Prüfung nach der Übernahme

Nach der Übernahme vergleichen Sie Anzahl der Datensätze und Summen mit Ihrem bisherigen Programm. heinzelhaus liefert dafür das Protokoll der Übernahme; bei PowerHaus kommt eine automatische Gegenprüfung der Kontensalden und der offenen Beträge hinzu. Die fachliche und buchhalterische Prüfung liegt bei Ihnen beziehungsweise bei Ihrem Steuerberater.

Voraussetzung: Für das Protokoll die Rolle „Administrator“. Für die Auswertungen in Bestand und Buchhaltung genügen die jeweiligen Leserechte (siehe Benutzer, Rollen und Rechte).

Karthago: Buchungen besonders sorgfältig prüfen

Die Übernahme der Buchungen aus Karthago wird derzeit überarbeitet (siehe Übernahme aus Karthago). Stimmen Sie den Stand vor der Übernahme mit IT Systeme Flores ab. Vergleichen Sie danach Zahl und Summen der Buchungen mit Ihrem bisherigen Programm, und rechnen Sie erst ab, wenn sie übereinstimmen. Weicht etwas ab, arbeiten Sie mit den Daten nicht weiter und schicken Sie das Protokoll an IT Systeme Flores.

Was prüft heinzelhaus selbst?

Bei PowerHaus vergleicht heinzelhaus nach jedem Lauf zwei Dinge und schreibt das Ergebnis ins Protokoll:

• Kontensalden: Erwartet wird die Zeile „Gegenprüfung: Kontensalden: alle N bebuchten Konten stimmen mit PowerHaus überein.“ Weichen Konten ab, steht dort „N von N Konten weichen von PowerHaus ab“, dazu die Namen von bis zu fünf Konten.
• Offene Posten: Erwartet wird die Zeile „Gegenprüfung: Offene Posten: Summe der offenen Beträge … = Summe Soll − Haben der übernommenen Posten in PowerHaus.“ Weicht die Summe ab, steht dort der Betrag in heinzelhaus gegenüber dem Betrag in PowerHaus („Abweichung aus in heinzelhaus weiterverarbeiteten Posten“).

Die Schlusszeile „Bestand laut Sicherung: …“ nennt außerdem die Zahl der Objekte, Einheiten, Personen, Verträge, Buchungen und offenen Posten in der Sicherung. Ein zweiter Lauf mit derselben Sicherung ändert nichts (0 neu, keine Änderungen).

Bei Karthago zeigt das Protokoll die Schlusszeile „Übernommen: …“ und die Zeilen „Hinweis: …“. Ein zweiter Lauf legt keine Dubletten an. Eine automatische Gegenprüfung der Summen gibt es noch nicht, ebenso wenig eine Abgleichsansicht mit Anzahl in Quelle und Ziel oder ein exportierbares Abnahmeprotokoll. Der Vergleich ist Handarbeit.

So prüfen Sie Schritt für Schritt

1. Protokoll lesen. Öffnen Sie die Seite „Karthago-Import“ (Karte „Import-Protokoll“, „Letzter Durchlauf“) oder „PowerHaus-Import“ (Klick auf „Protokoll“ unter der Datei). Lesen Sie die Schlusszeile und alle Zeilen mit „Hinweis:“. Bei PowerHaus zusätzlich „Konflikt:“, „Kollision:“ und „Gegenprüfung:“.
2. Bestandszahlen vergleichen. Zählen Sie Objekte, Einheiten, Kontakte und Mietverträge in heinzelhaus (Seitenleiste → Bestand → „Objekte“, „Kontakte“, „Mietverträge“; in der Leiste über jeder Liste steht „N Einträge“) und vergleichen Sie sie mit Ihrem bisherigen Programm.
3. Stichproben je Objekt machen. Prüfen Sie bei einigen Objekten die Einheiten (Nummer, Art, Flächen), die Mieter mit Mietbeginn und -ende, die Miete (Kaltmiete und Vorauszahlungen) und die Bankverbindungen mit IBAN.
4. Buchhaltung vergleichen. Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Buchhaltung“, wählen Sie Objekt und Jahr und wechseln Sie zum Reiter „Sachkonten“. Das ist die Saldenliste. Vergleichen Sie Salden und die Kacheln „Erträge …“ und „Aufwendungen …“ mit der Saldenliste Ihres bisherigen Programms. Die Zahl der Buchungen steht im Reiter „Journal (N)“. Ein einzelnes Konto öffnen Sie als Kontenblatt (Kontenblatt und Saldenliste).
5. Offene Posten vergleichen. Wechseln Sie zum Reiter „Offene Posten“ und vergleichen Sie die Summe je Wirtschaftsjahr. Beachten Sie die Warnung weiter unten.
6. Fehlendes nacherfassen. Gehen Sie die Listen zum Nicht-Übernommenen auf der Seite Ihres Programms durch (bei Karthago „Was wird nicht oder anders übernommen?“, bei PowerHaus „Was wird nicht übernommen?“) und erfassen Sie nach, was sich erfassen lässt.
7. Erst dann abrechnen. Erstellen und versenden Sie Abrechnungen aus übernommenen Daten erst, wenn Sie die Summen geprüft haben.
8. Ergebnis festhalten. Das Protokoll ist der Nachweis der Übernahme. Halten Sie die Schlusszeilen für Ihre Unterlagen fest, zum Beispiel als Bildschirmfoto, und bewahren Sie die Sicherung auf.

