach, aus dem gesendet wird.

Den Versand testen

Damit Sie sicher sind, dass es funktioniert, bevor es ein Mitarbeiter braucht.

Speichern Sie die Einstellungen zuerst. Der Test nutzt die gespeicherten Einstellungen, nicht, was gerade im Formular steht.
Ist eine Versandart gewählt, erscheint die Karte „Konfiguration testen“. Tragen Sie eine Empfängeradresse ein.
Klicken Sie auf „Test-E-Mail senden“. Es erscheint „Test-E-Mail versendet.“ oder „Versand fehlgeschlagen“ mit dem Grund. Die Mail trägt den Betreff „heinzelhaus – Test-E-Mail“.

Gut zu wissen

Die Zugangsdaten liegen in der Datenbank und damit in jeder Datensicherung (SMTP-Passwort, Client-Secret). Verschlüsseln Sie Sicherungen, die den Server verlassen, siehe Datensicherung und Wiederherstellung.
Für die Ersteinrichtung brauchen Sie keinen Mailzugang. Ohne ihn sind aber Einladungen nicht möglich. Legen Sie Benutzer dann direkt an.
Die Angaben der Verwaltung (Einstellungen → „Allgemein“) brauchen eine E-Mail-Adresse, damit die Verwaltung erfährt, dass ein Handwerker einen Beleg hochgeladen hat.
Ihr Mailserver muss vom heinzelhaus-Server aus erreichbar sein. Für Microsoft 365 braucht der Server Zugang zum Internet, siehe Systemvoraussetzungen.

Häufige Meldungen

Meldung	Ursache	Lösung
„E-Mail-Versand ist nicht konfiguriert. Bitte unter Einstellungen → E-Mail einrichten.“	Die „Versandart“ steht auf „Deaktiviert“.	Richten Sie SMTP oder Microsoft 365 ein.
„E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet …“ beim Versand eines Schreibens	Dasselbe, aus dem Versanddialog heraus.	Wie oben.
„Bitte eine Empfänger-Adresse für den Test angeben.“	Das Feld der Karte „Konfiguration testen“ ist leer.	Tragen Sie eine Adresse ein.
„Versand fehlgeschlagen“ mit dem Grund des Servers	Server, Port, Anmeldedaten oder Verschlüsselung stimmen nicht.	Prüfen Sie die Angaben und den Schalter „TLS/SSL direkt (Port 465) statt STARTTLS“. Speichern Sie, bevor Sie testen.
„SMTP-Host fehlt in der Konfiguration.“	Das Feld „SMTP-Server“ ist leer.	Tragen Sie den Server ein.
„Einladung angelegt, aber der Versand schlug fehl: …“	Der Mailzugang funktioniert nicht.	Beheben Sie den Zugang, ziehen Sie die Einladung zurück und laden Sie erneut ein.

Noch nicht möglich

Mailvorlagen bearbeiten. Texte und Betreffs der Systemmails stehen fest. Die Texte von Schreiben (Briefe, Serienbriefe) bearbeiten Sie unter Briefe und Serienbriefe.
Anhänge über 3 MB mit Microsoft 365. Nutzen Sie dafür SMTP.

Weiter geht es hier

Benutzer, Rollen und Rechte: Einladungen verschicken.
Mahnwesen: Mahnungen per E-Mail versenden.
Aufträge und Handwerkerportal: Zugang per E-Mail an Betriebe.

heinzelhaus ist ein Produkt und eine Marke der IT Systeme Flores UG (haftungsbeschränkt), Bergisch Gladbach.