Briefkopf

Der Briefkopf bestimmt, wie Ihr Briefpapier aussieht: Logo, Absenderzeile, Angaben zum Ansprechpartner und die Fußzeile. heinzelhaus setzt ihn auf die Schreiben, die es als PDF erzeugt. So sehen sie aus wie Ihre übrige Post.

Es gibt einen Briefkopf für die ganze Installation. Er gilt für:

• Serienbriefe und Einzelschreiben,
• Mahnungen,
• Betriebs- und Heizkostenabrechnungen,
• Jahresabrechnungen,
• den Vermögensbericht und die Beschluss-Sammlung.

Kontenblätter tragen bewusst keinen Briefkopf, denn sie sind eine Auswertung und kein Brief. Einen Wirtschaftsplan als PDF gibt es noch nicht.

Zwei Wege zum Briefkopf

	Zusammenstellen	Vorhandenen Briefbogen nutzen
So geht es	Sie gestalten den Kopf in heinzelhaus: Logo, Absenderzeile, Informationsblock und Fußzeile.	Sie laden Ihr bestehendes Briefpapier hoch. heinzelhaus legt es als Hintergrund hinter das Schreiben.
Passt, wenn	Sie noch kein Briefpapier haben oder es neu aufsetzen.	Ihr Briefpapier fertig ist und genauso aussehen soll wie bisher.
Reiter	„Zusammenstellen“	„Vorhandenen Briefbogen nutzen“

Beide Wege liegen nebeneinander. Sie können jederzeit zwischen ihnen wechseln (siehe unten).

Das brauchen Sie

Den Briefkopf ändern darf nur, wer die Rolle „Administrator“ hat. Das Recht „Einstellungen der Installation ändern“ allein genügt nicht: Die Seite „Einstellungen“ öffnet nur für Administratoren.

Dazu kommt eine starke Anmeldung: Sie haben die Authenticator-App (zweiter Faktor) eingerichtet, oder Sie haben sich mit einem Passkey angemeldet. Fehlt beides, leitet heinzelhaus Sie auf die Seite „Sicherheit“ um. Dort richten Sie es ein (Ihr Profil und Ihre Sicherheit, Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht).

Demo-Instanz

In einer Demo können Sie den Briefkopf ansehen, aber nicht ändern.

Den Briefkopf öffnen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste die Gruppe „Verwaltung“ und klicken Sie auf „Einstellungen“. Alternativ klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad.
2. Wählen Sie den Reiter „Briefkopf“.
3. Darunter liegen die zwei Reiter „Zusammenstellen“ und „Vorhandenen Briefbogen nutzen“. Ist schon ein Briefbogen aktiv, öffnet die Seite auf dem zweiten.

Rechts neben dem Formular (bei schmalem Fenster darunter) steht die „Live-Vorschau“. Sie zeigt ein DIN-A4-Blatt mit einer Beispielanschrift und ändert sich mit jeder Eingabe. Der Knopf „Groß ansehen“ öffnet das Blatt in Originalgröße („Briefkopf in Originalgröße“, 210 × 297 mm).

Erst speichern, dann gilt es

Solange Sie nicht gespeichert haben, gibt es keinen Briefkopf, auch wenn die Vorschau schon etwas zeigt. Beim Zusammenstellen speichert der Knopf „Briefkopf speichern“. Beim Briefbogen genügt das „Hochladen“. Verlassen Sie die Seite vorher, sind Ihre Eingaben weg.

Weg 1: Briefkopf zusammenstellen

Damit Ihre Schreiben ein Logo, eine Absenderzeile und eine Fußzeile tragen, ohne dass Sie ein Briefpapier brauchen.

Karte „Kopfbereich“

1. „Bezeichnung“: ein Name für den Briefkopf, nur für Sie. Vorgabe ist „Standard“. Auf dem Brief erscheint er nicht.

2. „Briefform (DIN 5008)“: Wählen Sie, wo das Anschriftfeld sitzt.

   Briefform	Anschriftfeld	Falzmarken	Wann?
   „Form B – Anschriftfeld 45 mm von oben (üblich)“	45 mm von oben	105 mm und 210 mm	Normalfall. Es bleibt Platz für ein Logo.
   „Form A – Anschriftfeld 27 mm von oben (kleiner Kopf)“	27 mm von oben	87 mm und 192 mm	Briefpapier mit niedrigem Kopf.

