Häufige Fragen

Hier finden Sie kurze Antworten auf die Fragen, die in kleinen Hausverwaltungen am häufigsten auftauchen. Klicken oder tippen Sie auf eine Frage, um die Antwort aufzuklappen; ein zweiter Klick klappt sie wieder zu. Jede Antwort steht für sich. Wo mehr dahintersteckt, führt ein Link zur ausführlichen Anleitung. Was heinzelhaus noch nicht kann, steht ausdrücklich als „noch nicht möglich“ dabei.

Auch zugeklappte Antworten gehören zum Text der Seite: Die Suche oben findet sie.

Grundlagen

Für wen ist heinzelhaus gedacht?

heinzelhaus ist eine Software der IT Systeme Flores UG aus Bergisch Gladbach für kleine Haus- und Immobilienverwaltungen. Sie deckt Miet- und WEG-Verwaltung ab: Objekte, Einheiten, Kontakte, Mietverträge, Buchhaltung, Mahnwesen, Betriebs- und Heizkostenabrechnung sowie Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Beschluss-Sammlung nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Ebenso eignet sie sich für private Vermieter mit mehreren Objekten und für IT-Dienstleister, die Verwaltungen betreuen und eine Software unter eigener Marke anbieten möchten.

Mehr dazu: Was ist heinzelhaus?

Was kann heinzelhaus heute, und was ist in Vorbereitung?

Verfügbar sind unter anderem die Buchhaltung mit DATEV-Export, die monatliche Sollstellung, der Zahlungseingang aus Kontoauszügen, das Mahnwesen, die Betriebs- und Heizkostenabrechnung, die WEG-Abrechnungen sowie Serienbriefe als PDF. In Vorbereitung sind die direkte Bankanbindung, die Anbindung von Messdienstleistern für Verbrauchsdaten, SEPA-Dateien für Lastschrift und Überweisung und die Übergabe freigegebener Eingangsrechnungen an Lexware Office.

Mehr dazu: Funktionsüberblick

Läuft heinzelhaus auch am Handy?

heinzelhaus läuft im Browser, auch auf dem Handy. Ein Menüknopf in der Kopfleiste öffnet die Navigation, und Dialoge passen sich der Fensterhöhe an. Eine App aus dem App-Store gibt es nicht. In vielen Browsern lässt sich heinzelhaus aber als Web-App auf den Startbildschirm legen; Name und Symbol folgen dem Erscheinungsbild Ihrer Installation.

Mehr dazu: Die Oberfläche

Gibt es ein Portal für Mieter und Eigentümer?

Noch nicht. heinzelhaus hat bisher nur ein Portal für Handwerker und Hausmeister: Ein Betrieb erhält per Link und PIN Zugang zu genau einem Auftrag, kann dort Rückmeldung geben und Belege hochladen. Ein Portal, in dem Mieter oder Eigentümer ihre Unterlagen einsehen, ist noch nicht möglich.

Mehr dazu: Aufträge und Handwerkerportal

Kann ich Eigentümerversammlungen in heinzelhaus planen?

Noch nicht. Es gibt kein Versammlungsmodul für Einladung, Tagesordnung, Vollmachten, Stimmrechtsliste oder Niederschrift. Ergebnisse tragen Sie nachträglich ein: die Stimmen beim Beschluss von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung und alle weiteren Beschlüsse in der Beschluss-Sammlung. Sonstige Fristen legen Sie von Hand unter „Fristen“ an.

Mehr dazu: Beschluss-Sammlung und Fristen und Wiedervorlagen

Gibt es eine Suche über alle Daten?

Noch nicht. Die meisten Listen haben ein eigenes Suchfeld, das alle Spalten durchsucht, auch ausgeblendete. Außerdem sortieren Sie per Klick auf den Spaltenkopf und filtern über „Filter“. Welche Spalten Sie sehen und in welcher Reihenfolge, merkt sich der Browser je Liste. Eine Suche über alle Bereiche in der Kopfleiste gibt es nicht.

Mehr dazu: Die Oberfläche

Betrieb, Daten und Sicherung

Wo läuft heinzelhaus, und wo liegen meine Daten?

heinzelhaus läuft auf einem eigenen Server Ihrer Verwaltung oder Ihres IT-Dienstleisters: leichtgewichtig als LXC-Container, etwa unter Proxmox, als virtuelle Maschine oder bei einem Cloud-Anbieter, wo laufende Kosten des Anbieters entstehen. Ihre Daten liegen in der Datenbank und im Datenverzeichnis dieses Servers. IT Systeme Flores bietet kein Hosting an.

