Kontoauszüge (CAMT.053, MT940)

heinzelhaus liest Kontoauszüge als Datei ein. Sie laden die Datei im Onlinebanking herunter und ziehen sie in heinzelhaus. Zwei Formate sind möglich: CAMT.053 (eine XML-Datei) und MT940 (eine Textdatei). Aus den Umsätzen entstehen Zuordnungsvorschläge für Ihre offenen Posten, siehe Zahlungseingang.

Eine direkte Verbindung zur Bank gibt es noch nicht. Sie ist in Vorbereitung. Unter Seitenleiste → Verwaltung → Einstellungen → Reiter „Integrationen“ steht dafür schon die Kachel „Bankanbindung“ mit dem Kennzeichen „In Vorbereitung“. Das Einlesen von Dateien funktioniert unabhängig davon schon heute.

Welche Formate heinzelhaus versteht

Format	Typische Dateiendung	Hinweis
CAMT.053	.xml	Das neuere Format nach ISO 20022. Eine Datei kann mehrere Auszüge enthalten.
MT940	.sta, .txt, .940, .mt940	Das ältere Zeilenformat der Banken. Auch hier sind mehrere Auszüge in einer Datei möglich.

heinzelhaus erkennt das Format am Inhalt der Datei, nicht an der Endung. Das Auswahlfenster zeigt zunächst nur Dateien mit den oben genannten Endungen. Eine Datei mit anderer Endung ziehen Sie einfach auf die Fläche im Zahlungseingang. heinzelhaus prüft sie trotzdem.

Andere Formate liest heinzelhaus nicht, zum Beispiel CSV, Excel oder PDF. Ein PDF-Kontoauszug taugt dafür nicht, weil er keine auswertbaren Daten enthält. Auch gepackte Dateien (ZIP) liest heinzelhaus nicht: Packen Sie sie zuerst aus und laden Sie die darin liegenden Dateien hoch.

Gut zu wissen

Welche der beiden Formate Ihre Bank anbietet, ist verschieden. Manche Banken stellen von MT940 auf CAMT um. Nehmen Sie, was Sie bekommen. Für heinzelhaus sind beide gleichwertig. Auch die Variante CAMT.052 (Umsätze des laufenden Tages) kann heinzelhaus lesen. Für den Alltag genügt CAMT.053.

Den Auszug im Onlinebanking holen

Damit Sie eine Datei haben, die heinzelhaus lesen kann.

Wie das Menü Ihrer Bank heißt, unterscheidet sich von Bank zu Bank. Der Weg ist aber überall ähnlich:

1. Melden Sie sich im Onlinebanking an und öffnen Sie die Umsätze oder Kontoauszüge des Kontos, auf dem die Mieten oder das Hausgeld eingehen.
2. Wählen Sie den Zeitraum. Beginnen Sie am Tag nach dem letzten Zeitraum, den Sie schon eingelesen haben, damit sich nichts überschneidet.
3. Suchen Sie nach „Export“, „Download“ oder „Umsätze exportieren“. Wählen Sie als Format „CAMT“ (camt.053, ISO 20022) oder „MT940“.
4. Speichern Sie die Datei, ohne sie zu öffnen oder zu ändern. Wer sie in einem anderen Programm öffnet und neu speichert, macht sie unter Umständen unlesbar.

Gut zu wissen

Haben Sie mehrere Bankkonten, laden Sie jeden Auszug einzeln herunter. Sie können alle Dateien zusammen in heinzelhaus einlesen. Finden Sie das Format nicht, fragen Sie Ihre Bank, ob sie Kontoauszüge im Format CAMT.053 oder MT940 anbietet.

Die Datei einlesen

Damit die Umsätze in heinzelhaus stehen.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“ (Rollen „Administrator“ und „Buchhaltung“).

