Jahresabrechnung (WEG)

Die Jahresabrechnung rechnet das abgelaufene Wirtschaftsjahr einer Wohnungseigentümergemeinschaft je Einheit ab. Beschlossen wird nach § 28 Abs. 2 WEG nur die Abrechnungsspitze. Das ist der Unterschied zwischen dem, was eine Einheit laut Abrechnung tragen muss, und den Vorschüssen, die sie laut Wirtschaftsplan schuldete.

heinzelhaus übernimmt die Kosten aus der Buchhaltung, verteilt sie nach den Umlageschlüsseln, setzt die Rücklagenzuführung aus dem Plan an und zeigt Ihnen die Spitze je Einheit. Das Ergebnis erhält jeder Eigentümer als eigene Einzelabrechnung.

Für Mieter gibt es eine andere Abrechnung: die Betriebs- und Heizkostenabrechnung.

Bevor Sie beginnen

Rechte. Ansehen und das PDF öffnen dürfen Sie mit dem Recht „Abrechnungen einsehen“. Für alles andere, vom Anlegen bis zum Beschluss, brauchen Sie das Recht „Abrechnungen berechnen und versenden“. In den vorgegebenen Rollen haben „Administrator“ und „Buchhaltung“ beide Rechte. „Sachbearbeitung“ und „Nur Lesen“ dürfen die Abrechnung nur ansehen.

Das muss vorher stimmen:

Ein beschlossener Wirtschaftsplan für dasselbe Objekt und dasselbe Wirtschaftsjahr, berechnet. Ohne ihn gibt es keine geschuldeten Vorschüsse und damit keine Spitze. Siehe Wirtschaftsplan.
Kostenkonten mit Umlageschlüssel. Setzen Sie am Konto den Haken „Umlagefähig (Betriebskosten)“ und wählen Sie im Feld „Umlageschlüssel“ den Schlüssel. Das gilt auch bei einer Gemeinschaft: Erst mit dem Haken bietet das Konto das Feld an. Siehe Konten eines Objekts.
Gebuchte Kosten mit einem „Belegdatum“ im Wirtschaftsjahr (Buchen, Splitbuchung und Storno).
Das Objekt hat unter „Wirtschaftsjahr beginnt im“ den richtigen Monat. Die Jahresabrechnung folgt ihm.

Schritt für Schritt

Schritt 1: Abrechnung anlegen

Damit das Wirtschaftsjahr feststeht, legen Sie zuerst die Abrechnung an.

Öffnen Sie Seitenleiste → Abrechnung & WEG → „Jahresabrechnungen“. Die Seite hat zwei Reiter, „Jahresabrechnung“ und „Vermögensbericht“. Bleiben Sie im ersten.
Klicken Sie auf „Neue Abrechnung“.
Im Dialog „Neue Jahresabrechnung“ wählen Sie das „Objekt“ und das „Wirtschaftsjahr“. Vorgegeben ist das Vorjahr. Je Objekt und Wirtschaftsjahr gibt es genau eine Abrechnung. Der Zeitraum folgt dem Beginn des Wirtschaftsjahres, den Sie am Objekt hinterlegt haben.
Klicken Sie auf „Anlegen“. Sie sehen „Jahresabrechnung angelegt.“
Klicken Sie in der Liste auf die Zeile. Darunter öffnet sich die Abrechnung mit Überschrift „Abrechnung 2025“ und dem Zeitraum.

Die Liste zeigt „Jahr“, „Objekt“, „Status“, „Kosten“, „Rücklagenzuführung“, „SOLL-Vorschüsse“ und „Abrechnungsspitze“. Unten steht eine Summenzeile.

Gibt es das Jahr schon, meldet heinzelhaus: „Für 2025 gibt es bereits eine Jahresabrechnung.“

Schritt 2: Kosten übernehmen

Damit die Kosten des Jahres in der Abrechnung stehen, übernehmen Sie sie aus der Buchhaltung.

Klicken Sie in der geöffneten Abrechnung auf „Kosten übernehmen“.
Lesen Sie die Meldung, zum Beispiel „6 Positionen übernommen. Rücklagenzuführung aus dem Wirtschaftsplan übernommen.“ Kommt dazu „davon 1 ohne Umlageschlüssel“, fehlt einem Konto der Schlüssel.
Prüfen Sie die Liste „Kostenpositionen“. Positionen der Rücklage tragen das Kennzeichen „Rücklage“. Positionen ohne Schlüssel zeigen „ohne Schlüssel“.

