Fristen und Wiedervorlagen

Eine Frist ist ein Termin mit Fälligkeitsdatum, an den heinzelhaus Sie vorher erinnert: zum Beispiel „Heizungswartung beauftragen“ oder die Wiedervorlage einer Abrechnung. Die Erinnerung kommt als Benachrichtigung und, wenn der Mailversand eingerichtet ist, als E-Mail. Auf Wunsch gehört eine Frist zu einem Objekt.

Voraussetzung: Sie haben das Recht „Fristen anlegen und abhaken“. Es gehört zu den Rollen Administrator, Sachbearbeitung sowie Handwerker / Hausmeister. Die Rollen Buchhaltung und Nur Lesen sehen die Fristen nicht, es sei denn, ein Administrator hat ihnen das Recht einzeln gegeben.

Sie öffnen die Seite in der Seitenleiste unter „Vorgänge“ → „Fristen“. Unter der Überschrift steht, wie viele Fristen offen und wie viele erledigt sind („N offene Fristen · N erledigt“).

Eine Frist anlegen

Damit eine Frist nicht untergeht, legen Sie sie an, sobald Sie davon wissen.

1. Klicken Sie oben rechts auf „Neue Frist“. Ist die Liste leer, gibt es in der Mitte zusätzlich den Knopf „Frist anlegen“. Es öffnet sich das Fenster „Neue Frist“.
2. Tragen Sie unter „Titel“ ein, worum es geht, zum Beispiel „Heizungswartung beauftragen“. Der Titel ist Pflicht.
3. Schreiben Sie unter „Beschreibung“ auf, was zu tun ist. Das Feld ist freiwillig.
4. Wählen Sie unter „Fällig am“ das Datum. Auch dieses Feld ist Pflicht.
5. Stellen Sie unter „Erinnerung (Tage vorher)“ ein, wie viele Tage vor der Fälligkeit heinzelhaus erinnern soll. Vorgegeben sind 14 Tage; erlaubt sind 0 bis 365. Darunter steht, ab wann erinnert wird („Erinnerung ab“ mit Datum).
6. Wählen Sie unter „Objekt (optional)“ ein Objekt, wenn die Frist zu einem gehört. Das Feld sucht nach Objektnummer, Bezeichnung und Straße. Ohne Auswahl steht dort „Kein Objektbezug“.
7. Klicken Sie auf „Anlegen“. heinzelhaus bestätigt mit „Frist angelegt.“

Achtung

Die Beschreibung steht später in der Benachrichtigung und in der E-Mail an das ganze Team. Schreiben Sie dort nichts hinein, was nicht alle Benutzer lesen sollen, zum Beispiel keine Namen von Mietern in Streitfällen oder persönliche Daten.

Erinnerung und Mail

Damit Sie nicht selbst an Termine denken müssen, prüft ein Hintergrunddienst auf dem Server jede Minute, ob eine Erinnerung fällig ist. Das ist der Fall, sobald der Tag „Fällig am“ minus der eingestellten Vorlaufzeit erreicht ist. Dann geschieht einmal Folgendes:

• Alle Benutzer erhalten eine Benachrichtigung mit dem Titel „Frist läuft ab:“ und dem Titel der Frist. Mehr dazu: Benachrichtigungen und Chat.
• Alle Benutzer, die nicht gesperrt sind, erhalten eine E-Mail mit demselben Betreff, dem Fälligkeitsdatum und der Beschreibung.

Gut zu wissen

• Liegt der Erinnerungstermin schon in der Vergangenheit, wenn Sie die Frist anlegen, erinnert heinzelhaus innerhalb einer Minute. Das passiert zum Beispiel bei einer Frist, die in fünf Tagen fällig ist, wenn 14 Tage Vorlauf eingestellt sind.
• Die E-Mail setzt voraus, dass Ihre IT-Betreuung den Mailversand eingerichtet hat (Einstellungen → „E-Mail“). Ohne ihn gibt es nur die Benachrichtigung. Mehr dazu: Mailversand.
• Fristen haben keinen Zuständigen. Deshalb geht die Erinnerung an alle nicht gesperrten Benutzer, auch an solche, die die Fristen selbst nicht öffnen dürfen. Die Auswahl der Empfänger lässt sich nicht einstellen.
• Gespeicherte Änderungen setzen die Erinnerung zurück. Haben Sie eine Frist bearbeitet, deren Erinnerungstermin schon erreicht ist, erinnert heinzelhaus noch einmal, und zwar auch dann, wenn Sie nur den Titel korrigiert haben.

Achtung

heinzelhaus versucht die Erinnerung nur einmal. Schlägt der Versand einer E-Mail fehl, bricht er für die übrigen Empfänger ab und wird nicht wiederholt. Die Benachrichtigung in der Anwendung bleibt davon unberührt. Verlassen Sie sich bei wichtigen Terminen deshalb nicht allein auf die E-Mail, sondern auch auf die Liste und den Posteingang der Startseite („Überfällige Fristen“, „Fristen in den nächsten 14 Tagen“).

Fristen in der Liste

Die Liste zeigt standardmäßig die offenen Fristen, die dringendsten zuerst. Überfällige Fristen stehen ganz oben, ihre Restlaufzeit ist rot. Darüber weist ein Kasten auf sie hin („N überfällige Fristen“, dazu die älteste mit ihrer Restlaufzeit). Sind keine Fristen mehr offen, steht dort „Nichts offen — alles erledigt.“

Die Spalten sind:

Spalte	Bedeutung
„Frist“	Titel, darunter die Beschreibung
„Objekt“	Objektnummer und Bezeichnung oder „ohne Objekt“; filterbar
„Fällig“	Datum der Fälligkeit
„Restlaufzeit“	zum Beispiel „in 5 Tagen“, „heute fällig“ oder „seit 3 Tagen überfällig“
„Status“	„Offen“ oder „Erledigt“; filterbar
(Aktion)	Knopf „Erledigt“ bei offenen Fristen

Suchen, Sortieren, Filtern und Spalten anpassen funktionieren wie in allen Listen; das Suchfeld durchsucht „Titel, Beschreibung, Objekt …“. Mehr dazu: Die Oberfläche.