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Zahlungseingang“.
2. Ziehen Sie die Datei auf die Fläche „Kontoauszug hierher ziehen oder klicken“. Oder klicken Sie auf die Fläche und wählen die Datei aus. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich. Sie werden nacheinander ausgewertet.
3. Warten Sie, bis „Auszug wird ausgewertet …“ verschwindet. Dann sehen Sie „… Umsätze eingelesen.“. Klappt eine Datei nicht, steht „Nicht eingelesen“ mit dem Grund je Datei.
4. Unter der Fläche steht, welcher Auszug zuletzt kam: „Zuletzt eingelesen: …“ mit Dateiname und Zeitraum.

Wie es danach weitergeht, steht unter Zahlungseingang: Vorschläge prüfen, Zuordnung bestätigen, Belastungen als Ausgabe buchen.

Achtung

Laden Sie jeden Zeitraum nur einmal hoch. heinzelhaus erkennt dieselbe Datei wieder und weist sie ab: „Dieser Auszug wurde bereits eingelesen (als „…“).“ Zwei verschiedene Dateien mit überlappendem Zeitraum erkennt es nicht als Doppelung, zum Beispiel einen Monatsauszug und einen Quartalsauszug. Die Umsätze der Überlappung stehen dann doppelt in der Liste. Das gilt auch für denselben Zeitraum in beiden Formaten.

Was heinzelhaus aus der Datei übernimmt

Je Umsatz liest heinzelhaus diese Angaben:

Angabe	Wozu sie dient
Buchungsdatum und Valuta	Anzeige in der Liste; die Valuta ist das Datum, mit dem ein Posten ausgeglichen wird
Betrag und Richtung	Gutschrift (Zahlungseingang) oder Belastung
Verwendungszweck	Vergleich mit Rechnungs-, OP- und Debitorennummern
Name und IBAN der Gegenseite	Zahler bei einer Gutschrift, Empfänger bei einer Belastung; Vergleich mit den Kontakten
Referenz (End-to-End-Referenz)	Anzeige im Umsatz als „Referenz“
Buchungstext der Bank	Anzeige im Umsatz als „Buchungstext“

Vom Auszug als Ganzem merkt sich heinzelhaus die IBAN des eigenen Kontos, die Auszugsnummer, den Zeitraum sowie Anfangs- und Endsaldo.

Gut zu wissen

• Nur gebuchte Umsätze. Vorgemerkte Umsätze in einer CAMT-Datei übernimmt heinzelhaus nicht. Sie sind noch nicht endgültig und dürfen keinen offenen Posten ausgleichen. Laden Sie den Auszug erneut herunter, wenn sie gebucht sind.
• Sammelbuchungen. Enthält ein Eintrag mehrere Einzelzahlungen, zum Beispiel eine Sammelüberweisung, legt heinzelhaus für jede Einzelzahlung einen eigenen Umsatz an, sofern die Bank sie in der Datei einzeln aufführt.
• Umlaute. heinzelhaus erkennt, ob die Datei in UTF-8 oder im älteren Zeichensatz ISO-8859-1 vorliegt. Umlaute im Verwendungszweck bleiben deshalb erhalten. Das ist für den Namensvergleich wichtig.
• Lange Verwendungszwecke. Banken zerschneiden sie bei MT940 oft in kurze Stücke. heinzelhaus setzt sie wieder zusammen, damit Rechnungsnummern nicht zerfallen.
• Umsätze ohne Datum überspringt heinzelhaus, weil sich ein Umsatz ohne Datum weder einordnen noch buchen lässt.

Wie viele Daten es sein dürfen

• Eine Datei darf höchstens 10 MB groß sein. Ein Jahresauszug eines großen Kontos liegt meist weit darunter.
• Die Liste im Zahlungseingang zeigt die letzten 2.000 Umsätze.