Mögliche Warnungen in einem zweiten Hinweis:

„Für 2025 ist kein Wirtschaftsplan beschlossen. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage wird aus dem beschlossenen Plan übernommen und fehlt deshalb; berechnen lässt sich die Abrechnung erst mit beschlossenem Plan.“
„Der Wirtschaftsplan 2025 sieht keine Zuführung zur Erhaltungsrücklage vor.“

Hat eine Position keinen Schlüssel, zeigt ein gelber Hinweis: „n Position(en) haben keinen Umlageschlüssel. Sie werden bewusst mitgeführt statt weggelassen — ohne Zuordnung lässt sich die Abrechnung aber nicht berechnen, weil der Betrag sonst unverteilt bliebe.“ Eine Position lässt sich in der Oberfläche nicht bearbeiten. Setzen Sie den Schlüssel am Konto und klicken Sie erneut auf „Kosten übernehmen“.

Schritt 3: Hinweis für den Druck (optional)

Damit etwas Besonderes auf jeder Einzelabrechnung steht, etwa zur Verteilung der Heizkosten, schreiben Sie im Feld „Hinweis für den Druck“ einen Text und klicken auf „Hinweis speichern“. Sie sehen „Hinweis gespeichert — er steht auf jeder Einzelabrechnung.“ Der Text darf bis zu 2000 Zeichen lang sein. Nach dem Beschluss lässt er sich nicht mehr ändern, denn er gehört dann zum beschlossenen Dokument.

Schritt 4: Berechnen

Damit die Spitze je Einheit feststeht, klicken Sie auf „Berechnen“. Sie sehen „Jahresabrechnung berechnet.“ Darunter erscheint die Tabelle „Einzelabrechnungen“.

Spalte	Bedeutung
„Einheit“	Die Einheit.
„Kostenanteil“	Der Anteil an den Kosten des Jahres.
„Rücklagenzuführung“	Der Anteil an der Zuführung zur Erhaltungsrücklage laut Plan.
„SOLL-Vorschüsse“	Die laut Wirtschaftsplan geschuldeten Vorschüsse für das Jahr.
„Abrechnungsspitze“	Kostenanteil plus Rücklagenzuführung minus SOLL-Vorschüsse, mit dem Zusatz „Nachzahlung“ oder „Guthaben“.
„Zahlungsrückstand“	Nicht gezahlte Vorschüsse des Jahres. Die Spalte verändert die Spitze nicht.

Eine Summenzeile fasst Kosten, Rücklage, SOLL und Abrechnungsspitze zusammen.

Die Meldungen, die dabei erscheinen können, stehen unten in der Tabelle „Meldungen und was sie bedeuten“.

Schritt 5: Einzelabrechnungen ansehen und versenden

Damit jeder Eigentümer seine Abrechnung bekommt, versenden Sie die Einzelabrechnungen per E-Mail. Ein Beschluss ist dafür nicht nötig. Vor dem Beschluss ist der Versand sogar der Normalfall, denn die Einzelabrechnungen liegen oft der Einladung zur Versammlung bei.

Voraussetzungen: ein aktuelles Ergebnis (nicht im Status „Entwurf“) und ein eingerichteter Mailversand (Mailversand).

Klicken Sie in der geöffneten Abrechnung auf „Versenden“.
Im Dialog „Einzelabrechnungen versenden“ sehen Sie die Liste „Empfänger“. Das sind die Personen, die heute Eigentümer einer Einheit des Objekts sind. Als Grund steht dort „Eigentümer Einheit 3“. Vorangehakt sind nur Empfänger mit E-Mail-Adresse.
Klicken Sie auf einen Eintrag „Einheit … · …“, um die Einzelabrechnung als PDF anzusehen. Sie öffnet sich in einem neuen Tab.
Prüfen Sie „Betreff“ („Jahresabrechnung – Objekt“) und „Anschreiben“.
Klicken Sie auf „An … Empfänger senden“.