Mehr dazu: Systemvoraussetzungen

Was braucht der Server?

Vorgesehen ist ein Server mit Debian oder Ubuntu. Fehlt die Laufzeitumgebung Docker, installiert sie das Installationsskript. Für Proxmox legt ein Skript einen Server mit 2 Prozessorkernen, 4 GB Arbeitsspeicher und 20 GB Festplatte an. Für Installation und Updates braucht er Internetzugang. Eine verbindliche Mindestausstattung ist noch nicht festgelegt.

Mehr dazu: Systemvoraussetzungen und Installation

Wie erreiche ich heinzelhaus im Büro?

Über den Browser mit der Adresse Ihrer Installation. Im lokalen Netz ist das meist die Adresse des Servers mit Port 3000, zum Beispiel http://192.168.1.20:3000. Mit eigener Domain läuft heinzelhaus über https. Über reines http läuft die Anmeldung unverschlüsselt durchs Netz; für einen Betrieb außerhalb des Büronetzes brauchen Sie deshalb https.

Mehr dazu: Installation

Wie sichere ich meine Daten?

Unter Einstellungen → Reiter „Backup“ erstellen Sie vollständige und inkrementelle Datensicherungen, auf Wunsch mit Passwort verschlüsselt, oder legen einen täglichen Zeitplan fest. Die Standardablage liegt auf demselben Server. Richten Sie deshalb einen anderen Speicherort ein oder laden Sie die Sicherungen herunter, damit ein Plattenausfall nicht alles mitnimmt.

Mehr dazu: Datensicherung und Wiederherstellung

Was passiert, wenn ich das Passwort einer verschlüsselten Sicherung vergesse?

Dann ist diese Sicherung verloren. heinzelhaus speichert das Passwort nirgends, weder im Programm noch in der Sicherung, und es gibt keine Rücksetzung und keinen Weg über den Hersteller. Bewahren Sie das Passwort getrennt von der Sicherung auf, zum Beispiel in einem Passwortverwalter. Automatische Sicherungen sind immer unverschlüsselt.

Mehr dazu: Datensicherung und Wiederherstellung

Kann ich eine Sicherung im laufenden Betrieb zurückspielen?

Über die Oberfläche noch nicht. Eine Sicherung spielen Sie ein, wenn Sie einen neuen Server einrichten: In der Ersteinrichtung wählen Sie „Sicherung einspielen“. Das ist nur möglich, solange noch kein Benutzer angelegt ist. Im laufenden Betrieb stellt Ihre IT die Daten nach der Anleitung LIESMICH.txt wieder her, die jeder Sicherung beiliegt.

Mehr dazu: Datensicherung und Wiederherstellung

Wie läuft ein Update ab?

Ein Administrator startet das Update unter Einstellungen → Reiter „System“ → Karte „Software-Update“. Vorher prüft heinzelhaus Dateien, freien Speicherplatz und die letzte Datensicherung. Alle Angemeldeten werden eine Minute vorher gewarnt. Das Update dauert einige Minuten, in dieser Zeit ist heinzelhaus nicht erreichbar. Ihre Daten bleiben unberührt.

Mehr dazu: Updates

Kauf, Wartung und Lizenz

Was kostet heinzelhaus?

Einmal kaufen, kein Software-Abo. Die Nutzungslizenz für eine Hausverwaltung kaufen Sie einmalig, sie ist zeitlich unbefristet. Einrichtung und Datenübernahme sind eine einmalige Leistung; ihr Aufwand hängt vom bisherigen Programm und von Ihren Daten ab. Das Wartungspaket ist optional, und sein Preis hängt von der Anzahl der verwalteten Einheiten ab. Die Quellcode-Lizenz für IT-Dienstleister gibt es auf Anfrage.

Die aktuellen Preise stehen auf heinzelhaus.de im Abschnitt „Einmal kaufen. Kein Software-Abo.“, jeweils netto mit Bruttobetrag. Die Preise sind unverbindlich; das verbindliche Angebot erhalten Sie nach einem kurzen Gespräch.

Zu den Preisen: Einmal kaufen. Kein Software-Abo.

Angebot anfragen: heinzelhaus.de

Muss ich heinzelhaus abonnieren?

Nein, heinzelhaus ist kein Software-Abo. Verwaltungen kaufen die zeitlich unbefristete Nutzungslizenz einmalig und lassen die Software einrichten; Einrichtung und Datenübernahme sind eine einmalige Leistung. Ein Wartungspaket mit Updates, Fehlerbehebung und Anpassung an Gesetzesänderungen ist optional und jährlich kündbar. Ohne Wartung läuft der zuletzt installierte Stand weiter.

