Überblick und Ablauf

Die Datenübernahme holt Ihren Bestand aus der Datensicherung Ihres bisherigen Programms nach heinzelhaus: Objekte, Einheiten, Personen, Verträge, Buchungen und offene Posten. Sie laden die Sicherung hoch, starten die Übernahme und prüfen das Ergebnis. Möglich ist das heute für Karthago und PowerHaus. Beide tragen in der Anwendung das Kennzeichen „Erprobt“. Was das bedeutet und was Sie bei Karthago vorab klären, steht weiter unten.

Aus welchen Programmen ist eine Übernahme möglich?

Heute können Sie Daten aus Karthago und aus PowerHaus übernehmen. Dafür stellen Sie eine Datensicherung Ihrer eigenen Daten bereit. Andere Programme und ein allgemeiner Import aus CSV- oder Excel-Dateien sind noch nicht möglich.

Programm	Das stellen Sie bereit	Stand	Anleitung
Karthago	SQL-Server-Sicherungen (.bak): je Wirtschaftsjahr eine Datenbank, dazu die zentrale Datenbank für Adressen und Bankverbindungen	erprobt; Stand der Buchungen vorab abstimmen	Übernahme aus Karthago
PowerHaus	die im Programm erzeugte Datensicherung (.bak, ältere Fassungen .fbk), ungepackt	erprobt	Übernahme aus PowerHaus

Karthago: Stand vor der Übernahme abstimmen

Die Übernahme der Buchungen aus Karthago wird derzeit überarbeitet. Stimmen Sie den aktuellen Stand deshalb mit IT Systeme Flores, dem Hersteller von heinzelhaus, ab, bevor Sie Ihre Karthago-Daten übernehmen (Kontakt über heinzelhaus.de). Betrachten Sie übernommene Buchungen und ihre Summen bis dahin nicht als geprüft. Mehr dazu unter Übernahme aus Karthago.

Was „erprobt“ bedeutet

„Erprobt“ heißt: Die Übernahme wurde gegen echte Datenbestände geprüft, und ein zweiter Lauf legt keine Dubletten an. Es heißt weder „vollständig“ noch „Summen geprüft“. Was nicht übernommen wird, steht auf der Seite des jeweiligen Programms. Gehen Sie diese Liste durch, bevor Sie das bisherige Programm abschalten.

Wer darf die Datenübernahme durchführen?

Sie brauchen die Rolle „Administrator“ und eine starke Anmeldung: per Passkey oder mit eingerichteter Authenticator-App. Wie Sie beides einrichten, steht unter Ihr Profil und Ihre Sicherheit. Wer nur mit Passwort angemeldet ist, landet auf der Seite „Sicherheit“ mit dem Hinweis „Einstellungen und Updates: Bitte stark anmelden“. Benutzer ohne die Rolle „Administrator“ können die Seiten der Datenübernahme nicht öffnen; sie landen wieder auf der Startseite.

In der Demo

Auf demo.heinzelhaus.de sehen Sie die Seiten der Datenübernahme nur als Ansicht (oben steht „Vorführmodus“). Hochladen, Untersuchen und Starten sind dort gesperrt: „In der Demo nicht möglich – alle Besucher teilen sich diesen Zugang.“

Wo finde ich die Datenübernahme?

1. Melden Sie sich als Administrator stark an.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste in der Gruppe „Verwaltung“ auf „Datenübernahme“. Alternativ öffnen Sie oben rechts das Zahnrad „Einstellungen“, wechseln zum Reiter „Datenübernahme“ und klicken auf „Zur Datenübernahme“.
3. Die Seite fragt: „Aus welchem Programm sollen die Daten übernommen werden?“ Wählen Sie die Kachel „Karthago“ oder „PowerHaus“.

Jede Kachel zeigt, was hochzuladen ist, den Stand („Erprobt“) und zwei Listen: „Übernimmt“ und „Übernimmt noch nicht“. Ein Klick auf die Kachel öffnet die Seite des Programms. In einer noch leeren Installation führt auch die Karte „Erste Schritte“ auf der Startseite hierher: Der Knopf „Karthago-Daten importieren“ öffnet direkt die Karthago-Seite.

