Vermögensbericht (WEG)

Der Vermögensbericht zeigt den Eigentümern, wie viel Geld die Gemeinschaft besitzt. Er nennt den Stand der Erhaltungsrücklage mit ihrer Entwicklung im Wirtschaftsjahr und das übrige wesentliche Gemeinschaftsvermögen: Bankguthaben, Forderungen und Verbindlichkeiten. Nach § 28 Abs. 4 WEG erstellt ihn der Verwalter nach Ablauf des Wirtschaftsjahres und stellt ihn jedem Eigentümer zur Verfügung.

Anders als die Jahresabrechnung beschließen die Eigentümer den Vermögensbericht nicht. Sie halten deshalb keinen Beschluss fest. Sie erstellen den Bericht, prüfen ihn und versenden ihn.

Der Bericht ist eine Momentaufnahme. heinzelhaus speichert die Zahlen so, wie sie beim Erstellen waren. Buchen oder erfassen Sie danach etwas nach, ändert sich der Bericht nicht von selbst. Erst ein neuer Aufruf von „Bericht erstellen“ rechnet neu.

Bevor Sie beginnen

Rechte. Ansehen und als PDF öffnen dürfen Sie mit dem Recht „Abrechnungen einsehen“. Erstellen, löschen und versenden dürfen Sie mit dem Recht „Abrechnungen berechnen und versenden“. In den vorgegebenen Rollen haben „Administrator“ und „Buchhaltung“ beide Rechte. „Sachbearbeitung“ und „Nur Lesen“ dürfen den Bericht nur ansehen. Wie Sie Rechte vergeben, steht unter Benutzer, Rollen und Rechte.

Das muss vorher stimmen:

1. Eine Erhaltungsrücklage am Objekt, mit Anfangsbestand und allen Bewegungen des Wirtschaftsjahres. Ohne Rücklage erstellt heinzelhaus keinen Bericht. Wie Sie sie führen, steht unter Erhaltungsrücklage.
2. Der beschlossene Wirtschaftsplan des Jahres. Er liefert die geplante Zuführung zur Rücklage, an der heinzelhaus die Unter- oder Überdeckung misst. Ohne ihn lässt sich der Bericht zwar erstellen, aber die gelbe Zeile zum Soll-Stand führt dann in die Irre (siehe unten). Siehe Wirtschaftsplan.
3. Die Buchhaltung des Jahres. Das übrige Vermögen kommt aus den Konten des Objekts mit der Kontofunktion „Geldkonto“ und „Rücklage/Verbindlichkeit“. Siehe Konten eines Objekts.
4. Der richtige Jahresbeginn. Am Objekt steht unter „Wirtschaftsjahr beginnt im“ der Monat, mit dem Ihr Wirtschaftsjahr startet. Der Bericht folgt ihm.

Achtung: Zuführungen selbst erfassen

heinzelhaus verbindet die Rücklage noch nicht mit der Buchhaltung. Eine Zuführung zählt im Bericht nur, wenn Sie sie im Reiter „Rücklage“ des Objekts als Bewegung der Art „Zuführung“ erfasst haben. Haben Sie es vergessen, steht dort weniger, als bei der Bank liegt. Der Bericht zeigt dann eine Unterdeckung, obwohl das Geld da ist.

Schritt für Schritt

Schritt 1: Bericht erstellen

Damit der Stand zum Ende des Wirtschaftsjahres festgehalten ist, erstellen Sie den Bericht.

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Abrechnung & WEG → „Jahresabrechnungen“. Die Seite hat zwei Reiter. Wählen Sie „Vermögensbericht“.
2. Klicken Sie auf „Bericht erstellen“. Ist noch kein Objekt angelegt, bleibt der Knopf gesperrt.
3. Im Dialog „Vermögensbericht erstellen“ wählen Sie das „Objekt“ und tragen das „Wirtschaftsjahr“ ein. Vorgegeben ist das Vorjahr.
4. Klicken Sie auf „Erstellen“. Sie sehen „Vermögensbericht erstellt.“ Der Bericht öffnet sich unter der Liste. Alle Benutzer erhalten die Benachrichtigung „Vermögensbericht 2025 erstellt“ mit dem Stand der Erhaltungsrücklage.