Offene Posten nie über alle Jahre addieren

Bei Karthago steht jeder noch offene Posten in jeder Jahresdatenbank erneut. Werten Sie offene Posten deshalb immer für ein Wirtschaftsjahr aus. Summieren Sie über mehrere Jahre, zählt derselbe Betrag mehrfach.

Bei PowerHaus sind die offenen Posten Jahresbewegungen, keine fortgeschriebenen Salden: Eine im Folgejahr bezahlte Forderung steht als Plusbetrag im alten und als Minusbetrag im neuen Jahr. Rückstände ergeben sich dort erst über alle Jahre zusammen.

Typische Abweichungen und ihre Ursachen

Beobachtung	Mögliche Ursache
Weniger Kontakte oder Objekte als im bisherigen Programm	Karthago: ausgeblendete Adressen und Objekte sowie inaktive Einheiten werden nicht übernommen. PowerHaus: nach DSGVO gelöschte Personen werden nicht übernommen.
Die Zahlen der Karthago-Schlusszeile sind größer als der Bestand	Die Zahlen zählen verarbeitete Sätze je Jahresdatenbank. Ein Objekt, das in fünf Jahresdatenbanken steht, zählt fünfmal.
Zwei Kontakte für dieselbe Person	Doppelte Personen führt heinzelhaus nicht zusammen. Das Protokoll zählt sie nur.
PowerHaus: Kontensalden weichen ab	Buchungen wurden in heinzelhaus storniert oder verknüpft, oder sie wurden in PowerHaus nachträglich geändert.
PowerHaus: Summe der offenen Posten weicht ab	Einzelne Posten wurden in heinzelhaus weiterverarbeitet (Zahlung, Mahnung) und bleiben deshalb unverändert.
PowerHaus: Die Miete steht nur als ein Betrag da	Übernommen wird die Gesamtmiete im Feld „Kaltmiete (€)“. Die Aufteilung fehlt.
PowerHaus: Ein Vertrag beginnt am 01.01.1900	Fehlt das Beginndatum, setzt heinzelhaus dieses Ersatzdatum. Tragen Sie den richtigen Beginn nach.
Karthago: Zahl oder Summe der Buchungen weicht von Ihrem bisherigen Programm ab	Arbeiten Sie mit den Daten nicht weiter und stimmen Sie den Stand mit IT Systeme Flores ab (siehe Hinweis oben auf dieser Seite).
Karthago: Buchungstexte zeigen Kontobezeichnungen	Als Buchungstext steht die Kontobezeichnung statt des Originaltexts.
Karthago: Eine WEG hat keine Eigentümer	Eigentümer und Eigentumsverhältnisse bringt die Übernahme aus Karthago nicht mit, und von Hand erfassen lassen sie sich in heinzelhaus noch nicht.
Karthago: Mietverhältnisse fehlen	Mietverhältnisse ohne Einheit oder ohne Einzugsdatum werden übersprungen und stehen als „Hinweis:“ im Protokoll.

Wenn Zahlen nicht stimmen

Rechnen Sie mit den übernommenen Daten nicht weiter, bis Sie die Ursache kennen. Wenden Sie sich an Ihre IT oder an IT Systeme Flores (Kontakt über heinzelhaus.de) und schicken Sie das Protokoll der Übernahme mit. Bei PowerHaus ist ein erneutes Einspielen möglich, ohne dass Ihre Änderungen verloren gehen; bei Karthago lesen Sie zuerst Erneut einspielen.

Wer prüft was?

Die Datenübernahme ist eine technische Leistung. Die fachliche und buchhalterische Prüfung der übernommenen Daten, der Abrechnungen und Abschlüsse liegt bei Ihnen beziehungsweise bei Ihrem Steuerberater. Mehr dazu unter Rechtliche Hinweise zur Datenübernahme.

Weiter

• Erneut einspielen
• Buchhaltung im Überblick
• Offene Posten und Rückstände