Zahlungseingang

Im Zahlungseingang lesen Sie Kontoauszüge aus dem Onlinebanking ein. heinzelhaus schlägt vor, welche Zahlung zu welchem offenen Posten gehört, und nennt eine Begründung. Sie prüfen und bestätigen. Automatisch bucht hier nichts.

Alle Schritte brauchen das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“ (Rollen „Administrator“ und „Buchhaltung“). Die Seite finden Sie unter Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Zahlungseingang“. Ihr Untertitel lautet: „Kontoauszüge einlesen und Zahlungen den offenen Posten zuordnen.“

Einen Kontoauszug einlesen

Damit die Zahlungen Ihres Bankkontos in heinzelhaus vorliegen und zugeordnet werden können.

Sie brauchen: eine Kontoauszug-Datei im Format CAMT.053 (XML) oder MT940 (STA oder TXT). Wie Sie sie im Onlinebanking bekommen, steht unter Kontoauszüge. Damit Vorschläge entstehen können, müssen offene Posten vorliegen, siehe Monatliche Sollstellung.

1. Ziehen Sie die Datei auf die Fläche „Kontoauszug hierher ziehen oder klicken“. Oder klicken Sie auf die Fläche und wählen die Datei aus. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich.
2. Warten Sie, bis „Auszug wird ausgewertet …“ verschwindet. Dann sehen Sie „… Umsätze eingelesen.“. Klappt eine Datei nicht, steht „Nicht eingelesen“ mit dem Grund je Datei.
3. Unter der Fläche steht „Zuletzt eingelesen: … (… – …)“ und die Zahl der Auszüge insgesamt.
4. In der Tabelle sehen Sie die Umsätze mit den Spalten „Datum“, „Zahler / Empfänger“ (mit IBAN), „Verwendungszweck“, „Betrag“, „Rest“, „Vorschlag“ und „Status“. Der Status ist „Offen“, „Zugeordnet“ oder „Verworfen“. Suchen können Sie nach Name, IBAN und Verwendungszweck.
5. Oben zeigen drei Kacheln den Stand: „Offene Umsätze“, „Noch zuzuordnen“ und „Sicherer Vorschlag“.

Achtung

Laden Sie jeden Zeitraum nur einmal hoch. heinzelhaus erkennt eine Datei, die es schon kennt („Dieser Auszug wurde bereits eingelesen“), aber nicht einzelne Umsätze. Überlappen sich zwei verschiedene Dateien, zum Beispiel ein Monatsauszug und ein Quartalsauszug, erscheinen die Umsätze der Überlappung doppelt. Das gilt auch für denselben Zeitraum in zwei Formaten.

Eine Zahlung zuordnen

Damit eine eingegangene Zahlung den passenden offenen Posten ausgleicht.

1. Klicken Sie einen Umsatz in der Tabelle an. Rechts öffnet sich der Bereich „Umsatz“. Oben stehen Betrag, Datum und Dateiname, darunter „Zahler / Empfänger“, „IBAN“ und „Verwendungszweck“, bei Bedarf „Referenz“ und „Buchungstext“.
2. Lesen Sie den Abschnitt „Vorschläge“. Jeder Vorschlag nennt den Schuldner, die OP-Nummer, die Bezeichnung und den offenen Betrag. Dazu kommen eine Prozentzahl und eine Begründung. Die Begründung sagt, warum heinzelhaus den Posten vorschlägt.
3. Achten Sie auf den Hinweis zum Rest. Ist die Zahlung höher als die Forderung, steht dort „… bleiben nach der Zuordnung übrig.“ Ist sie niedriger, steht dort „Es bleiben … der Forderung offen.“
4. Klicken Sie auf „Zuordnung bestätigen“. Sie sehen „Zahlung zugeordnet.“ und meist den Zusatz „… Journalbuchung(en) auf das Geldkonto erzeugt.“

Was beim Bestätigen passiert

• Der offene Posten wird ausgeglichen, bei einer Teilzahlung nur zum Teil. Als Datum gilt die Valuta des Umsatzes, sonst das Buchungsdatum.
• Betrifft die Zahlung mehrere Posten, wird der älteste zuerst bedient (§ 366 Abs. 2 BGB).
• Im Journal entsteht die Buchung „Geldkonto an Erlöskonto“ mit dem Text „Zahlungseingang …“. Das passiert nur, wenn der Posten ein Sachkonto hat und das Objekt genau ein aktives Geldkonto. Sonst bucht heinzelhaus nicht, sondern meldet es: „Keine Journalbuchung: Dafür braucht der Posten ein Sachkonto und das Objekt genau ein Geldkonto.“
• heinzelhaus hält fest, wer bestätigt hat, mit welcher Sicherheit und mit welcher Begründung.
• Bleibt ein Rest der Zahlung übrig, bleibt der Umsatz offen. In der Spalte „Rest“ und im Bereich „Umsatz“ sehen Sie, wie viel noch nicht zugeordnet ist: „Noch … nicht zugeordnet.“

