Wirtschaftsplan (WEG)

Der Wirtschaftsplan legt fest, was die Gemeinschaft im kommenden Wirtschaftsjahr ausgeben will und wie viel Hausgeld jede Einheit dafür im Monat zahlt. Erst der Beschluss der Eigentümerversammlung begründet die Zahlungspflicht. heinzelhaus verteilt die geplanten Ausgaben nach den Umlageschlüsseln auf die Einheiten, hält das Ergebnis fest und merkt sich Datum und Stimmverhältnis des Beschlusses.

Der beschlossene Plan ist später die Grundlage der Jahresabrechnung und des Vermögensberichts. Deshalb sperrt heinzelhaus ihn nach dem Beschluss gegen Änderungen.

Bevor Sie beginnen

Rechte. Ansehen dürfen Sie mit dem Recht „Abrechnungen einsehen“. Anlegen, Positionen pflegen, berechnen und den Beschluss festhalten dürfen Sie mit dem Recht „Abrechnungen berechnen und versenden“. In den vorgegebenen Rollen haben „Administrator“ und „Buchhaltung“ beide Rechte. „Sachbearbeitung“ und „Nur Lesen“ dürfen Pläne nur ansehen.

Angaben im Bestand.

Das Objekt ist angelegt und hat Einheiten (Objekte, Gebäude und Einheiten).
Die Einheiten haben ihren „Miteigentumsanteil (MEA)“, oder Sie haben einen anderen Umlageschlüssel angelegt, nach dem Sie verteilen wollen.
Wollen Sie später die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht nutzen, legen Sie auch die Erhaltungsrücklage an.

Schritt für Schritt

Schritt 1: Plan anlegen

Damit ein Plan für das Wirtschaftsjahr existiert, legen Sie ihn zuerst an.

Öffnen Sie Seitenleiste → Abrechnung & WEG → „Wirtschaftspläne“.
Klicken Sie auf „Neuer Plan“.
Im Dialog „Neuer Wirtschaftsplan“ wählen Sie das „Objekt“ und das „Wirtschaftsjahr“. Vorgegeben ist das nächste Jahr. Je Objekt und Wirtschaftsjahr gibt es genau einen Plan.
Klicken Sie auf „Anlegen“. Sie sehen „Wirtschaftsplan angelegt.“ Der Plan öffnet sich unter der Liste.

Gibt es das Jahr schon, meldet heinzelhaus: „Für 2027 gibt es bereits einen Wirtschaftsplan.“ Öffnen Sie dann den vorhandenen Plan aus der Liste.

Die Liste zeigt je Plan das Jahr, das Objekt, bei beschlossenen Plänen „beschlossen am …“ und den Status. Ein Klick auf einen Plan öffnet ihn.

Schritt 2: Positionen erfassen

Damit die Ausgaben im Plan stehen, tragen Sie die geplanten Jahresbeträge ein. Das geht nur im Status „Entwurf“.

Tragen Sie in der Zeile unter den Positionen die Bezeichnung ein. Als Beispiel steht dort „z. B. Hausmeister“.
Tragen Sie den „Betrag/Jahr“ ein, ohne Tausenderpunkt: 4800,00 statt 4.800,00. Er muss größer als null sein.
Wählen Sie bei „Umlageschlüssel …“ den Schlüssel, nach dem die Position verteilt wird. Das ist Pflicht.
Setzen Sie bei einer Zuführung zur Erhaltungsrücklage den Haken „Rücklage“.
Klicken Sie auf den Plus-Knopf. Die Position erscheint in der Liste.

Unter den Positionen stehen „davon Rücklage: …“ und „Gesamt: …“. Mit dem Papierkorb-Symbol („Position entfernen“) löschen Sie eine Position. Das fragt nicht nach. Eine Position ändern können Sie nicht. Entfernen Sie sie und legen Sie sie neu an.

Schritt 3: Berechnen

Damit die Einzelbeträge je Einheit feststehen, klicken Sie auf „Berechnen“. Sie sehen „Plan berechnet.“ Darunter erscheint die Tabelle „Einzelwirtschaftspläne“ mit den Spalten „Einheit“, „Kosten/Jahr“, „Rücklage/Jahr“ und „Hausgeld/Monat“.