Die aktuellen Konditionen stehen auf heinzelhaus.de im Abschnitt „Einmal kaufen. Kein Software-Abo.“; ein verbindliches Angebot erhalten Sie auf Anfrage.

Zu den Konditionen: Einmal kaufen. Kein Software-Abo.

Angebot anfragen: heinzelhaus.de

Was passiert, wenn ich kein Wartungspaket abschließe?

heinzelhaus läuft auch ohne Wartungspaket dauerhaft weiter, denn die Nutzungslizenz ist zeitlich unbefristet und der zuletzt installierte Stand bleibt nutzbar. Updates, Fehlerbehebung und Anpassungen an Gesetzesänderungen gehören zum Wartungspaket und entfallen ohne dieses. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server; ein Software-Abo, das auslaufen könnte, gibt es nicht.

Das Wartungspaket ist optional und jährlich kündbar. Ein Zwang zum Abschluss besteht nicht. Einzelheiten regelt der Vertrag.

Können IT-Dienstleister heinzelhaus unter eigener Marke anbieten und anpassen?

Ja, mit der Quellcode-Lizenz für lizenzierte IT-Dienstleister, die einmalig gekauft wird. Sie umfasst den vollständigen Quellcode im Stand zum Kaufzeitpunkt. Er darf verändert, erweitert und unter eigener Marke bei den eigenen Kunden eingesetzt werden. Für veränderten Code gibt es keine Gewährleistung und keinen Support; Betrieb und Pflege liegen beim Lizenznehmer.

Die Vergabe erfolgt nach Prüfung, der Preis auf Anfrage. Hersteller und Anbieter von Hausverwaltungssoftware sind ausgeschlossen. Einzelheiten regelt der Lizenzvertrag.

Anmeldung und Sicherheit

Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

Eine Funktion „Passwort vergessen“ gibt es noch nicht, und auch Administratoren können das Passwort eines Kollegen nicht neu setzen. Wer einen Passkey eingerichtet hat, meldet sich weiterhin damit an. Ein neues Kennwort setzt heinzelhaus nur nach Eingabe des aktuellen. Richten Sie deshalb vorsorglich einen Passkey ein. Sonst wenden Sie sich an Ihre IT oder an IT Systeme Flores.

Mehr dazu: Anmelden

Warum wird mein Konto gesperrt, und wie lange?

Nach 10 falschen Passwörtern innerhalb von 15 Minuten sperrt heinzelhaus die Passwort-Anmeldung dieses Kontos für 15 Minuten. Die Anmeldung mit Passkey bleibt möglich. Die Sperre gilt auch dort, wo heinzelhaus Ihr Passwort abfragt, etwa beim Ändern des Kennworts. Ihre IT hebt eine Sperre sofort auf, indem sie die Anwendung neu startet.

Mehr dazu: Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht

Warum verlangt heinzelhaus für Einstellungen eine starke Anmeldung?

Wer Einstellungen, Updates, Sicherungen, Benutzer oder Rechte verwaltet, hat Zugriff auf alle Bank- und Personendaten. Deshalb genügt dafür das Passwort allein nicht: Sie melden sich per Passkey an oder richten eine Authenticator-App ein. Die tägliche Arbeit in Buchhaltung, Objekten und Kontakten bleibt davon unberührt.

Mehr dazu: Ihr Profil und Ihre Sicherheit

Mein Handy mit der Authenticator-App ist verloren. Was nun?

Auf der Anmeldeseite wählen Sie „Kein Zugriff auf die App? Wiederherstellungscode verwenden“ und tragen einen der Codes ein, die Sie bei der Einrichtung notiert haben. Jeder Code gilt einmal. Haben Sie keine Codes mehr, setzt Ihre IT den zweiten Faktor auf dem Server zurück; danach richten Sie ihn neu ein.

Mehr dazu: Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht

Wie lange bleibe ich angemeldet?

Ihre Anmeldung endet 12 Stunden nach der letzten Aktivität. Wer tagsüber arbeitet, bleibt angemeldet; über Nacht läuft die Sitzung ab. Am gemeinsamen Rechner melden Sie sich oben rechts über Ihren Namen mit „Abmelden“ ab. Neue Passwörter müssen mindestens 12 Zeichen lang sein.

Mehr dazu: Anmelden

Wer darf in heinzelhaus was?

Jede Person erhält eine Rolle: Administrator, Buchhaltung, Sachbearbeitung, Nur Lesen oder Handwerker / Hausmeister. Ein Administrator kann einzelne Rechte zusätzlich erteilen oder entziehen; ein Entzug gilt immer. Menüpunkte ohne Recht blenden sich aus, und jede Seite prüft das Recht zusätzlich auf dem Server.