Die Liste zeigt je Bericht „Jahr“, „Objekt“, „Erhaltungsrücklage“, „Übriges Vermögen“ und „Gesamt“. Unten stehen die Summen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Bericht. Suchen können Sie nach „Jahr oder Objekt suchen …“.

Gut zu wissen: Neu erstellen ersetzt

Je Objekt und Wirtschaftsjahr gibt es genau einen Bericht. Erstellen Sie ihn erneut, ersetzt der neue den alten. Das ist der richtige Weg, wenn Sie nach dem ersten Bericht etwas nachgebucht oder nachgetragen haben.

Schritt 2: Bericht lesen und prüfen

Damit nichts Falsches hinausgeht, lesen Sie den Bericht, bevor Sie ihn versenden. Er hat vier Teile.

Teil	Das sehen Sie
Kopf	„Vermögensbericht 2025“ mit Objekt und „Stand zum 31.12.2025“.
Je Rücklage	Die Bezeichnung der Rücklage und fünf Kennzahlen: „Anfangsstand“, „Zuführungen“, „Entnahmen“, „Zinsen“ und „Endstand“.
Gelbe Zeile	Erscheint nur, wenn der tatsächliche Stand vom Soll abweicht: „Soll-Stand nach Wirtschaftsplan …“ mit „Unterdeckung von …“ oder „Überdeckung von …“.
„Wesentliches Gemeinschaftsvermögen“	Eine Zeile je Konto mit Bezeichnung, Art und Betrag. Verbindlichkeiten sind negativ.

Ganz unten steht „Gemeinschaftsvermögen insgesamt“. Das ist die Summe aus den Endständen der Rücklagen und dem übrigen Vermögen.

Bildschirm und PDF unterscheiden sich

Das PDF ist vollständiger als der Bildschirm. Es zeigt zusätzlich die Zeile „Korrekturen“, sobald es welche gibt, und die einzelnen Bewegungen der Rücklage mit Datum, Art, Zweck und Betrag. Die Art eines Postens steht dort ausgeschrieben („Bankguthaben“, „Forderung“, „Verbindlichkeit“). Stimmen auf dem Bildschirm die Kennzahlen nicht zusammen, sehen Sie im PDF nach.

Schritt 3: Als PDF ausgeben

Damit Sie den Bericht ausdrucken oder weitergeben können, öffnen Sie ihn als PDF.

1. Klicken Sie im geöffneten Bericht auf „Als PDF“. Oder klicken Sie in der Liste auf das Download-Symbol („PDF öffnen“). Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab.
2. Prüfen Sie die Seite. Briefkopf und Fußzeile kommen aus Ihren Einstellungen (siehe Briefkopf).

Das PDF enthält:

• die Überschrift „Vermögensbericht 2025“ mit Wirtschaftsjahr, Objekt und dem Stand zum Ende des Jahres,
• je Rücklage die Tabelle von „Stand zu Beginn des Wirtschaftsjahres“ bis „Stand zum Ende des Wirtschaftsjahres“, bei Abweichung den Hinweis zum Soll-Stand und die Liste der Bewegungen (oder „Im Wirtschaftsjahr keine Bewegungen.“),
• den Abschnitt „Wesentliches Gemeinschaftsvermögen“ mit der „Summe des übrigen Vermögens“,
• den Kasten „Gemeinschaftsvermögen insgesamt“ mit dem Anteil der Erhaltungsrücklagen,
• einen festen Hinweis, dass der Bericht nach § 28 Abs. 4 WEG erstellt wird, jedem Eigentümer zur Verfügung steht und anders als die Jahresabrechnung nicht beschlossen wird.

Das PDF wird abgelegt, unter Seitenleiste → Vorgänge → „Dokumente“, mit Fassungsnummer und Prüfsumme. Mehr dazu unter Akte und Dokumente. Es zeigt immer den gespeicherten Bericht, nie einen neu gerechneten.

Schritt 4: An die Eigentümer versenden

Damit jeder Eigentümer den Bericht erhält und Sie den Versand belegen können, versenden Sie per E-Mail.

