Die Oberfläche

heinzelhaus besteht aus drei Teilen: links die Seitenleiste mit allen Bereichen, oben die Kopfleiste mit Glocke und Benutzermenü, in der Mitte der Arbeitsbereich. Listen funktionieren überall gleich. Wer eine Liste bedienen kann, kann es in jedem Bereich. Knöpfe zum Löschen und Stornieren sind weinrot und lassen sich so von „Speichern“ unterscheiden.

Die Startseite („Dashboard“)

Damit Sie morgens auf einen Blick sehen, was ansteht, öffnet sich nach der Anmeldung die Startseite. Sie begrüßt Sie mit „Guten Tag“ und Ihrem Vornamen. Darunter steht das Bezugsjahr: das jüngste Jahr, in dem es Buchungen gibt. Nach diesem Jahr richtet sich das Diagramm „Erträge und Aufwendungen“. Zur Startseite kommen Sie jederzeit zurück, wenn Sie in der Seitenleiste auf „Dashboard“ oder auf Logo und Namen oben klicken.

Die Startseite ist von oben nach unten so aufgebaut:

1. „Posteingang“. Er zeigt, was auf Ihre Bearbeitung wartet. Jede Zeile ist eine Zahl mit einem Ziel: Ein Klick führt dorthin, wo Sie die Sache erledigen. Zeilen ohne Eintrag blendet heinzelhaus aus. Ist nichts offen, steht dort „Nichts offen — alles erledigt.“
   • „Erwähnungen im Chat“ (rot hervorgehoben) und „Ungelesene Chatnachrichten“ führen in den Chat.
   • „Rechnungen von Handwerkern“, „Rechnungen warten auf Freigabe“ und „Abgelehnte Rechnungen“ (rot) führen in den Rechnungseingang. Sie sehen diese Zeilen mit dem Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“. „Rechnungen warten auf Freigabe“ bleibt als einzige Zeile auch bei null stehen und zeigt dann „keine“. So sehen Sie, dass wirklich nichts liegt.
   • „Überfällige Fristen“ (rot) und „Fristen in den nächsten 14 Tagen“ führen zu den Fristen. Sie sehen diese Zeilen mit dem Recht „Fristen anlegen und abhaken“.
2. „Gerade erreichbar“. Hier stehen Name, Bild und ein grüner Punkt für alle Kolleginnen und Kollegen, die heinzelhaus gerade geöffnet haben. Sie selbst stehen mit „(Sie)“ dabei. Die Anzeige erneuert sich etwa alle 45 Sekunden. Es werden weder Anmeldezeiten noch Tätigkeiten gespeichert oder ausgewertet.
3. „Systemstatus“. Diese Karte sehen nur Administratoren. Sie zeigt, wann die letzte Datensicherung lief (rot, wenn sie älter als sieben Tage ist oder noch keine existiert), wann zuletzt Daten übernommen wurden und wie viele Benutzer es gibt, davon gesperrt. Die Zeilen zu Sicherung und Benutzern führen mit einem Klick in die Einstellungen.
4. „Erheblicher Zahlungsrückstand“. Diese rot umrandete Karte erscheint nur, wenn jemand betroffen ist, und nur mit dem Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“. Sie nennt je Mietverhältnis den Mieter, das Objekt, die Einheit, den offenen Betrag und die Zahl der Monatsmieten. Mit dem Haken markieren Sie einen Fall als erledigt, wenn Sie sich darum kümmern; er erscheint von selbst wieder, sobald der Rückstand wächst. Abgehakte Fälle blenden Sie mit „einblenden“ wieder ein. Der Haken braucht das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“. Fälle ohne hinterlegte Miete stehen getrennt unter „Rückstand nicht bewertbar, keine Miete hinterlegt“. Unten führt „Vollständige Ansicht im Mahnwesen“ weiter. Mehr dazu: Offene Posten und Rückstände und Mahnwesen.
5. Vier Kennzahl-Kacheln für alle: „Objekte“, „Einheiten“, „Laufende Verträge“ und „Offene Fristen“ (rot, solange Fristen offen sind). Ein Klick führt zur jeweiligen Liste. Wer das Recht für Fristen nicht hat, landet nach einem Klick auf „Offene Fristen“ wieder auf der Startseite.
6. Geldzahlen nur mit dem Recht „Firmenkennzahlen einsehen“: „Monatliches Mietsoll“ (Summe der monatlich geschuldeten Mieten und Vorauszahlungen aller laufenden Verträge), „Offene Forderungen“ (mit Angabe des Wirtschaftsjahres), „Leerstand“ (rot ab mehr als 10 Prozent), das Diagramm „Erträge und Aufwendungen“ des Bezugsjahres und „Offene Forderungen nach Objekt“ mit den sechs höchsten Salden.
7. „Bestand nach Einheitenart“ für alle: ein Ringdiagramm, das zeigt, woraus Ihr Bestand besteht.

