Übernahme aus PowerHaus

Für die Übernahme aus PowerHaus laden Sie die im Programm erzeugte Datensicherung (Endung .bak, ältere Fassungen .fbk) ungepackt hoch. heinzelhaus übernimmt daraus Objekte, Einheiten, Personen, Verträge, Buchungen und offene Posten in einem einzigen Schritt: Bricht er ab, bleibt Ihr Bestand unverändert. In der Anwendung trägt PowerHaus das Kennzeichen „Erprobt“; was noch fehlt, steht auf dieser Seite.

Voraussetzung: Rolle „Administrator“ mit starker Anmeldung, siehe Überblick und Ablauf.

Was stellen Sie bereit?

Sie stellen die Datensicherung bereit, die PowerHaus selbst erzeugt, mit der Endung .bak (ältere Fassungen .fbk). Die Sicherung erstellt in der Regel Ihre IT oder wer PowerHaus bei Ihnen betreut. Laden Sie sie ungepackt hoch.

Nicht die Datenbankdatei, nicht gepackt

Die Datenbankdatei von PowerHaus (Endung .fdb oder .gdb) lässt sich nicht übernehmen. heinzelhaus weist sie beim Hochladen ab: Sie ist keine Datensicherung, und eine im laufenden Betrieb kopierte Datenbankdatei ist oft unvollständig. Erzeugen Sie stattdessen in PowerHaus eine Datensicherung. Ist die Sicherungsfunktion des Programms nicht erreichbar, wenden Sie sich an Ihre IT oder an die Person, die PowerHaus betreut.

Gepackte Dateien (.zip, .7z, .gz) weist heinzelhaus ebenfalls ab: „Die Übernahme packt Archive nicht aus.“ Entpacken Sie die Datei zuerst und laden Sie die enthaltene Sicherung hoch.

So laden Sie die Datei hoch

1. Öffnen Sie die Seite „Datenübernahme“ (Seitenleiste → Verwaltung → Datenübernahme) und klicken Sie auf die Kachel „PowerHaus“. Es öffnet sich die Seite „PowerHaus-Import“.
2. Lesen Sie oben die gelbe Karte „Was die Übernahme tut — auch beim erneuten Einspielen“. Sie enthält die Listen „Übernimmt“ und „Übernimmt noch nicht“.
3. Klicken Sie in der Karte „Datenbestand hochladen“ auf „Datei auswählen“ und wählen Sie die Sicherung. Es geht eine Datei je Vorgang.
4. Der Upload startet sofort. Der Knopf zeigt „Wird übertragen …“, darunter läuft ein Balken mit der übertragenen Menge.
5. Danach meldet heinzelhaus, dass die Datei hochgeladen ist. Sie erscheint in der Karte „Hochgeladene Dateien“ mit Name und Größe. Die erste Protokollzeile beginnt mit „Sicherung hochgeladen.“ und nennt das erkannte Format.

Alle Benutzer erhalten dabei die Benachrichtigung „PowerHaus-Datei hochgeladen“.

Hochgeladene Sicherungen bleiben auf dem Server

Hochgeladene Dateien lassen sich in heinzelhaus noch nicht wieder löschen. Sie liegen im Datenverzeichnis des Servers und sind in den Vollsicherungen von heinzelhaus enthalten, die dadurch größer werden. Sprechen Sie Ihre IT an, wenn der Platz knapp wird oder Sie die Dateien nach der Übernahme entfernen möchten.

Datei untersuchen (optional)

Der Knopf „Untersuchen“ in der Zeile der Datei prüft, ob sie das erwartete Format hat. Er ändert keine Daten, er schreibt nur eine Zeile ins Protokoll. Das Ergebnis steht als letzte Zeile unter der Datei: Sie beginnt mit „Erkannt:“ und endet bei einer passenden Datei mit „lässt sich übernehmen.“ Die Untersuchung ist keine Voraussetzung für den Start.

So starten Sie die Übernahme

Stehen in heinzelhaus schon Daten, legen Sie vorher eine Datensicherung an (Datensicherung und Wiederherstellung).

