Ihr Profil und Ihre Sicherheit

Ihre persönlichen Einstellungen finden Sie im Benutzermenü oben rechts. „Mein Profil“ enthält Ihre Kontaktangaben, Ihr Profilbild, den Passwortwechsel und den Hinweiston. Die Seite „Sicherheit“ ist für Passkeys und die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App da. Beides betrifft nur Ihr eigenes Konto, ein besonderes Recht brauchen Sie dafür nicht.

Gut zu wissen

In der öffentlichen Demo (demo.heinzelhaus.de) lassen sich Profil, Passwort, Passkeys und Zwei-Faktor-Anmeldung nicht ändern, weil alle Besucher dasselbe Konto nutzen. Dort erscheint „In der Demo nicht möglich“.

Mein Profil öffnen

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen (am Handy auf Ihre Initialen).
2. Wählen Sie „Mein Profil“. Es öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern: „Angaben“, „Profilbild“, „Sicherheit“ und „Hinweise“.

Oben im Fenster steht Ihre Anmeldeadresse. Diese E-Mail-Adresse können Sie nicht selbst ändern. Das Fenster nennt dafür einen Administrator; eine Funktion dazu gibt es in der Benutzerverwaltung aber noch nicht (siehe „Noch nicht möglich“ am Ende dieser Seite).

Angaben ändern

Damit Kolleginnen und Kollegen Sie erreichen können, pflegen Sie hier Ihre Kontaktangaben.

1. Öffnen Sie „Mein Profil“ und bleiben Sie auf dem Reiter „Angaben“.
2. Prüfen Sie das Feld „Name“. Es ist Pflicht und erscheint auch in „Gerade erreichbar“ auf der Startseite und in Erwähnungen im Chat.
3. Tragen Sie bei Bedarf „Telefon“ (zum Beispiel „0221 123456“) und „Durchwahl“ (zum Beispiel „-42“) ein.
4. Tragen Sie bei Bedarf eine „Persönliche E-Mail“ ein. Sie dient nur der Erreichbarkeit. Angemeldet wird sich weiterhin mit Ihrer Anmeldeadresse.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. heinzelhaus bestätigt mit „Profil gespeichert.“

Wichtig für Erwähnungen

Im Chat erwähnen Kolleginnen und Kollegen Sie mit „@“ und Ihrem vollständigen Namen. Ändern Sie Ihren Namen, gilt ab dann der neue.

Profilbild festlegen

1. Wechseln Sie auf den Reiter „Profilbild“.
2. Klicken Sie auf „Bild wählen“ und wählen Sie eine Datei im Format PNG, JPEG oder WebP.
3. heinzelhaus verkleinert das Bild auf 256 × 256 Pixel und schneidet es quadratisch zu (aus der Mitte). Danach steht „Profilbild aktualisiert.“
4. Mit „Entfernen“ löschen Sie das Bild wieder („Profilbild entfernt.“).

Das Bild erscheint auf der Startseite in der Karte „Gerade erreichbar“. In der Kopfleiste sehen Sie weiterhin Ihre Initialen.

Passwort ändern

Damit niemand Ihr Konto nutzt, der Ihr Passwort kennt, ändern Sie es regelmäßig und sofort, wenn Sie einen Missbrauch vermuten. Sie können das an zwei Stellen: im Fenster „Mein Profil“ auf dem Reiter „Sicherheit“ oder auf der Seite „Sicherheit“ in der Karte „Kennwort ändern“. Beide Wege machen dasselbe. „Passwort“ und „Kennwort“ bedeuten in heinzelhaus dasselbe.

1. Tragen Sie Ihr aktuelles Passwort ein („Aktuelles Passwort“ beziehungsweise „Aktuelles Kennwort“).
2. Tragen Sie das neue Passwort ein. Es braucht mindestens 12 Zeichen. Unter dem Feld zählt heinzelhaus mit („Mindestens 12 Zeichen – noch …“, später „– erfüllt ✓“).
3. Wiederholen Sie das neue Passwort im dritten Feld („Neues Passwort wiederholen“). Stimmen die beiden nicht überein, weist heinzelhaus darauf hin.
4. Klicken Sie auf „Passwort ändern“ beziehungsweise „Kennwort ändern“.
5. heinzelhaus bestätigt, dass das Passwort geändert ist und andere Geräte abgemeldet wurden.

