Mietverträge und Sollstellung

Ein Mietvertrag verbindet eine Einheit mit einem oder mehreren Mietern. Er hat einen Beginn, vielleicht ein Ende, eine Miete und Vorauszahlungen. Wechselt der Mieter, ist das immer ein neuer Vertrag: Der bisherige wird beendet und bleibt mit seiner Geschichte erhalten. Nur so rechnen alte Abrechnungszeiträume mit den damals gültigen Daten.

Die Sollstellung legt fest, was heinzelhaus jeden Monat für den Vertrag in Rechnung stellt: Kaltmiete, Vorauszahlungen und so weiter. Aus ihr entstehen die offenen Posten, an denen Zahlungseingang und Mahnwesen arbeiten.

Der Vertrag allein stellt noch nichts in Rechnung

Nach dem Anlegen eines Vertrags müssen Sie die Sollstellung des Vertrags anlegen. Ohne sie stellt der Monatslauf nichts in Rechnung. Wie das geht, steht weiter unten unter „Sollstellung je Vertrag“.

Die Mietvertragsliste

Damit Sie alle laufenden und beendeten Verträge mit der aktuellen Kaltmiete sehen.

Das brauchen Sie: das Recht „Kontakte und Bankverbindungen einsehen“.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter „Bestand“ auf „Mietverträge“.
2. Oben steht zum Beispiel „120 Verträge, davon 104 laufend“.
3. Die Spalten heißen „Mieter“, „Objekt / Einheit“, „Beginn“, „Ende“ (bei offenem Ende „unbefristet“), „Kaltmiete“, „Mietart“ und „Status“ („Laufend“ oder „Beendet“). Nach „Objekt / Einheit“, „Mietart“ und „Status“ können Sie filtern. Suchen können Sie nach „Mieter, Objekt, Einheit …“.
4. Unter der Liste steht „Kaltmiete laufender Verträge“ als Summe über die Zeilen, die Ihr Filter übrig lässt.
5. Klicken Sie eine Zeile an. Der Vertrag öffnet sich rechts neben der Liste, bei schmalen Fenstern als Tafel darüber.

Gut zu wissen

Die Kaltmiete in der Liste ist die heute gültige. Sie berücksichtigt alle Anpassungen bis heute. Ein Vertrag gilt als „Beendet“, wenn sein Ende vor dem heutigen Tag liegt. Über „⋯“ ganz rechts in der Kopfzeile passen Sie die Spalten an. Auch die Kachel „Laufende Verträge“ auf der Startseite öffnet diese Liste.

Einen Mietvertrag anlegen

Damit eine Einheit einen oder mehrere Mieter hat.

Das brauchen Sie: das Recht „Kontakte und Bankverbindungen ändern“. Es haben Administratoren und die Rolle „Sachbearbeitung“. Die Mieter müssen schon als Kontakte angelegt sein, die Einheit im Objekt.

1. Klicken Sie in der Vertragsliste auf „Neuer Vertrag“. Es öffnet sich der Dialog „Neuer Mietvertrag“.
2. Wählen Sie die „Einheit“. Suchen können Sie nach „Nummer, Objekt, Lage …“.
3. Wählen Sie den „Mieter“. Weitere Mieter fügen Sie über „Weiteren Mieter hinzufügen …“ an. Mehrere Mieter eines Vertrags haften als Gesamtschuldner, das heißt jeder für die ganze Miete.
4. Tragen Sie den „Beginn“ ein (Pflicht) und, falls bekannt, das „Ende (leer = unbefristet)“.
5. Wählen Sie die „Mietart“: „Standard“, „Staffelmiete“ oder „Indexmiete“. Tragen Sie, wenn Sie wollen, eine „Vertragsnummer“ ein. Bei der Indexmiete gehört der „Basisindex (VPI)“ dazu, zum Beispiel „118,3 (2020 = 100)“.
6. Tragen Sie die „Kaltmiete (€)“ ein (Pflicht). Ergänzen Sie, was vereinbart ist: „Nebenkosten-Vz. (€)“, „Heizkosten-Vz. (€)“, „Sonstige Vz. (€)“ und „Kaution (€)“. „Vz.“ steht für Vorauszahlung. Die „Kautionsart“ ist ein Freitext, zum Beispiel „Barkaution, Bürgschaft“. Notizen sind möglich.
7. Klicken Sie auf „Vertrag anlegen“.

heinzelhaus meldet „Mietvertrag angelegt.“ Beträge dürfen Sie als „1.234,56“ oder „1234.56“ eingeben.

