Rechnungseingang

Im Rechnungseingang sammeln Sie Eingangsrechnungen und Stundennachweise. Sie kommen von Ihnen selbst oder von Handwerkern über das Handwerkerportal. Hier werden sie geprüft und freigegeben, nach dem Vier-Augen-Prinzip: Wer eine Rechnung einstellt, gibt sie nicht frei.

Sie finden die Seite unter Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Rechnungseingang“. Ihr Untertitel lautet: „Belege aus dem Handwerkerportal und selbst eingestellte Rechnungen.“

Achtung

Freigabe und „Bezahlt“ erzeugen keine Buchung und keine Überweisung. Der Rechnungseingang hält fest, wer eine Rechnung geprüft und freigegeben hat. Gebucht wird weiterhin von Hand, siehe Buchen, Splitbuchung und Storno.

Wer darf was?

Drei Rechte teilen die Arbeit auf:

Recht	Wer es standardmäßig hat	Was es erlaubt
„Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“	„Administrator“, „Buchhaltung“	Die Seite und die Belege ansehen
„Eingangsrechnungen hochladen und Angaben ergänzen“	„Administrator“, „Buchhaltung“	Belege einstellen, Betrag und Rechnungsnummer eintragen
„Eingangsrechnungen freigeben, ablehnen und als bezahlt kennzeichnen“	nur „Administrator“	Freigeben, ablehnen, als bezahlt kennzeichnen

Das Freigaberecht hat bewusst nicht die Rolle „Buchhaltung“. Wer Rechnungen erfasst und bucht, soll sie nicht auch selbst freigeben. Sie lässt sich einzeln vergeben, zum Beispiel an einen Prokuristen. Wie das geht, steht unter Benutzer, Rollen und Rechte.

Beide Rechte wirken nur zusammen mit dem Recht zum Einsehen. Wer nur einsehen darf, sieht die Liste der Belege, aber weder die Ablagefläche noch die Knöpfe „Angaben“, „Freigeben“ und „Ablehnen“.

Das Vier-Augen-Prinzip in der Praxis

• Wer einen Beleg selbst eingestellt hat, kann ihn nicht freigeben. Die Meldung lautet: „Sie haben diesen Beleg selbst eingestellt. Die Freigabe muss durch eine andere Person erfolgen.“
• Wer freigeben darf, kann Betrag und Rechnungsnummer nur bei Belegen ergänzen, die er selbst eingestellt hat. Bei allen anderen ist der Knopf „Angaben“ gesperrt, mit dem Hinweis: „Sie dürfen Rechnungen freigeben. Damit Erfassung und Freigabe bei verschiedenen Personen liegen, ergänzt die Angaben zu diesem Beleg bitte eine andere Person.“
• Belege aus dem Handwerkerportal haben keinen Einsteller im Haus. Die Angaben trägt jemand mit dem Recht zum Erfassen ein, freigeben darf dann jeder mit dem Freigaberecht.

Für den ganzen Weg brauchen Sie deshalb mindestens zwei Personen: eine mit dem Erfassungsrecht (zum Beispiel die Buchhaltung) und eine mit dem Freigaberecht (zum Beispiel ein Administrator).

Rechnungen einstellen

Damit eine Rechnung im Haus geprüft werden kann.

Sie brauchen: das Recht „Eingangsrechnungen hochladen und Angaben ergänzen“. Ohne dieses Recht sehen Sie die Ablagefläche nicht.

1. Ziehen Sie die Dateien auf die Fläche „Rechnungen hierher ziehen oder klicken“. Oder klicken Sie auf die Fläche und wählen die Dateien aus. Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und XRechnung (XML), mehrere Dateien auf einmal.
2. Warten Sie auf „Belege werden übertragen …“. Danach sehen Sie „Beleg hinzugefügt.“ oder „… Belege hinzugefügt.“ Wird eine Datei nicht angenommen, steht „Nicht angenommen“ mit dem Grund.
3. Die Belege erscheinen in der Tabelle mit den Spalten „Beleg“ (Dateiname, „Auftrag …“ oder „manuell“, Größe), „Art“, „Rechnungs-Nr.“, „Betrag“ und „Status“. Suchen können Sie nach Dateiname und Rechnungsnummer.

