Funktionsüberblick

Diese Übersicht zeigt, was heinzelhaus ab Version 1.0 kann (Stand: Oktober 2026). Sie folgt der Seitenleiste der Software und kennt drei Stufen: verfügbar ist, was Sie heute nutzen können. In Vorbereitung ist, was geplant ist, aber noch nicht als Funktion bereitsteht. Noch nicht möglich nennt Lücken, damit Sie bei der Planung nicht von etwas ausgehen, das es nicht gibt.

Verfügbar

Bestand

Objekte, Gebäude und Einheiten. Objekte als WEG, Mietobjekt oder SE-Verwaltung, bei Bedarf in Gebäude gegliedert. Einheiten (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Garage, Keller) mit Fläche, Heizfläche, Zimmerzahl und Miteigentumsanteil (MEA). Je Einheit sehen Sie zum heutigen Tag Eigentümer und Mieter oder „Leerstand“. Einheiten und Objekte mit Verträgen, Eigentum, Buchungen oder gerechneten Abrechnungen lassen sich nicht löschen; der Löschdialog nennt vorher, was daran hängt. Mehr dazu: Objekte, Gebäude und Einheiten.
Kontakte und Bankverbindungen. Personen und Firmen mit Anschrift, E-Mail und Telefon; IBAN und SEPA-Mandat (Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum) je Bankverbindung. Mehr dazu: Kontakte, Bankverbindungen, SEPA.
Mietverträge. Mehrere Mieter je Vertrag, Mietart Standard, Staffelmiete oder Indexmiete. Ein Mieterwechsel ist ein neuer Vertrag, der bisherige bleibt mit seiner Historie erhalten. Mietanpassungen halten Staffel, Index und Erhöhung nach § 558 BGB fest, mit Prüfhinweis zu Kappungsgrenze und Fristen. Je Vertrag legen Sie fest, was die Sollstellung in Rechnung stellt. Eine Erhöhung erfassen Sie als neuen Stand mit „Gültig ab“; der Monatslauf stellt je Konto nur den Stand, der im Monat gilt. Mehr dazu: Mietverträge und Sollstellung.
Umlageschlüssel. Maßstäbe für die Kostenverteilung: MEA, Wohnfläche, je Einheit gleich, Personenzahl, Verbrauch oder individuell. Die Werte gelten ab einem Datum, sodass frühere Zeiträume mit dem damals gültigen Wert rechnen. Mehr dazu: Umlageschlüssel.
Konten eines Objekts. Sachkonten je Objekt anlegen, mit Saldo und Kontenblatt ansehen und deaktivieren, ohne ihre Geschichte zu verlieren. Mehr dazu: Konten eines Objekts.
Erhaltungsrücklage (WEG). Zuführungen, Entnahmen und Zinsen führen; sie sind die Grundlage des Vermögensberichts. Mehr dazu: Erhaltungsrücklage.
Akte. Fotos und PDFs zu einem Objekt ablegen und in Ordnern ordnen, etwa Schadensfotos oder Übergabeprotokolle. Mehr dazu: Akte und Dokumente.

Zahlungsverkehr

Buchhaltung. Journal, Sachkonten mit Saldenliste, Kontenblatt (auch als PDF) und offene Posten. Buchungen erfassen, auch als Splitbuchung und mit Steuer (Umsatzsteuer im Haben, Vorsteuer im Soll, im Buchungsdialog umstellbar). Korrekturen laufen über den Storno statt über Löschen (GoBD). Beim Buchen schlägt heinzelhaus Konten aus Ihrer eigenen Buchungshistorie vor. Mehr dazu: Buchhaltung im Überblick, Buchen, Splitbuchung und Storno und Kontenblatt und Saldenliste.
Monatliche Sollstellung. Mit einem Lauf im Monat entstehen aus den Mietverträgen die offenen Posten; vorher zeigt eine Vorschau, was gestellt wird. Ein zweiter Lauf für denselben Monat stellt nichts noch einmal. Forderungen auf deaktivierte Konten werden nicht gestellt; die Vorschau warnt davor. Mehr dazu: Monatliche Sollstellung.
Zahlungseingang. Kontoauszüge als CAMT.053 oder MT940 einlesen. heinzelhaus schlägt mit Begründung vor, zu welchem offenen Posten eine Zahlung gehört. Gebucht wird erst nach Ihrer Bestätigung. Mehr dazu: Zahlungseingang.
Offene Posten und Rückstände. Offene Forderungen je Wirtschaftsjahr. Auf der Startseite warnt eine Karte vor erheblichem Zahlungsrückstand, auf Wunsch auch per E-Mail. Mehr dazu: Offene Posten und Rückstände.
Mahnwesen. Drei Mahnstufen (Zahlungserinnerung, Mahnung, Letzte Mahnung), Verzugszinsen nach §§ 286, 288 BGB, Mahnkosten und Verjährung. Mahnschreiben als PDF, Versand per E-Mail. Mehr dazu: Mahnwesen.
Rechnungseingang. Eingangsrechnungen und Stundennachweise (PDF, JPG, PNG oder XRechnung) sammeln, prüfen und nach dem Vier-Augen-Prinzip freigeben. Erfassen und Freigeben sind getrennte Rechte; die Freigabe hat standardmäßig nur der Administrator. Mehr dazu: Rechnungseingang.