Legen Sie jetzt die Sollstellung an, sonst stellt der Monatslauf für diesen Vertrag nichts in Rechnung.

Gut zu wissen

• Überschneidung: Läuft in der Einheit schon ein anderer Vertrag im selben Zeitraum, warnt heinzelhaus mit „Zeitraum überschneidet sich mit bestehenden Verträgen“. Speichern bleibt möglich, etwa für Untermiete. Bei einem Mieterwechsel beenden Sie aber zuerst den alten Vertrag.
• Indexmiete: heinzelhaus rechnet den Verbraucherpreisindex nicht selbst. Sie ermitteln den neuen Betrag und erfassen die Anpassung mit Begründung.
• Prüfen Sie vor dem Anlegen alle Angaben. Ein angelegter Vertrag lässt sich nicht bearbeiten und nicht löschen: weder Nummer noch Beginn, Beträge, Kaution, Mietart oder Mieter. Spätere Änderungen der Miete erfassen Sie als Anpassung, das Ende über „Vertrag beenden“.

Einen Vertrag ansehen

Klicken Sie in der Liste einen Vertrag an. Der Kopf nennt die Mieter, darunter stehen Objekt, Einheit und gegebenenfalls die Vertragsnummer. Daneben stehen die Marken „Laufend“ oder „Beendet“ und die Mietart.

Darunter finden Sie diese Felder: „Beginn“, „Ende“, „Aktuelle Kaltmiete“, „Warmmiete“, „Nebenkosten-Vz.“, „Heizkosten-Vz.“, „Sonstige Vz.“ (nur wenn vorhanden), „Kaution“ und bei der Indexmiete der „Basisindex (VPI)“. Dann folgen der Abschnitt „Mieter“ mit den Kontaktdaten, die „Sollstellung“ und die „Mietentwicklung“.

Die „Aktuelle Kaltmiete“ berücksichtigt alle Anpassungen bis heute. Die „Warmmiete“ ist Kaltmiete plus alle Vorauszahlungen.

Einen Vertrag beenden oder das Ende ändern

Damit ein Mietverhältnis zu einem Datum endet. Der Vertrag bleibt mit seiner ganzen Historie bestehen und wird für Abrechnungen vergangener Zeiträume weiter herangezogen.

Das brauchen Sie: das Recht „Kontakte und Bankverbindungen ändern“.

1. Öffnen Sie den Vertrag und klicken Sie unten auf „Vertrag beenden“.
2. Beantworten Sie die Rückfrage „Vertrag beenden?“ mit dem „Vertragsende“. Das Datum darf nicht vor dem Beginn liegen.
3. Klicken Sie auf „Vertrag beenden“. heinzelhaus meldet „Vertragsende zum 31.12.2026 eingetragen.“ (mit Ihrem Datum).

Ist schon ein Ende eingetragen, heißt der Knopf „Ende ändern“. Dahinter steht der Dialog „Vertragsende ändern?“, bestätigt mit „Ende speichern“.

Einen Nachmieter erfassen Sie mit einem neuen Vertrag.

Achtung

• Das Beenden ändert nur das Vertragsende. Die Sollstellung bleibt, wie sie ist. Der Monatslauf stellt aber nur für Monate, in denen der Vertrag noch läuft.
• Der Lauf stellt für jeden Monat, in dem der Vertrag auch nur teilweise läuft, die volle Monatsmiete. Eine anteilige Miete für Ein- und Auszugsmonate rechnet er nicht aus.
• Ein gesetztes Ende lässt sich nicht wieder auf „unbefristet“ zurücksetzen.