   Die Lochmarke liegt in beiden Formen bei 148,5 mm. Die Norm DIN 5008 legt fest, wo das Anschriftfeld sitzt, damit die Anschrift im Fenster eines Fensterumschlags (DIN lang) erscheint. Im Zweifel wählen Sie „Form B“, sie ist üblich. Die gestrichelte Linie in der Live-Vorschau zeigt, wo das Fenster Ihres Umschlags liegt. Mehr zu den Begriffen: DIN 5008, Falz- und Lochmarken.

3. „Logo“: Wählen Sie eine Bilddatei von Ihrem Rechner, am besten PNG oder JPG, unter 1,5 MB. Oder klicken Sie auf „Logo aus Erscheinungsbild“, um das Logo zu übernehmen, das Sie unter „Einstellungen“ → „Erscheinungsbild“ hinterlegt haben (Erscheinungsbild). heinzelhaus meldet „Logo übernommen – zum Übernehmen in die Briefe bitte speichern.“ Mit dem Mülleimer neben dem Feld entfernen Sie das Logo wieder.

4. „Logo-Position“: „Links“, „Mittig“ oder „Rechts“. Vorgabe ist „Rechts“.

5. „Logo-Höhe“: Der Schieber stellt 5 bis 45 mm ein. Vorgabe sind 20 mm.

6. „Absenderzeile (erscheint klein über der Anschrift)“: Die kleine Zeile mit Ihrem Absender, die im Fenster des Umschlags über der Anschrift steht. Sie hilft der Post, einen unzustellbaren Brief zurückzuschicken (Rücksendeangabe). Der Knopf „Aus Verwaltungsdaten“ füllt das Feld mit Name, Straße, PLZ und Ort Ihrer Verwaltung. Unter dem Feld steht, was dort hinterlegt ist.

7. „Textbeginn (mm von oben)“: Wie weit unten der Brieftext beginnt, zwischen 60 und 140 mm. Wechseln Sie die Briefform, setzt heinzelhaus den üblichen Wert der Form ein (Form B: 98 mm, Form A: 81 mm).

8. „Akzentfarbe“: Wählen Sie die Farbe im Farbfeld, oder tragen Sie sie als sechsstelligen Code ein. Vorgegeben ist das Rheinblau #2f6690.

9. „Trennlinie unter dem Kopf“ und „Falz- und Lochmarken“: zwei Schalter, beide sind vorgegeben eingeschaltet.

Gut zu wissen: Absenderzeile leer lassen

Lassen Sie die Absenderzeile leer, bildet heinzelhaus sie in Serienbriefen selbst aus den Verwaltungsdaten („Name · Straße · PLZ Ort“) und folgt damit jeder späteren Änderung. Füllen Sie das Feld dagegen aus, bleibt dieser Text, auch wenn sich die Verwaltungsdaten ändern. In Mahnungen und Abrechnungen erscheint die Zeile nur, wenn Sie sie hier ausfüllen.

Die Verwaltungsdaten selbst pflegen Sie unter „Einstellungen“ → Reiter „Allgemein“ → Karte „Ihre Verwaltung“.

Gut zu wissen: Logo und Briefform

• Das Logo darf nicht ins Anschriftfeld ragen. In Form B passen höchstens 23 mm Höhe, in Form A 17 mm. Ist Ihr Logo höher, warnt heinzelhaus unter dem Logo-Feld: „Bei … mm ragt das Logo in Rücksendeangabe und Anschriftfeld.“ Serienbriefe verkleinern das Logo dann selbst auf die Höchsthöhe.
• Das Logo wird als Kopie übernommen. Tauschen Sie das Logo später unter „Erscheinungsbild“ aus, ändert sich der Briefkopf nicht mit. Übernehmen Sie es dann erneut und speichern Sie.
• Der Textbeginn wirkt nur bei Serienbriefen. In der Live-Vorschau sehen Sie ihn nicht. Prüfen Sie ihn in der Vorschau des Serienbriefs (Briefe und Serienbriefe). Dort rückt der Text nie in das Anschriftfeld hinein, auch wenn Sie einen kleineren Wert eintragen.
• In der Vorschau zeigt ein gestrichelter Rahmen mit dem Hinweis „Fenster (Form B)“, wo das Fenster Ihres Umschlags liegt. Der Rahmen hilft Ihnen beim Prüfen und wird nicht mitgedruckt.