Mehr dazu: Benutzer, Rollen und Rechte

Mieten, Geld und Buchhaltung

Wie entstehen die monatlichen Mietforderungen?

Im Mietvertrag hinterlegen Sie die Sollstellung, also Kaltmiete und Vorauszahlungen. Der monatliche Lauf unter „Sollstellung“ macht daraus die offenen Posten des Monats. Eine Buchung im Journal entsteht dabei noch nicht, sondern erst beim Zahlungseingang. Fällig ist die Miete am dritten Werktag des Monats.

Mehr dazu: Monatliche Sollstellung

Werden Zahlungen automatisch gebucht?

Nein. Sie laden den Kontoauszug als CAMT.053 oder MT940 hoch, heinzelhaus schlägt für jede Zahlung den passenden offenen Posten vor, und gebucht wird erst, wenn Sie bestätigen. Sichere Vorschläge können Sie gesammelt übernehmen. Auch Belastungen buchen Sie erst nach Ihrer Bestätigung als Ausgabe. Eine direkte Bankanbindung ist in Vorbereitung.

Mehr dazu: Zahlungseingang

Kann ich eine Buchung ändern oder löschen?

Nein. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sind Buchungen unveränderlich. Eine falsche Buchung machen Sie mit einer Stornobuchung rückgängig: Im Journal öffnen Sie die Buchung und klicken auf „Stornieren“. Original und Gegenbuchung bleiben sichtbar und heben sich in allen Summen auf.

Mehr dazu: Buchen, Splitbuchung und Storno

Wie mahne ich säumige Mieter?

Unter „Mahnwesen“ zeigt heinzelhaus die mahnfähigen Posten mit neuer Stufe, Verzugszinsen nach §§ 286, 288 BGB und Mahnkosten. Mit „Mahnlauf ausführen“ erzeugen Sie die Mahnschreiben als PDF. Es gibt drei Stufen: Zahlungserinnerung, Mahnung und Letzte Mahnung. Den Basiszinssatz tragen Sie von Hand ein.

Mehr dazu: Mahnwesen

Kann heinzelhaus SEPA-Lastschriften und Überweisungen als Datei erzeugen?

Noch nicht. SEPA-Dateien für Lastschrift und Überweisung sind in Vorbereitung, ebenso die direkte Bankanbindung. Heute pflegen Sie SEPA-Mandate mit Mandatsreferenz und Mandatsdatum an der Bankverbindung eines Kontakts; Kontoauszüge lesen Sie als Datei ein (CAMT.053 oder MT940). Zahlungsdateien für Ihre Bank erzeugt heinzelhaus noch nicht.

Mehr dazu: Kontakte, Bankverbindungen und SEPA-Mandate

Wie bekommt mein Steuerberater die Buchungen?

Über den DATEV-Export: In der Buchhaltung klicken Sie auf „DATEV-Export“, wählen Zeitraum und Objekt und erhalten einen EXTF-Buchungsstapel als CSV-Datei. Berater- und Mandantennummer, die Ihre Steuerkanzlei vergibt, hinterlegt ein Administrator einmalig unter Einstellungen → Reiter „Integrationen“. Ein Export umfasst höchstens ein Kalenderjahr. Lassen Sie die erste Datei als Probe einlesen.

Mehr dazu: DATEV-Export

Abrechnen und Schreiben

Welche Abrechnungen erstellt heinzelhaus?

Für Mietobjekte die Betriebs- und Heizkostenabrechnung nach BetrKV und HeizkostenV. Für Wohnungseigentümergemeinschaften den Wirtschaftsplan nach § 28 Abs. 1 WEG, die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG und den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Beschlüsse führen Sie in der Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG.

Mehr dazu: Betriebs- und Heizkostenabrechnung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung

Kann heinzelhaus Verbrauchsdaten von Messdienstleistern übernehmen?

Noch nicht. Die Anbindung von Messdienstleistern für Verbrauchsdaten ist in Vorbereitung. Bis dahin erfassen Sie die Verbrauchswerte für die Heizkostenabrechnung von Hand in der Abrechnung. Eine Zählerverwaltung mit Zählernummern und Ablesestand gibt es noch nicht; auch Zwischenablesungen je Nutzer sind noch nicht möglich.

Mehr dazu: Betriebs- und Heizkostenabrechnung

Kann ich Serienbriefe schreiben?

