Akte und Dokumente

heinzelhaus kennt zwei Ablagen. Sie sehen ähnlich aus, sind aber verschieden:

	Akte	Dokumente
Was liegt dort?	Dateien, die Sie hochladen: Schadensfotos, Zählerstände, Zustand vor und nach einer Sanierung, eingescannte Protokolle	Schreiben, die heinzelhaus erzeugt: Mahnungen, Abrechnungen, Briefe und so weiter
Wo?	im Objekt, Reiter „Akte (n)“	Seitenleiste → „Vorgänge“ → „Dokumente“
Löschen?	ja, mit Rückfrage	nein, gewollt
Ändern?	ja: Name, Beschreibung, Ordner	nein: Hat sich der Inhalt geändert, entsteht beim Erzeugen eine neue Fassung

Die Akte eines Objekts

Damit Sie Fotos und Unterlagen zu einem Haus an einer Stelle haben und später zeigen können, wie etwas vor und nach einem Schaden aussah.

Das brauchen Sie: zum Ansehen und Herunterladen das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten einsehen“, zum Hochladen, Ordnen, Bearbeiten und Löschen das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“ (Administratoren und Rolle „Sachbearbeitung“). Ohne das zweite Recht fehlen die Knöpfe zum Ändern.

Dateien hochladen

1. Öffnen Sie das Objekt (Seitenleiste → „Bestand“ → „Objekte“ → Objekt anklicken) und wählen Sie den Reiter „Akte (n)“. Die Zahl nennt, wie viele Dateien die Akte insgesamt enthält.
2. Klicken Sie auf „Hochladen“ und wählen Sie eine oder mehrere Dateien. Oder ziehen Sie die Dateien einfach in die Akte.
3. Ein Fortschrittsbalken zeigt jede Datei. Danach meldet heinzelhaus „Datei hinzugefügt.“ oder „n Dateien hinzugefügt.“

Hochgeladen wird in den Ordner, der gerade geöffnet ist.

Gut zu wissen

• Erlaubte Formate: JPG, PNG, WebP, GIF, HEIC/HEIF (die Fotos vom iPhone), AVIF und PDF. heinzelhaus erkennt das Format am Inhalt der Datei, nicht an der Endung. Alles andere weist es ab: „Nicht unterstütztes Format. Zulässig sind JPG, PNG, WebP, GIF, HEIC/HEIF, AVIF und PDF.“
• Höchstens 100 MB je Datei. Größere meldet heinzelhaus mit „Die Datei ist zu groß (maximal 100 MB).“
• Von HEIC-Fotos erzeugt heinzelhaus eine Vorschau im JPEG-Format. Das Original bleibt unverändert gespeichert. Geht es nicht, steht dort „Vorschau nicht erzeugbar — Original ist gespeichert“.
• PDFs haben keine Vorschau im Browser („Für dieses Format gibt es keine Vorschau im Browser.“). Der Knopf „Öffnen“ zeigt sie in einem neuen Tab.

Ordner anlegen

Damit die Akte übersichtlich bleibt, etwa nach Sanierung, Schadensfall oder Jahrgang.

1. Klicken Sie auf „Ordner“.
2. Tragen Sie den „Namen“ ein, zum Beispiel „Sanierung 2026“, und klicken Sie auf „Speichern“. heinzelhaus meldet „Ordner angelegt.“
3. Ordner in Ordnern sind möglich. Öffnen Sie einen Ordner und legen Sie darin den nächsten an. Die Pfadleiste oben („Akte › Sanierung 2026“) bringt Sie zurück.

Über „⋯“ am Ordner wählen Sie „Umbenennen“ oder „Löschen“. Ein leerer Ordner wird ohne Rückfrage gelöscht. Enthält er Dateien oder Unterordner, fragt heinzelhaus: „Ordner „…“ ist nicht leer“. Mit „Inhalt nach oben verschieben und löschen“ wandern die Dateien eine Ebene höher, dabei geht nichts verloren.

Zwei Ordner mit demselben Namen im selben Ordner gibt es nicht: „In diesem Ordner gibt es bereits einen Ordner mit diesem Namen.“

Dateien ansehen, ordnen und löschen

• Sortierung: Der Knopf „Neueste zuerst“ / „Älteste zuerst“ schaltet um.
• Großansicht: Klicken Sie ein Bild an. Mit „Zurück“ und „Weiter“ oder den Pfeiltasten blättern Sie durch den Ordner. Unten steht „n von m“.
• Herunterladen: „⋯“ an der Datei → „Herunterladen“.
• Bearbeiten: „⋯“ → „Bearbeiten“. Im Dialog „Datei bearbeiten“ ändern Sie „Dateiname“, „Beschreibung“, „Aufnahmedatum“ und „Ordner“ (auch „Akte (kein Ordner)“). Klicken Sie auf „Speichern“, heinzelhaus meldet „Gespeichert.“ So verschieben Sie eine Datei auch in einen anderen Ordner.
• Löschen: „⋯“ → „Löschen“. Die Rückfrage „Datei löschen?“ warnt: „Aufnahmen lassen sich nicht wiederherstellen — der Zustand von damals ist danach nicht mehr belegt.“ Bestätigen Sie mit „Löschen“.