Gut zu wissen

• Eine Datei darf höchstens 20 MB groß sein.
• heinzelhaus prüft den Inhalt der Datei, nicht die Endung. Andere Dateien lehnt es ab: „Nur PDF, JPG, PNG oder XRechnung (XML). Bitte die Rechnung als PDF hochladen.“
• Eine XRechnung wird nur abgelegt, nicht ausgelesen. Betrag, Rechnungsnummer und Datum tragen Sie von Hand ein.
• Die Spalte „Art“ unterscheidet Rechnung und Stundennachweis. Stundennachweise kommen vom Handwerkerportal. Was Sie selbst hochladen, ist eine Rechnung. Im Bereich „Beleg“ steht die Art als „Rechnung“ oder „Stundennachweis“.

Angaben ergänzen

Damit der Beleg freigegeben werden kann. Ohne Betrag geht das nicht.

Sie brauchen: das Recht „Eingangsrechnungen hochladen und Angaben ergänzen“.

1. Klicken Sie den Beleg in der Tabelle an. Rechts öffnet sich der Bereich „Beleg“ mit dem Status, dem Betrag und einer kleinen Vorschau der Datei. Mit dem Auge-Symbol („Vorschau“) öffnen Sie sie groß.
2. Klicken Sie auf „Angaben“. Der Dialog „Angaben zum Beleg“ öffnet sich.
3. Tragen Sie „Rechnungsnummer“, „Rechnungsdatum“ und „Betrag (brutto)“ ein, zum Beispiel „1234,56“. Die „Notiz“ ist freiwillig.
4. Klicken Sie auf „Speichern“. Sie sehen „Angaben gespeichert.“ Der Status wechselt auf „In Prüfung“.

Angaben lassen sich nur vor der Freigabe ändern. Danach erscheint: „Dieser Beleg ist bereits abschließend bearbeitet. Die Angaben lassen sich nur vor der Freigabe ändern.“ Eine Freigabe soll nur für Angaben gelten, die geprüft wurden.

Freigeben oder ablehnen

Damit die Verwaltung festhält, ob eine Rechnung bezahlt werden darf.

Sie brauchen: das Recht „Eingangsrechnungen freigeben, ablehnen und als bezahlt kennzeichnen“.

1. Öffnen Sie den Beleg und prüfen Sie die Datei und die Angaben.
2. Freigeben: Klicken Sie auf „Freigeben“. Sie sehen „Erledigt.“ Der Status ist jetzt „Freigegeben“. Fehlt der Betrag, erscheint „Bitte zuerst den Rechnungsbetrag eintragen.“
3. Ablehnen: Klicken Sie auf „Ablehnen“. Im Dialog „Beleg ablehnen“ tragen Sie den „Grund“ ein, zum Beispiel „Leistung nicht erbracht“, und klicken auf „Ablehnen“. Der Grund bleibt am Beleg unter „Abgelehnt weil“ stehen.
4. Als bezahlt kennzeichnen: Haben Sie die Rechnung bezahlt, klicken Sie bei einem freigegebenen Beleg auf „Bezahlt“. Als Zahldatum setzt heinzelhaus das heutige Datum.

Freigeben und ablehnen geht nur bei Belegen mit dem Status „Eingegangen“ oder „In Prüfung“. Die Entscheidung fällt einmal. „Bezahlt“ setzen Sie erst nach der Freigabe.

Gut zu wissen

Bei einem freigegebenen Beleg steht außerdem der Knopf „An Lexware“, für Mitarbeitende mit dem Freigaberecht. Er gehört zur Anbindung an Lexware Office, die noch nicht abgenommen ist, siehe Lexware Office.