Gut zu wissen

• Eine bestätigte Zuordnung lässt sich in diesem Bereich nicht rückgängig machen. Die Journalbuchung können Sie stornieren, siehe Buchen, Splitbuchung und Storno. Der offene Posten bleibt dann aber ausgeglichen. Prüfen Sie deshalb vor dem Bestätigen.
• Vorschläge berücksichtigen nur die offenen Posten des jüngsten Wirtschaftsjahres. Sind für ein neueres Jahr schon Posten gestellt, lassen sich Zahlungen für unbezahlte Posten des Vorjahres hier nicht mehr zuordnen. Mehr dazu unter Offene Posten und Rückstände.
• Die Liste zeigt die letzten 2.000 Umsätze. Eine Datei darf höchstens 10 MB groß sein.

Wie sicher ist ein Vorschlag?

heinzelhaus vergleicht den Verwendungszweck mit Rechnungs- und OP-Nummern, die IBAN des Zahlers mit den Bankverbindungen der Mieter, den Namen und den Betrag. Aus den Treffern entsteht die Prozentzahl.

Anzeige	Bedeutung
„sicher“	ab 80 %
„wahrscheinlich“	ab 50 %
„unsicher“	darunter. Vorschläge unter 20 % zeigt heinzelhaus gar nicht.

Typische Begründungen sind „IBAN des Zahlers ist beim Schuldner hinterlegt“, „Betrag stimmt exakt“, „Name des Zahlers stimmt überein“ und „Summe von … offenen Posten desselben Schuldners stimmt exakt“.

Gut zu wissen

Hinterlegen Sie die IBAN Ihrer Mieter an den Kontakten. Das macht die Vorschläge deutlich sicherer. Wie das geht, steht unter Kontakte, Bankverbindungen und SEPA-Mandate.

Mehrere sichere Vorschläge auf einmal übernehmen

Damit Sie viele eindeutige Zahlungen nicht einzeln öffnen müssen.

Gibt es sichere Vorschläge, erscheint über der Upload-Fläche der Kasten „Sichere Vorschläge (…)“.

1. Klicken Sie auf „Durchsehen“. Alle sicheren Vorschläge erscheinen vorausgewählt, jeweils mit Name, Posten, Prozentzahl und Betrag.
2. Nehmen Sie bei allem, was nicht passt, das Häkchen heraus.
3. Klicken Sie auf „… übernehmen“. Sie sehen „… Zahlung(en) zugeordnet · … Journalbuchung(en) erzeugt“, gegebenenfalls mit dem Zusatz „… fehlgeschlagen: …“.

„Sicher“ heißt hier: mindestens 80 % und die Zahlung deckt den Posten genau. Teil- und Überzahlungen gehören nicht dazu. Der Kasten sagt es selbst: „Vorschläge übernehmen ist Handarbeit mit Rückenwind: markieren, prüfen, gesammelt übernehmen — automatisch bucht hier nichts.“

Eine Zahlung verwerfen

Damit ein Eingang, der keine Forderung betrifft, nicht länger als offen in der Liste steht. Beispiele sind eine Fehlüberweisung oder eine Umbuchung.

1. Klicken Sie den Umsatz an und dann auf „Betrifft keine Forderung“.
2. Schreiben Sie den Grund in das Feld „Warum betrifft dieser Umsatz keine Forderung?“. Er ist Pflicht.
3. Klicken Sie auf „Verwerfen“. Sie sehen „Umsatz verworfen.“

Zurückholen: Öffnen Sie den verworfenen Umsatz („Verworfen: …“) und klicken Sie auf „Wieder aufnehmen“.

Verwerfen geht nur, solange dem Umsatz noch nichts zugeordnet ist. Sonst erscheint: „Zu diesem Umsatz wurden bereits Zahlungen verbucht. Er kann nicht mehr verworfen werden.“ Verwerfen erzeugt keine Buchung.

Eine Belastung als Ausgabe buchen

Damit eine Abbuchung von Ihrem Konto, etwa die Lastschrift eines Versorgers, als Kosten im Journal steht.