Was heinzelhaus speichert

heinzelhaus speichert die einzelnen Umsätze in seiner Datenbank. Die hochgeladene Datei selbst legt es nicht zusätzlich ab. Ein Kontoauszug enthält Namen und Kontonummern. Löschen Sie die heruntergeladene Datei deshalb nach dem Einlesen aus Ihrem Download-Ordner, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.

Dass die Daten in der Datenbank liegen, heißt auch: Sie sind Teil Ihrer Datensicherung.

Mehrere Bankkonten

Sie können Auszüge mehrerer Konten einlesen. Alle Umsätze stehen in einer gemeinsamen Liste. heinzelhaus wertet die IBAN des eigenen Kontos im Auszug nicht aus, um ein Objekt zu bestimmen. Die Zuordnung zu einem offenen Posten läuft über Verwendungszweck, Name, IBAN des Zahlers und Betrag.

Damit heinzelhaus eine Zahlung ins Journal buchen kann, braucht das Objekt genau ein aktives Geldkonto. Deaktivierte Geldkonten zählen nicht mit, ein aufgelöstes Bankkonto stört also nicht, wenn Sie es deaktiviert haben. Fehlt das Geldkonto oder gibt es mehrere, gleicht heinzelhaus den Posten trotzdem aus, bucht die Zahlung aber nicht ins Journal. Sie sehen dann den Hinweis „Keine Journalbuchung: …“. Wie Sie Geldkonten anlegen und deaktivieren, steht unter Konten eines Objekts.

Gut zu wissen

Je mehr zusammenpasst, desto sicherer der Vorschlag. Hinterlegen Sie deshalb die IBAN Ihrer Mieter an den Kontakten, siehe Kontakte, Bankverbindungen und SEPA-Mandate.

Häufige Fehler

Meldung	Ursache	Lösung
„Kein erkennbarer Kontoauszug. Bitte laden Sie eine CAMT.053-Datei (XML) oder einen MT940-Auszug (STA/TXT) aus Ihrem Onlinebanking.“	Die Datei hat ein anderes Format, zum Beispiel CSV, Excel oder PDF. Oder sie wurde in einem anderen Programm gespeichert und ist beschädigt.	Laden Sie den Auszug erneut im Format CAMT.053 oder MT940 herunter und öffnen Sie ihn vorher nicht.
„Die Datei ist leer.“	Die Datei enthält nichts.	Prüfen Sie den Download.
„Die Datei enthält keine Umsätze.“	Im gewählten Zeitraum gab es keine gebuchten Umsätze.	Prüfen Sie den Zeitraum im Onlinebanking.
„Höchstens 10 MB.“ oder „Die Datei ist zu groß (maximal 10 MB).“	Die Datei ist zu groß.	Laden Sie den Auszug in kleineren Zeiträumen herunter, zum Beispiel je Quartal.
„Dieser Auszug wurde bereits eingelesen (als „…“).“	Dieselbe Datei wurde schon geladen.	Nichts. Die Umsätze stehen schon in der Liste.
„… Verbindungsfehler“	Die Antwort von heinzelhaus blieb aus. Bei einer Datei mit mehreren Auszügen kann es auch heißen, dass sie schon eingelesen wurde.	Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie unter „Zuletzt eingelesen“, ob die Datei schon da ist. Laden Sie sie nicht blind noch einmal hoch.

In Vorbereitung und noch nicht möglich

• Direkte Bankanbindung. Der automatische Abruf der Umsätze über eine Bankverbindung ist in Vorbereitung. Bis dahin lesen Sie Dateien ein.
• SEPA-Dateien. Lastschriften und Überweisungen als Datei für das Onlinebanking zu erzeugen, ist in Vorbereitung.
• Weitere Formate. CSV, Excel und PDF liest heinzelhaus nicht.
• Objekt über die eigene IBAN bestimmen. Das Konto, auf dem ein Umsatz eingegangen ist, bestimmt nicht das Objekt.
• Einzelne Umsätze auf Doppelung prüfen. Die Prüfung gilt nur für ganze Dateien.