Mietanpassungen erfassen

Damit Sie eine Mieterhöhung oder eine Änderung der Vorauszahlungen ab einem Datum festhalten, ohne die Ausgangsmiete zu überschreiben. Die Mietentwicklung bleibt so nachvollziehbar.

Das brauchen Sie: das Recht „Kontakte und Bankverbindungen ändern“.

1. Öffnen Sie den Vertrag und klicken Sie auf „Anpassung erfassen“. Bei einer Staffelmiete gibt es zusätzlich „Staffel vorerfassen“, um die vereinbarten Stufen im Voraus einzutragen.
2. Wählen Sie die „Art“: „Staffel“, „Indexanpassung“, „§ 558 Vergleichsmiete“ oder „Einvernehmlich“ (Vorgabe).
3. Tragen Sie bei „Gültig ab“ den Tag ein, ab dem die neue Miete gilt. Er darf nicht vor dem Vertragsbeginn liegen.
4. Tragen Sie die „Neue Kaltmiete (€)“ ein (Pflicht). Bei „Nebenkosten-Vz. (€)“, „Heizkosten-Vz. (€)“ und „Sonstige Vz. (€)“ gilt: Bleibt ein Feld leer, bleibt der bisherige Wert bestehen (das Feld zeigt „unverändert“).
5. Notieren Sie unter „Begründung / Notiz“, worauf die Anpassung beruht.
6. Klicken Sie auf „Anpassung erfassen“.

heinzelhaus meldet „Mietanpassung erfasst.“ Liegt das Datum in der Zukunft, meldet es „Anpassung vorerfasst — sie erscheint als Frist zum Wirkdatum.“

Im Vertrag zeigt die „Mietentwicklung“ die Ausgangsmiete und jede Anpassung mit Datum, Art, Begründung und dem Unterschied zum vorherigen Stand. Künftige Anpassungen tragen die Marke „vorerfasst“.

Gut zu wissen

• Vorerfasste Anpassungen erscheinen als Frist. Zum Wirkdatum erinnert heinzelhaus: „Die vorerfasste Mietanpassung tritt in Kraft. Sollstellung und Einzug prüfen.“ Wie Fristen funktionieren, steht unter Fristen und Wiedervorlagen.
• Vorerfasste Anpassungen lassen sich löschen, solange sie noch nicht wirksam sind: Mülleimer in der „Mietentwicklung“, ohne Rückfrage. Wirksame Anpassungen gehören zur Miethistorie und lassen sich nicht löschen.
• Erhöhung nach § 558 BGB: Wählen Sie diese Art, fragt heinzelhaus zusätzlich nach dem „Zugang des Verlangens“ und der „Kappungsgrenze“ („20 % (Regelfall)“ oder „15 % (angespannter Markt)“). Es prüft dann anhand Ihrer erfassten Mietentwicklung, ob etwas gegen die Erhöhung spricht: zum Beispiel die Jahressperrfrist, die 15 Monate unveränderter Miete oder die Kappungsgrenze. Es nennt die Frist für die Zustimmung des Mieters, den Wirkungstermin (§ 558b BGB) und den Höchstbetrag. Das ist eine Einschätzung auf Basis Ihrer Daten, kein Rechtsrat, und sie blockiert nichts. Die ortsübliche Vergleichsmiete kennt heinzelhaus nicht. Nach einer solchen Erhöhung legt heinzelhaus automatisch eine Frist „Sperrfrist § 558 BGB läuft ab“ ein Jahr später an.
• Indexanpassung: Die Indexrechnung (VPI) erfolgt nicht automatisch. Ermitteln Sie den neuen Betrag selbst und halten Sie die zugrunde gelegten Indexstände in der Begründung fest.