Karte „Informationsblock“

Damit rechts neben der Anschrift stehen kann, wer für den Brief zuständig ist und wie man ihn erreicht. Die Karte beschreibt sich selbst: „Steht rechts neben der Anschrift — z. B. Ansprechpartner, Telefon, Zeichen, Datum.“

1. Klicken Sie auf einen der Schnellknöpfe, um eine Zeile anzulegen: „Ansprechpartner“, „Telefon“, „E-Mail“, „Unser Zeichen“, „Ihr Zeichen“, „Datum“ oder „Objekt“. Für alles andere gibt es „Freie Zeile“. Ein bereits benutzter Schnellknopf verschwindet.
2. Jede Zeile hat zwei Felder: die „Bezeichnung“ (links, zum Beispiel „Telefon“) und den „Inhalt“ (rechts, zum Beispiel „0221 123456“).
3. Mit dem Mülleimer am Zeilenende löschen Sie eine Zeile.

Im Serienbrief ersetzt heinzelhaus Platzhalter im Inhalt durch die Daten des Empfängers:

Bezeichnung	Inhalt	Ergebnis im Serienbrief
Ansprechpartner	{sachbearbeiter}	der Name der angemeldeten Person, die die Briefe erzeugt
Telefon	{verwaltung_telefon}	die Telefonnummer aus den Verwaltungsdaten
Objekt	{objekt}	das Objekt des Empfängers
Datum	(leer lassen)	das Briefdatum

Alle Platzhalter stehen in der Platzhalter-Tabelle.

Platzhalter wirken nur in Serienbriefen

Mahnungen, Abrechnungen und Berichte übernehmen den Informationsblock unverändert. Ein {objekt} im Inhalt würde dort wörtlich gedruckt. Eine Zeile ohne Inhalt zeigt dort nur die Bezeichnung. Soll der Briefkopf auch für diese Schreiben passen, tragen Sie feste Angaben ein (zum Beispiel die Telefonnummer) und löschen Sie Zeilen, die Sie nicht brauchen.

Karte „Fußzeile“

Damit unten auf jeder Seite Ihre Anschrift, Ihre Erreichbarkeit und Ihre Bankverbindung stehen. Die Karte beschreibt sich selbst: „Bis zu vier Spalten — z. B. Anschrift, Kontakt, Bankverbindung, Registereintrag. Die erste Zeile jeder Spalte wird hervorgehoben.“

1. Schreiben Sie in die Felder „Spalte 1“, „Spalte 2“ und „Spalte 3“, je Zeile eine Angabe. Zum Beispiel Spalte 1: Name, Straße, PLZ und Ort. Spalte 2: Telefon und E-Mail. Spalte 3: Bank und IBAN.
2. Brauchen Sie eine vierte Spalte, klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“. Mehr als vier gibt es nicht.
3. Die erste Zeile jeder Spalte erscheint fett und in der Akzentfarbe, meist ist das der Name oder die Überschrift der Spalte.
4. Spalten, die Sie leer lassen, bleiben unsichtbar.

Gut zu wissen

Halten Sie die Spalten kurz. In Serienbriefen wächst der untere Seitenrand mit der längsten Spalte, und der Brieftext hat entsprechend weniger Platz. Serienbriefe setzen rechts in der Fußzeile außerdem „Seite … von …“.

Welche Pflichtangaben Ihre Geschäftsbriefe tragen müssen, hängt von Ihrer Rechtsform ab. Bei einer GmbH gehören zum Beispiel Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer dazu (§ 35a GmbHG). heinzelhaus prüft das nicht. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuer- oder Rechtsberatung.

Speichern

1. Klicken Sie auf „Briefkopf speichern“. heinzelhaus meldet „Briefkopf gespeichert.“
2. Der zusammengestellte Briefkopf ist damit aktiv. War vorher ein Briefbogen aktiv, ist er es nicht mehr.

Schon abgelegte Schreiben behalten den Briefkopf von damals. Neue Schreiben tragen den neuen. Erzeugen Sie ein altes Schreiben neu, kommt eine neue Fassung ins Archiv, die alte bleibt erhalten (Akte und Dokumente).

Weg 2: Vorhandenen Briefbogen nutzen

Damit Ihre Schreiben genauso aussehen wie die Post, die Sie bisher mit Ihrem Briefpapier verschicken. Die Karte erklärt: „Ihr bestehender Briefbogen wird als Seitenhintergrund verwendet — alle Dokumente sehen dann genauso aus wie bisher.“

Das brauchen Sie: Ihren Briefbogen als PDF, PNG oder JPG, höchstens 20 MB. Ein PDF wandelt heinzelhaus um: Es nimmt dessen erste Seite und macht daraus ein Bild (150 dpi, das genügt für den Druck). Bilddateien übernimmt es, wie sie sind. Wählen Sie sie groß genug: Ein A4-Blatt mit 150 dpi hat 1240 × 1754 Pixel.