Gut zu wissen

• „Leerstand“ zählt jede Einheit ohne laufenden Mietvertrag am heutigen Tag. Das schließt Einheiten in WEG-Objekten ein, die gar nicht vermietet werden. Bei einem Bestand mit vielen WEG-Objekten fällt die Zahl deshalb höher aus, als Sie erwarten.
• Offene Forderungen zählen nur das jüngste Wirtschaftsjahr. Sonst würde derselbe offene Betrag mehrfach summiert, wenn er aus einer früheren Verwaltungssoftware in mehreren Jahren geführt wird.

Hat Ihre Installation noch kein Objekt, zeigt die Startseite statt Posteingang und Kacheln die Karte „Erste Schritte“. Sie bietet „Karthago-Daten importieren“ und „Objekt manuell anlegen“. Den ersten Knopf sieht jeder; die Seite dahinter öffnet nur ein Administrator. Daten aus PowerHaus übernehmen Sie über Seitenleiste → Verwaltung → „Datenübernahme“. Mehr dazu: Übersicht und Ablauf der Datenübernahme und Objekte, Gebäude und Einheiten.

Die Seitenleiste

Mit der Seitenleiste wechseln Sie zwischen den Bereichen. Sie sehen nur die Punkte, für die Sie das Recht haben. Gruppen ohne sichtbare Punkte entfallen ganz. Oben stehen Logo und Name: standardmäßig die von heinzelhaus, mit Ihren eigenen Angaben unter Einstellungen → „Erscheinungsbild“ die Ihrer Verwaltung. Welche Punkte es gibt und welches Recht sie verlangen, zeigt die Tabelle.

Gruppe	Menüpunkt	Sichtbar mit dem Recht
ohne Überschrift	„Dashboard“, „Chat“	für alle Angemeldeten
Bestand	„Objekte“	Objekte, Gebäude und Einheiten einsehen
Bestand	„Kontakte“, „Mietverträge“	Kontakte und Bankverbindungen einsehen
Zahlungsverkehr	„Buchhaltung“, „Rechnungseingang“	Buchungen, Konten und offene Posten einsehen
Zahlungsverkehr	„Sollstellung“, „Zahlungseingang“, „Mahnwesen“	Buchungen erfassen und stornieren
Abrechnung & WEG	„Abrechnungen“, „Wirtschaftspläne“, „Jahresabrechnungen“	Abrechnungen einsehen
Abrechnung & WEG	„Beschlüsse“	Objekte, Gebäude und Einheiten einsehen
Vorgänge	„Aufträge“	Handwerkeraufträge und ihr Protokoll einsehen
Vorgänge	„Fristen“	Fristen anlegen und abhaken
Vorgänge	„Briefe“	Briefe und Serienbriefe erstellen
Vorgänge	„Dokumente“	Abrechnungen einsehen
Auswertung	„Statistiken“	Firmenkennzahlen einsehen
Verwaltung	„Datenübernahme“, „Einstellungen“	Einstellungen der Installation ändern (öffnen lassen sich beide Seiten nur für Administratoren)