Voraussetzung: ein eingerichteter Mailversand. Wie Sie ihn einrichten, steht unter Mailversand. Ist er nicht eingerichtet, zeigt der Dialog: „E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet“.

1. Klicken Sie im geöffneten Bericht auf „Versenden“. heinzelhaus erzeugt das PDF und legt es ab.
2. Im Dialog „Dokument versenden“ sehen Sie die Liste „Empfänger“ mit dem Zähler „x von y gewählt“. Vorgeschlagen werden die Personen, die heute Eigentümer einer Einheit des Objekts sind. Als Grund steht dort zum Beispiel „Eigentümer Einheit 3“. Vorangehakt sind nur Empfänger mit E-Mail-Adresse.
3. Prüfen Sie „Betreff“ („Vermögensbericht – Objekt“) und „Anschreiben“. Der Briefkopf steckt schon im angehängten PDF.
4. Klicken Sie auf „An … Empfänger senden“. Sie sehen „n Empfänger erreicht.“ oder „x von y Empfängern nicht erreicht.“
5. Der Nachweis steht danach im Dialog unter „Bisherige Versendungen“ („am … an … gesendet“).

Gut zu wissen

• Alle Eigentümer erhalten dasselbe Dokument. Das ist hier richtig, denn der Bericht betrifft die ganze Gemeinschaft. Wem mehrere Einheiten gehören, steht nur einmal in der Liste.
• Ein Eigentümer ohne E-Mail-Adresse steht mit „keine E-Mail-Adresse hinterlegt“ in der Liste. Er muss auf anderem Weg beliefert werden. Öffnen Sie dazu das PDF und drucken Sie es.
• Sie brauchen keinen Beschluss, um den Bericht zu versenden. Er muss den Eigentümern nur zur Verfügung stehen.
• Der Versand geht an die heutigen Eigentümer. Wer die Einheit inzwischen verkauft hat, bekommt den Bericht nicht.
• In einer Demo-Instanz werden keine Mails verschickt.

Schritt 5: Bericht löschen

Damit ein Bericht verschwindet, den Sie nicht mehr brauchen, klicken Sie in der Liste auf das Papierkorb-Symbol („Löschen“). heinzelhaus löscht sofort und ohne Rückfrage. Das Recht „Abrechnungen berechnen und versenden“ ist nötig. Ein bereits abgelegtes PDF bleibt unter „Dokumente“ erhalten.

So rechnet heinzelhaus

Alle Beträge im Beispiel sind erfunden und mit dem Rechenkern von heinzelhaus nachgerechnet.

Das Beispiel führt die Gemeinschaft aus Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung weiter. Der Plan sah für 2025 eine Zuführung zur Erhaltungsrücklage von 6.000,00 € vor. Eigentümer B hat drei Monate lang kein Hausgeld gezahlt, 3 × 275,00 € = 825,00 €. Davon wären 375,00 € (3 × 125,00 €) in die Rücklage geflossen.

Die Entwicklung der Rücklage

heinzelhaus bildet den Stand der Rücklage aus den Bewegungen, die Sie im Reiter „Rücklage“ des Objekts erfasst haben:

• Anfangsstand ist die Summe aller Bewegungen vor dem ersten Tag des Wirtschaftsjahres.
• Zuführungen, Entnahmen, Zinsen und Korrekturen sind die Bewegungen vom ersten bis zum letzten Tag des Wirtschaftsjahres, jeweils nach ihrer Art zusammengezählt.
• Endstand ist der Anfangsstand plus Zuführungen, Zinsen und Korrekturen, abzüglich der Entnahmen. Eine Korrektur kann den Stand auch mindern.

Im Beispiel stand die Rücklage am 31.12.2024 bei 20.000,00 €. Im Jahr 2025 kamen Zuführungen von 5.625,00 € und Zinsen von 150,00 € dazu. Für eine Dachreparatur wurden 4.500,00 € entnommen.

Posten	Betrag
Anfangsstand	20.000,00 €
Zuführungen	+ 5.625,00 €
Entnahmen	− 4.500,00 €
Zinsen	+ 150,00 €
Endstand	21.275,00 €

Der Endstand ist die Summe, die der Bericht als Stand der Erhaltungsrücklage nennt. Er sollte dem Kontostand der Rücklage bei der Bank zum 31.12.2025 entsprechen.