Abrechnung und WEG

Betriebs- und Heizkostenabrechnung. Nach BetrKV und HeizkostenV: Kosten aus der Buchhaltung übernehmen, Verbrauchswerte eintragen, Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch und Fläche verteilen. Zeiten ohne Mieter trägt der Eigentümer. Das Ergebnis liegt als PDF vor, je Mieter eine eigene Abrechnung. Mit „Versenden“ erhält jede Person per E-Mail nur ihre eigene; das PDF mit allen Einheiten ist für den internen Druck da und lässt sich nicht versenden. Eine festgestellte Abrechnung ist gegen Änderungen gesperrt; für Korrekturen gibt es „Feststellung aufheben“. Mehr dazu: Betriebs- und Heizkostenabrechnung.
Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG). Geplante Ausgaben und Rücklagenzuführung auf die Einheiten verteilen, Hausgeld je Einheit berechnen und den Beschluss der Versammlung festhalten. Mehr dazu: Wirtschaftsplan.
Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG). Kosten aus der Buchhaltung übernehmen, die Abrechnungsspitze je Einheit berechnen, einen „Hinweis für den Druck“ ergänzen, als PDF ausgeben und den Beschluss festhalten. Auch hier erhält beim Versenden jede Person nur ihre eigene Einzelabrechnung. Ein falsch erfasster Beschluss lässt sich mit „Beschluss zurücksetzen“ zurücknehmen. Angelegt wird die Jahresabrechnung nur unter „Jahresabrechnungen“. Mehr dazu: Jahresabrechnung.
Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Stand der Erhaltungsrücklage und übriges Gemeinschaftsvermögen zum Ende des Wirtschaftsjahres. Mehr dazu: Vermögensbericht.
Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Beschlüsse, Umlaufbeschlüsse und Urteilsformeln im Wortlaut, fortlaufend nummeriert, mit Anfechtungsfrist und Kennzeichnung; die Sammlung gibt es als PDF. Mehr dazu: Beschluss-Sammlung.

Vorgänge

Aufträge und Handwerkerportal. Aufträge an Handwerker und Hausmeister mit Status und Protokoll. Ein Betrieb sieht über Link und PIN genau einen Auftrag, meldet den Fortschritt und lädt Rechnungen hoch. Aufträge einsehen, verwalten und Portalzugänge erteilen sind drei getrennte Rechte. Mehr dazu: Aufträge und Handwerkerportal.
Fristen und Wiedervorlagen. Termine mit Erinnerung per Benachrichtigung und E-Mail. Mehr dazu: Fristen und Wiedervorlagen.
Briefe und Serienbriefe. Ein Assistent in drei Schritten (Empfänger, Text, Erzeugen) schreibt an Mieter, Eigentümer oder gewählte Kontakte. Platzhalter, Vorlagen und Vorschau gehören dazu. Jeder Empfänger bekommt ein eigenes PDF; zum Drucken gibt es ein Sammel-PDF und eine Versandliste. Ein Einzelschreiben ist ein Brief an einen einzigen Kontakt. Mehr dazu: Briefe und Serienbriefe.
Briefkopf. Briefkopf aus Logo, Absenderzeile, Infoblock und Fußzeile zusammenstellen oder den vorhandenen Briefbogen als Hintergrund nutzen. Er gilt für alle erzeugten PDFs. Mehr dazu: Briefkopf.
Dokumente. Archiv aller erzeugten Schreiben mit Fassung, Prüfsumme und Versandnachweis. Mehr dazu: Akte und Dokumente.