1. Klicken Sie den Umsatz mit negativem Betrag an. Im Bereich „Umsatz“ erscheint der Abschnitt „Als Ausgabe buchen“. Er sagt: „Soll das gewählte Kostenkonto, Haben das Geldkonto des Objekts.“
2. Wählen Sie das Objekt („Objekt wählen …“).
3. Wählen Sie das Kostenkonto („Kostenkonto wählen …“).
4. Klicken Sie auf „Ausgabe buchen“. Sie sehen „Ausgabe gebucht.“ Der Buchungstext lautet „Ausgabe …“ mit dem Namen des Empfängers.

Das Geldkonto bestimmt heinzelhaus selbst. Das Objekt braucht dafür genau ein aktives Geldkonto. Sonst erscheint „Das Objekt hat kein aktives Geldkonto. Bitte zuerst unter Objekt → Konten ein Geldkonto anlegen oder reaktivieren.“ oder „Das Objekt hat … aktive Geldkonten — die Bank-Seite wäre geraten. …“. Geraten wird nie.

Gut zu wissen

• Nur Belastungen lassen sich so buchen. Eingänge gleichen offene Posten aus.
• Eine Belastung lässt sich nicht auf mehrere Kostenkonten aufteilen und trägt keine Steuer. Brauchen Sie das, buchen Sie von Hand als Splitbuchung. Der Umsatz bleibt dann in der Liste offen.
• Der Knopf „KI“ neben dem Kostenkonto schlägt ein Konto vor, wenn ein Administrator die optionale Anbindung an einen externen KI-Dienst (Priki) eingerichtet hat. Dabei gehen Name des Empfängers und Verwendungszweck des Umsatzes an diesen Dienst. Nutzen Sie ihn nur, wenn das für Ihre Verwaltung datenschutzrechtlich geklärt ist.

Wenn nichts passt

Situation	So gehen Sie vor
„Kein Vorschlag. Weder Verwendungszweck noch IBAN, Name oder Betrag führen zu einem offenen Posten.“	Prüfen Sie, ob der Sollstellungslauf für den Monat gelaufen ist und der offene Posten existiert. Hinterlegen Sie die IBAN des Zahlers am Kontakt. Betrifft die Zahlung keine Forderung, verwerfen Sie sie.
Teilzahlung	Bestätigen Sie die Zuordnung. Der Rest der Forderung bleibt offen und erscheint im Mahnwesen, sobald er überfällig ist.
Überzahlung	Bestätigen Sie die Zuordnung. Der Rest bleibt am Umsatz sichtbar. Eine eigene Behandlung als Guthaben oder Erstattung gibt es noch nicht.
Zahlung ohne passenden offenen Posten, etwa eine Kaution	Als Behelf buchen Sie die Zahlung von Hand (Geldkonto an das passende Konto) und verwerfen den Umsatz mit dem Grund, zum Beispiel „von Hand gebucht“. Eine manuelle Zuordnung zu einem frei gewählten Posten gibt es noch nicht.

Häufige Fehler

Meldung	Ursache	Lösung
„Kein erkennbarer Kontoauszug. Bitte laden Sie eine CAMT.053-Datei (XML) oder einen MT940-Auszug (STA/TXT) aus Ihrem Onlinebanking.“	Die Datei hat ein anderes Format, zum Beispiel CSV oder PDF.	Laden Sie den Auszug im Onlinebanking in einem der beiden Formate herunter.
„Die Datei ist leer.“ oder „Die Datei enthält keine Umsätze.“	Der Auszug enthält keine gebuchten Umsätze.	Prüfen Sie den Zeitraum im Onlinebanking.
„Dieser Auszug wurde bereits eingelesen (als „…“).“	Dieselbe Datei wurde schon geladen.	Nichts. Die Umsätze stehen schon da.
„Die gewählten Posten sind bereits ausgeglichen.“	Ein anderer Mitarbeiter hat die Posten inzwischen ausgeglichen.	Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie den Umsatz.
„Dieser Umsatz ist bereits vollständig zugeordnet.“	Die Zahlung ist schon verteilt.	Nichts.

Noch nicht möglich

• Eine manuelle Zuordnung zu einem frei gewählten offenen Posten gibt es nicht. Sie können einen Vorschlag nur bestätigen oder die Zahlung verwerfen.
• Überzahlungen haben noch keine eigene Behandlung, etwa als Guthaben oder Erstattung.
• Eine bestätigte Zuordnung lässt sich in diesem Bereich nicht rückgängig machen.
• Eine Belastung, die keine Ausgabe ist, lässt sich nicht verwerfen.
• Die IBAN des eigenen Kontos im Auszug wird nicht ausgewertet, um ein Objekt zu bestimmen.
• Die direkte Bankanbindung ist in Vorbereitung. Bis dahin lesen Sie Dateien ein.