Benachrichtigungen und Chat

Wichtige Ereignisse melden sich bei Ihnen, ohne dass Sie danach suchen müssen: in der Glocke oben rechts, als kleine Meldung unten rechts am Bildschirm und im Posteingang der Startseite. Für kurze Absprachen im Büro gibt es den Chat. Beides steht jedem Benutzer offen, ein besonderes Recht brauchen Sie dafür nicht.

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen sammeln Hinweise an einer Stelle: ablaufende Fristen, Erwähnungen im Chat, abgeschlossene Läufe wie die Sollstellung, aber auch Meldungen zur Installation wie eine fehlgeschlagene Datensicherung oder eine neue Version. Manche Meldungen gehen an Sie persönlich, zum Beispiel „Ihre Berechtigungen wurden geändert“ oder eine Erwähnung im Chat. Andere gehen an alle Benutzer, zum Beispiel „Frist läuft ab“.

In der Glocke lesen

Damit Sie sehen, was Neues vorliegt, öffnen Sie die Glocke in der Kopfleiste. Die Zahl an der Glocke zeigt die ungelesenen Meldungen (ab 10 steht „9+“).

1. Klicken Sie oben rechts auf die Glocke („Benachrichtigungen“). Es öffnet sich eine Liste der letzten 15 Meldungen.
2. Ungelesene Meldungen haben einen Punkt und einen farbigen Hintergrund. Klicken Sie auf eine Meldung, um zur betroffenen Stelle zu gelangen. Die Meldung gilt dann als gelesen.
3. Mit „Alle gelesen“ oben in der Liste markieren Sie alle Meldungen auf einmal. Der Knopf erscheint, solange es ungelesene gibt.
4. Mit „Alle anzeigen“ unten öffnet sich die Seite „Benachrichtigungen“.

Die Seite „Benachrichtigungen“ zeigt die letzten 100 Meldungen. Unter der Überschrift steht, wie viele ungelesen sind („N ungelesene Benachrichtigungen“) oder „Alles gelesen.“. Mit „Alle als gelesen markieren“ erledigen Sie alle auf einmal. Gibt es noch nichts, steht dort „Noch keine Benachrichtigungen. Sobald es Neuigkeiten gibt — Fristen, Importe, wichtige Ereignisse — erscheinen sie hier.“

Das sind Beispiele für Meldungen, die Sie sehen können:

• „Frist läuft ab“ mit dem Titel der Frist, siehe Fristen und Wiedervorlagen
• „Erheblicher Zahlungsrückstand“, siehe Offene Posten und Rückstände
• „Sollstellung“ und „Mahnlauf“ mit dem Hinweis „ausgeführt“, siehe Monatliche Sollstellung und Mahnwesen
• „Kontoauszug eingelesen“, siehe Zahlungseingang
• „Buchung storniert“, siehe Buchen, Splitbuchung und Storno
• „Abrechnung berechnet“, „Abrechnung festgestellt“, „Feststellung aufgehoben“, „Wirtschaftsplan beschlossen“, „Jahresabrechnung beschlossen“ und „Beschluss zur Jahresabrechnung … zurückgesetzt“, siehe Betriebs- und Heizkostenabrechnung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
• „Serienbrief erzeugt“, siehe Briefe und Serienbriefe
• „Rückmeldung zu Auftrag“, siehe Aufträge und Handwerkerportal
• „Beleg an Lexware übermittelt“, siehe Lexware Office
• „Benutzer eingeladen“ und „Einladung angenommen“, siehe Benutzer, Rollen und Rechte
• „Backup fehlgeschlagen“, „Update gestartet“, „Karthago-Import abgeschlossen“ und „PowerHaus-Daten übernommen“, siehe Datensicherung und Wiederherstellung, Updates und Datenübernahme

Kurzmeldungen während der Arbeit

Wenn etwas eintrifft, während Sie in heinzelhaus arbeiten, erscheint unten rechts auf dem Bildschirm eine kleine Meldung. Sie enthält den Titel, meist einen kurzen Text und den Knopf „Öffnen“, der zur betroffenen Stelle führt. Neue Chatnachrichten erscheinen genauso, solange Sie nicht gerade im Chat sind.