Zusammenarbeit und Auswertung

Startseite („Dashboard“). Posteingang mit dem, was auf Sie wartet, die Kolleginnen und Kollegen, die gerade online sind, und Kennzahlen zum Bestand. Mehr dazu: Die Oberfläche.
Benachrichtigungen und Chat. Meldungen in der Glocke und als Kurzmeldung, dazu ein Chat für das Team mit Gruppen und gezielter Erwähnung per @Name. Mehr dazu: Benachrichtigungen und Chat.
Statistiken. Erträge, Aufwendungen, offene Forderungen und Leerstand je Jahr, mit Diagrammen und einer Karte des Bestands. Mehr dazu: Statistiken.

Verwaltung der Installation

Benutzer, Rollen und Rechte. Einladung per E-Mail, fünf Rollen, Einzelrechte, Sperren statt Löschen. Mehr dazu: Benutzer, Rollen und Rechte.
Anmeldesicherheit. Passwörter mit mindestens 12 Zeichen, Sperre nach Fehlversuchen, Passkey und Zwei-Faktor-Anmeldung. Für Einstellungen, Benutzer, Sicherungen und Updates ist eine starke Anmeldung Pflicht. Mehr dazu: Anmeldesicherheit und Ihr Profil und Ihre Sicherheit.
Datensicherung. Vollständige und inkrementelle Sicherung, nach Zeitplan oder von Hand, eine Handsicherung auf Wunsch mit Passwort verschlüsselt (scrypt und AES-256-GCM). Mehr dazu: Datensicherung und Wiederherstellung.
Updates. Ein-Klick-Update mit Vorabprüfung in den Einstellungen. Mehr dazu: Updates.
E-Mail-Versand. Über einen Mailserver (SMTP) oder über Microsoft 365. Mehr dazu: Mailversand.
Erscheinungsbild und Impressum. Eigenes Logo, eigener Name und eigene Farbe der Verwaltung; Impressum der Installation. Mehr dazu: Erscheinungsbild.
Als App installierbar. heinzelhaus lässt sich als Web-App auf Handy, Tablet und Computer installieren und öffnet sich dann in einem eigenen Fenster. Name und Beschreibung folgen Ihrem Erscheinungsbild. Mehr dazu: Die Oberfläche.

Datenübernahme und Schnittstellen

Datenübernahme aus Karthago und aus PowerHaus. Beide Übernahmen tragen den Stand „erprobt“. Das heißt: Der Ablauf wurde gegen echte Datenbestände durchgespielt, und ein zweiter Lauf erzeugt keine Dubletten. „Erprobt“ heißt nicht „vollständig“: Auf der Kachel jeder Herkunft unter Seitenleiste → Verwaltung → „Datenübernahme“ stehen „Übernimmt“ und „Übernimmt noch nicht“, und die Kapitel zur jeweiligen Herkunft nennen die Einzelheiten. Prüfen Sie nach jeder Übernahme Anzahl und Summen auch selbst. Bei Karthago wird die Übernahme der Buchungen derzeit überarbeitet: Stimmen Sie den Stand vorab mit IT Systeme Flores ab und betrachten Sie übernommene Buchungen und Summen bis dahin nicht als geprüft (siehe Übernahme aus Karthago). Hochgeladen wird die Datensicherung Ihres bisherigen Programms, entpackt; gepackte Dateien (.zip, .7z, .gz) weist heinzelhaus ab. Aus PowerHaus übernehmen Sie die im Programm erzeugte Datensicherung, nicht die Datenbankdatei selbst. Mehr dazu: Datenübernahme und Prüfung nach der Übernahme.
DATEV-Export. Buchungen als EXTF-Buchungsstapel für den Steuerberater. Mehr dazu: DATEV-Export.
Kontoauszüge einlesen. Die Formate CAMT.053 (XML) und MT940 aus dem Onlinebanking. Mehr dazu: Kontoauszüge.

In Vorbereitung

Diese Funktionen sind geplant. Bis dahin gilt der Weg, der jeweils dabeisteht.

Direkte Bankanbindung. Heute laden Sie Kontoauszüge als Datei hoch (Zahlungseingang).
Messdienstleister-Anbindung (Verbrauchsdaten). Heute tragen Sie die Verbrauchswerte je Einheit von Hand ein (Betriebs- und Heizkostenabrechnung).
SEPA-Dateien für Lastschrift und Überweisung. Heute pflegen Sie IBAN und Mandatsdaten am Kontakt (Kontakte, Bankverbindungen, SEPA). Eine Datei für die Bank erzeugt heinzelhaus noch nicht.
Übergabe an Lexware Office. Freigegebene Eingangsrechnungen als Beleg an Lexware Office übergeben. Der Knopf „An Lexware“ im Rechnungseingang arbeitet mit den Angaben unter Einstellungen → „Integrationen“. Die Anbindung ist aber noch an keinem echten Lexware-Zugang abgenommen und gilt deshalb als in Vorbereitung (Lexware Office).