Ja. Unter „Briefe“ führt ein Assistent in drei Schritten durch Empfänger, Text und Erzeugen. Platzhalter werden je Empfänger gefüllt, Briefkopf und Absender kommen aus den Einstellungen. Jeder Brief entsteht als eigenes PDF; zum Drucken gibt es ein Sammel-PDF und eine Versandliste. Ein Massenversand per E-Mail ist noch nicht möglich.

Mehr dazu: Briefe und Serienbriefe und Briefkopf

Datenübernahme

Aus welchen Programmen kann ich Daten übernehmen?

Aus Karthago und aus PowerHaus. Sie laden eine Datensicherung Ihrer eigenen Daten hoch, heinzelhaus übernimmt Objekte, Einheiten, Personen, Verträge, Buchungen und offene Posten, soweit sie in der Sicherung stehen. „Erprobt“ heißt: Der Ablauf wurde gegen echte Datenbestände durchgespielt, und ein zweiter Lauf legt keine Dubletten an. Es heißt weder „vollständig“ noch „Summen geprüft“.

Bei Karthago wird die Übernahme der Buchungen derzeit überarbeitet. Stimmen Sie den Stand vorab mit IT Systeme Flores ab und betrachten Sie übernommene Buchungen und Summen bis dahin nicht als geprüft. Andere Programme und ein Import aus CSV- oder Excel-Dateien sind noch nicht möglich.

Mehr dazu: Überblick und Ablauf

Muss mein bisheriges Programm dafür auf dem Server laufen?

Nein. Die Übernahme liest nur die Datensicherung, die Sie hochladen. Programme, Programmteile oder Lizenzschlüssel anderer Hersteller werden dafür weder benötigt noch mitgeliefert noch verändert. Ihr bisheriges Programm bleibt unberührt. Die Sicherung erstellt in der Regel Ihre IT oder wer das Programm bei Ihnen betreut.

Mehr dazu: Rechtliche Hinweise zur Datenübernahme

Was wird bei der Datenübernahme nicht übernommen?

Dokumente, Briefe und Vorlagen sowie Benutzer, Rechte und Programmeinstellungen des bisherigen Programms kommen nicht mit. Je nach Programm fehlen weitere Angaben, etwa bei Karthago die Eigentümer und bei PowerHaus die Aufteilung der Miete. Die genauen Listen stehen bei „Was wird nicht übernommen?“ auf der Seite des Programms.

Mehr dazu: Übernahme aus Karthago und Übernahme aus PowerHaus

Kann ich nach der Übernahme in beiden Programmen weiterarbeiten?

Bei PowerHaus ja: Spielen Sie später eine neuere Sicherung ein, bleibt, was Sie in heinzelhaus geändert haben, und Konflikte stehen im Protokoll. Bei Karthago nein: Ein erneuter Import überschreibt Änderungen an übernommenen Datensätzen. Arbeiten Sie dort nicht parallel weiter und sichern Sie heinzelhaus vor jedem weiteren Import.

Mehr dazu: Erneut einspielen

Wie prüfe ich, ob die Übernahme vollständig ist?

Lesen Sie das Protokoll der Übernahme und vergleichen Sie danach Anzahl und Summen mit Ihrem bisherigen Programm: Bestandszahlen, Saldenliste je Objekt und Wirtschaftsjahr und die offenen Posten. Bei PowerHaus vergleicht heinzelhaus Kontensalden und offene Beträge zusätzlich selbst; bei Karthago ist der Vergleich Handarbeit, und Sie rechnen erst ab, wenn Zahl und Summen der Buchungen übereinstimmen. Die fachliche und buchhalterische Prüfung liegt bei Ihnen beziehungsweise Ihrem Steuerberater.

Mehr dazu: Prüfung nach der Übernahme

Wer darf die Datenübernahme durchführen, und wie lange dauert sie?

Die Datenübernahme führt ein Administrator mit starker Anmeldung durch. Sie läuft im Hintergrund und dauert je nach Datenmenge einige Minuten; das Einlesen einer großen Karthago-Sicherung kann auf schwacher Hardware rund 20 Minuten brauchen. Ihre IT sollte vorher klären, ob der Server genug Arbeitsspeicher und Platz hat.

Mehr dazu: Überblick und Ablauf

Wenn etwas nicht klappt

Es erscheint „Da ist etwas schiefgelaufen“. Was tun?

Ihre Daten sind unberührt: Der Fehler ist beim Anzeigen aufgetreten, nicht beim Speichern. Meist hilft „Erneut versuchen“ oder „Seite neu laden“. Bleibt der Fehler, klicken Sie auf „Angaben kopieren“ und schicken Sie die Angaben Ihrer IT oder IT Systeme Flores. Die Seitenleiste bleibt dabei bedienbar.

Mehr dazu: Die Oberfläche