1. Klicken Sie in der Zeile der Datei auf „Datenübernahme starten“. heinzelhaus fragt nicht noch einmal nach. Die Meldung „Datenübernahme gestartet“ erscheint, und alle Benutzer erhalten die Benachrichtigung „PowerHaus-Import gestartet“.
2. Der Knopf zeigt „Läuft …“, ein Balken erscheint, und das Protokoll klappt von selbst auf. Die Seite aktualisiert sich alle 3 Sekunden.
3. Das Protokoll nennt die Schritte: die Sicherung wird bereitgestellt, gelesen und dann in einem Schritt übernommen und mit dem Bestand abgeglichen („Objekte …“, „Personen und Bankverbindungen …“, „Sachkonten …“, „Verträge …“, „Buchungen …“, „Offene Posten …“).
4. Je Bereich steht eine Zählzeile, zum Beispiel „Einheiten: N neu, N ergänzt, N korrigiert, N aktualisiert, N in heinzelhaus geändert (beibehalten), N Konflikt(e), N Kollision(en), N nicht mehr in der Sicherung“. Bei der ersten Übernahme sind fast alle Datensätze „neu“. Was die einzelnen Zahlen bedeuten, steht unter Erneut einspielen.
5. Am Ende steht „Übernahme abgeschlossen — N neu · … — Bestand laut Sicherung: N Objekte, N Einheiten, N Personen, N Verträge, N Buchungen (Sachkonto an Sachkonto), N offene Posten.“ Alle Benutzer erhalten die Benachrichtigung „PowerHaus-Daten übernommen“, bei einem Fehler „PowerHaus-Import fehlgeschlagen“.
6. Nach dem Lauf steht unter der Datei nur die letzte Zeile. Ein Klick auf „Protokoll“ öffnet das ganze Protokoll, „einklappen“ schließt es. Zeilen mit „Fehler“ erscheinen rot, Zeilen mit „Konflikt“ oder „Kollision“ gelb.

Wollen Sie später denselben oder einen neueren Stand einspielen, heißt der Knopf bei einer schon übernommenen Datei „Erneut übernehmen“.

Gut zu wissen

• Alles oder nichts. Die Übernahme ist ein einziger Vorgang. Bricht er ab, bleibt Ihr Bestand in heinzelhaus unverändert.
• Immer genau diese Sicherung. heinzelhaus prüft anhand von Größe und Prüfsumme, ob genau die Datei dieses Auftrags eingespielt ist, und spielt sie sonst neu ein. Ein älterer Stand wird bewusst nicht gelesen. Das Protokoll nennt Name, Größe und Anfang der Prüfsumme der gelesenen Sicherung.
• Nur eine Übernahme zugleich. Läuft schon eine, meldet heinzelhaus: „Es läuft bereits eine PowerHaus-Übernahme. Bitte warten Sie, bis sie fertig ist.“
• Offene Posten sind kurz gesperrt. Zahlungseingang und Mahnlauf warten die wenigen Sekunden der Übernahme. Läuft gerade einer davon und gibt die Posten 60 Sekunden lang nicht frei, bricht die Übernahme ab: „Die offenen Posten werden gerade bearbeitet (Zahlungseingang oder Mahnlauf). Die Übernahme wurde abgebrochen, der Bestand in heinzelhaus ist unverändert — bitte in einigen Minuten erneut starten.“
• Dauer. Das Einspielen einer neuen Sicherung dauert einige Minuten; heinzelhaus wartet darauf bis zu 15 Minuten. Die Übernahme selbst dauerte in einem Test mit knapp 1.000 Einheiten etwa 15 Sekunden, bei unveränderter Sicherung etwa 3 Sekunden. Auf Ihrem Server kann es je nach Ausstattung und Bestand länger dauern.

Was wird übernommen?