Noch nicht möglich

Diese Dinge kann heinzelhaus derzeit nicht. Die Liste ist nicht vollständig; in den Kapiteln stehen die Grenzen der jeweiligen Funktion unter „Gut zu wissen“ oder „Achtung“.

WEG

Eigentümer erfassen und wechseln. Eigentümer zeigt heinzelhaus an, die Oberfläche bietet aber keine Eingabe. Eigentumsverhältnisse entstehen heute durch die Übernahme aus PowerHaus; die Übernahme aus Karthago bringt keine Eigentümer mit.
Eigentümerversammlung. Einladung, Tagesordnung, Vollmachten, Teilnehmerliste und Niederschrift gibt es nicht. Ergebnisse tragen Sie nachträglich ein, als Beschluss zu Wirtschaftsplan oder Jahresabrechnung und in die Beschluss-Sammlung.
Hausgeld stellen, zuordnen und mahnen. Der Wirtschaftsplan berechnet das Hausgeld, der Monatslauf der Sollstellung stellt aber nur Mietverträge. Sonderumlagen gibt es ebenfalls nicht.
Wirtschaftsplan als PDF. Den Plan gibt es nur am Bildschirm; PDF und Versand fehlen.

Geld und Abrechnung

Nachzahlungen und Guthaben aus Abrechnungen buchen. Das Ergebnis einer Abrechnung wird nicht automatisch zum offenen Posten und deshalb auch nicht gemahnt.
Eingangsrechnungen verbuchen und bezahlen. Die Freigabe erzeugt weder eine Buchung noch eine Überweisung.
Zähler verwalten. Es gibt keine Zählerverwaltung und keine Zwischenablesung beim Mieterwechsel; die Verbrauchswerte gelten je Einheit.
Jahresabschluss und Festschreibung. Buchungen sind unveränderlich, aber ein Jahr lässt sich nicht abschließen oder sperren.

Mieter und Verträge

Mietverträge nachträglich ändern oder löschen. Ein angelegter Vertrag lässt sich nur beenden und mit Mietanpassungen fortschreiben.
Kaution verwalten. Betrag und Art stehen am Vertrag; eine Kautionsverwaltung mit Verzinsung und Abrechnung fehlt.
Mieterhöhung berechnen. Ein Erhöhungsschreiben und die Berechnung der Indexmiete gibt es nicht; Letztere ermitteln Sie selbst.

Schreiben und Auswertung

Serienbriefe per E-Mail an alle Empfänger senden. Ein Brief lässt sich einzeln per E-Mail versenden; für den Massenversand gibt es das Sammel-PDF zum Drucken.
Mehrere Briefköpfe. Es gibt einen Briefkopf je Installation.
Listen und Statistiken exportieren. Die Listen bieten keinen Export, die Statistiken sind nur firmenweit und ohne Objektfilter. Ausnahme ist die Versandliste der Serienbriefe als CSV-Datei.
Übergreifende Suche. Gesucht wird in der jeweiligen Liste; eine Suche über alle Bereiche gibt es nicht.

Anmeldung und Betrieb

Passwort zurücksetzen. Eine Funktion „Passwort vergessen“ gibt es nicht, und auch ein Administrator kann das Passwort einer Kollegin nicht neu vergeben. Mehr dazu: Anmelden.
Anmeldeadresse ändern. Die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden, lässt sich in heinzelhaus nicht ändern, weder von Ihnen noch von einem Administrator. Mehr dazu: Ihr Profil und Ihre Sicherheit.
Zugang für Mieter und Eigentümer. Ein Portal gibt es nur für Handwerker.
Weitere Altprogramme und Dateiimport. Übernommen werden derzeit Karthago und PowerHaus. Ein allgemeiner Import aus CSV oder Excel fehlt.
Sicherung im laufenden Betrieb zurückspielen. Eine Sicherung spielen Sie bei der Ersteinrichtung ein oder von Hand durch Ihre IT-Betreuung zurück. Mehr dazu: Datensicherung und Wiederherstellung.

heinzelhaus ist ein Produkt und eine Marke der IT Systeme Flores UG (haftungsbeschränkt), Bergisch Gladbach.