Gut zu wissen: So wird ein Anfangsbestand zum Anfangsstand

Einen Startwert aus einem anderen Programm erfassen Sie als Bewegung der Art „Korrektur / Anfangsbestand“. Datieren Sie sie auf den Tag vor dem Beginn des ersten Wirtschaftsjahres, das Sie in heinzelhaus abbilden, zum Beispiel auf den 31.12.2024 für 2025. Dann steht der Betrag im Bericht als „Anfangsstand“.

Liegt das Datum im Wirtschaftsjahr, zum Beispiel am 01.01.2025, zählt die Bewegung als „Korrektur“ des Jahres. Der Endstand stimmt dann trotzdem. Der Anfangsstand ist aber 0, und auf dem Bildschirm fehlt die Zeile „Korrekturen“.

Soll-Stand, Unterdeckung und Überdeckung

Der Bericht vergleicht den tatsächlichen Stand mit dem Stand, der sich ergäbe, wenn alle beschlossenen Zuführungen geflossen wären. Dieser Soll-Stand rechnet wie der Endstand, setzt aber statt der erfassten Zuführungen die Zuführung aus dem Wirtschaftsplan an.

Posten	Betrag
Anfangsstand	20.000,00 €
Zuführung laut Wirtschaftsplan	+ 6.000,00 €
Entnahmen	− 4.500,00 €
Zinsen	+ 150,00 €
Soll-Stand	21.650,00 €
Endstand (tatsächlich)	21.275,00 €
Unterdeckung	375,00 €

Die 375,00 € sind genau der Rücklagenanteil, den Eigentümer B nicht gezahlt hat. Im Bericht erscheint die gelbe Zeile: „Soll-Stand nach Wirtschaftsplan 21.650,00 € — Unterdeckung von 375,00 €. Der beschlossene Betrag ist der Rücklage noch nicht zugeflossen.“

Warum das wichtig ist: Ein Bericht, der nur den Soll-Stand nennt, verschweigt die Lücke. Der Beirat und die Eigentümer sollen sehen, dass das Geld, das beschlossen wurde, nicht vollständig angekommen ist. Fließt mehr zu als geplant, steht stattdessen „Überdeckung von …“.

Sind Soll-Stand und Endstand gleich, erscheint die gelbe Zeile nicht.

Achtung: Wann die gelbe Zeile in die Irre führt

• Kein beschlossener Plan für das Jahr: Dann setzt heinzelhaus die geplante Zuführung mit 0 an. Die gelbe Zeile zeigt eine „Überdeckung“ in Höhe Ihrer erfassten Zuführungen. Das ist kein echter Überschuss. Beschließen Sie zuerst den Wirtschaftsplan und erstellen Sie den Bericht dann neu.
• Mehrere Rücklagen: Die geplante Zuführung wird nur der ersten Rücklage zugerechnet, in der Reihenfolge der Bezeichnungen von A bis Z. Bei jeder weiteren zeigt die gelbe Zeile eine „Überdeckung“ in Höhe ihrer Zuführungen. Ignorieren Sie sie dort.
• Zuführungen nicht erfasst: Siehe den Hinweis oben. Dann ist die Unterdeckung zu hoch.

Ein beschlossener, inzwischen „abgelöster“ Plan zählt weiter für sein eigenes Jahr. Ein Plan im Status „Entwurf“ zählt nie.

Das übrige Gemeinschaftsvermögen

Neben der Rücklage listet der Bericht die Vermögenswerte der Gemeinschaft, die in der Buchhaltung des Objekts stehen. Es zählen die Konten mit der Kontofunktion „Geldkonto“ und „Rücklage/Verbindlichkeit“.