Für Ihre eigenen Chatnachrichten erscheint keine Kurzmeldung, und auch nicht, wenn Sie schon auf der betroffenen Seite stehen. Im Normalfall erscheint eine neue Meldung sofort; spätestens nach etwa 20 Sekunden holt heinzelhaus sie nach.

Hinweiston ein- oder ausschalten

Bei neuen Benachrichtigungen spielt heinzelhaus ein kurzes, leises „Pling“. Wenn Sie das stört:

1. Öffnen Sie oben rechts Ihr Benutzermenü und wählen Sie „Mein Profil“.
2. Wechseln Sie auf den Reiter „Hinweise“.
3. Schalten Sie „Ton bei neuen Benachrichtigungen“ aus (oder wieder ein).

Die Einstellung gilt für diesen Arbeitsplatz, genauer für diesen Browser. Mehr dazu: Ihr Profil und Ihre Sicherheit.

Achtung

Meldungen, die an alle Benutzer gehen, haben einen gemeinsamen Gelesen-Status. Sobald eine Person eine solche Meldung als gelesen markiert, gilt sie für alle als gelesen. Verlassen Sie sich bei wichtigen Hinweisen, etwa einer Frist, deshalb nicht allein darauf, dass die Meldung in Ihrer Glocke ungelesen bleibt. Der Posteingang der Startseite zeigt Fristen unabhängig davon.

Noch nicht möglich

Benachrichtigungen lassen sich nicht löschen, und Sie können nicht einstellen, welche Arten von Meldungen Sie erhalten. Wer eine Meldung nicht mehr sieht, findet sie auf der Seite „Benachrichtigungen“ unter den letzten 100.

Chat

Der Chat ist für kurze Absprachen im Team gedacht: einzeln, in Gruppen und im gemeinsamen Teamkanal. Mit „@“ und einem Namen benachrichtigen Sie gezielt eine Kollegin oder einen Kollegen. Sie finden ihn in der Seitenleiste unter „Chat“. Die Seite trägt den Titel „Chat“ und den Untertitel „Interner Austausch im Team. Mit @Name benachrichtigen Sie jemanden gezielt.“

Links stehen die „Teamkanäle“ (zum Beispiel „Allgemein“) und Ihre „Gespräche“. Ungelesene Nachrichten erscheinen als Zahl am Gespräch, darunter steht die jeweils letzte Nachricht. Rechts steht das geöffnete Gespräch.

Nachricht schreiben

1. Wählen Sie in der Liste ein Gespräch. Solange Sie keins gewählt haben, steht rechts „Bitte ein Gespräch auswählen.“
2. Schreiben Sie in das Feld „Nachricht … (@Name erwähnt jemanden)“.
3. Klicken Sie auf „Senden“ oder drücken Sie die Eingabetaste.

Neue Nachrichten erscheinen von selbst, Sie müssen die Seite nicht neu laden. Ihre eigenen Nachrichten stehen rechts und farbig, die der anderen links mit Namen. Zu jeder Nachricht gehört die Uhrzeit.

Jemanden erwähnen

Damit eine Kollegin oder ein Kollege Ihre Nachricht sicher bemerkt, erwähnen Sie die Person mit „@“.

1. Schreiben Sie „@“ und danach den vollständigen Namen so, wie er im Benutzerkonto steht, zum Beispiel „@Anna Schmidt“.
2. Senden Sie die Nachricht.
3. Die Person erhält eine Benachrichtigung („Anna Schmidt hat Sie erwähnt“, mit dem Anfang Ihrer Nachricht) und eine rote Zeile „Erwähnungen im Chat“ im Posteingang der Startseite.