Das steht in der Einzelabrechnung einer Einheit:

Überschrift „Jahresabrechnung 2025“, Wirtschaftsjahr, Objekt, Einheit und, falls beschlossen, „Beschlossen am …“.
Der Block „Ihr Kostenanteil“ mit allen Kostenpositionen und „Summe Ihrer Kosten“.
Der Block „Abrechnungsspitze“ mit „Ihr Kostenanteil“, „Zuführung zur Erhaltungsrücklage“ und „Geschuldete Vorschüsse laut Wirtschaftsplan“.
Das Ergebnis: „Nachzahlung (Abrechnungsspitze)“ mit der Bitte, den Betrag innerhalb von 30 Tagen zu überweisen, „Guthaben (Abrechnungsspitze)“ oder „Ausgeglichen“.
Bei einem Rückstand ein Kasten „Zusätzlich offen: …“. Er weist darauf hin, dass der Betrag aus nicht gezahlten Vorschüssen des Wirtschaftsplans stammt, bereits fällig ist und nicht Gegenstand des Beschlusses über die Abrechnungsspitze.
Ein fester Hinweis, dass nach § 28 Abs. 2 WEG allein die Abrechnungsspitze beschlossen wird, und Ihr „Hinweis für den Druck“.

Schritt 6: Beschluss festhalten

Damit die Abrechnungsspitzen verbindlich sind, halten Sie nach der Versammlung den Beschluss fest.

Klicken Sie auf „Beschluss festhalten“. Der Knopf ist erst aktiv, wenn die Abrechnung berechnet und das Ergebnis aktuell ist.
Im Dialog „Beschluss über die Abrechnungsspitzen“ tragen Sie das „Datum der Versammlung“ ein. Der Dialog erinnert Sie: Beschlossen werden nach § 28 Abs. 2 WEG allein die Abrechnungsspitzen, nicht die Abrechnung insgesamt.
Tragen Sie „Ja“, „Nein“ und „Enthaltung“ ein, so wie im Protokoll.
Klicken Sie auf „Beschluss festhalten“. Sie sehen „Beschluss festgehalten.“

Der Status wechselt auf „Beschlossen“, und alle Benutzer erhalten die Benachrichtigung „Jahresabrechnung 2025 beschlossen“. Die Abrechnung zeigt „Beschlossen am … · … Ja, … Nein, … Enthaltungen“. Danach sind „Kosten übernehmen“, „Berechnen“, der Hinweis für den Druck und das Löschen gesperrt.

Beschluss zurücksetzen. Wurde der Beschluss falsch erfasst oder gerichtlich für ungültig erklärt, klicken Sie auf „Beschluss zurücksetzen“ und bestätigen die Rückfrage „Beschluss zurücksetzen?“. Datum und Stimmen werden gelöscht, die Abrechnung geht zurück auf „Berechnet“ und lässt sich wieder ändern und neu beschließen. Bereits versandte Einzelabrechnungen bleiben im Archiv. Ein Eintrag in der Beschluss-Sammlung bleibt unberührt. Alle Benutzer werden benachrichtigt.

Löschen. In der Liste löscht das Papierkorb-Symbol („Löschen“) eine Abrechnung sofort, ohne Rückfrage. Eine beschlossene Abrechnung lässt sich nicht löschen (zuerst „Beschluss zurücksetzen“). Solange eine gerechnete Jahresabrechnung besteht, lassen sich außerdem ihre Einheiten und ihr Objekt nicht löschen (siehe Objekte, Gebäude und Einheiten).

So rechnet heinzelhaus

Alle Beträge sind erfunden und mit dem Rechenkern von heinzelhaus nachgerechnet.

Die Abrechnungsspitze

Abrechnungsspitze = Kostenanteil + Rücklagenzuführung − SOLL-Vorschüsse

Das Beispiel führt die Gemeinschaft aus dem Wirtschaftsplan weiter. Vier Einheiten mit den Miteigentumsanteilen A 250, B 250, C 300 und D 200 von 1.000. Geplant waren Hausmeister 4.800,00 €, Aufzug 2.400,00 € und eine Zuführung zur Rücklage von 6.000,00 €. Daraus ergeben sich die geschuldeten Vorschüsse (SOLL): A und B je 3.300,00 €, C 3.960,00 € und D 2.640,00 €.

Tatsächlich haben der Hausmeister 5.000,00 € und der Aufzug 2.600,00 € gekostet, zusammen 7.600,00 €. Die Rücklagenzuführung bleibt bei der geplanten Zuführung von 6.000,00 €. Alles wird nach MEA verteilt:

Einheit	Kostenanteil	Rücklagenzuführung	SOLL-Vorschüsse	Abrechnungsspitze
A (25 %)	1.900,00 €	1.500,00 €	3.300,00 €	+ 100,00 € Nachzahlung
B (25 %)	1.900,00 €	1.500,00 €	3.300,00 €	+ 100,00 € Nachzahlung
C (30 %)	2.280,00 €	1.800,00 €	3.960,00 €	+ 120,00 € Nachzahlung
D (20 %)	1.520,00 €	1.200,00 €	2.640,00 €	+ 80,00 € Nachzahlung
Summe	7.600,00 €	6.000,00 €	13.200,00 €	+ 400,00 €

Die 400,00 € Spitze sind genau die 400,00 €, die die Ausgaben über dem Plan lagen (7.600,00 € statt 7.200,00 €).