Achtung

• Beim Ändern meldet heinzelhaus alle anderen angemeldeten Geräte ab. Sie bleiben auf dem Gerät angemeldet, auf dem Sie das Passwort ändern.
• Ein falsch eingetragenes aktuelles Passwort zählt wie ein Fehlversuch bei der Anmeldung. Nach 10 Fehlversuchen in 15 Minuten sperrt heinzelhaus die Passwortprüfung für Ihr Konto für 15 Minuten. Mehr dazu: Anmelden und Anmeldesicherheit.
• Eine Funktion „Passwort vergessen“ gibt es noch nicht. Ändern können Sie ein Passwort nur, solange Sie das aktuelle kennen. Mehr dazu: Anmelden.

Hinweiston ein- oder ausschalten

Auf dem Reiter „Hinweise“ schalten Sie „Ton bei neuen Benachrichtigungen“ ein oder aus. Der Ton ertönt, wenn eine Chatnachricht, eine Rückmeldung oder eine Rechnung eintrifft. Die Einstellung gilt für diesen Arbeitsplatz, also für diesen Browser. Mehr dazu: Benachrichtigungen und Chat.

Die Seite „Sicherheit“

Passkeys und die Zwei-Faktor-Anmeldung verwalten Sie auf der Seite „Sicherheit“. Sie öffnen sie über das Benutzermenü → „Sicherheit“ oder im Fenster „Mein Profil“ auf dem Reiter „Sicherheit“ mit dem Knopf „Passkeys und Zwei-Faktor verwalten“. Unter der Überschrift steht Ihre Anmeldeadresse.

Beide Verfahren richtet jeder nur für sich selbst ein. Ein Administrator kann niemandem einen Passkey oder einen zweiten Faktor einrichten, weil beides an Ihr Gerät gebunden ist.

Passkey hinzufügen

Ein Passkey ersetzt das Passwort: Sie melden sich mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Windows Hello oder einem Sicherheitsschlüssel an. Er verlässt Ihr Gerät nicht und lässt sich nicht abfangen. Eine Passkey-Anmeldung gilt außerdem als starke Anmeldung für Administratoren (siehe unten).

Voraussetzung: Sie nutzen heinzelhaus über eine Internetadresse mit https. Passkeys sind an die Adresse Ihrer Installation gebunden. Läuft heinzelhaus bei Ihnen nur über eine IP-Adresse im lokalen Netz, stehen Passkeys in der Regel nicht zur Verfügung. Fragen Sie in dem Fall Ihre IT-Betreuung.

1. Öffnen Sie die Seite „Sicherheit“ und suchen Sie die Karte „Passkeys“.
2. Tragen Sie bei Bedarf eine „Bezeichnung (optional)“ ein, damit Sie das Gerät später erkennen, zum Beispiel „MacBook“ oder „YubiKey“.
3. Klicken Sie auf „Passkey hinzufügen“.
4. Bestätigen Sie im Fenster Ihres Browsers oder Betriebssystems, etwa mit Fingerabdruck oder PIN.
5. heinzelhaus meldet „Passkey hinzugefügt.“ Der Passkey steht in der Liste mit Namen („Unbenannter Passkey“, wenn Sie keinen vergeben haben) und dem Datum „Angelegt am“. Das Kennzeichen „synchronisiert“ bedeutet, dass das Gerät den Passkey auf Ihre anderen Geräte überträgt.

Wie Sie sich danach anmelden, steht unter Anmelden.

Gut zu wissen

Hinterlegen Sie mindestens zwei Passkeys auf verschiedenen Geräten. Geht das einzige Gerät verloren, bleibt Ihnen sonst nur die Anmeldung mit Passwort.