Innerhalb eines Bereichs entscheiden oft weitere Rechte, was Sie tun dürfen. Im „Rechnungseingang“ sind etwa das Erfassen („Eingangsrechnungen hochladen und Angaben ergänzen“) und das Freigeben („Eingangsrechnungen freigeben, ablehnen und als bezahlt kennzeichnen“) getrennte Rechte. Bei den „Aufträgen“ gilt das für das Einsehen, das Verwalten und das Erteilen von Portalzugängen. Diese weiteren Rechte setzen das Einsehen des jeweiligen Bereichs voraus.

Am Fuß der Leiste steht der Link „Impressum“. Ist unter Einstellungen → „Impressum“ in der Karte „Anbieter der Software“ ein Name hinterlegt, etwa der Ihrer IT-Betreuung, steht darüber „betreut von“ mit diesem Namen. Mehr dazu: Erscheinungsbild.

Gut zu wissen

Das Ausblenden ist nicht die einzige Sicherung. Auch wer die Adresse einer Seite kennt, kommt ohne das Recht nicht hinein: heinzelhaus leitet ihn zur Startseite zurück. Welche Rolle welche Rechte bündelt, steht unter Benutzer, Rollen und Rechte.

So passen Sie die Seitenleiste an:

1. Gruppe zu- oder aufklappen: Klicken Sie auf die Überschrift der Gruppe, zum Beispiel „BESTAND“. Eine zugeklappte Gruppe zeigt nur den Punkt der Seite, auf der Sie gerade sind.
2. Ganze Leiste schmal machen: Klicken Sie auf den Knopf neben dem Logo („Navigation einklappen“). Die Leiste zeigt dann nur noch Symbole; der Name erscheint, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Mit „Navigation ausklappen“ kehren Sie zurück.
3. Häufig genutzte Punkte anheften: Fahren Sie mit der Maus über einen Punkt und klicken Sie auf die Nadel („Oben anheften“). Der Punkt erscheint zusätzlich oben, direkt unter „Chat“, und bleibt auch in seiner Gruppe stehen. Mit „Nicht mehr anheften“ lösen Sie ihn wieder. Auf Tablets ist die Nadel immer zu sehen.

Gut zu wissen

• Dieses Verhalten merkt sich Ihr Browser. Zugeklappte Gruppen, schmale Leiste und angeheftete Punkte gelten also für diesen Arbeitsplatz und diesen Browser, nicht für Ihr Benutzerkonto.
• Unter 1280 Pixel Fensterbreite startet die Leiste schmal, solange Sie sie nicht selbst anders eingestellt haben. Das hilft zum Beispiel bei Arbeit über Remotedesktop.
• „Dashboard“ und „Chat“ lassen sich nicht anheften, sie stehen ohnehin oben. In der schmalen Leiste gibt es keine Nadel, und Überschriften, „Impressum“ und „betreut von“ sind ausgeblendet.

Die Kopfleiste

Die Kopfleiste bleibt beim Scrollen oben stehen. Rechts finden Sie:

• Glocke („Benachrichtigungen“). Die Zahl zeigt, wie viele Meldungen ungelesen sind (ab 10 steht „9+“). Mehr dazu: Benachrichtigungen und Chat.
• Zahnrad („Einstellungen“). Es erscheint nur mit dem Recht „Einstellungen der Installation ändern“, in der Regel also für Administratoren. Es führt in die Einstellungen mit den Reitern „Allgemein“, „Erscheinungsbild“, „Impressum“, „E-Mail“, „Briefkopf“, „Benutzer“, „Datenübernahme“, „Integrationen“, „Backup“ und „System“.
• Benutzermenü. Ein Klick auf Ihren Namen (am Handy auf Ihre Initialen) öffnet ein Menü mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse, „Mein Profil“, „Sicherheit“ und „Abmelden“. Mehr dazu: Ihr Profil und Ihre Sicherheit.