Gut zu wissen

• Überfällig ist eine Frist erst ab dem Tag nach dem Fälligkeitstag. Am Fälligkeitstag selbst steht „heute fällig“.
• Als „demnächst“ gilt eine Frist, die innerhalb der nächsten 14 Tage fällig wird. Der Posteingang der Startseite rechnet genauso, beide Zahlen stimmen daher überein.
• Mit dem Schalter „Erledigte anzeigen“ oben rechts blenden Sie auch erledigte Fristen ein. Sie bleiben als Nachweis erhalten und sind nur ausgeblendet.

Eine Frist ansehen, bearbeiten und erledigen

Einzelheiten ansehen. Klicken Sie auf eine Zeile. Rechts neben der Liste (oder bei wenig Platz als Tafel von rechts) öffnen sich die Einzelheiten:

• Titel, darunter das Objekt oder „ohne Objektbezug“
• Kennzeichen „Offen“ oder „Erledigt“ und die Restlaufzeit
• die Beschreibung
• „Fällig am“, „Erinnerung ab“, „Erinnerung versandt“, „Erledigt am“, „Angelegt“ und „Angelegt von“
• bei Fristen mit Objekt der Knopf „Zum Objekt“ und die Liste „Weitere offene Fristen an diesem Objekt“

Erledigen. Damit eine Frist aus der Liste verschwindet, haken Sie sie ab.

1. Klicken Sie in der Zeile auf „Erledigt“. Die Frist muss dafür nicht geöffnet sein.
2. heinzelhaus bestätigt mit „Frist erledigt.“ Alternativ klicken Sie in den Einzelheiten auf „Erledigt“.

Bearbeiten. Wenn sich ein Termin verschiebt oder ein Titel nicht stimmt:

1. Öffnen Sie die Einzelheiten und klicken Sie auf das Stiftsymbol („Bearbeiten“).
2. Ändern Sie die Angaben im Fenster „Frist bearbeiten“.
3. Klicken Sie auf „Speichern“. heinzelhaus bestätigt mit „Frist gespeichert.“

Wieder öffnen. Haben Sie eine Frist zu früh abgehakt, klicken Sie in den Einzelheiten der erledigten Frist auf „Wieder öffnen“ („Frist wieder geöffnet.“). Dafür blenden Sie vorher mit „Erledigte anzeigen“ die erledigten Fristen ein.

Löschen. Nur wenn eine Frist versehentlich entstanden ist:

1. Klicken Sie in den Einzelheiten auf „Löschen“.
2. Lesen Sie die Rückfrage „Frist löschen?“ und bestätigen Sie mit „Löschen“.

Achtung

Erledigte Fristen bleiben als Nachweis stehen. Löschen Sie nur, was versehentlich angelegt wurde. Der Eintrag ist danach weg.

Fristen, die heinzelhaus selbst anlegt

Nicht jede Frist tragen Sie selbst ein. Im Bereich Mietverträge legt heinzelhaus zwei Arten von Fristen von allein an. Sie erscheinen mit einem Kennzeichen wie „mietanpassung“ in den Einzelheiten:

• „… wird wirksam“, wenn Sie eine Mietanpassung vorerfassen, die erst in der Zukunft gilt. So denken Sie an Sollstellung und Einzug.
• „Sperrfrist § 558 BGB läuft ab“, ein Jahr nach einer Erhöhung auf die Vergleichsmiete. Ab da könnte ein neues Erhöhungsverlangen zugehen.

Mehr dazu: Mietverträge und Sollstellung.

Häufige Fehler

„Bitte einen Titel angeben.“ : Der Titel ist Pflicht. Tragen Sie ihn ein und klicken Sie erneut auf „Anlegen“.

„Die Vorlaufzeit kann nicht negativ sein.“ oder „Mehr als ein Jahr Vorlauf ist nicht vorgesehen.“ : Die Erinnerung (Tage vorher) muss zwischen 0 und 365 liegen.

„Diese Frist gibt es nicht mehr.“ : Eine Kollegin oder ein Kollege hat die Frist gelöscht. Laden Sie die Seite neu.

Ich sehe den Punkt „Fristen“ in der Seitenleiste nicht. : Ihnen fehlt das Recht „Fristen anlegen und abhaken“. Wenden Sie sich an einen Administrator. Mehr dazu: Benutzer, Rollen und Rechte.

Die Mail zur Erinnerung kommt nicht an. : Fragen Sie Ihre IT-Betreuung, ob der Mailversand eingerichtet ist (Einstellungen → „E-Mail“). Die Benachrichtigung in der Glocke erscheint auch ohne Mailversand.

Noch nicht möglich

Wiederkehrende Fristen, etwa jedes Jahr zum selben Datum, gibt es noch nicht. Eine Frist hat außerdem keinen Zuständigen, und die Empfänger der Erinnerung lassen sich nicht auswählen. Legen Sie wiederkehrende Termine bei Bedarf jedes Mal neu an.

Weiter geht es hier

• Benachrichtigungen und Chat: Wo die Erinnerung erscheint.
• Die Oberfläche: Posteingang der Startseite.
• Mailversand: Voraussetzung für die E-Mail-Erinnerung.