• Der Betrag eines Kontos ist Soll minus Haben. Bei einem Geldkonto ist das das Guthaben, bei einem Konto „Rücklage/Verbindlichkeit“ ein negativer Betrag.
• Der Stand gilt zum Ende des Wirtschaftsjahres. Er enthält den Saldovortrag aus den Vorjahren. heinzelhaus rechnet dabei genauso wie beim Kontenblatt und bei der Saldenliste, damit die Zahlen zueinander passen. Mehr dazu unter Kontenblatt und Saldenliste.
• Die Art eines Postens leitet heinzelhaus aus dem Konto ab:

Konto	Art im Bericht
Geldkonto, dessen Name mit „Bank“, „Giro“, „Kasse“, „Sparbuch“, „Festgeld“ oder „Tagesgeld“ beginnt	„Bankguthaben“
anderes Geldkonto	„Forderung“
Konto „Rücklage/Verbindlichkeit“	„Verbindlichkeit“, negativ

• Konten, die sich auf 0 aufheben, fehlen im Bericht. Erlös-, Kosten- und Verrechnungskonten gehören nicht dazu. Die Kosten stehen in der Jahresabrechnung.
• Die Liste ist nach Betrag sortiert, der größte zuerst.

Im Beispiel:

Konto	Art	Betrag
Girokonto Hausgeld	Bankguthaben	8.200,00 €
Forderungen Hausgeld	Forderung	825,00 €
Verbindlichkeiten Lieferanten	Verbindlichkeit	− 1.800,00 €
Übriges Vermögen		7.225,00 €

Das Gemeinschaftsvermögen insgesamt ist die Summe: 21.275,00 € Rücklage plus 7.225,00 € übriges Vermögen ergibt 28.500,00 €.

Achtung: Liegt die Rücklage auf einem eigenen Konto?

heinzelhaus kann eine Rücklage noch nicht mit einem Konto der Buchhaltung verbinden. Führen Sie die Rücklage auf einem Bankkonto, das Sie in der Buchhaltung als „Geldkonto“ bebuchen, steht sein Stand zusätzlich unter „Wesentliches Gemeinschaftsvermögen“. Dann kann derselbe Betrag zweimal in „Gemeinschaftsvermögen insgesamt“ stecken: einmal als Endstand der Rücklage und einmal als Guthaben des Kontos. Gleichen Sie das Ergebnis vor dem Versand mit der Saldenliste ab (siehe unten).

Welches Wirtschaftsjahr

Der Zeitraum folgt dem Monat unter „Wirtschaftsjahr beginnt im“ am Objekt. Das Jahr in der Überschrift ist das Jahr, in dem das Wirtschaftsjahr beginnt. Beginnt es im Juli 2025, läuft der Bericht „2025“ vom 01.07.2025 bis zum 30.06.2026. Der Wirtschaftsplan wird über dieselbe Jahreszahl zugeordnet.

Vor dem Versand gegenprüfen

Der Bericht ist nur so gut wie die Bewegungen und Buchungen dahinter. Prüfen Sie vor dem Versand:

1. Endstand gegen Bank. Entspricht der Endstand der Rücklage dem Kontostand laut Kontoauszug zum Jahresende? Wenn nicht, fehlt eine Bewegung, oder eine ist doppelt erfasst.
2. Unterdeckung erklärbar. Lässt sich die Unterdeckung durch nicht gezahlte Vorschüsse erklären? Siehe Offene Posten und Rückstände.
3. Übriges Vermögen gegen Saldenliste. Stimmen die Beträge mit der Saldenliste des Objekts zum Jahresende überein? Siehe Kontenblatt und Saldenliste.
4. Nichts doppelt. Taucht das Rücklagenkonto in beiden Teilen auf? Siehe den Hinweis oben.
5. Nichts vergessen. Fehlen Posten, die zur Gemeinschaft gehören, etwa Darlehen? Die Liste unter „Was noch nicht möglich ist“ nennt, was heinzelhaus nicht von selbst erfasst.

Meldungen und was sie bedeuten

Meldung	Das tun Sie
„Für das Objekt ist keine Erhaltungsrücklage hinterlegt. Der Vermögensbericht muss ihren Stand ausweisen (§ 28 Abs. 4 WEG).“	Legen Sie die Rücklage im Reiter „Rücklage“ des Objekts an (Erhaltungsrücklage).
„Bitte ein Objekt wählen.“	Wählen Sie im Dialog ein Objekt.
„Zu diesem Dokument ließ sich kein Empfänger ermitteln. Bitte prüfen Sie die hinterlegten Eigentümer bzw. Mieter.“	Tragen Sie im Objekt die Eigentumsverhältnisse der Einheiten ein (Objekte, Gebäude und Einheiten).
„E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet“	Richten Sie den Mailversand ein (Mailversand).