Passkey entfernen

1. Klicken Sie in der Liste beim Passkey auf das Papierkorb-Symbol („Passkey entfernen“).
2. Lesen Sie die Rückfrage „Passkey entfernen?“ und bestätigen Sie mit „Entfernen“. Dabei erfahren Sie, dass mit diesem Gerät danach keine Anmeldung mehr möglich ist. Beim letzten Passkey steht dort: „Das ist Ihr letzter Passkey. Nach dem Entfernen ist die Anmeldung nur noch mit Passwort möglich.“
3. heinzelhaus bestätigt mit „Passkey entfernt.“

Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten

Zusätzlich zum Passwort verlangt heinzelhaus dann bei jeder Anmeldung einen sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App. Ein gestohlenes Passwort allein genügt dann nicht. Geeignet sind zum Beispiel Aegis, 1Password sowie Google oder Microsoft Authenticator.

Voraussetzung: Sie haben die Authenticator-App auf Ihrem Handy installiert.

1. Suchen Sie auf der Seite „Sicherheit“ die Karte „Zwei-Faktor-Authentifizierung“.
2. Tragen Sie unter „Passwort bestätigen“ Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Einrichten“.
3. Scannen Sie mit der App den QR-Code unter „1. Code scannen“. Lässt er sich nicht scannen, tragen Sie den darunter angezeigten Schlüssel von Hand in die App ein.
4. Notieren Sie die Wiederherstellungscodes. Im Kasten „Wiederherstellungscodes sichern“ stehen zehn Codes. Jeder Code funktioniert einmal und ersetzt die App, falls Ihr Handy verloren geht. Sie werden später nicht mehr angezeigt.
5. Tragen Sie unter „2. Code aus der App eingeben“ den aktuellen sechsstelligen Code ein und klicken Sie auf „Bestätigen“.
6. heinzelhaus meldet „Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert.“ und meldet alle anderen Geräte ab. Die Karte trägt nun das Kennzeichen „aktiv“.

Achtung

Erst nach Schritt 5 ist der zweite Faktor aktiv. Brechen Sie vorher ab, passiert nichts: Ihre Anmeldung verlangt dann weiter keinen Code.

Bewahren Sie die Wiederherstellungscodes getrennt vom Handy auf, zum Beispiel ausgedruckt im Büro-Tresor. Wer sie hat, kann sich ohne App anmelden.

Zwei-Faktor-Anmeldung abschalten

1. Tragen Sie in der Karte „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ unter „Passwort bestätigen“ Ihr Passwort ein.
2. Klicken Sie auf „Abschalten“. heinzelhaus meldet „Zwei-Faktor-Authentifizierung abgeschaltet.“

Möchten Sie neue Wiederherstellungscodes, schalten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung ab und richten sie neu ein. Dabei erhalten Sie neue Codes. Einen eigenen Knopf zum Erneuern gibt es nicht.

Achtung für Administratoren

Schalten Sie als Administrator die Zwei-Faktor-Anmeldung ab und melden sich nicht per Passkey an, verlieren Sie den Zugang zu Einstellungen, Benutzern, Sicherungen und Updates (siehe nächster Abschnitt).

Starke Anmeldung für Administratoren

Wer die Installation verwaltet, hat Zugriff auf alle Bank- und Personendaten. Damit dafür ein erratenes oder abgefangenes Passwort nicht genügt, verlangt heinzelhaus für Einstellungen, Datenübernahme, Sicherungen, Updates sowie Benutzer und Rechte eine starke Anmeldung. Das betrifft die Rolle Administrator und jeden, der das Recht „Benutzer einladen, Rollen vergeben, Konten sperren“ oder „Einstellungen der Installation ändern“ hat. Die tägliche Arbeit in Buchhaltung, Objekten und Kontakten ist nicht betroffen.

Als starke Anmeldung gilt eines von beidem:

• Sie haben die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App eingerichtet. Dann verlangt jede Anmeldung mit Passwort den Code.
• Sie sind per Passkey angemeldet. Maßgeblich ist, wie Sie angemeldet sind. Wer einen Passkey besitzt, sich aber mit dem Passwort angemeldet hat, erfüllt die Pflicht nicht.

