Lexware Office

Lexware Office ist ein Online-Buchhaltungsprogramm. heinzelhaus kann freigegebene Eingangsrechnungen als Beleg dorthin übergeben. Ihre Buchhaltung oder Ihre Steuerkanzlei findet sie dann in Lexware Office.

Die Übergabe besteht aus zwei Teilen. Einmalig richtet ein Administrator den Zugang ein. Danach übergeben Sie jeden freigegebenen Beleg mit einem Klick.

Noch nicht in der Praxis erprobt

Die Übergabe arbeitet mit den Angaben, die Sie unter „Integrationen“ eintragen. Sie wurde aber noch an keinem echten Lexware-Konto abgenommen. Außerdem geht jeder Beleg mit 19 % Umsatzsteuer und ohne die Rechnungsdatei hinaus (siehe unten).

Übergeben Sie deshalb zuerst einen Beleg zur Probe und prüfen Sie ihn in Lexware Office. Ein falsch übergebener Beleg steht danach in der Buchhaltung Ihrer Kanzlei und macht dort Arbeit.

Einmal einrichten

Damit heinzelhaus Belege an Ihr Lexware-Konto senden darf.

Sie brauchen: die Rolle „Administrator“. Die Einstellungen öffnen sich nur für Administratoren, und für sie gilt die Zwei-Faktor-Pflicht, siehe Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht. Außerdem brauchen Sie einen Zugang zu Lexware Office, bei dem Sie einen Schlüssel erzeugen dürfen.

1. Erzeugen Sie in Lexware Office einen Schlüssel. Der Dialog in heinzelhaus nennt den Weg: „Erweiterungen → Public API“.
2. Öffnen Sie in heinzelhaus Seitenleiste → Verwaltung → Einstellungen und wechseln Sie in den Reiter „Integrationen“.
3. Klicken Sie auf die Kachel „Lexware Office“. Es öffnet sich der Dialog „Lexware Office“.
4. Fügen Sie den Schlüssel in das Feld „API-Schlüssel“ ein und klicken Sie auf „Testen“. Bei Erfolg sehen Sie „Verbunden mit …“ und den Namen Ihrer Firma. Darunter steht „Zuletzt erfolgreich geprüft am …“. Mit dem erfolgreichen Test speichert heinzelhaus den Schlüssel schon. Eingeschaltet ist die Anbindung damit noch nicht.
5. Tragen Sie unter „Buchungskategorien“ bei „Ausgaben (Betriebskosten)“ die Kennung der Kategorie ein. Sie steht in Lexware Office unter „Buchhaltung → Kategorien“. Die Kennung ist eine lange Zeichenfolge aus Ziffern, Buchstaben und Bindestrichen und für jedes Lexware-Konto anders.
6. Lassen Sie „Einnahmen (Mieterträge)“ leer. Das Feld trägt den Zusatz „derzeit ungenutzt“.
7. Schalten Sie „Integration aktivieren“ ein.
8. Klicken Sie auf „Speichern“. Sie sehen „Einstellungen gespeichert.“ Die Kachel trägt jetzt das Kennzeichen „Aktiv“.

Vorab prüfen: der Probebeleg

Damit Sie sehen, was heinzelhaus senden würde, bevor etwas bei Lexware ankommt.

1. Öffnen Sie die Kachel „Lexware Office“ noch einmal.
2. Klicken Sie bei „Probeübertragung“ auf „Probebeleg anzeigen“.
3. Es erscheint ein Beleg über 119,00 € mit Ihrer gespeicherten Kategorie. Gesendet wird dabei nichts.

Die Ansicht ist technisch und in englischer Fachsprache. Sie ist für Ihre IT oder Ihre Lexware-Betreuung gedacht. Sie zeigt, welche Kategorie, welchen Betrag und welche Steuer heinzelhaus übergeben würde. Ob Lexware die Kategorie annimmt, zeigt erst die erste echte Übergabe. Fehlt die Kategorie, meldet heinzelhaus „Probeübertragung nicht möglich“ mit dem Hinweis „Es ist keine Kategorie für Ausgaben hinterlegt.“

Einen Beleg übergeben

Damit eine geprüfte Eingangsrechnung in der Buchhaltung Ihrer Kanzlei auftaucht.

Sie brauchen: das Recht „Eingangsrechnungen freigeben, ablehnen und als bezahlt kennzeichnen“ (Rolle „Administrator“). Die Rolle „Buchhaltung“ hat es nicht, es lässt sich aber einzeln vergeben, siehe Benutzer, Rollen und Rechte. Der Zugang muss eingerichtet und aktiviert sein.

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Rechnungseingang“.
2. Öffnen Sie einen Beleg mit dem Status „Freigegeben“. Wie ein Beleg freigegeben wird, steht unter Rechnungseingang.
3. Klicken Sie auf „An Lexware“.
4. Sie sehen „Erledigt.“ Der Status des Belegs wechselt auf „An Lexware“. Im „Protokoll“ steht die Zeile „An Lexware“ mit Zeit und der Kennung, die Lexware vergeben hat. Außerdem erscheint die Benachrichtigung „Beleg an Lexware übermittelt“.
5. Prüfen Sie in Lexware Office, ob der Beleg angekommen ist und so aussieht, wie Sie es erwarten.