Noch nicht möglich

• Ordner lassen sich in der Oberfläche nicht verschieben, Dateien nur einzeln über „Bearbeiten“ → „Ordner“.
• Die Akte gibt es nur je Objekt, nicht je Einheit, Person oder Vertrag.
• Der Hausmeister (Rolle „Handwerker / Hausmeister“) hat keinen Zugriff auf die Objekt-Akte.

Das Dokumentenarchiv

Damit Sie jedes Schreiben wiederfinden, das heinzelhaus erzeugt hat, und belegen können, wann es an wen gegangen ist.

Eine Mahnung, eine Abrechnung oder ein Brief wird, sobald er als PDF entsteht, automatisch abgelegt. Jedes Dokument bekommt eine Fassung und eine Prüfsumme. Eine abgelegte Fassung wird nie überschrieben. Hat sich der Inhalt eines Schreibens geändert, kommt beim nächsten Erzeugen eine neue Fassung dazu. Bleibt er gleich, liefert heinzelhaus die vorhandene Fassung aus und legt nichts doppelt ab. Die Prüfsumme (SHA-256) ist ein digitaler Fingerabdruck der Datei. Ändert sich auch nur ein Zeichen, ändert sich der Fingerabdruck. So belegen Sie, dass die Datei seit der Ablage unverändert ist.

Das brauchen Sie: Der Menüpunkt „Dokumente“ erscheint mit dem Recht „Abrechnungen einsehen“. Welche Art von Schreiben Sie darin sehen, hängt von Ihren Rechten ab:

Dokumentart	zum Ansehen nötiges Recht
Mahnung	„Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“
Brief (Serienbriefe)	„Briefe und Serienbriefe erstellen“
Betriebskostenabrechnung, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Vermögensbericht, Beschluss-Sammlung	„Abrechnungen einsehen“

Wer keines dieser Rechte hat, landet beim Aufrufen auf dem Dashboard.

Dokumente finden und ansehen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter „Vorgänge“ auf „Dokumente“.
2. Die Liste zeigt die Spalten „Art“, „Dokument“, „Objekt“, „Erzeugt“ und „Versand“. In „Versand“ steht „nicht versendet“ oder die Zahl der Empfänger mit dem Zeitpunkt des letzten Versands. Suchen können Sie nach „Dokument, Objekt …“. Nach „Art“ und „Objekt“ können Sie filtern.
3. Klicken Sie eine Zeile an. Rechts daneben stehen „Fassung“, „Erzeugt“, „Von“, „Größe“ und die „SHA-256“-Prüfsumme.
4. Der Knopf „Öffnen“ zeigt das PDF in einem neuen Tab.
5. Darunter steht der Nachweis „Bisherige Versendungen“ oder „Bisher nicht versendet.“

Ein Serienbrief erscheint als eine Zeile („Serienbrief · n Briefe“). Mit „Zum Serienbrief“ springen Sie zu den einzelnen Briefen, den Fassungen und dem Versand (Briefe und Serienbriefe).

Bei Betriebskosten- und Jahresabrechnungen gibt es zwei Arten von Zeilen. Die Einzelabrechnung gehört zu einer Einheit und trägt „Einheit …“ unter dem Namen. Sie wird abgelegt, sobald sie als PDF entsteht, zum Beispiel beim Versenden aus der Abrechnung, und ist die Datei, die ein Empfänger bekommt. Das Sammel-PDF ohne Einheit enthält die Abrechnungen aller Einheiten. Es ist nur für den internen Druck da und lässt sich nicht versenden.

Sind noch keine Schreiben erzeugt, steht dort: „Noch keine Dokumente abgelegt. Sie entstehen, sobald ein Schreiben als PDF erzeugt wird.“

Gut zu wissen

Gelöscht werden Dokumente nicht. Das ist Absicht: Das Archiv ist der Nachweis, was wann hinausgegangen ist. Kontenblätter als PDF legt heinzelhaus dagegen nicht ab. Der Briefkopf der Schreiben stammt aus den Einstellungen (Briefkopf).

Ein Dokument per E-Mail versenden

Damit der Empfänger ein Schreiben direkt von heinzelhaus bekommt – mit Nachweis.

Das brauchen Sie: das „starke“ Recht der Dokumentart:

Dokumentart	Recht zum Versenden
Brief	„Briefe und Serienbriefe erstellen“
Mahnung	„Buchungen erfassen und stornieren“
alle übrigen	„Abrechnungen berechnen und versenden“

Außerdem muss der E-Mail-Versand eingerichtet sein (Mailversand). Betriebskosten- und Jahresabrechnungen versenden Sie nicht aus dem Archiv, sondern aus der Abrechnung selbst (siehe den Hinweis unten).