Häufige Fehler

Das sehen Sie	Das ist die Ursache	So beheben Sie es
Eine Unterdeckung in Höhe der ganzen geplanten Zuführung.	Sie haben die Zuführungen nicht als Bewegung erfasst.	Erfassen Sie die Zuführungen im Reiter „Rücklage“ und erstellen Sie den Bericht neu.
Eine „Überdeckung“, obwohl nichts Besonderes passiert ist.	Es gibt keinen beschlossenen Plan für das Jahr, oder es ist nicht die erste Rücklage.	Siehe den Hinweis „Wann die gelbe Zeile in die Irre führt“.
Der Anfangsstand ist 0, obwohl die Rücklage Geld enthielt.	Der Anfangsbestand ist auf einen Tag im Wirtschaftsjahr datiert. Dann zählt er als „Korrektur“ des Jahres.	Der Endstand stimmt trotzdem. Im PDF steht der Betrag als „Korrekturen“, und im Folgejahr zählt er zum Anfangsstand. Bewegungen lassen sich nicht ändern. Erfassen Sie künftige Startwerte auf den Vortag des Jahresbeginns (Erhaltungsrücklage).
Der Bericht zeigt alte Zahlen.	Der Bericht ist eine Momentaufnahme.	Klicken Sie nach dem Nachbuchen erneut auf „Bericht erstellen“.
Ein Bankkonto erscheint doppelt.	Rücklage und Geldkonto sind nicht verbunden.	Gleichen Sie vor dem Versand mit der Saldenliste ab.
Es fehlen Konten im übrigen Vermögen.	Die Konten haben die Kontofunktion „Kostenkonto“ oder „Erlöskonto“, oder sie gehören nicht zu diesem Objekt, oder sie sind ausgeglichen.	Prüfen Sie Kontofunktion und Objekt des Kontos (Konten eines Objekts).
Der Knopf „Bericht erstellen“ ist grau.	Es ist noch kein Objekt angelegt.	Legen Sie zuerst ein Objekt an.

Was noch nicht möglich ist

• Weitere Posten des Gemeinschaftsvermögens. Hausgeldrückstände als Summe aus den offenen Posten, offene Eingangsrechnungen, Darlehen, wesentliches Inventar und von Hand erfasste Posten gehören nicht dazu. heinzelhaus listet nur, was als „Geldkonto“ oder „Rücklage/Verbindlichkeit“ gebucht ist. Erläutern Sie fehlende Posten im Anschreiben.
• Verbindung von Rücklage und Konto. Die Rücklage kennt ihr Konto in der Buchhaltung nicht. Deshalb kann heinzelhaus ein Rücklagenkonto nicht aus dem übrigen Vermögen herausnehmen.
• Mehrere Rücklagen mit eigenem Soll. Die geplante Zuführung gilt nur für die erste Rücklage.
• Rücklagen je Untergemeinschaft. Es gibt eine Rücklage je Objekt, keine getrennte Führung je Haus oder Untergemeinschaft.
• Bildschirmansicht vollständig. Die Zeile „Korrekturen“ und die einzelnen Bewegungen sehen Sie nur im PDF.
• Anteil je Eigentümer. Der Bericht gilt für die Gemeinschaft, nicht für einzelne Eigentümer.

Siehe auch

• Erhaltungsrücklage zeigt, wie Sie die Bewegungen erfassen, aus denen der Bericht rechnet.
• Wirtschaftsplan liefert die geplante Zuführung.
• Jahresabrechnung stellt die Kosten den Vorschüssen gegenüber.
• Kontenblatt und Saldenliste erklärt den Saldovortrag, mit dem das übrige Vermögen rechnet.
• Briefkopf bestimmt das Aussehen des PDF.
• Mailversand richtet den E-Mail-Versand ein.