1. Öffnen Sie den Reiter „Vorhandenen Briefbogen nutzen“.
2. Wählen Sie im Feld „Briefbogen (PDF, PNG oder JPG)“ Ihre Datei.
3. Klicken Sie auf „Hochladen“. heinzelhaus meldet „Briefbogen übernommen.“ Der Briefbogen ist damit sofort aktiv. Darunter steht „Hinterlegt: …“ mit dem Dateinamen und „wird aktuell für alle Dokumente verwendet“.
4. Wählen Sie bei „Briefform Ihres Briefbogens“ die Form, die zu Ihrem Bogen passt (siehe oben, „Form A“ oder „Form B“). Das gilt sofort. heinzelhaus meldet zum Beispiel „Briefbogen nutzt jetzt Form B.“ Serienbriefe setzen die Anschrift an das Fenster dieser Form.
5. Prüfen Sie die Vorschau: Der Bogen liegt als Hintergrund hinter dem Blatt. Der gestrichelte Rahmen zeigt, wo heinzelhaus in Serienbriefen die Anschrift setzt. Die Beispielanschrift in der Vorschau steht etwas tiefer als der Rahmen. Maßgeblich ist der Rahmen.

Word-Dateien

Eine Word-Datei (.doc oder .docx) lehnt heinzelhaus ab. Speichern Sie den Briefbogen in Word über „Speichern unter → PDF“ und laden Sie die PDF-Datei hoch. So bleiben Schriften und Abstände genau erhalten.

Gut zu wissen

• Der Bogen muss frei sein, wo heinzelhaus schreibt: im Anschriftfeld (Form B ab 45 mm, Form A ab 27 mm von oben) und im Text darunter. Die Software selbst nennt als Faustregel, dass der Bogen ab etwa 10 cm von oben frei bleiben soll.
• Logo, Rücksendeangabe, Informationsblock, Fußzeile und Falzmarken kommen aus Ihrem Bogen. Die Einstellungen des Reiters „Zusammenstellen“ gelten dann nicht. In Serienbriefen steht das Datum rechts über dem Betreff, und heinzelhaus ergänzt unten die Seitenzahl „Seite … von …“.
• Der Bogen liegt hinter jeder Seite des Schreibens, auch hinter der zweiten und dritten. Ein eigener Bogen für Folgeseiten ist nicht vorgesehen.
• Ein neuer Upload ersetzt den bisherigen Briefbogen.

Zwischen den Wegen wechseln

Beide Entwürfe bleiben gespeichert. Aktiv ist immer nur einer.

• Zum Briefbogen wechseln: Reiter „Vorhandenen Briefbogen nutzen“ → „Diesen Briefbogen verwenden“. Der Knopf erscheint, wenn ein Briefbogen hinterlegt, aber nicht aktiv ist. heinzelhaus meldet „Dokumente nutzen jetzt Ihren Briefbogen.“
• Zum zusammengestellten Kopf wechseln: Reiter „Zusammenstellen“ → „Diesen Briefkopf verwenden“. Der Knopf erscheint neben „Briefkopf speichern“, wenn gerade der Briefbogen aktiv ist. heinzelhaus meldet „Dokumente nutzen jetzt den zusammengestellten Briefkopf.“ Der Knopf schaltet nur um. Geänderte Eingaben speichert erst „Briefkopf speichern“.

Was gilt wo?

Serienbriefe setzt heinzelhaus genau nach DIN 5008, mit der Anschrift im Fenster. Mahnungen, Abrechnungen und Berichte sind einfacher aufgebaut. Deshalb wirken nicht alle Einstellungen des Reiters „Zusammenstellen“ überall:

Einstellung	Serienbriefe	Mahnungen, Abrechnungen und Berichte
Logo	ja. Zu hohe Logos werden verkleinert.	ja, in der eingestellten Höhe
Absenderzeile	ja. Bleibt sie leer, kommt sie aus den Verwaltungsdaten.	ja, nur wenn Sie sie ausfüllen
Anschrift im Fenster	ja, an der Stelle nach DIN 5008	noch nicht (siehe unten)
Informationsblock	ja, Platzhalter werden ersetzt, leere Zeilen entfallen	ja, der Text steht so da, wie Sie ihn eingeben
Trennlinie	noch nicht	ja
Fußzeile	ja	ja
Falz- und Lochmarken	ja	ja
Akzentfarbe	erste Zeile jeder Fußzeilen-Spalte	Trennlinie und erste Zeile jeder Fußzeilen-Spalte
Textbeginn	ja	nein

Mit hochgeladenem Briefbogen entfällt die Tabelle: Dann kommt der Kopf aus Ihrem Bogen. Die Briefform bestimmt dann in Serienbriefen die Lage der Anschrift.