Eine Anpassung ändert die Sollstellung nicht

Die Mietentwicklung ist eine Dokumentation. Der Monatslauf rechnet weiter mit der Sollstellung des Vertrags. Legen Sie die neue Miete deshalb zusätzlich als neuen Stand in der Sollstellung an (siehe unten, „Eine Mieterhöhung in die Sollstellung übernehmen“). Eine automatische Übernahme gibt es noch nicht. Auch die Betriebskostenabrechnung übernimmt geänderte Vorauszahlungen aus einer Anpassung noch nicht (siehe „Noch nicht möglich“).

Sollstellung je Vertrag

Damit der monatliche Sollstellungslauf weiß, was er für diesen Vertrag in Rechnung stellt – und auf welches Erlöskonto.

Das brauchen Sie: das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“. Es haben Administratoren und die Rolle „Buchhaltung“, nicht die Rolle „Sachbearbeitung“. Wer Verträge anlegt, hat also nicht automatisch das Recht, ihre Sollstellung zu pflegen. Stimmen Sie sich im Team ab. Den Abschnitt „Sollstellung“ im Vertrag sehen alle, die Mietverträge einsehen dürfen. Ohne das Recht lässt sich aber nichts speichern.

Der Monatslauf selbst steht in der Seitenleiste unter „Zahlungsverkehr“ → „Sollstellung“. Er ist beschrieben unter Monatliche Sollstellung.

Eine Position anlegen

1. Öffnen Sie den Vertrag und suchen Sie den Abschnitt „Sollstellung“. Daneben steht die Summe, zum Beispiel „870,00 € / Monat“.
2. Klicken Sie auf „Position“. Es öffnet sich der Dialog „Sollstellungs-Position“.
3. Wählen Sie die „Art“: „Kaltmiete“ (Vorgabe), „Nebenkosten-Vorauszahlung“, „Heizkosten-Vorauszahlung“, „Garage / Stellplatz“, „Umsatzsteuer“ oder „Sonstige“.
4. Tragen Sie den „Betrag / Monat (€)“ ein. Wechseln Sie die Art bei leerem Feld, schlägt heinzelhaus den passenden Betrag aus dem Vertrag vor (Kaltmiete oder eine der Vorauszahlungen). Prüfen Sie ihn. Stellen Sie dann „Gültig ab“ ein. Vorgabe ist heute. Wählen Sie den Ersten des Monats, ab dem die Position gelten soll (siehe unten).
5. Wählen Sie das „Erlöskonto“, zum Beispiel „4100 · Mieten“. Auf dieses Konto bucht der Zahlungseingang, wenn die Miete eingeht.
6. Klicken Sie auf „Anlegen“. heinzelhaus meldet „Position angelegt.“

Legen Sie eine Position je Betrag an: Kaltmiete, Nebenkosten-Vorauszahlung, Heizkosten-Vorauszahlung und so weiter. Ist noch nichts hinterlegt, steht dort: „Keine Sollstellung hinterlegt — der monatliche Lauf stellt für diesen Vertrag nichts in Rechnung.“ Fehlt dem Objekt ein aktives Erlöskonto, ergänzt heinzelhaus: „Das Objekt hat außerdem noch kein aktives Erlöskonto (Objekt → Konten).“ Legen Sie das Konto dann zuerst an (Konten eines Objekts).

Wie „Gültig ab“ und die Stände zusammenspielen

Mietet jemand seit Jahren zu 650 € und soll ab April 680 € zahlen, brauchen Sie zwei Stände auf demselben Konto: den alten bis März, den neuen ab April. Dafür gibt es „Gültig ab“.

• Der Lauf stellt je Vertrag und Erlöskonto nur den jüngsten Stand, der im Monat schon gilt. Ein Stand gilt für einen Lauf, sobald sein Datum spätestens am letzten Tag dieses Monats liegt. Wählen Sie deshalb immer den Ersten des Monats, ab dem der Betrag gelten soll.
• In der Liste der Positionen erkennen Sie die Stände an ihren Marken. Ohne Marke gilt der Stand im laufenden Monat. „künftig“ gilt erst in einem späteren Monat und wird noch nicht gestellt. „abgelöst“ (grau) ist von einem jüngeren Stand überholt und wird nicht mehr gestellt.
• Die Summe „… / Monat“ im Kopf des Abschnitts zählt nur die Stände, die im laufenden Monat gelten.
• Ein Stand ohne Datum gilt seit Vertragsbeginn und erscheint ohne „ab …“. Das kann bei übernommenen Positionen vorkommen.
• Zwei Positionen auf demselben Konto mit demselben „Gültig ab“ lassen sich nicht speichern. heinzelhaus meldet: „Für das Konto 4100 gibt es schon einen Stand ab 01.04.2027. Ändern Sie diesen oder wählen Sie für den neuen Stand ein anderes „Gültig ab“.“