Am Handy und auf kleinen Bildschirmen

Unter 768 Pixel Breite ist die Seitenleiste ausgeblendet. Stattdessen steht links in der Kopfleiste ein Menüknopf mit drei Strichen („Navigation öffnen“).

1. Tippen Sie auf den Menüknopf. Von links schiebt sich eine Tafel mit Logo und denselben Punkten, Gruppen und angehefteten Favoriten wie in der Seitenleiste. Unten stehen „Impressum“ und gegebenenfalls „betreut von“.
2. Tippen Sie auf einen Punkt. Die Seite öffnet sich, und die Tafel schließt sich von selbst.

Der Name in der Kopfleiste erscheint erst ab etwa 640 Pixel Breite; darunter sehen Sie nur Ihre Initialen. Gemerkte Einstellungen wie zugeklappte Gruppen und Favoriten sind dieselben wie in der Seitenleiste desselben Browsers.

Als App installieren

Damit heinzelhaus mit eigenem Symbol und ohne Browserleiste startet, installieren Sie es als App. Das geht am Handy und Tablet ebenso wie am Computer.

1. Öffnen Sie heinzelhaus im Browser.
2. Suchen Sie im Menü Ihres Browsers den Eintrag zum Installieren. Je nach Browser und Gerät heißt er zum Beispiel „Installieren“ oder „Zum Startbildschirm hinzufügen“.
3. Bestätigen Sie. Das Symbol erscheint auf dem Startbildschirm beziehungsweise in der Programmliste.

Die App öffnet sich in einem eigenen Fenster und startet auf der Startseite. Als Name trägt sie den Namen Ihrer Verwaltung, wie Sie ihn unter Einstellungen → „Erscheinungsbild“ eingetragen haben, bei langen Namen gekürzt. Das Symbol ist das von heinzelhaus.

Gut zu wissen

• Die App ist dieselbe Anwendung wie im Browser. Sie braucht die Verbindung zu Ihrem Server; ohne Netz lässt sich nichts bearbeiten.
• Firefox am Computer kann grundsätzlich keine Web-Apps installieren. Am Handy geht es auch mit Firefox für Android.

Suchen und finden

Gesucht wird in heinzelhaus dort, wo Sie gerade arbeiten:

• Suchfeld über einer Liste. Es durchsucht alle Spalten der Liste, auch ausgeblendete. Der graue Platzhalter nennt, was durchsucht wird, zum Beispiel „Titel, Beschreibung, Objekt …“ bei den Fristen. Rechts daneben steht die Trefferzahl.
• Auswahlfelder mit Suche. In Formularen, in denen Sie zum Beispiel ein Objekt auswählen, klicken Sie in das Feld und tippen los. Durchsucht wird auch die Zeile mit der Anschrift. „Auswahl aufheben“ leert ein optionales Feld. Gibt es keinen Treffer, steht dort zum Beispiel „Kein Objekt gefunden.“
• Suche im Chat. Das Feld „Suchen …“ über der Gesprächsliste durchsucht die Namen der Gespräche und die jeweils letzte Nachricht.

Noch nicht möglich

Eine übergreifende Suche über alle Bereiche gibt es noch nicht, weder in der Kopfleiste noch per Tastenkürzel. Öffnen Sie dafür den Bereich, in dem Ihr Eintrag liegt, und suchen Sie in dessen Liste.

Listen bedienen

Fast alle Listen (Objekte, Kontakte, Mietverträge, Buchhaltung, Fristen, Aufträge, Dokumente, Abrechnungen, Beschlüsse und andere) verhalten sich gleich. Damit Sie in großen Beständen schnell zum Ziel kommen, haben Sie diese Werkzeuge:

Sortieren. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift.

1. Der erste Klick sortiert aufsteigend (Pfeil nach oben).
2. Der zweite Klick sortiert absteigend (Pfeil nach unten).
3. Der dritte Klick hebt die Sortierung auf. Die Liste hat dann wieder ihre Ausgangsreihenfolge.

