Kontakte, Bankverbindungen, SEPA

Ein Kontakt ist eine Person oder eine Firma: Eigentümer, Mieter oder Dienstleister. Jeder Mensch und jede Firma steht nur einmal in heinzelhaus, und alle Bereiche greifen darauf zu: der Mietvertrag, der Serienbrief, die Zuordnung eingehender Zahlungen.

Zu jedem Kontakt können Sie Bankverbindungen speichern – bei Lastschriften auch das SEPA-Mandat.

Die Kontaktliste

Damit Sie jede Person und jede Firma schnell finden.

Das brauchen Sie: das Recht „Kontakte und Bankverbindungen einsehen“. Es haben Administratoren und die Rollen „Buchhaltung“, „Sachbearbeitung“ und „Nur Lesen“.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter „Bestand“ auf „Kontakte“.
2. Oben steht, wie viele Kontakte es gibt: „n Kontakte — Eigentümer, Mieter, Dienstleister“.
3. Die Spalten heißen „Name“, „Art“ („Person“ oder „Firma“), „Ort“, „E-Mail“, „Telefon“ und „Verträge“. In der Spalte „Verträge“ steht, in wie vielen Mietverträgen die Person Mieter ist.
4. Suchen Sie im Feld „Name, Ort, E-Mail …“.
5. Klicken Sie eine Zeile an. Der Kontakt öffnet sich rechts neben der Liste, bei schmalen Fenstern als Tafel darüber.

Über „⋯“ ganz rechts in der Kopfzeile passen Sie die Spalten an. Wie Sie Listen sortieren und filtern, steht unter Die Oberfläche.

Gut zu wissen

Eine eigene Seite für den Kontakt öffnen Sie über einen Namen in einem anderen Bereich, zum Beispiel in der Belegung eines Objekts. Von dort führt „Alle Kontakte“ zurück zur Liste.

Einen Kontakt anlegen

Damit Sie einen Mieter, Eigentümer oder Dienstleister im Mietvertrag, im Serienbrief und in der Buchhaltung verwenden können. Legen Sie Mieter an, bevor Sie den Mietvertrag erfassen.

Das brauchen Sie: das Recht „Kontakte und Bankverbindungen ändern“. Es haben Administratoren und die Rolle „Sachbearbeitung“.

1. Klicken Sie auf „Neuer Kontakt“.
2. Wählen Sie oben, ob es eine „Person“ oder eine „Firma“ ist.
3. Bei einer Person tragen Sie „Anrede“ („Keine“, „Herr“ oder „Frau“), „Titel“ (zum Beispiel Dr.), „Vorname“ und „Nachname“ ein. Der Nachname ist Pflicht.
4. Bei einer Firma tragen Sie den Namen unter „Firma“ ein. Er ist Pflicht.
5. Ergänzen Sie „Straße“, „Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“, „E-Mail“, „Telefon“, „Mobil“ und „Notizen“.
6. Klicken Sie auf „Kontakt anlegen“.

heinzelhaus meldet „Kontakt angelegt.“ und öffnet die Seite des Kontakts.

Gut zu wissen

Die Anrede und die Anschrift bestimmen, wie ein Serienbrief aussieht. Mit „Herr“ oder „Frau“ und einem Nachnamen bildet heinzelhaus die Briefanrede „Sehr geehrte Frau Beispiel,“. Bleibt die Anrede auf „Keine“, steht im Brief „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Ohne Anschrift lässt sich kein Brief drucken. Ohne E-Mail-Adresse lässt sich nichts per E-Mail versenden. Mehr dazu unter Briefe und Serienbriefe.

Einen Kontakt bearbeiten oder löschen

Bearbeiten

1. Öffnen Sie den Kontakt und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
2. Ändern Sie im Dialog „Kontakt bearbeiten“, was nötig ist.
3. Klicken Sie auf „Speichern“. heinzelhaus meldet „Kontakt gespeichert.“

Löschen

1. Öffnen Sie den Kontakt, klicken Sie auf „⋯“ und wählen Sie „Kontakt löschen“.
2. heinzelhaus fragt „Kontakt löschen?“ und weist darauf hin, dass der Kontakt mit allen Bankverbindungen endgültig gelöscht wird.
3. Klicken Sie auf „Endgültig löschen“.

Achtung

Ist der Kontakt Mieter in einem Mietvertrag oder als Eigentümer verknüpft, lehnt heinzelhaus das Löschen ab: „Kontakt kann nicht gelöscht werden — er ist noch als Eigentümer oder Mieter verknüpft.“ Das gilt auch für beendete Verträge, denn Verträge bleiben als Historie bestehen. Ein Kontakt, der einmal Mieter oder Eigentümer war, bleibt also erhalten.

Bankverbindungen und SEPA-Mandate

Damit die IBAN eines Mieters oder Eigentümers hinterlegt ist. heinzelhaus nutzt die IBANs eines Mieters, um eingehende Zahlungen dem richtigen Vertrag vorzuschlagen (Zahlungseingang).