• Objekte mit Nummer, Bezeichnung, Art (Miet- oder WEG-Verwaltung) und Anschrift mit getrennter Hausnummer und Postleitzahl. Ist am Objekt keine Summe der Miteigentumsanteile gepflegt, bildet heinzelhaus sie aus den aktuellen Anteilen der Einheiten.
• Gebäude, soweit die Einheiten eine Gebäudeangabe tragen.
• Einheiten mit Nummer, Bezeichnung, Art (Wohnung, Garage, Stellplatz, Gewerbe, Keller, Sonstige), Gebäude und Zimmerzahl. Wohnfläche, Heizfläche (ohne eigene Angabe gleich der Wohnfläche), Nutzfläche und Miteigentumsanteil kommen jeweils mit dem heute gültigen Wert.
• Umlageschlüssel und ihre Werte je Objekt, zeitbehaftet mit „von“ und „bis“.
• Personen mit Anrede, vollständiger Briefanrede, Anschriftzusatz (zum Beispiel c/o), Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, E-Mail, Telefon und Mobil. Firmen und Privatpersonen werden unterschieden.
• Bankverbindungen mit IBAN und Kontoinhaber.
• Sachkonten je Objekt mit Kontoart. In PowerHaus inaktive Konten kommen deaktiviert an; Buchungen darauf werden trotzdem übernommen. Auf deaktivierte Konten stellt der monatliche Sollstellungslauf keine Forderungen (Monatliche Sollstellung). Doppelte Kontonummern im Objekt erhalten einen Zusatz in Klammern.
• Mietverträge mit Nummer, Einheit, Beginn, Ende und Mieter sowie Eigentumsverhältnisse von/bis für Eigentümer und Selbstnutzer.
• Leerstand: Verträge, die in PowerHaus als Leerstand geführt werden, kommen als Leerstand ohne Mieter an. Betriebskosten, Belegung und Serienbrief schließen sie aus.
• Buchungen zwischen Sachkonten mit Buchungstext, Belegdatum, Betrag und Einheit. Stornos kommen als Paar: das Original als storniert, die Gegenbuchung damit verknüpft.
• Offene Posten je Vertrag, Konto und Wirtschaftsjahr. Der offene Betrag ist Soll minus Haben des Jahres; negativ bedeutet Guthaben.

Was wird nicht übernommen?

Noch nicht möglich: Bitte nach der Übernahme in heinzelhaus erfassen oder prüfen

• Die Aufteilung der Miete. Übernommen wird die Gesamtmiete (der Gesamt-Sollbetrag). Sie steht im Vertragsfeld „Kaltmiete (€)“; die Aufteilung in Kaltmiete, Nebenkosten und Heizkosten fehlt. Tragen Sie die Vorauszahlungen im Mietvertrag nach. Sonst warnt die Betriebskostenabrechnung, dass dort keine Vorauszahlungen hinterlegt sind, und weist die vollen Kosten als Nachzahlung aus (Betriebs- und Heizkostenabrechnung).
• Sollstellungen. Der monatliche Sollstellungslauf hat für übernommene Verträge nichts zu stellen. Legen Sie die Sollstellung je Vertrag in heinzelhaus an (Mietverträge und Sollstellung, Monatliche Sollstellung).
• Fälligkeit und Mahnstufe der offenen Posten.
• Die Zuordnung von Kostenkonten zu Umlageschlüsseln. Pflegen Sie sie vor der ersten Betriebskostenabrechnung je Konto (Objekt → Knopf „Konten“, Spalte „Umlage“, siehe Konten eines Objekts). Konten ohne Schlüssel legt die Kostenübernahme als „nicht umlagefähig“ an.
• SEPA-Lastschriftmandate, BIC und Bankname. Die Bankverbindung hat nur IBAN und Kontoinhaber.
• Einzelbuchungen auf Mieter- und Eigentümerkonten. Diese Seite steckt als Jahressummen in den offenen Posten.
• Wirtschaftspläne, Hausgeld, Rücklagen und Beschlüsse.
• Belegnummern der Buchungen.
• Notizen und Kaution der Verträge.
• Dokumente, Briefe und Mail-Anhänge.
• Benutzer, Rechte, Vorlagen und Programmeinstellungen.

Bewusst ausgelassen

• Personen, die in PowerHaus nach DSGVO gelöscht wurden. Stammt eine solche Person aus einer früheren Übernahme, meldet der Lauf das, löscht aber nie selbst: „Die Übernahme löscht nie — bitte prüfen und in heinzelhaus löschen, wenn die Löschung auch hier gilt.“
• Bankverbindungen ohne IBAN und solche ohne übernommene Person.
• Werte aus früheren Heiz- oder Wasserabrechnungen. Sie werden nicht als Umlageschlüssel übernommen; das Protokoll weist darauf hin. Auch Werte ohne Datum oder Betrag entfallen.
• Einheiten, Konten, Verträge, Buchungen und offene Posten, deren Objekt, Einheit oder Person nicht übernommen wurde. Das Protokoll zählt sie als „übergangen“.