Zahlen werden als Zahlen sortiert, leere Werte stehen immer am Ende.

Filtern. Damit Sie eine Liste auf bestimmte Werte eingrenzen:

1. Klicken Sie auf „Filter“. Es öffnet sich ein Fenster „Filter“ mit einer Gruppe je filterbarer Spalte.
2. Setzen Sie Haken bei den gewünschten Werten. In Klammern steht, wie oft der Wert vorkommt.
3. Klicken Sie auf „N Einträge anzeigen“, um das Fenster zu schließen.

Mehrere Haken in einer Gruppe wirken als „oder“, verschiedene Gruppen als „und“. Ohne Haken wird nicht eingeschränkt. Mit „Auswahl aufheben“ leeren Sie eine Gruppe, mit „Alle Filter zurücksetzen“ alle. Die Zahl der aktiven Filter steht am Knopf „Filter“. Eine Gruppe erscheint nur für Spalten mit mindestens zwei verschiedenen Werten.

Zurücksetzen. Sobald Sie suchen oder filtern, erscheint der Knopf „Zurücksetzen“. Er leert Suche und Filter in einem Zug. Passt nichts, steht „Keine Treffer für die aktuelle Auswahl.“ in der Liste.

Spalten anpassen. Damit Sie sehen, was Sie brauchen, und in der Reihenfolge, die zu Ihrer Arbeit passt:

1. Klicken Sie im Kopf der Liste ganz rechts auf den Knopf mit den drei Punkten („Spalten anpassen“). Er hat einen kleinen Punkt, sobald Sie vom Standard abgewichen sind.
2. Setzen oder entfernen Sie den Haken vor einer Spalte, um sie ein- oder auszublenden.
3. Ändern Sie die Reihenfolge, indem Sie eine Zeile am Griff ziehen oder mit den Pfeiltasten „hoch“ und „runter“ verschieben.
4. Mit „Standard wiederherstellen“ setzen Sie alles zurück.

Mit der Maus verschieben Sie Spalten auch direkt im Listenkopf: Fahren Sie über den Spaltenkopf, greifen Sie den Griff mit den sechs Punkten links neben dem Namen und ziehen Sie die Spalte an die neue Stelle. Eine Linie zeigt die Einfügestelle; mit Escape brechen Sie ab. Auf Touch-Geräten ist dieser Griff ausgeblendet, dort nutzen Sie das Menü „Spalten anpassen“. Mit der Tastatur steuern Sie den Griff mit Tab an und verschieben die Spalte mit den Pfeiltasten links und rechts (eine Position) oder Pos1 und Ende (an den Rand).

Blättern. Ab mehr als 100 Zeilen teilt heinzelhaus die Liste in Seiten. Unten stehen „Zeilen 1–100 von N“, „Seite X von Y“ und die Knöpfe „Erste Seite“, „Vorige Seite“, „Nächste Seite“ und „Letzte Seite“. Suche, Sortierung und Filter arbeiten dabei auf allen Zeilen, nicht nur auf der angezeigten Seite.

Summenzeile. Manche Listen zeigen unter der Tabelle rechts Summen, etwa die Buchhaltung, die Mietverträge, das Mahnwesen, die Jahresabrechnungen und die Konten eines Objekts. Die Summen beziehen sich auf die Zeilen, die nach Suche und Filter übrig sind.

Gut zu wissen

• Gemerkt wird nur die Anordnung der Spalten (Reihenfolge und Auswahl), und zwar im Browser, je Liste. Suche, Sortierung und Filter sind beim nächsten Öffnen wieder leer. Das ist Absicht: So fragen Sie sich nicht, warum Einträge fehlen.
• Angeheftete Spalten. Beim waagerechten Rollen bleibt die erste Spalte (meist Nummer oder Bezeichnung) links stehen, die Aktionsspalte rechts. Im Menü „Spalten anpassen“ sind sie mit „angeheftet“ markiert. Sie lassen sich weder verschieben noch ausblenden. Welche Spalten angeheftet sind, legt heinzelhaus fest.
• Zu lange Inhalte kürzt heinzelhaus mit „…“. Den vollen Namen einer Spalte zeigt ein Hinweis, wenn Sie mit der Maus über den Spaltenkopf fahren.
• Journal der Buchhaltung. Bei sehr vielen Buchungen sucht und blättert heinzelhaus auf dem Server, mit 200 Zeilen je Seite. Dort lässt sich nicht nach Spalten sortieren, und Filter wirken nur auf die angezeigte Seite. Mehr dazu: Buchhaltung im Überblick.