So läuft eine Übernahme ab

1. Sicherung besorgen. Die Datensicherung erstellt in der Regel Ihre IT oder wer Ihr bisheriges Programm betreut. Sie enthält nur Ihre eigenen Daten.
2. heinzelhaus sichern. Stehen in heinzelhaus bereits Daten, legen Sie vorher eine Datensicherung an (Seitenleiste → Verwaltung → Einstellungen → Reiter „Backup“, siehe Datensicherung und Wiederherstellung).
3. Datei hochladen. Laden Sie die Sicherung ungepackt hoch. Gepackte Dateien (zum Beispiel .zip, .7z oder .gz) weist heinzelhaus ab. Bei Karthago geht das für mehrere Dateien auf einmal, bei PowerHaus mit einer Datei je Vorgang.
4. Übernahme starten. Der Knopf heißt jeweils „Datenübernahme starten“. Die Übernahme läuft im Hintergrund; Sie können die Seite verlassen. Alle Benutzer erhalten eine Benachrichtigung, wenn sie fertig ist oder scheitert. Abbrechen lässt sich eine laufende Übernahme in der Oberfläche noch nicht.
5. Protokoll lesen. Das Protokoll zeigt, was übernommen wurde, und nennt Hinweise, Konflikte und Besonderheiten.
6. Ergebnis prüfen. Vergleichen Sie Anzahl und Summen mit Ihrem bisherigen Programm. Wie das geht, steht unter Prüfung nach der Übernahme.
7. Fehlendes nacherfassen. Was die Übernahme nicht mitbringt, tragen Sie in heinzelhaus nach. Die Listen dazu stehen auf den Seiten der Programme.

Achtung

Dokumente, Briefe und Anhänge Ihres bisherigen Programms werden nicht übernommen. Bei PowerHaus liegen sie ohnehin außerhalb der Datensicherung. Bewahren Sie die Sicherung und das bisherige Programm auf, bis Sie alles geprüft und das Fehlende nacherfasst haben. Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Was die Übernahme liest

Die Übernahme liest nur die Datensicherung, die Sie hochladen. Programme, Programmteile oder Lizenzschlüssel anderer Hersteller werden dafür weder benötigt noch mitgeliefert noch verändert. Ihr bisheriges Programm bleibt unberührt. Die rechtlichen Hinweise finden Sie unter Rechtliche Hinweise zur Datenübernahme.

Was grundsätzlich nicht übernommen wird

Aus beiden Programmen kommen keine Benutzer, Rechte und Programmeinstellungen mit, ebenso keine Dokumente, Briefe und Vorlagen. Benutzer legen Sie in heinzelhaus neu an (siehe Benutzer, Rollen und Rechte). Briefe und Anhänge können Sie später in der Akte eines Objekts ablegen (siehe Akte und Dokumente). Alles Weitere steht auf den Seiten der beiden Programme.

Wie lange dauert die Übernahme?

Das Einlesen der Sicherung dauert je nach Größe mehrere Minuten. Bei großen Karthago-Sicherungen auf schwacher Hardware können es rund 20 Minuten sein, ohne dass neue Protokollzeilen erscheinen. Bei PowerHaus dauert die eigentliche Übernahme meist nur wenige Sekunden bis Minuten; hinzu kommt das Einlesen einer neuen Sicherung.

Für Ihre IT

Sobald jemand eine Übernahme startet, startet heinzelhaus dafür einen Hilfsdienst auf dem Server. Den Start übernimmt der Updater-Dienst, der deshalb laufen muss. Der Hilfsdienst läuft danach weiter und belegt Arbeitsspeicher und Plattenplatz, bis Ihre IT ihn beendet.

Auf Servern mit wenig Arbeitsspeicher bereitet das Skript scripts/migration-auf-server.sh die Karthago-Übernahme vor (start) und räumt danach auf (ende). Beim Vorbereiten hält es App, Hintergrunddienst und PDF-Dienst an; die Anwendung muss danach wieder laufen, bevor die Übernahme in der Oberfläche startet. Die Voraussetzungen stehen unter Systemvoraussetzungen.

Wie geht es weiter?

• Übernahme aus Karthago
• Übernahme aus PowerHaus
• Erneut einspielen: Was passiert mit Ihren Änderungen in heinzelhaus, wenn Sie eine neuere Sicherung einspielen?
• Prüfung nach der Übernahme
• Rechtliche Hinweise zur Datenübernahme
• Begriffe von A bis Z: Was bedeuten Wirtschaftsjahr, Sollstellung und offener Posten?