1. Öffnen Sie das Dokument in der Liste und klicken Sie auf „Versenden“. (Bei Serienbriefen steht der Knopf in Schritt 3 in der Zeile des Briefs.)
2. Es öffnet sich der Dialog „Dokument versenden“. Oben stehen Dateiname, Fassung und Objekt.
3. Unter „Empfänger“ schlägt heinzelhaus Personen vor, mit Haken. Daneben steht, wie viele gewählt sind: „2 von 3 gewählt“. Wer keine E-Mail-Adresse hat, ist nicht wählbar („keine E-Mail-Adresse hinterlegt“). Andere Empfänger lassen sich nicht eintragen. Wer vorgeschlagen wird, zeigt die Tabelle unter diesen Schritten.
4. Prüfen Sie „Betreff“ und „Anschreiben“. Der Briefkopf steckt schon im angehängten PDF.
5. Klicken Sie auf „An 2 Empfänger senden“.

heinzelhaus meldet „2 Empfänger erreicht.“ oder „1 von 2 Empfängern nicht erreicht.“ Der Nachweis unter „Bisherige Versendungen“ zeigt jeden Versuch einzeln: „gesendet“ oder „fehlgeschlagen“, mit Zeitpunkt und Adresse.

Dokumentart	Vorgeschlagene Empfänger
Mahnung	alle Mieter des Vertrags, denn sie haften gemeinsam
Brief	nur die Personen, für die der Brief erzeugt wurde
Betriebskostenabrechnung (Einzelabrechnung)	die Mieter des Vertrags, aus dem diese Abrechnung stammt
Jahresabrechnung (Einzelabrechnung)	die heutigen Eigentümer der Einheit
Wirtschaftsplan, Vermögensbericht, Beschluss-Sammlung	die heutigen Eigentümer des Objekts

Eigentümer müssen dafür erfasst sein (Objekte, Gebäude und Einheiten).

Achtung

• Abrechnungen mit allen Einheiten gehen nicht hinaus. Das Sammel-PDF einer Betriebskosten- oder Jahresabrechnung enthält die Namen, Kosten und Salden aller Einheiten und ist nur für den internen Druck bestimmt. Im Archiv steht dann: „Nur für den internen Druck — versenden Sie aus der Abrechnung heraus, dann erhält jeder nur seine eigene.“ Das gilt auch für ältere Sammel-PDFs, die schon im Archiv liegen. Versenden Sie Abrechnungen deshalb mit dem Knopf „Versenden“ in der Abrechnung selbst. Dort erhält jeder Empfänger nur seine eigene Einzelabrechnung (Betriebs- und Heizkostenabrechnung, Jahresabrechnung).
• Ist der E-Mail-Versand nicht eingerichtet, sagt der Dialog es vorher: „E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet“ – „Bitte hinterlegen Sie unter Einstellungen → E-Mail einen SMTP-Zugang oder Microsoft Graph.“ Die Einstellungen finden Sie in der Seitenleiste unter „Verwaltung“. Der Knopf zum Senden bleibt gesperrt.
• Versenden lässt sich nicht zurückholen. Prüfen Sie die Empfänger.

Demo-Instanz

In einer Demo-Installation verschickt heinzelhaus nie E-Mails.

Noch nicht möglich

• Das Anschreiben der Versandmail je Dokumentart (Betreff und Text) lässt sich in der Oberfläche noch nicht ändern. Sie passen es im Dialog je Versand an.
• Eine persönliche Anrede im Mailtext gibt es nicht.
• Ein Nachweis für den Postversand (Einschreiben, Sendungsnummer) lässt sich nicht erfassen.
• Dokumente löschen: bewusst nicht vorgesehen.

Häufige Fehler

• Die Datei lässt sich nicht hochladen. Prüfen Sie Format und Größe: Zulässig sind JPG, PNG, WebP, GIF, HEIC/HEIF, AVIF und PDF bis 100 MB.
• „Für das Hochladen in die Akte fehlt Ihnen die Berechtigung.“ Ihnen fehlt das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“.
• Ein hochgeladenes Foto fehlt unter „Dokumente“. Dort stehen nur Schreiben, die heinzelhaus erzeugt. Hochgeladene Dateien liegen in der Akte des Objekts.
• Der Menüpunkt „Dokumente“ fehlt. Ihnen fehlt das Recht „Abrechnungen einsehen“. Briefe und Mahnungen erreichen Sie dann nur über ihre eigenen Bereiche.
• „Versenden“ ist gesperrt oder fehlt. Entweder fehlt das Recht zum Versenden (siehe Tabelle), oder es handelt sich um ein Sammel-PDF einer Abrechnung. Versenden Sie aus der Abrechnung.
• Eine Person fehlt unter „Empfänger“, oder es steht „Zu diesem Dokument ließ sich kein Empfänger ermitteln.“ Die Person gehört nicht zu den Empfängern dieses Dokuments (siehe Tabelle), oder bei Eigentümern ist niemand erfasst. Fremde Adressen lässt die Software nicht zu.