Noch nicht möglich

Die Breite einer Spalte lässt sich nicht von Hand ändern, und Listen lassen sich nicht exportieren, zum Beispiel als CSV-Datei.

Einzelheiten neben der Liste

Damit Sie einen Eintrag ansehen oder bearbeiten, ohne die Liste zu verlassen, öffnet sich der Datensatz neben der Liste. Suche, Filter und Position in der Liste bleiben erhalten. Das gilt unter anderem für Objekte, Kontakte, Mietverträge, Buchhaltung, Zahlungseingang, Rechnungseingang, Aufträge, Fristen und Dokumente.

1. Klicken Sie auf eine Zeile. Die Einzelheiten öffnen sich rechts neben der Liste, die gewählte Zeile ist farbig hervorgehoben.
2. Klicken Sie auf eine andere Zeile, um direkt zu deren Einzelheiten zu wechseln.
3. Schließen Sie die Einzelheiten mit dem X oben rechts („Schließen“).

Auf breiten Bildschirmen (ab etwa 1024 Pixel Arbeitsbreite) stehen Liste und Einzelheiten nebeneinander. Bei wenig Platz öffnen sich die Einzelheiten stattdessen als Tafel von rechts über der Liste. Entscheidend ist der Platz im Arbeitsbereich: Eine breite Seitenleiste nimmt mehr davon weg als eine schmale. Solange ein Datensatz offen ist, bleibt die Darstellung gleich, und angefangene Eingaben gehen nicht verloren, wenn Sie die Seitenleiste ein- oder ausklappen. Das gilt, solange der Platz reicht (ab etwa 768 Pixel Arbeitsbreite).

Wenn etwas schiefgeht

Fehlerseite. Zeigt heinzelhaus „Da ist etwas schiefgelaufen“, ist der Fehler beim Anzeigen aufgetreten, nicht beim Speichern: Ihre Daten sind unberührt. Die Seitenleiste bleibt bedienbar, Sie können also in einen anderen Bereich wechseln.

1. Klicken Sie auf „Erneut versuchen“. Meist hilft das.
2. Hilft es nicht, klicken Sie auf „Seite neu laden“.
3. Besteht der Fehler weiter, klicken Sie auf „Angaben kopieren“ und schicken Sie den Text an Ihre IT-Betreuung oder den Support. Unter „Technische Angaben“ sehen Sie, was kopiert wird.

Update. Startet ein Administrator ein Update, sehen alle Angemeldeten etwa eine Minute vorher den Hinweis „Update in Kürze“ mit einem Countdown „bis zum Beginn“. Schließen Sie dann angefangene Eingaben ab. Danach sperrt „Update läuft“ (bei Administratoren) beziehungsweise „Wartungsarbeiten“ (bei allen anderen) die Oberfläche für einige Minuten. Die Seite öffnet sich von selbst wieder, Sie müssen nichts tun.

Achtung

Was Sie beim Beginn des Updates noch nicht gespeichert haben, geht verloren. Speichern Sie, sobald der Hinweis „Update in Kürze“ erscheint.

Weiter geht es hier

• Benachrichtigungen und Chat: Meldungen in der Glocke und der Chat im Team.
• Fristen und Wiedervorlagen: Termine anlegen und erledigen.
• Ihr Profil und Ihre Sicherheit: Eigene Angaben pflegen.
• Begriffe von A bis Z: Fachwörter kurz erklärt.