Was heinzelhaus übergibt

Angabe in Lexware	Woher sie kommt
Belegart	immer „Eingangsrechnung“
Belegnummer	die Rechnungsnummer des Belegs; fehlt sie, der Dateiname
Belegdatum	das Rechnungsdatum; fehlt es, das heutige Datum
Bruttobetrag	der Betrag des Belegs
Umsatzsteuer	fest 19 %, aus dem Bruttobetrag herausgerechnet
Kategorie	die Kategorie unter „Ausgaben (Betriebskosten)“
Bemerkung	die Notiz am Beleg
Kontakt	der Sammelkontakt von Lexware, kein einzelner Lieferant

Gut zu wissen

• Übergeben werden nur freigegebene Belege. Ein ungeprüfter Beleg soll nicht in der Buchhaltung der Kanzlei auftauchen.
• Jeder Beleg wird nur einmal übergeben. Ein zweiter Versuch endet mit „Dieser Beleg wurde bereits übermittelt (Lexware-Kennung …).“ So entstehen keine Doppelbuchungen.
• Schlägt die Übergabe fehl, bleibt der Beleg freigegeben. Sie können es erneut versuchen.
• Lexware erlaubt zwei Anfragen pro Sekunde. heinzelhaus hält diese Grenze selbst ein.
• Der Zugangsschlüssel bleibt auf dem Server von heinzelhaus. Er wird nur für die Übergabe verwendet.
• Dafür muss der Server von heinzelhaus ins Internet kommen.
• Neben Rechnungsnummer, Datum und Betrag geht auch die Notiz am Beleg zu Lexware. Schreiben Sie nichts hinein, was dort nicht stehen soll.

Häufige Fehler

Meldung	Ursache	Lösung
„Für Lexware ist kein Zugang hinterlegt. Bitte unter Einstellungen → Integrationen eintragen.“	Es ist kein API-Schlüssel eingetragen.	Lassen Sie einen Administrator den Zugang einrichten, siehe oben.
„Die Lexware-Anbindung ist nicht aktiviert. Bitte unter Einstellungen → Integrationen einschalten.“	Der Schalter „Integration aktivieren“ ist aus.	Lassen Sie einen Administrator ihn einschalten und speichern.
„Für Lexware ist keine Buchungskategorie für Ausgaben hinterlegt. …“	Bei „Ausgaben (Betriebskosten)“ fehlt die Kennung.	Lassen Sie einen Administrator sie eintragen.
„Zum Aktivieren wird ein API-Schlüssel benötigt.“ (beim Speichern)	Der Schalter ist an, aber das Feld „API-Schlüssel“ ist leer.	Tragen Sie den Schlüssel ein.
„Verbindung fehlgeschlagen“ (beim Testen) mit „Der API-Schlüssel wurde abgelehnt. …“	Lexware akzeptiert den Schlüssel nicht, zum Beispiel weil er falsch kopiert wurde oder nicht mehr gilt.	Erzeugen Sie in Lexware Office unter „Erweiterungen → Public API“ einen neuen Schlüssel.
„Verbindung fehlgeschlagen“ mit „Lexware ist nicht erreichbar: …“	Der Server von heinzelhaus kommt nicht ins Internet, oder Lexware ist gerade gestört.	Prüfen Sie die Internetverbindung des Servers und versuchen Sie es später erneut.
„Übermittlung fehlgeschlagen: …“	Lexware hat den Beleg nicht angenommen. Der Grund steht hinter dem Doppelpunkt.	Der Beleg bleibt freigegeben. Beheben Sie den Grund und klicken Sie erneut auf „An Lexware“.
„Lexware hat wegen zu vieler Anfragen abgewiesen. Bitte in einigen Sekunden erneut versuchen.“	Lexware hat die Anfrage kurz abgelehnt.	Warten Sie einige Sekunden und klicken Sie noch einmal.
„Nur freigegebene Belege werden übermittelt.“	Der Beleg ist nicht freigegeben.	Geben Sie ihn zuerst frei.

Alternativen

• Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV, geben Sie ihr die Buchungen über den DATEV-Export.
• Arbeitet Ihre Kanzlei mit Lexware Office und hat die Rechnung einen anderen Steuersatz als 19 %, stellen Sie den Beleg dort selbst ein.
• Prüfen und geben Sie jede Rechnung im Rechnungseingang frei, auch wenn Sie sie nicht übergeben. Dort bleibt festgehalten, wer was geprüft und freigegeben hat.
• Buchen Sie die Rechnung in heinzelhaus, siehe Buchen, Splitbuchung und Storno.

Gut zu wissen

Im Reiter „Integrationen“ stehen noch weitere Kacheln. „Priki KI“ ist eine optionale Anbindung für Kontierungsvorschläge, siehe Buchen, Splitbuchung und Storno. „Bankanbindung“ und „Messdienstleister“ tragen das Kennzeichen „In Vorbereitung“: die direkte Bankverbindung (siehe Kontoauszüge) und der Datenaustausch mit Messdienstleistern für Verbrauchsdaten. Was schon geht, zeigt der Funktionsüberblick.

Noch nicht möglich

• Ein anderer Steuersatz als 19 % am Beleg. Bei Rechnungen mit 7 % oder ohne Umsatzsteuer stimmt der Beleg in Lexware Office nicht.
• Die Rechnungsdatei, also das PDF, als Anhang des Belegs. In Lexware Office stehen die Angaben, aber nicht das Dokument.
• Die Zuordnung zu einem einzelnen Lieferanten. Der Beleg hängt am Sammelkontakt.
• Ein übergebener Beleg lässt sich aus heinzelhaus nicht noch einmal senden oder zurückholen.
• Ausgangsrechnungen, etwa Mieten, und ein Abgleich der Kontodaten. Das Feld „Einnahmen (Mieterträge)“ ist dafür vorgesehen, wird aber noch nicht genutzt.