• Solange ein Administrator die Anbindung nicht eingerichtet hat, überträgt der Knopf nichts. Es erscheint „Für Lexware ist kein Zugang hinterlegt. Bitte unter Einstellungen → Integrationen eintragen.“
• Hat ein Administrator unter Seitenleiste → Verwaltung → Einstellungen → Reiter „Integrationen“ in der Kachel „Lexware Office“ den API-Schlüssel und die Buchungskategorie für Ausgaben eingetragen und „Integration aktivieren“ eingeschaltet, legt der Knopf den Beleg in Lexware Office an. Der Beleg geht mit 19 % Umsatzsteuer und ohne die Rechnungsdatei hinaus. Ein zweites Mal lässt er sich nicht übergeben.
• Prüfen Sie die Übergabe zuerst mit „Probebeleg anzeigen“ im Dialog der Kachel. Setzen Sie den Knopf im Echtbetrieb erst ein, wenn Ihre Buchhaltung oder Kanzlei den Beleg in Lexware Office geprüft hat.

Das Protokoll

Unten im Bereich „Beleg“ steht das „Protokoll“ mit Zeit und Person: „Eingegangen“, „Freigegeben“, „An Lexware“ und „Bezahlt“. Es zeigt, wer wann was getan hat.

Die Status eines Belegs

Status	Bedeutung
„Eingegangen“	Der Beleg liegt vor, die Angaben fehlen noch.
„In Prüfung“	Angaben sind eingetragen. Er wartet auf die Freigabe.
„Freigegeben“	Er darf bezahlt werden.
„Abgelehnt“	Er wird nicht bezahlt. Der Grund steht am Beleg.
„Bezahlt“	Sie haben ihn als bezahlt gekennzeichnet.
„An Lexware“	Der Beleg wurde an Lexware Office übergeben. Gehört zur Lexware-Anbindung, die noch nicht abgenommen ist, siehe Lexware Office. Bezahlt kennzeichnen lässt er sich weiterhin.
„Gebucht“	Ist für später vorgesehen. heinzelhaus vergibt diesen Status noch nicht, weil es Eingangsrechnungen nicht selbst verbucht.

Auf dem Dashboard

Im Posteingang auf dem Dashboard stehen für Mitarbeitende mit dem Recht zum Einsehen drei Zeilen zu Rechnungen: „Rechnungen von Handwerkern“, „Rechnungen warten auf Freigabe“ und „Abgelehnte Rechnungen“. „Rechnungen warten auf Freigabe“ steht immer da, auch bei null. So sehen Sie, dass nichts liegt.

Häufige Fehler

Meldung	Ursache	Lösung
„Nur PDF, JPG, PNG oder XRechnung (XML). …“	Die Datei hat ein anderes Format.	Speichern oder scannen Sie die Rechnung als PDF.
„Höchstens 20 MB.“ oder „Die Datei ist zu groß (maximal 20 MB).“	Die Datei ist zu groß.	Scannen Sie mit niedrigerer Auflösung.
„Der Beleg wurde inzwischen von jemand anderem bearbeitet. Bitte laden Sie die Ansicht neu.“	Eine andere Person war schneller.	Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie den Stand.
„Freigeben lässt sich nur ein Beleg, der eingegangen oder in Prüfung ist.“	Der Beleg ist schon freigegeben, abgelehnt oder bezahlt.	Nichts.

Noch nicht möglich

• heinzelhaus liest XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen nicht aus. Alle Angaben tragen Sie selbst ein.
• Eingangsrechnungen werden nicht verbucht. Es gibt keine Verbindlichkeiten (Kreditorenposten) und keine Felder für Netto, Umsatzsteuer, Fälligkeit, Skonto oder Sachkonto.
• Aus der Freigabe entsteht keine SEPA-Überweisung. Die Zahlung führen Sie in Ihrem Onlinebanking aus.
• Ein einzelner Beleg lässt sich nach der Freigabe nicht mehr zurücknehmen.