Erhaltungsrücklage (WEG)

Die Erhaltungsrücklage ist das Geld, das eine Eigentümergemeinschaft für die Instandhaltung des Hauses anspart (§ 19 WEG). Sie liegt getrennt vom laufenden Geld. In heinzelhaus führen Sie sie im Reiter „Rücklage“ des Objekts: mit ihren Zuführungen, Entnahmen und Zinsen.

Der Stand der Rücklage ist die Grundlage des Vermögensberichts (§ 28 Abs. 4 WEG). Ohne Rücklage kann heinzelhaus keinen Vermögensbericht erstellen.

Den Reiter „Rücklage“ gibt es nur bei Objekten mit der Verwaltungsart „WEG“ (Objekte, Gebäude und Einheiten).

Bewegungen sind nicht mit der Buchhaltung verbunden

Zuführungen, Entnahmen und Zinsen erfassen Sie hier von Hand zusätzlich zur Buchung in der Buchhaltung. heinzelhaus verbindet beides noch nicht: Es entsteht keine Bewegung aus einer Buchung, und die Zuführung aus dem Wirtschaftsplan wird nicht automatisch hier eingetragen. Halten Sie beide Seiten selbst im Gleichklang.

Wer darf was?

Aktion	Recht	Standardrollen
Rücklage ansehen	„Objekte, Gebäude und Einheiten einsehen“	alle außer „Handwerker / Hausmeister“
Rücklage anlegen, Bewegung erfassen, Rücklage löschen	„Buchungen erfassen und stornieren“	Administrator, Buchhaltung

Beachten Sie die Verteilung: Die Rolle „Sachbearbeitung“ pflegt Objekte, darf aber keine Rücklage erfassen. Die Rolle „Buchhaltung“ erfasst Rücklagen, darf aber keine Objekte ändern. Die Knöpfe „Neue Rücklage“ und „Bewegung erfassen“ sehen alle, die das Objekt öffnen dürfen. Ohne das Recht lässt sich nichts speichern.

Eine Rücklage anlegen

Damit die Erhaltungsrücklage der Gemeinschaft in heinzelhaus existiert.

1. Öffnen Sie das WEG-Objekt (Seitenleiste → „Bestand“ → „Objekte“ → Objekt anklicken) und wählen Sie den Reiter „Rücklage“.
2. Klicken Sie auf „Neue Rücklage“. Es öffnet sich der Dialog „Neue Rücklage“.
3. Die „Bezeichnung“ ist mit „Erhaltungsrücklage“ vorbelegt. Ändern Sie sie, wenn Sie mehrere Rücklagen führen.
4. Tragen Sie bei Bedarf die „IBAN (optional)“ ein: das Konto, auf dem die Rücklage tatsächlich liegt. Sie erscheint im Vermögensbericht.
5. Klicken Sie auf „Anlegen“. heinzelhaus meldet „Rücklage angelegt.“

Im Reiter steht jede Rücklage als Karte mit Bezeichnung, IBAN und dem Bestand rechts oben.

Eine Bewegung erfassen

Damit der Bestand stimmt: nach jeder Zuführung, Entnahme und Zinsgutschrift.

1. Suchen Sie in der Karte der Rücklage das Formular unter dem Bestand.

2. Tragen Sie das „Datum“ ein.

3. Wählen Sie die „Art“:

   Art	Wirkung auf den Bestand
   „Zuführung“	erhöht die Rücklage
   „Entnahme“	mindert die Rücklage
   „Zinsen“	erhöht die Rücklage
   „Korrektur / Anfangsbestand“	wie unten beschrieben

4. Tragen Sie den „Betrag (€)“ ein. Geben Sie ihn immer positiv ein. Das Vorzeichen setzt heinzelhaus aus der Art, damit nichts verwechselt wird: Eine „Entnahme“ von 4.000,00 € mindert den Bestand um 4.000,00 €.

5. Tragen Sie den „Zweck“ ein, zum Beispiel „Dachsanierung“.

6. Klicken Sie auf „Bewegung erfassen“. heinzelhaus meldet „Bewegung erfasst.“

Anfangsbestand und Korrekturen

Brauchen Sie einen Startwert, etwa beim Wechsel aus einem anderen Programm, buchen Sie ihn als Bewegung der Art „Korrektur / Anfangsbestand“. Beispiel: Die Rücklage stand am 01.01.2026 bei 18.500,00 €. Wählen Sie das Datum 01.01.2026, die Art „Korrektur / Anfangsbestand“, den Betrag 18.500,00 und als Zweck „Anfangsbestand“.

Bei dieser Art erscheint ein Haken: „Korrektur mindert den Bestand (negatives Vorzeichen)“. Setzen Sie ihn nur, wenn die Korrektur den Bestand verringern soll.

Gut zu wissen

• Die Liste zeigt die neuesten Bewegungen zuerst, jeweils mit dem laufenden Bestand danach. Es werden höchstens 200 angezeigt. Bei mehr steht „Zeigt die neuesten 200 von n Bewegungen — der Bestand oben umfasst alle.“
• Einmal erfasste Bewegungen lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Haben Sie sich vertan, erfassen Sie eine Gegenbewegung, zum Beispiel eine „Korrektur“ mit dem Haken „Korrektur mindert den Bestand“, wenn zu viel eingetragen war. So bleibt der Verlauf nachvollziehbar.
• Der Betrag muss größer als 0 sein: „Bitte einen Betrag größer 0 angeben.“

Eine Rücklage löschen

Eine Rücklage lässt sich nur löschen, solange sie keine Bewegung trägt, zum Beispiel wenn Sie sie versehentlich doppelt angelegt haben.

1. Klicken Sie in der Karte der Rücklage rechts neben dem Bestand auf den Mülleimer („Rücklage löschen“). Er erscheint nur, wenn noch keine Bewegung erfasst ist.
2. heinzelhaus löscht sofort und ohne Rückfrage und meldet „Rücklage gelöscht.“

Trägt die Rücklage schon Bewegungen, verschwindet der Mülleimer. Der Server lehnt das Löschen auch dann ab: „Diese Rücklage trägt n Bewegung(en) und kann nicht gelöscht werden.“

Nach einer Datenübernahme

Weder die Übernahme aus Karthago noch die aus PowerHaus legt Rücklagen an. Erfassen Sie die Rücklage und ihren Anfangsbestand nach der Übernahme selbst, bevor Sie einen Vermögensbericht erstellen (Prüfung nach der Übernahme).

Noch nicht möglich

• Die Verbindung zur Buchhaltung (Bewegungen aus Buchungen, Abgleich mit Sachkonto und Bankkonto).
• Die automatische Zuführung aus dem Wirtschaftsplan.
• Ein Bezug der Entnahme zum Beschluss, der sie erlaubt (Beschluss-Sammlung).
• Ein Anteil je Eigentümer an der Rücklage.

Häufige Fehler

• „Noch keine Rücklage hinterlegt — ohne sie kann kein Vermögensbericht erstellt werden.“ Legen Sie zuerst die Rücklage an.
• Der Bestand stimmt nicht mit der Bank überein. Eine Zuführung oder Zinsen wurden nur in der Buchhaltung gebucht, nicht hier. Erfassen Sie die Bewegung nach.
• Der Betrag hat das falsche Vorzeichen. Geben Sie Beträge positiv ein. Eine Entnahme mindert den Bestand von selbst.
• Der Reiter „Rücklage“ fehlt. Das Objekt hat nicht die Verwaltungsart „WEG“.
• „Neue Rücklage“ führt zu nichts. Ihnen fehlt das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“.