Warum die Rücklage eine eigene Zeile ist

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist Vermögensbildung und keine Ausgabe. Sie steht deshalb nicht unter den Kosten. Sie gehört aber in die Rechnung, denn die geschuldeten Vorschüsse enthalten sie.

Ließe man sie weg, sähe Einheit A so aus: Kostenanteil 1.900,00 € minus SOLL 3.300,00 € ergäbe ein „Guthaben“ von 1.400,00 €. Die Einheit bekäme ihren Rücklagenanteil scheinbar zurück. Das wäre falsch.

Deshalb übernimmt „Kosten übernehmen“ die Zuführung aus dem Wirtschaftsplan desselben Jahres, mit demselben Schlüssel wie im Plan. Fehlt sie, weigert sich „Berechnen“ mit der Meldung „Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage aus dem Wirtschaftsplan fehlt in der Abrechnung — … Bitte die Kosten erneut übernehmen; dabei wird sie ergänzt.“

Angesetzt wird die beschlossene Zuführung, nicht die tatsächlich geflossene. Ob das Geld auch bei der Rücklage angekommen ist, zeigt der Vermögensbericht.

Warum gegen das SOLL gerechnet wird, nicht gegen Zahlungen

SOLL-Vorschüsse sind das, was laut Wirtschaftsplan für das Jahr geschuldet war. Es ist der Jahresanteil aus dem Plan (Kosten plus Rücklage), nicht „Monatsbetrag mal 12“. So erzeugen gerundete Monatsbeträge keine Scheinspitze.

Wer nicht gezahlt hat, schuldet den Rückstand schon aus dem Wirtschaftsplan. Würde man gegen die Zahlungen rechnen, verwandelte die Abrechnung diesen alten Anspruch in eine neue Forderung. Deshalb weist heinzelhaus den Zahlungsrückstand getrennt aus und rechnet ihn nicht in die Spitze ein.

Im Beispiel hat Eigentümer B drei Monate lang kein Hausgeld gezahlt, 3 × 275,00 € = 825,00 €. In der Tabelle „Einzelabrechnungen“ steht bei B die Spitze von + 100,00 €, und in der Spalte „Zahlungsrückstand“ steht zusätzlich 825,00 €. Auf der Einzelabrechnung von B erscheint der Kasten „Zusätzlich offen: 825,00 €“.

Den Rückstand liest heinzelhaus aus den offenen Posten des Wirtschaftsjahres (nur dieses Jahres), die zur Einheit gehören. Offene Posten ohne Zuordnung zu einem Vertrag der Einheit fehlen. Hausgeld selbst lässt sich in heinzelhaus noch nicht stellen. Die offenen Posten stammen daher meist aus einer Datenübernahme. Mehr dazu unter Offene Posten und Rückstände.

Weitere Regeln

Zeitraum: Er folgt dem Monat unter „Wirtschaftsjahr beginnt im“ am Objekt. Das Jahr in der Bezeichnung ist das Jahr, in dem das Wirtschaftsjahr beginnt. Beginnt es im Juli 2025, läuft die Abrechnung „2025“ vom 01.07.2025 bis zum 30.06.2026.
Schlüsselwerte: Es gilt der zuletzt vor dem Ende des Wirtschaftsjahres gültige Wert. Wie bei der Mieterabrechnung entscheidet je Schlüssel, woher die Werte kommen: Hat ein Schlüssel gepflegte Werte, gelten nur diese, sonst die Stammdaten der Einheiten (Wohnfläche, MEA). Siehe Umlageschlüssel.
Cent genau: Jede Position wird im Verfahren der größten Reste verteilt. Die Anteile ergeben deshalb immer genau den Positionsbetrag.
Plan und Jahr: Auch ein inzwischen „Abgelöster“ Plan bleibt für sein eigenes Jahr die Grundlage. Ein Plan im Status „Entwurf“ zählt nie, denn ohne Beschluss gibt es keine Zahlungspflicht.