Achtung: Verträge ohne Beginndatum

Verträge ohne Beginndatum erhalten das Ersatzdatum 01.01.1900. Prüfen Sie die Mietverträge auf dieses Datum und tragen Sie den richtigen Beginn nach.

Das Protokoll lesen

Das Protokoll ist der Nachweis der Übernahme. Diese Zeilen sollten Sie besonders beachten:

• „Konflikt:“ Ein Wert wurde in heinzelhaus und in PowerHaus geändert. heinzelhaus behält seinen Wert und meldet das. Bis zu 8 Beispiele je Bereich stehen im Protokoll.
• „Kollision:“ Eine Objekt-, Einheiten- oder Kontonummer aus der Sicherung ist in heinzelhaus schon vergeben. Der Datensatz wird nicht übernommen.
• „Hinweis:“ Besonderheiten, etwa übersprungene Datensätze oder Mengen, die nicht als Umlageschlüssel übernommen wurden.
• „Gegenprüfung:“ heinzelhaus vergleicht nach jedem Lauf selbst die Kontensalden und die Summe der offenen Beträge mit der Sicherung. Mehr dazu unter Prüfung nach der Übernahme.

Häufige Fehler

Meldung oder Beobachtung	Was Sie tun
„… ist gepackt.“	Entpacken Sie die Datei und laden Sie die enthaltene Sicherung (.bak oder .fbk) hoch.
„Das ist die PowerHaus-Datenbankdatei selbst, keine Datensicherung.“	Erzeugen Sie in PowerHaus eine Datensicherung und laden Sie diese hoch.
„Diese Datei lässt sich für PowerHaus nicht übernehmen …“	Die Datei stammt vermutlich aus einem anderen Programm. Gehört sie zu Karthago, laden Sie sie unter Datenübernahme → Karthago hoch.
„Es läuft bereits eine PowerHaus-Übernahme.“	Warten Sie, bis sie fertig ist.
„Die offenen Posten werden gerade bearbeitet …“	Beenden Sie Zahlungseingang oder Mahnlauf, warten Sie einige Minuten und starten Sie erneut. Ihr Bestand ist unverändert.
„Die hochgeladene Sicherung ist nicht mehr lesbar. Bitte laden Sie sie erneut hoch.“	Laden Sie die Datei erneut hoch.
„Die eingespielte Datenbank sieht nicht wie PowerHaus aus …“	Prüfen Sie, ob die Datei wirklich aus PowerHaus stammt.
„Die Sicherung ließ sich nicht … bereitstellen“ oder „Das Kennwort des … Import-Servers fehlt.“	Das betrifft den Server und seine Einrichtung. Geben Sie die Meldung an Ihre IT weiter (Systemvoraussetzungen).
„Abgebrochen: Der Vorgang hat sich 30 Minuten nicht gerührt.“	Meist wurde die Anwendung währenddessen neu gestartet. Starten Sie die Übernahme erneut.

Bereits mit einer früheren Version übernommen?

Wenn Sie PowerHaus-Daten schon mit Version 0.5.0 (damals noch unter dem Namen CasaTastic) übernommen haben, spielen Sie die Sicherung nach dem Update erneut ein. Dann berichtigt heinzelhaus die Fehler der früheren Übernahme: Datum einen Tag zu früh, Vorzeichen und Storno-Kennzeichen der Buchungen, offene Beträge, Anrede und Anschrift sowie Bezeichnung, Flächen und Miteigentumsanteile der Einheiten. Was Sie in heinzelhaus geändert haben, bleibt erhalten; Abweichungen stehen im Protokoll. Der erste Lauf danach spielt die Sicherung neu ein und dauert einige Minuten.

Weiter

• Erneut einspielen: Welche Änderungen aus PowerHaus ankommen und was in heinzelhaus bleibt
• Prüfung nach der Übernahme
• Rechtliche Hinweise zur Datenübernahme