Ein Konto, ein Betrag

Weil der Lauf je Konto nur einen Stand stellt, gehören Kaltmiete, Nebenkosten- und Heizkostenvorauszahlung auf jeweils eigene Erlöskonten. Legen Sie sie auf dasselbe Konto, hält heinzelhaus sie für aufeinanderfolgende Stände desselben Betrags. Haben beide dasselbe „Gültig ab“, lässt sich die zweite nicht speichern. Bei einem anderen Datum stellt der Lauf nur die jüngste.

Gut zu wissen: ein Monat wird nur einmal gestellt

Der Lauf stellt je Vertrag und Konto einen Monat nur einmal. Das gilt auch, wenn Sie den Lauf ein zweites Mal auslösen, und auch dann, wenn Sie nach dem ersten Lauf einen neuen Stand angelegt haben. Ein neuer Stand wirkt deshalb erst ab dem nächsten Monat, der noch nicht gestellt ist. Forderungen, die der Lauf schon erzeugt hat, ändert die Sollstellung nicht.

Gut zu wissen: Monate in der Vergangenheit

Der Lauf stellt einen Monat nur, wenn die Position an dessen letztem Tag schon gilt. Soll ein Vertrag, der schon im Frühjahr begann, auch für die Monate davor in Rechnung gestellt werden, wählen Sie als „Gültig ab“ den Vertragsbeginn. Mit dem heutigen Tag als Vorgabe bliebe der Vergangenheits-Monat leer.

Eine Mieterhöhung in die Sollstellung übernehmen

1. Erfassen Sie die Erhöhung zuerst als Mietanpassung, damit sie in der Mietentwicklung steht und eine Frist auslöst.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Sollstellung“ auf „Position“.
3. Wählen Sie dieselbe „Art“ und dasselbe Erlöskonto wie bei der bisherigen Miete.
4. Tragen Sie den neuen Betrag ein.
5. Stellen Sie bei „Gültig ab“ den Ersten des Monats ein, ab dem die Erhöhung gilt.
6. Klicken Sie auf „Anlegen“.

Die bisherige Position bleibt stehen. Solange der Monat der Erhöhung noch nicht erreicht ist, trägt die neue die Marke „künftig“. Danach trägt die bisherige die Marke „abgelöst“.

Eine Position ändern oder entfernen

• Ändern: Klicken Sie auf den Stift („Position bearbeiten“). Im Dialog „Sollstellung ändern“ ersetzen Sie diesen Stand: „Die Änderung ersetzt diesen Stand.“ Für eine Erhöhung ab einem Stichtag legen Sie stattdessen einen neuen Stand an. Minderung und Bezeichnung einer Position bleiben beim Ändern erhalten.
• Entfernen: Klicken Sie auf den Mülleimer („Position entfernen“). Es gibt keine Rückfrage. heinzelhaus meldet „Sollstellung entfernt — künftige Läufe stellen sie nicht mehr.“ Offene Posten, die der Lauf schon erzeugt hat, bleiben bestehen.

Gut zu wissen

• Zur Auswahl stehen nur aktive Erlöskonten des Objekts. Sonst meldet heinzelhaus: „Das Konto 4100 ist kein aktives Erlöskonto dieses Objekts. Bitte ein anderes wählen.“ Hängt eine bestehende Position an einem Konto, das inzwischen deaktiviert ist, steht dort „Konto 4100 (deaktiviert)“. Betrag und Datum lassen sich weiter ändern, solange Sie das Konto nicht wechseln. Der Lauf stellt eine solche Position nicht (Konten eines Objekts).
• Der Betrag muss größer als 0 sein: „Bitte einen Betrag größer 0 angeben.“
• Eine Minderung lässt sich in der Oberfläche nicht neu anlegen. Aus Karthago übernommene Minderungen erscheinen mit der Marke „Minderung“ und einem Minuszeichen.

