Umlageschlüssel

Ein Umlageschlüssel legt fest, nach welchem Maßstab Kosten auf die Einheiten eines Objekts verteilt werden: nach Wohnfläche, nach Miteigentumsanteilen, nach Personenzahl und so weiter. Ohne Schlüssel kann heinzelhaus keine Betriebskostenabrechnung und keine WEG-Abrechnung rechnen.

Der Schlüssel gehört zum Objekt. Welche Kosten nach welchem Schlüssel verteilt werden, bestimmen Sie am Kostenkonto: Dort wählen Sie bei „Umlagefähig (Betriebskosten)“ den Schlüssel aus (Konten eines Objekts).

Die sechs Maßstäbe

Maßstab	Verteilt nach	Woher die Zahlen kommen
„Miteigentumsanteile (MEA)“	Anteilen am Gemeinschaftseigentum	aus den Einheiten (Feld „Miteigentumsanteil (MEA)“)
„Wohnfläche“ (Vorgabe)	Quadratmetern	aus den Einheiten (Feld „Wohnfläche (m²)“)
„Je Einheit gleich“	gleichen Teilen	automatisch
„Personenzahl“	Köpfen	Sie pflegen den Wert je Einheit
„Verbrauch“	gemessenem Verbrauch	aus der Abrechnung
„Individuell“	einer Zahl, die Sie selbst festlegen	Sie pflegen den Wert je Einheit

Wozu „Individuell“?

Mit „Individuell“ bilden Sie jeden Maßstab nach, den die anderen nicht kennen. Ein Beispiel ist ein Aufzug, den nur ein Haus nutzt: Sie tragen für die Einheiten dieses Hauses eine Zahl ein, für die übrigen nichts.

Einen Schlüssel anlegen

Damit Sie Kosten nach einem eigenen Maßstab verteilen können.

Das brauchen Sie: das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“. Es haben Administratoren und die Rolle „Sachbearbeitung“. Die Rolle „Buchhaltung“ darf Schlüssel ansehen, aber nicht anlegen. Der Knopf „Neuer Schlüssel“ erscheint trotzdem. Ohne das Recht lässt sich der Schlüssel nicht speichern.

1. Öffnen Sie das Objekt (Seitenleiste → „Bestand“ → „Objekte“ → Objekt anklicken) und wählen Sie den Reiter „Umlage“.
2. Klicken Sie auf „Neuer Schlüssel“. Es öffnet sich der Dialog „Neuer Umlageschlüssel“.
3. Tragen Sie die „Bezeichnung“ ein, zum Beispiel „Wohnfläche, Personen“.
4. Wählen Sie den „Maßstab“. Unter der Auswahl steht, woher die Werte kommen.
5. Klicken Sie auf „Anlegen“. heinzelhaus meldet „Umlageschlüssel angelegt.“

Der Maßstab lässt sich nicht mehr ändern

„Der Maßstab ist nach dem Anlegen nicht mehr änderbar — er bestimmt, wie gerechnet wird.“ Haben Sie den falschen gewählt, legen Sie einen neuen Schlüssel an und stellen die Konten darauf um. Umbenennen lässt sich ein Schlüssel in der Oberfläche noch nicht.

Im Reiter „Umlage“ steht jeder Schlüssel mit seiner Bezeichnung, dem Maßstab und der Herkunft der Werte, zum Beispiel „Wohnfläche · aus den Einheiten“. Rechts zeigt eine Marke, wie viele Konten den Schlüssel nutzen („3 Konto/Konten“).

Gibt es noch keinen Schlüssel, steht dort: „Noch keine Umlageschlüssel. Ohne sie kann keine Betriebskosten- oder WEG-Abrechnung rechnen.“

Werte je Einheit pflegen

Damit Schlüssel wie „Personenzahl“ für jede Einheit eine Zahl haben, die ab einem Datum gilt. Für „Miteigentumsanteile (MEA)“ und „Wohnfläche“ pflegen Sie keine Werte am Schlüssel, sondern an der Einheit (Objekte, Gebäude und Einheiten).

Das brauchen Sie: das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“.

1. Klicken Sie im Reiter „Umlage“ links vor dem Schlüssel auf den Pfeil („Werte von … anzeigen“). Er erscheint bei „Personenzahl“ und „Individuell“.
2. Es klappt eine Liste aller Einheiten auf. Jede Zeile nennt die Einheitsnummer, die Bezeichnung, den aktuellen Wert mit dem Datum („3 (ab 2026-01-01)“, oder „—“, wenn noch keiner gepflegt ist) und ein Eingabefeld „neu“.
3. Stellen Sie bei „Neue Werte gelten ab“ das Datum ein. Vorgabe ist heute.
4. Tragen Sie in den Zeilen, die sich ändern, den neuen Wert ein. Komma ist erlaubt. Negative Werte nimmt heinzelhaus nicht an.
5. Klicken Sie auf „n Wert(e) speichern“. heinzelhaus meldet „n Wert(e) gespeichert (gültig ab …).“

Im Kopf des Schlüssels steht, für wie viele Einheiten schon ein Wert gepflegt ist, zum Beispiel „12/16 Einheiten gepflegt“.