Prüfen, bevor Briefe hinausgehen

Die Vorschau im Serienbrief-Assistenten (Reiter „2 · Text“) zeigt den Brief mit Ihrem Briefkopf, Anschrift im Fenster und Textbeginn. Sie ist die genaueste Kontrolle (Briefe und Serienbriefe). Sie erzeugt noch nichts. Die Karte „Prüfung“ weist zusätzlich darauf hin, wenn kein Briefkopf eingerichtet ist, das Logo zu hoch ist oder die Fußzeile oder die Absenderzeile fehlt.

Der Knopf „Briefe erzeugen“ dagegen legt die Briefe endgültig im Archiv ab. Erzeugen Sie deshalb keine Probebriefe, um den Briefkopf zu testen.

Noch nicht möglich

• Mehrere Briefköpfe, zum Beispiel je Objekt oder je Mandant. Es gibt einen Briefkopf für die Installation.
• Die Anschrift des Empfängers im Fenster bei Mahnungen, Abrechnungen und Berichten. Das Anschriftfeld des Briefkopfs bleibt dort leer, und der Kopf steht einmal am Anfang des Dokuments, nicht auf jeder Seite. Für den Versand im Fensterumschlag sind diese Schreiben noch nicht ausgelegt. Serienbriefe sind es.
• Die Trennlinie in Serienbriefen. Der Schalter „Trennlinie unter dem Kopf“ wirkt dort nicht.
• Ein eigener Bogen für Folgeseiten. Der Briefbogen liegt auf jeder Seite.
• Word-Dateien direkt hochladen. Speichern Sie sie vorher als PDF.

Häufige Fehler

• Die Seite „Einstellungen“ führt zur Seite „Sicherheit“. Ihnen fehlt der zweite Faktor und Sie haben sich nicht mit einem Passkey angemeldet. Richten Sie die Authenticator-App ein oder melden Sie sich mit Passkey an (Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht).
• Die Seite „Einstellungen“ öffnet sich nicht. Sie haben nicht die Rolle „Administrator“. Bitten Sie einen Administrator, den Briefkopf einzurichten (Benutzer, Rollen und Rechte).
• Die Briefe erscheinen ohne Logo und Fußzeile. Es ist kein Briefkopf gespeichert. Klicken Sie auf „Briefkopf speichern“ oder laden Sie einen Briefbogen hoch.
• „Das Logo ist zu groß — bitte unter 1,5 MB.“ Verkleinern Sie die Bilddatei.
• „Unter Einstellungen → Erscheinungsbild ist kein Logo hinterlegt.“ Laden Sie dort zuerst ein Logo hoch (Erscheinungsbild), oder wählen Sie eine Datei direkt im Feld „Logo“.
• „Bitte zuerst eine Datei auswählen.“ Sie haben auf „Hochladen“ geklickt, ohne eine Datei zu wählen.
• „Word-Dateien lassen sich hier nicht originalgetreu umsetzen.“ Speichern Sie den Briefbogen in Word als PDF und laden Sie diese Datei hoch.
• „Bitte einen Briefbogen als PDF oder Bilddatei (PNG, JPG) hochladen.“ Das Format passt nicht.
• „Die Datei ist größer als 20 MB.“ Verkleinern Sie den Briefbogen, zum Beispiel beim Speichern als PDF.
• „Der PDF-Dienst ist nicht erreichbar — PDF kann nicht umgewandelt werden.“ Der Dienst, der die PDF-Dateien erzeugt, läuft nicht. Das ist ein Fall für Ihren Administrator oder IT-Dienstleister.
• „Das PDF konnte nicht gelesen werden …“ Die Datei ist beschädigt oder kein gültiges PDF. Speichern Sie den Briefbogen neu als PDF.
• Die Anschrift sitzt im Fenster des Umschlags nicht richtig. Prüfen Sie die Briefform. Bei einem eigenen Briefbogen gilt die Form, die Sie dort eingestellt haben, nicht die des Reiters „Zusammenstellen“.
• Meine Änderungen sind verschwunden. Sie haben die Seite verlassen, ohne „Briefkopf speichern“ zu klicken.