Nach einer Datenübernahme

• Karthago bringt die Sollstellungen (Miete und Vorauszahlungen je Konto) mit, mit „Gültig ab“, soweit Karthago ein Datum führt. Hat Karthago einen Monat in einem Objekt schon gestellt, stellt der Lauf die aus Karthago übernommenen Positionen für diesen Monat nicht noch einmal.
• PowerHaus übernimmt nur die Gesamtmiete der Verträge, ohne Aufteilung in Kaltmiete, Nebenkosten und Heizkosten, und keine Sollstellungen. Die Gesamtmiete steht im Feld „Kaltmiete“, die Vorauszahlungen stehen auf 0. Legen Sie die Positionen nach der Übernahme für jeden Vertrag an, bevor Sie den ersten Lauf auslösen. Die Betriebskostenabrechnung weist auf Verträge ohne Vorauszahlung hin. Die Aufteilung im Vertrag selbst lässt sich noch nicht nachtragen.

Mehr dazu unter Übernahme aus Karthago und Übernahme aus PowerHaus.

Noch nicht möglich

• Vertrag bearbeiten oder löschen. Siehe oben: Nach dem Anlegen sind Angaben nicht mehr änderbar.
• Automatische Übernahme einer Mietanpassung in die Sollstellung.
• Geänderte Vorauszahlungen in der Betriebskostenabrechnung. Sie zieht die Vorauszahlungen ab, die beim Anlegen des Vertrags stehen. Anpassungen der Vorauszahlungen berücksichtigt sie noch nicht, ebenso wenig die tatsächlich gezahlten Beträge.
• Kündigungen: Kündigungseingang, Kündigungsfristen und Fristen zum Mietende (§§ 545, 548, 573c BGB) verwaltet heinzelhaus nicht. Auch eine Mieterwechsel-Checkliste gibt es nicht.
• Kaution: Betrag und Art sind Notizfelder. Eine Kautionsverwaltung mit Verzinsung und Abrechnung gibt es nicht.
• Vertragstyp (Wohnraum, Gewerbe, Zeitmiete) und Mitbewohner lassen sich nicht erfassen. Auch die Umlagevereinbarung je Vertrag fehlt.
• Mieterhöhungsschreiben und eine automatische Indexberechnung gibt es nicht. Mit Serienbriefen schreiben Sie an Ihre Mieter (Briefe und Serienbriefe).
• Anteilige Miete für Teilmonate (siehe oben).

Häufige Fehler

• Der Monatslauf stellt für einen neuen Vertrag nichts. Es fehlt die Sollstellung, oder sie hat ein „Gültig ab“ nach dem Monatsende.
• Eine Mieterhöhung kommt im Lauf nicht an. Die Mietanpassung allein genügt nicht. Legen Sie die neue Miete als neue Position mit „Gültig ab“ an.
• Die Miete wird doppelt gestellt. Zwei Positionen mit derselben Art stehen auf verschiedenen Erlöskonten. Der Lauf stellt dann beide. Ändern Sie bei der älteren das Konto oder entfernen Sie sie.
• „Bitte einen Betrag größer 0 angeben.“ Eine Position mit 0 € lässt sich nicht speichern. Entfernen Sie die Position stattdessen.
• „Bitte eine Einheit auswählen.“ / „Bitte mindestens einen Mieter auswählen.“ Beides ist beim Anlegen Pflicht.
• „Das Vertragsende darf nicht vor dem Beginn liegen.“ Prüfen Sie die beiden Daten.
• „Ungültiger Betrag.“ Der Betrag enthält etwas anderes als Ziffern, Punkt und Komma.