Gut zu wissen

• Die Historie bleibt. Ein neuer Wert ist ein neuer Zeitabschnitt. Nur ein Eintrag mit genau demselben Datum überschreibt den vorhandenen (praktisch für Tippfehler am selben Tag).
• Welcher Wert zählt? Die Betriebskostenabrechnung rechnet je Einheit mit dem Wert, der am Ende ihres Abrechnungszeitraums galt, also dem Wert mit dem spätesten „gilt ab“ bis zu diesem Tag. Wechselt die Personenzahl mitten im Jahr, gilt für die ganze Abrechnung der Wert vom Jahresende. Ein Wert, der erst nach dem Ende des Zeitraums beginnt, zählt für diese Abrechnung nicht.
• Speichern Sie viele Werte auf einmal und einer scheitert, steht danach „n Wert(e) konnten nicht gespeichert werden.“ Die übrigen sind gespeichert. Prüfen Sie die Liste.

Sonderfall: Schlüssel mit eigenen Werten für MEA, Wohnfläche oder „Je Einheit gleich“

Normalerweise nimmt heinzelhaus für diese drei Maßstäbe die Zahlen aus den Einheiten. Es gibt eine Ausnahme: Hat so ein Schlüssel eigene gepflegte Werte, gelten in allen Abrechnungen nur diese. Eine Einheit ohne Wert trägt dann nichts.

Das ist gewollt. Karthago legt zum Beispiel einen Schlüssel „Wohnfläche Hs 19“ an, der nur für die Einheiten von Haus 19 Werte hat. So fällt die Grundsteuer von Haus 19 nicht auf die Mieter von Haus 21. Solche Schlüssel kommen mit der Übernahme aus Karthago oder aus PowerHaus in Ihren Bestand.

Ein solcher Schlüssel trägt in der Liste den Hinweis „gepflegte Werte statt Stammdaten“ und lässt sich ebenfalls über den Pfeil aufklappen. Bei einem neu angelegten MEA- oder Wohnflächen-Schlüssel gibt es dagegen keinen Werte-Editor. Seine Werte kommen aus den Einheiten.

Die Marke „objektübergreifend“ kennzeichnet Schlüssel ohne Objektbezug. Sie gehören zum Musterkontenrahmen und entstehen nicht über diesen Dialog.

Einen Schlüssel löschen

1. Klicken Sie im Reiter „Umlage“ am Ende der Zeile auf den Mülleimer („Schlüssel löschen“).
2. heinzelhaus löscht den Schlüssel sofort und ohne Rückfrage. Es meldet „„…“ gelöscht.“

Achtung

Ein Schlüssel, der noch gebraucht wird, lässt sich nicht löschen: „Der Schlüssel wird von 3 Konto/Konten und 1 Wirtschaftsplan-Position(en) verwendet und kann nicht gelöscht werden.“ Stellen Sie die Konten und Positionen zuerst auf einen anderen Schlüssel um. Weil keine Rückfrage kommt, lesen Sie die Zeile, bevor Sie auf den Mülleimer klicken. heinzelhaus prüft nur Konten und Wirtschaftsplan-Positionen. Löschen Sie deshalb keinen Schlüssel, den eine Betriebskosten- oder Jahresabrechnung noch verwendet.

Was noch fehlt

• Umbenennen eines Schlüssels: noch nicht möglich.
• Ein Datum, bis zu dem ein Wert gilt, und eine Ansicht der Historie je Einheit gibt es noch nicht. Ein Wert gilt, bis ein neuer ab einem späteren Datum folgt.
• Werte aus dem Vorjahr übernehmen gibt es nicht. Sie tragen sie für das neue Jahr ein.
• Verbrauch: Der Schlüssel „Verbrauch“ rechnet zurzeit nur mit dem Heizungsverbrauch. Weitere Verbrauchsarten, etwa Kaltwasser oder Strom, als eigener Maßstab: noch nicht möglich. Behelfen können Sie sich mit einem Schlüssel „Individuell“, dessen Werte Sie selbst aus den Ablesungen eintragen.

Häufige Fehler

• Eine Einheit trägt in der Abrechnung nichts. Ihr fehlt der Wert für den Schlüssel: bei „Personenzahl“ oder „Individuell“ der gepflegte Wert, bei MEA oder Wohnfläche der Eintrag an der Einheit, bei einem Schlüssel mit „gepflegte Werte statt Stammdaten“ der gepflegte Wert.
• „Position … konnte nicht verteilt werden: Schlüssel … ergibt keine Anteile.“ Bei keiner Einheit steht ein Wert (oder alle stehen auf 0). Pflegen Sie die Werte.
• Der Schlüssel lässt sich nicht löschen. Er wird noch von Konten oder Wirtschaftsplan-Positionen benutzt.
• Die Kosten landen nicht beim Schlüssel. Der Schlüssel ist dem Kostenkonto nicht zugeordnet. Wählen Sie ihn im Konto bei „Umlageschlüssel“ aus. Ohne Schlüssel führt die Betriebskostenabrechnung das Konto als „nicht umlagefähig“.

Weiter

• Kosten tatsächlich verteilen: Betriebs- und Heizkostenabrechnung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung