Übernahme aus Karthago

Für die Übernahme aus Karthago laden Sie die SQL-Server-Sicherungen (.bak) Ihrer Karthago-Datenbanken hoch: je Wirtschaftsjahr eine Datenbank, dazu die zentrale Datenbank für Adressen und Bankverbindungen. heinzelhaus übernimmt daraus Personen, Objekte, Einheiten, Mietverhältnisse, Buchungen und offene Posten. In der Anwendung trägt Karthago das Kennzeichen „Erprobt“; für die Buchungen gilt der Hinweis direkt darunter.

Voraussetzung: Rolle „Administrator“ mit starker Anmeldung, siehe Überblick und Ablauf. Ein Wirtschaftsjahr ist das Buchungsjahr eines Objekts, mehr dazu im Glossar Begriffe von A bis Z.

Vor der Übernahme: Stand abstimmen

Die Übernahme der Buchungen aus Karthago wird derzeit überarbeitet. Stimmen Sie den aktuellen Stand deshalb mit IT Systeme Flores, dem Hersteller von heinzelhaus, ab, bevor Sie Ihre Karthago-Daten übernehmen (Kontakt über heinzelhaus.de). Bis dahin kann die Zahl der übernommenen Buchungen von Ihrem bisherigen Programm abweichen. Betrachten Sie Buchungen und Summen aus einer Übernahme nicht als geprüft, und rechnen Sie mit ihnen noch nicht ab.

Was stellen Sie bereit?

Sie stellen eine Datensicherung Ihrer eigenen Karthago-Daten bereit. Die Sicherung erstellt in der Regel Ihre IT oder wer Karthago bei Ihnen betreut. Gebraucht werden:

• Je Wirtschaftsjahr, das Sie übernehmen möchten, eine vollständige Sicherung (.bak) der Jahresdatenbank. Karthago führt für jedes Wirtschaftsjahr eine eigene Datenbank.
• Die Sicherung der zentralen Datenbank für Adressen und Bankverbindungen. In heinzelhaus heißt sie „Adressstamm“. Ohne sie fehlen Namen, Anschriften und Bankverbindungen, und die Übernahme bricht ab.

Dateinamen nicht umbenennen

heinzelhaus liest das Wirtschaftsjahr aus den letzten vier Ziffern des Dateinamens (vor der Endung). Auch die Sicherung der Adressdatenbank, die heinzelhaus bei Bedarf selbst ergänzt, erkennt es am Dateinamen. Behalten Sie deshalb die Namen bei, die Ihre IT vergeben hat. Endet ein Name nicht auf die Jahreszahl, können sich Buchungen und offene Posten verschiedener Jahre gegenseitig überschreiben. Eine eigene Warnung dazu gibt es nicht. Im Protokoll erkennen Sie es daran, dass hinter „Jahresdatenbank“ die Angabe „(Wirtschaftsjahr JJJJ)“ fehlt.

Ungepackt hochladen

Hochgeladen werden nur Dateien mit der Endung .bak. Gepackte Dateien (.zip, .7z, .gz) weist heinzelhaus ab und bittet darum, die Sicherung entpackt hochzuladen: „Die Übernahme packt Archive nicht aus.“ Das gilt auch, wenn die Beschriftung des Auswahlfelds noch „.zip“ nennt.

So laden Sie die Sicherungen hoch

1. Öffnen Sie die Seite „Datenübernahme“ (Seitenleiste → Verwaltung → Datenübernahme) und klicken Sie auf die Kachel „Karthago“. Es öffnet sich die Seite „Karthago-Import“.
2. Lesen Sie in der Karte „Karthago-Datenübernahme“ den Kasten „Welche Backups Sie brauchen“.
3. Wählen Sie im Feld „Backup-Dateien …“ eine oder mehrere Dateien aus. Laden Sie alle Jahre hoch, die Sie übernehmen möchten, und unbedingt auch die Sicherung für Adressen und Bankverbindungen.
4. Klicken Sie auf „Hochladen“.
5. Ein Fortschrittsbalken zeigt, welche Datei gerade übertragen wird („Datei X von Y“) und wie viel schon angekommen ist.
6. Danach meldet heinzelhaus „Backup hochgeladen.“ oder „N Backups hochgeladen.“ Die Dateien stehen in der Karte „Hochgeladene Backups“ mit den Spalten „Datei“, „Größe“, „Status“ und „Hochgeladen“. Ihr Status lautet „Hochgeladen“.

Gut zu wissen

• heinzelhaus überträgt die Dateien einzeln nacheinander. Scheitert eine, bleiben die schon übertragenen erhalten. Die Meldung lautet dann „Eine Datei konnte nicht übertragen werden“ oder „N Dateien konnten nicht übertragen werden“, mit Dateinamen und Grund.
• Bricht eine Übertragung ab, entfernt heinzelhaus die halbe Datei wieder. So gilt kein unvollständiges Backup als vollständig.
• Jede hochgeladene Datei erzeugt für alle Benutzer die Benachrichtigung „Karthago-Datei hochgeladen“.

Hochgeladene Sicherungen bleiben auf dem Server

Hochgeladene Dateien lassen sich in heinzelhaus noch nicht wieder löschen. Sie liegen im Datenverzeichnis des Servers und sind in den Vollsicherungen von heinzelhaus enthalten, die dadurch größer werden. Sprechen Sie Ihre IT an, wenn der Platz knapp wird oder Sie die Dateien nach der Übernahme entfernen möchten.

So starten Sie die Übernahme

Stehen in heinzelhaus schon Daten, legen Sie vorher eine Datensicherung an (Datensicherung und Wiederherstellung).

Vor dem ersten Start

Legen Sie vor der Übernahme keine Objekte von Hand an, die dieselbe Objektnummer tragen wie Objekte aus Karthago. Ist eine Nummer schon belegt, kann die Übernahme mit einer Fehlermeldung abbrechen. Eine eigene Kollisionsmeldung wie bei PowerHaus gibt es hier nicht.

1. Haken Sie in der Karte „Hochgeladene Backups“ alle Sicherungen an, die gemeinsam übernommen werden sollen: die Jahresdatenbanken und die Datenbank für Adressen zusammen. Ist die Adresssicherung hochgeladen, aber nicht angehakt, ergänzt heinzelhaus sie automatisch.
2. Klicken Sie auf „Datenübernahme starten“. Ohne Auswahl ist der Knopf gesperrt. heinzelhaus fragt vor dem Start nicht noch einmal nach.
3. Die Meldung „Import gestartet — der Fortschritt erscheint unten.“ erscheint. Der Knopf zeigt „Import läuft …“, die Kästchen sind gesperrt, und die Seite aktualisiert sich alle 3 Sekunden.
4. In der Spalte „Status“ steht zunächst „Wird analysiert“, dann „Import läuft“ mit einer Prozentangabe. Die Karte „Import-Protokoll“ zeigt „Läuft … N % abgeschlossen“ und die einzelnen Schritte mit Uhrzeit.
5. Am Ende steht der Status „Abgeschlossen“, die Karte heißt „Letzter Durchlauf“, und im Protokoll steht die Zeile „Übernommen: …“, gefolgt von den Hinweisen. Alle Benutzer erhalten die Benachrichtigung „Karthago-Import abgeschlossen“.

Gut zu wissen

• Die Übernahme läuft im Hintergrund weiter. Sie können die Seite verlassen. Je nach Datenmenge dauert sie mehrere Minuten. Allein das Einlesen einer großen Sicherung kann auf schwacher Hardware rund 20 Minuten dauern, ohne dass neue Protokollzeilen erscheinen. Abbrechen lässt sich ein laufender Import in der Oberfläche noch nicht.
• Alle Benutzer erhalten Benachrichtigungen: „Karthago-Import gestartet“, „Karthago-Import abgeschlossen“ oder „Karthago-Import fehlgeschlagen“ (mit dem Fehlertext).
• Die Übernahme läuft nicht als Ganzes oder gar nicht. Bricht sie ab, bleibt stehen, was bis dahin übernommen wurde. Ein neuer Lauf setzt das fort, ohne Doppelte anzulegen. Was dabei zu beachten ist, steht unter Erneut einspielen.
• Wurde kein einziger Datensatz übernommen, sagt das Protokoll das ausdrücklich: „Es wurde kein einziger Datensatz übernommen.“ Prüfen Sie dann, ob die Sicherungen leer waren.

Wie lesen Sie das Protokoll?

Das Protokoll in der Karte „Import-Protokoll“ nennt die Schritte der Übernahme. Es behält die letzten 200 Einträge.

• Einlesen: „Spiele … zurück“ und „Erkenne Datenbanken …“ zeigen, dass heinzelhaus die Sicherungen einliest. Die erkannten Datenbanken erscheinen als „Jahresdatenbank (Wirtschaftsjahr JJJJ)“ und „Adressstamm“.
• Übernehmen: Zeilen wie „Übernehme N Adressen …“ und „Verarbeite Wirtschaftsjahr JJJJ …“ zählen mit, was gerade geschrieben wird: Bankverbindungen, SEPA-Mandate, Objekte, Einheiten, Sachkonten, Mietverhältnisse, Sollstellungen, Buchungen und offene Posten.
• Schlusszeile: „Übernommen: N Personen, N Objektsätze, N Einheiten, N Mietverhältnisse, N Buchungen, N offene Posten.“ Diese Zahlen sind verarbeitete Sätze je Jahresdatenbank, nicht der Bestand in heinzelhaus. Ein Objekt, das in fünf Jahresdatenbanken steht, zählt fünfmal als „Objektsatz“. Die Zahl der Buchungen prüfen Sie besonders sorgfältig (siehe den Hinweis am Anfang dieser Seite).
• Hinweise: Darunter stehen bis zu 50 Zeilen, die mit „Hinweis:“ beginnen. Sie nennen zum Beispiel übersprungene Mietverhältnisse, Buchungen und Zahlungen, nicht zuordenbare Bankverbindungen und Mandate sowie doppelte Personen. Lesen Sie alle.
• Gläubiger-Identifikationsnummer: Findet heinzelhaus in den SEPA-Mandaten eine Gläubiger-Identifikationsnummer, nennt das Protokoll sie. Notieren Sie sich die Nummer. Das Protokoll verweist auf die „Einstellungen der Verwaltung“; ein Feld für die Nummer gibt es dort noch nicht. SEPA-Dateien für Lastschriften erzeugt heinzelhaus noch nicht (in Vorbereitung).

Was wird übernommen?

Übernommen wird, was in der Sicherung steht. Das sind:

• Personen aus dem Adressstamm: Anrede, Titel, Vor- und Nachname beziehungsweise Firma, Anschrift, E-Mail, Telefon, Mobil und Notiz. Enthält ein Adresssatz zwei Personen, etwa Eheleute, entstehen zwei Kontakte. Beide werden Mieter des Vertrags.
• Bankverbindungen mit IBAN, BIC, Bankname, Kontoinhaber und Mandatsdatum.
• SEPA-Mandate mit Mandatsreferenz und -datum an der Bankverbindung.
• Objekte mit Nummer, Bezeichnung (fehlt sie, die Anschrift), Art (Miet-, WEG- oder Sondereigentumsverwaltung), Anschrift, Beginn des Wirtschaftsjahres sowie Beginn und Ende der Verwaltung.
• Einheiten mit Nummer, Bezeichnung, Art (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Garage, Keller), Lage, Wohn- und Nutzfläche und Zimmerzahl. heinzelhaus setzt die Heizfläche gleich der Wohnfläche. Fehlt die Wohnfläche an der Einheit, holt es sie aus dem Umlageschlüssel für die Fläche.
• Umlageschlüssel je Objekt und die Werte je Einheit, mit Gültigkeit ab einem Datum.
• Sachkonten je Objekt mit Kontoart. Saldenvortragskonten werden erkannt. Die Zuordnung eines Kostenkontos zu einem Umlageschlüssel kommt mit: Konten mit Schlüssel gelten dann als umlagefähig.
• Mietverhältnisse mit Vertragsnummer, Einheit, Einzug, Auszug, Kaution und Notizen. Die Mieter werden zugeordnet. Kaltmiete sowie Vorauszahlungen für Nebenkosten, Heizkosten und Sonstiges stammen aus den Sollstellungen.
• Sollstellungen, also die laufenden Monatsbeträge je Konto, mit Gültigkeitsdatum. Monate, die Karthago schon gestellt hat, stellt der monatliche Sollstellungslauf von heinzelhaus nicht noch einmal (siehe Monatliche Sollstellung).
• Buchungen der übernommenen Wirtschaftsjahre mit Datum, Betrag, Soll- und Habenkonto. Zu ihrem Stand lesen Sie bitte den Hinweis am Anfang dieser Seite.
• Offene Posten mit Betrag, offenem Betrag, Ausgleichsdatum, aktueller Mahnstufe und Mahndatum, Storno-Kennzeichen und Wirtschaftsjahr, dazu die Zahlungen auf diese Posten.

Was wird nicht oder anders übernommen?

Noch nicht möglich: Eigentümer. Eigentümer und Eigentumsverhältnisse kommen mit der Übernahme aus Karthago nicht mit, und von Hand lassen sie sich in heinzelhaus noch nicht erfassen. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft steht nach der Übernahme zunächst ohne Eigentümer da. Mehr dazu unter Objekte, Gebäude und Einheiten.

Nicht übernommen: Bitte nach der Übernahme in heinzelhaus erfassen

• Die Miteigentumsanteile (MEA) der Einheiten.
• Gebäude.
• Wirtschaftspläne, Hausgeld und Rücklagen mit Ständen und Bewegungen.
• Beschlüsse.
• Heizkostenabrechnungen und Zählerstände.
• Die Fälligkeit der offenen Posten und die Mahnhistorie. Übernommen werden nur die aktuelle Mahnstufe und das Mahndatum.
• Die Historie früherer Mieterhöhungen und Sollstellungen, Kautionszahlungen und Kautionskonten sowie Steuersätze. Der Kautionsbetrag am Mietverhältnis kommt mit.
• Buchungstexte im Original. Als Buchungstext steht die Kontobezeichnung, als Belegnummer eine interne Nummer. Es fehlen außerdem der Bezug zu Person oder offenem Posten, Leistungs- und Valutadatum und der Mehrwertsteuerbetrag.
• Dokumente, Textbausteine und Berichtsvorlagen.
• Benutzer, Rechte und Programmeinstellungen.

Bewusst ausgelassen

• Im bisherigen Programm ausgeblendete Adressen und Objekte sowie inaktive Einheiten.
• Bankverbindungen ohne IBAN.
• Widerrufene und gelöschte SEPA-Mandate. Das Protokoll nennt ihre Zahl: „N widerrufene und N gelöschte SEPA-Mandate wurden nicht übernommen.“
• Mietverhältnisse ohne Einheit oder ohne Einzugsdatum. Sie erscheinen als „Hinweis:“ im Protokoll.
• Kommunikationswege außer E-Mail, Telefon und Mobil, zum Beispiel eine Internetadresse.
• Eine Gebäudebeschreibung, die bei allen Objekten wortgleich ist (ein Mustertext). Das Protokoll weist darauf hin.

Doppelte Personen (gleicher Name, gleiche Anschrift) führt heinzelhaus nicht zusammen. Das Protokoll zählt sie nur: „N Personen kommen im Karthago-Adressstamm mehrfach vor …“ Prüfen Sie die Kontakte auf Doppelte. Ein Zusammenführen von Kontakten ist in heinzelhaus noch nicht möglich.

Häufige Fehler

Meldung oder Beobachtung	Was Sie tun
„Es läuft bereits ein Import.“	Warten Sie, bis der laufende Import fertig ist, und starten Sie dann erneut.
„Kein Adressstamm gefunden.“	Laden Sie zusätzlich die Sicherung der zentralen Datenbank für Adressen und Bankverbindungen hoch.
„Der Adressstamm konnte nicht gelesen werden.“	Die Datei gehört vermutlich zu einer anderen Karthago-Installation. Laden Sie die passende Sicherung hoch.
„Keine Jahresdatenbank gefunden.“	Laden Sie mindestens die Sicherung einer Jahresdatenbank hoch.
„Die Datei ist keine gültige SQL-Server-Sicherung oder wurde beim Übertragen beschädigt.“	Laden Sie die Datei erneut hoch. Prüfen Sie, dass es eine vollständige Sicherung ist.
„… ist gepackt.“	Entpacken Sie die Datei und laden Sie die enthaltene .bak-Datei hoch.
„Diese Datei lässt sich für Karthago nicht übernehmen …“	Die Datei stammt vermutlich aus einem anderen Programm. Gehört sie zu PowerHaus, laden Sie sie unter Datenübernahme → PowerHaus hoch.
„Auf dem Server ist zu wenig Platz …“, „Der Arbeitsspeicher reicht für die Wiederherstellung nicht aus.“ oder „Zeitüberschreitung …“	Das betrifft den Server. Geben Sie die Meldung an Ihre IT weiter (Systemvoraussetzungen).
„Der Import-Datenbankserver läuft nicht.“, „… nimmt aber keine Verbindungen an.“, „Anmeldung am Import-Datenbankserver abgelehnt.“ oder „Das Kennwort des Import-Datenbankservers fehlt.“	Das betrifft die Einrichtung des Servers. Geben Sie die Meldung an Ihre IT weiter. Bei „… nimmt aber keine Verbindungen an“ hilft oft, eine Minute zu warten und noch einmal zu starten.
Nach einer Fehlermeldung steht der Knopf noch auf „Import läuft …“	Haben Sie mehrere Sicherungen gewählt, kann das bis zu 30 Minuten dauern. Danach beendet heinzelhaus die übrigen Dateien selbst (siehe nächste Zeile). Dann starten Sie erneut.
„Abgebrochen: Der Vorgang hat sich 30 Minuten nicht gerührt.“	Meist wurde die Anwendung währenddessen neu gestartet. Starten Sie die Übernahme erneut.

Weiter

• Prüfung nach der Übernahme: Anzahl und Summen mit Ihrem bisherigen Programm vergleichen
• Erneut einspielen: Was passiert, wenn Sie eine neuere Sicherung einspielen?
• Rechtliche Hinweise zur Datenübernahme