Gut zu wissen

• heinzelhaus schlägt beim Tippen von „@“ keine Namen vor. Schreiben Sie den Namen selbst vollständig. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• Erwähnt werden nur Mitglieder des Gesprächs. Wer nicht dabei ist, kann die Nachricht nicht lesen und erfährt auch nichts davon.
• Um das Gespräch zu einer Erwähnung zu öffnen, wählen Sie in der Seitenleiste „Chat“ und dann das Gespräch.

Neues Gespräch oder neue Gruppe

Damit Sie eine Person direkt anschreiben oder ein Gespräch mit mehreren führen:

1. Klicken Sie über der Liste auf das Pluszeichen („Neues Gespräch“). Es öffnet sich das Fenster „Neues Gespräch“ mit allen Kolleginnen und Kollegen.
2. Einzelgespräch: Klicken Sie auf den Namen einer Person. Gibt es schon ein Gespräch mit ihr, öffnet heinzelhaus dieses; Sie haben immer genau einen gemeinsamen Verlauf.
3. Gruppe: Setzen Sie Haken bei mehreren Personen, tragen Sie unter „Name der Gruppe“ einen Namen ein und klicken Sie auf „Gruppe mit N Personen anlegen“.

Gibt es noch keine weiteren Benutzer, steht im Fenster „Es gibt noch keine weiteren Benutzer. Laden Sie unter Einstellungen → Benutzer jemanden ein.“ Wie das geht, steht unter Benutzer, Rollen und Rechte.

Gespräch verlassen und Gespräche suchen

• Verlassen: Fahren Sie in der Liste mit der Maus über das Gespräch und klicken Sie auf das Symbol „Gespräch verlassen“. Es erscheint „Gespräch verlassen.“ Auf dem Tablet ist das Symbol immer zu sehen. Schreibt Ihr Gegenüber in einem verlassenen Einzelgespräch später erneut, taucht das Gespräch wieder bei Ihnen auf. Gruppen werden nie gelöscht, nur verlassen.
• Suchen: Das Feld „Suchen …“ über der Liste durchsucht die Namen der Gespräche und die jeweils letzte Nachricht. Findet es nichts, steht „Nichts gefunden.“
• Am Handy: Bei wenig Platz zeigt der Chat entweder die Liste oder das Gespräch. Mit „Gespräche“ oben im Gespräch kommen Sie zurück zur Liste.

Gut zu wissen

Den Teamkanal „Allgemein“ legt heinzelhaus selbst an. Jeder Mitarbeitende wird Mitglied, sobald er den Chat zum ersten Mal öffnet. Sie können ihn nicht verlassen.

Häufige Fehler

„Die Nachricht ist leer.“ : Sie haben nur Leerzeichen eingegeben. Schreiben Sie einen Text.

„Bitte einen Namen angeben.“ : Eine Gruppe braucht einen Namen. Tragen Sie ihn unter „Name der Gruppe“ ein.

„Ein Gespräch mit sich selbst ergibt keinen Sinn.“ : Sie haben sich selbst angeklickt. Wählen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen.

„Sie gehören diesem Gespräch nicht an.“ : Sie haben das Gespräch verlassen oder gehören ihm nicht an. Wählen Sie ein Gespräch aus Ihrer Liste.

Die Erwähnung kommt nicht an. : Prüfen Sie, ob Sie den Namen genau so geschrieben haben wie im Benutzerkonto und ob die Person Mitglied des Gesprächs ist.

Noch nicht möglich

Im Chat gibt es keine Dateianhänge, und eigene Nachrichten lassen sich in der Oberfläche weder bearbeiten noch löschen. Eine Gruppe lässt sich nachträglich weder umbenennen noch um Mitglieder erweitern; legen Sie bei Bedarf eine neue an.

Weiter geht es hier

• Fristen und Wiedervorlagen: Erinnerungen per Benachrichtigung und E-Mail.
• Die Oberfläche: Posteingang und Kopfleiste.
• Ihr Profil und Ihre Sicherheit: Hinweiston und Profilbild einstellen.