Status einer Jahresabrechnung

Status	Bedeutung
„Entwurf“	Neu angelegt, oder die Kosten wurden seit der letzten Berechnung neu übernommen. Berechnen Sie neu, bevor Sie versenden oder beschließen.
„Berechnet“	Die Spitzen liegen vor und passen zu den Positionen.
„Beschlossen“	Der Beschluss über die Abrechnungsspitzen ist festgehalten. Die Abrechnung ist gesperrt.

Meldungen und was sie bedeuten

Meldung (gekürzt)	Das tun Sie
„Im Wirtschaftsjahr sind keine Aufwandsbuchungen für dieses Objekt vorhanden.“	Prüfen Sie „Belegdatum“ und Kontofunktion der Buchungen.
„Es sind noch keine Kostenpositionen erfasst. Bitte zuerst die Kosten aus der Buchhaltung übernehmen.“	Klicken Sie auf „Kosten übernehmen“.
„Für n Position(en) fehlt der Umlageschlüssel, zuerst „…“. Ohne Schlüssel bliebe der Betrag unverteilt.“	Setzen Sie den Schlüssel am Konto und übernehmen Sie die Kosten erneut.
„Für 2025 ist kein Wirtschaftsplan beschlossen. Ohne beschlossene Vorschüsse lässt sich keine Abrechnungsspitze bilden.“	Beschließen Sie zuerst den Wirtschaftsplan dieses Jahres.
„Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage aus dem Wirtschaftsplan fehlt in der Abrechnung …“	Klicken Sie erneut auf „Kosten übernehmen“.
„Der Umlageschlüssel … hat in Summe den Wert 0 — damit lässt sich … nicht verteilen.“	Pflegen Sie die Werte des Schlüssels. In der Meldung steht statt seines Namens derzeit eine lange Kennung; die genannte Position zeigt, welcher Schlüssel gemeint ist.
„Bitte die Abrechnung zuerst berechnen — sonst fehlen die Abrechnungsspitzen.“	Klicken Sie auf „Berechnen“.
„Die Kosten wurden seit der letzten Berechnung neu übernommen. Bitte berechnen Sie die Abrechnung neu …“	Klicken Sie auf „Berechnen“.
„Bitte das Abstimmungsergebnis eintragen.“	Tragen Sie die Stimmen ein.
„Ohne Mehrheit gilt die Abrechnung als abgelehnt. Bitte das Ergebnis prüfen.“	Für den Beschluss müssen mehr „Ja“ als „Nein“ eingetragen sein.
„Der Beschluss ist bereits festgehalten. Wurde er falsch erfasst, setzen Sie ihn zuerst zurück.“	Klicken Sie auf „Beschluss zurücksetzen“.
„Die Abrechnung ist beschlossen und kann nicht geändert werden.“ oder „… nicht neu berechnet werden …“	Setzen Sie bei Bedarf den Beschluss zurück.

Was noch nicht möglich ist

Eigentümerwechsel. Die Abrechnung gilt je Einheit, nicht je Eigentümer. Veräußerer und Erwerber lassen sich nicht trennen. Versendet wird an die heutigen Eigentümer.
Gesamtabrechnung im Dokument. Die Einzelabrechnung nennt die Kosten je Position mit ihrem Anteil, aber nicht den Schlüssel und die Gesamtkosten.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach Zu- und Abfluss, Kontenabstimmung, Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen nach § 35a EStG. Es zählt das „Belegdatum“ der Buchung.
Heizkosten nach HeizkostenV. Heizkosten werden in der Jahresabrechnung nicht in Grund- und Verbrauchskosten geteilt, sondern über einen gewöhnlichen Schlüssel. Behelf: ein Schlüssel „Individuell“ mit den Anteilen aus der Abrechnung des Messdienstleisters. Die 15-%-Kürzung gibt es in der WEG nicht.
Spitze als offener Posten. Nachzahlung und Guthaben werden nicht gebucht, nicht gemahnt und nicht ausgezahlt.
Einzelabrechnung für vermietende Eigentümer.
Abstimmung je Eigentümer. heinzelhaus prüft nur, dass es mehr „Ja“ als „Nein“ gibt.

Siehe auch

Wirtschaftsplan liefert die geschuldeten Vorschüsse.
Vermögensbericht zeigt, ob die Rücklagenzuführung angekommen ist.
Beschluss-Sammlung hält den Wortlaut des Beschlusses fest.
Umlageschlüssel und Konten eines Objekts bestimmen die Verteilung.
Mailversand richtet den E-Mail-Versand ein.

heinzelhaus ist ein Produkt und eine Marke der IT Systeme Flores UG (haftungsbeschränkt), Bergisch Gladbach.