Erfüllen Sie die Pflicht nicht, öffnet heinzelhaus statt der Einstellungen die Seite „Sicherheit“ mit dem gelben Hinweis „Einstellungen und Updates: Bitte stark anmelden“. Bei Aktionen erscheint die Meldung „Für diesen Bereich braucht es eine starke Anmeldung: mit Passkey anmelden oder unter „Sicherheit“ die Authenticator-App einrichten.“

So erfüllen Sie die Pflicht:

1. Mit Passkey: Fügen Sie wie oben beschrieben einen Passkey hinzu, melden Sie sich ab und wählen Sie auf der Anmeldeseite „Mit Passkey anmelden“. Haben Sie schon einen Passkey, führt der Link „Jetzt mit dem Passkey anmelden“ im Hinweis dorthin.
2. Oder mit Authenticator-App: Richten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung wie oben beschrieben ein.

Läuft heinzelhaus bei Ihnen über http im lokalen Netz statt über https, sehen Administratoren auf der Seite „Sicherheit“ außerdem die Warnung „Verbindung ist unverschlüsselt“. Anmeldung und Sitzung lassen sich dann im Netzwerk mitlesen. Sprechen Sie in dem Fall Ihre IT-Betreuung an. Mehr zu den Hintergründen: Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht.

Wenn das Handy verloren ist

1. Mit Wiederherstellungscode anmelden. Auf der Seite „Bestätigung“ klicken Sie auf „Kein Zugriff auf die App? Wiederherstellungscode verwenden“ und tragen einen Ihrer Codes ein. Jeder Code gilt nur einmal. Mehr dazu: Anmelden.
2. Danach neu einrichten. Schalten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung auf der Seite „Sicherheit“ ab und richten Sie sie mit dem neuen Handy neu ein.
3. Ohne Codes kann Ihre IT-Betreuung den zweiten Faktor für Ihr Konto auf dem Server zurücksetzen. Danach melden Sie sich nur mit dem Passwort an und richten ihn neu ein. Wie das geht, steht unter Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht.

Häufige Fehler

„Die neuen Passwörter stimmen nicht überein.“, „Die neuen Kennwörter stimmen nicht überein.“ oder „Die Kennwörter stimmen nicht überein.“ : Die beiden neuen Passwörter sind verschieden. Tippen Sie beide noch einmal ein.

„Das aktuelle Kennwort stimmt nicht.“ : Das aktuelle Passwort ist falsch eingetragen. Prüfen Sie Tippfehler und die Feststelltaste. Zu viele Fehlversuche sperren die Passwortprüfung vorübergehend.

„Code stimmt nicht“ bei der Einrichtung : Geben Sie den Code ein, der in der App gerade angezeigt wird. Er wechselt alle 30 Sekunden. Prüfen Sie außerdem, ob die Uhr Ihres Handys richtig eingestellt ist.

„Passkey nicht hinzugefügt“ mit dem Hinweis „Vorgang abgebrochen.“ : Sie haben den Dialog des Browsers abgebrochen, oder Ihr Gerät unterstützt keine Passkeys. Versuchen Sie es erneut. Läuft heinzelhaus nur über eine IP-Adresse oder http, fragen Sie Ihre IT-Betreuung.

„Nur PNG, JPEG oder WebP.“ oder „Das Bild ist zu groß.“ : Wählen Sie ein anderes Bild im Format PNG, JPEG oder WebP.

Noch nicht möglich

Die Anmeldeadresse (E-Mail) lässt sich in heinzelhaus noch nicht ändern, weder durch Sie noch durch einen Administrator. Passwort zurücksetzen ist ebenfalls noch nicht möglich, weder durch Sie noch durch einen Administrator. Und die Wiederherstellungscodes lassen sich nicht erneut anzeigen.

Weiter geht es hier

• Anmelden: Passwort, Code und Passkey bei der Anmeldung.
• Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht: Was die IT-Betreuung einstellen kann.
• Benutzer, Rollen und Rechte: Wer was darf.