Das brauchen Sie: das Recht „Kontakte und Bankverbindungen ändern“. Ansehen dürfen alle, die Kontakte einsehen dürfen.

Eine Bankverbindung anlegen

1. Öffnen Sie den Kontakt und suchen Sie die Karte „Bankverbindungen“ („IBAN und SEPA-Mandate für Lastschriften und Überweisungen.“).
2. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Es öffnet sich der Dialog „Neue Bankverbindung“.
3. Tragen Sie die „IBAN“ ein. Sie ist Pflicht; Leerzeichen sind erlaubt.
4. Ergänzen Sie „BIC“, „Bank“ und – falls der Kontoinhaber ein anderer ist – „Kontoinhaber (falls abweichend)“.
5. Für Lastschriften tragen Sie zusätzlich die „SEPA-Mandatsreferenz“ und das „Mandatsdatum“ ein, also das Datum, an dem das Mandat unterschrieben wurde.
6. Lassen Sie den Schalter „Aktiv (für Zahlungsverkehr nutzen)“ eingeschaltet, solange die Verbindung gilt.
7. Klicken Sie auf „Anlegen“. heinzelhaus meldet „Bankverbindung angelegt.“

In der Karte steht jede Verbindung mit ihrer IBAN in Vierergruppen, darunter Inhaber und Bank sowie „SEPA-Mandat“ mit der Referenz oder „kein SEPA-Mandat“. Eine abgeschaltete Verbindung trägt die Marke „Inaktiv“.

Bearbeiten und löschen

Über „⋯“ an der Verbindung wählen Sie „Bearbeiten“ oder „Löschen“. Beim Löschen fragt heinzelhaus nach („Bankverbindung löschen?“); mit „Endgültig löschen“ bestätigen Sie.

Gut zu wissen

• heinzelhaus prüft die IBAN nur auf ihre Form (Länderkennung, Ziffern, Länge). Ob die Prüfziffer stimmt, prüft es nicht. Tippfehler fallen so nicht auf. Kontrollieren Sie die IBAN beim Eintragen.
• BIC und Bank ermittelt heinzelhaus nicht aus der IBAN. Tragen Sie sie selbst ein, wenn Sie sie brauchen.

In Vorbereitung und noch nicht möglich

• SEPA-Dateien für Lastschrift und Überweisung sind in Vorbereitung. Heute hinterlegen Sie Mandat und IBAN, heinzelhaus erzeugt daraus aber noch keine Datei zum Einreichen bei der Bank. Mandatstyp, Sequenz und Gläubiger-Identifikationsnummer kennt heinzelhaus noch nicht.
• Eine direkte Bankanbindung ist ebenfalls in Vorbereitung. Kontoauszüge laden Sie als Datei (Kontoauszüge).
• Je Kontakt nur eine Anschrift: Eine abweichende Zustell- oder Rechnungsanschrift gibt es nicht. Auch Ansprechpartner bei Firmen lassen sich nicht erfassen.
• Geburtsdatum und Land stehen noch nicht im Formular.
• Briefanrede und Anschriftzusatz (zum Beispiel „c/o“) gibt es nur für Kontakte, die aus PowerHaus übernommen wurden. Sie lassen sich im Formular nicht ändern.
• Dubletten zusammenführen kann heinzelhaus nicht. Legen Sie jede Person nur einmal an.
• Im Kontakt sehen Sie noch nicht, in welchen Verträgen, Einheiten oder offenen Posten die Person vorkommt. Auch eine Kennzeichnung als Eigentümer, Mieter oder Handwerker gibt es nicht.
• Ob ein Kontakt per E-Mail erreichbar sein will, lässt sich noch nicht festhalten.

Nach einer Datenübernahme

• Aus Karthago kommen Personen mit Anschrift, Bankverbindungen und SEPA-Mandate. Widerrufene oder gelöschte Mandate übernimmt heinzelhaus nicht.
• Aus PowerHaus kommen Personen mit Anschrift und Briefanrede sowie IBANs. SEPA-Mandate und BIC kommen nicht mit; tragen Sie sie bei Bedarf nach.

Mehr dazu unter Übernahme aus Karthago und Übernahme aus PowerHaus.

Häufige Fehler

• „Ungültige IBAN“. Die Angabe passt nicht zur Form einer IBAN: zwei Buchstaben, zwei Ziffern, dann 10 bis 30 Buchstaben oder Ziffern. Leerzeichen sind erlaubt.
• „Nachname (natürliche Person) bzw. Firma (juristische Person) fehlt.“ Bei einer Person fehlt der Nachname, bei einer Firma der Firmenname.
• Der Mieter fehlt in der Auswahl beim Mietvertrag. Legen Sie den Kontakt zuerst an.
• „Neuer Kontakt“ und „Bearbeiten“ führen zu nichts. Ihnen fehlt das Recht „Kontakte und Bankverbindungen ändern“. Wenden Sie sich an einen Administrator (Benutzer, Rollen und Rechte).