Die Spalte „Einheit“ zeigt die Bezeichnung der Einheit. Pflegen Sie die Bezeichnungen im Objekt, damit die Tabelle verständlich bleibt.

Schritt 4: Beschluss festhalten

Damit die Zahlungspflicht belegt ist, halten Sie nach der Versammlung das Ergebnis fest. Datum und Stimmverhältnis sind das, was im Streitfall belegt werden muss.

Klicken Sie auf „Beschluss festhalten“.
Im Dialog „Beschluss der Versammlung“ tragen Sie das „Datum der Versammlung“ ein.
Tragen Sie die Stimmen ein: „Ja“, „Nein“ und „Enthaltung“. Nehmen Sie die Zahlen aus dem Protokoll.
Klicken Sie auf „Beschluss festhalten“. Sie sehen „Beschluss festgehalten.“

Danach ist der Plan „Beschlossen“, und alle Benutzer erhalten die Benachrichtigung „Wirtschaftsplan 2027 beschlossen“. Der bisher beschlossene Plan des Objekts wechselt auf „Abgelöst“.

So rechnet heinzelhaus

Alle Beträge im Beispiel sind erfunden und mit dem Rechenkern von heinzelhaus nachgerechnet.

Eine Gemeinschaft hat vier Einheiten. Die Miteigentumsanteile (MEA) betragen zusammen 1.000.

Einheit	MEA
A	250
B	250
C	300
D	200

Der Plan enthält drei Positionen, alle nach MEA verteilt:

Position	Jahresbetrag
Hausmeister	4.800,00 €
Aufzug	2.400,00 €
Zuführung Erhaltungsrücklage (Haken „Rücklage“)	6.000,00 €
Gesamt	13.200,00 €

Jede Position wird einzeln verteilt. Einheit A trägt 250 von 1.000, also 25 %, und bekommt vom Hausmeister 1.200,00 € und vom Aufzug 600,00 €. Das ergibt die Tabelle „Einzelwirtschaftspläne“:

Einheit	Kosten/Jahr	Rücklage/Jahr	Hausgeld/Monat
A	1.800,00 €	1.500,00 €	275,00 €
B	1.800,00 €	1.500,00 €	275,00 €
C	2.160,00 €	1.800,00 €	330,00 €
D	1.440,00 €	1.200,00 €	220,00 €
Summe	7.200,00 €	6.000,00 €	1.100,00 €

Die Summenzeile gibt es in heinzelhaus nicht. Sie ist hier zur Kontrolle ergänzt: Kosten und Rücklage ergeben zusammen die 13.200,00 € des Plans.

Hausgeld je Monat ist der Jahresbetrag (Kosten plus Rücklage) geteilt durch 12, kaufmännisch auf Cent gerundet. Geht die Rechnung nicht glatt auf, bleibt ein Restcent: Bei 3.350,00 € im Jahr ergibt sich ein Hausgeld von 279,17 €, zwölfmal also 3.350,04 €. Die Jahresabrechnung rechnet deshalb mit dem Jahresbetrag und nicht mit „Hausgeld mal 12“. So entsteht keine Scheinspitze.

Cent genau. Jede Position wird im Verfahren der größten Reste verteilt. Die Summe der Anteile ist deshalb immer genau der Positionsbetrag. Mehr dazu steht unter Betriebs- und Heizkostenabrechnung.

Welche Schlüsselwerte gelten. Der Plan schätzt ein kommendes Jahr und rechnet deshalb ohne Stichtag. Es gilt der jüngste gepflegte Stand.

Hat ein Schlüssel mit dem Maßstab „Miteigentumsanteile (MEA)“, „Wohnfläche“ oder „Je Einheit gleich“ keine gepflegten Werte, kommen sie aus den Einheiten.
Hat er gepflegte Werte, gelten nur diese. Eine Einheit ohne Wert zahlt nichts.
„Personenzahl“ und „Individuell“ haben nur gepflegte Werte. Fehlen sie, ist die Summe null, und heinzelhaus meldet das.

Status eines Plans

Status	Bedeutung
„Entwurf“	Noch nicht beschlossen. Positionen, Berechnen und Beschluss sind möglich.
„Beschlossen“	Der Beschluss ist festgehalten. Der Plan bleibt unverändert.
„Abgelöst“	Für das Objekt wurde ein neuerer Plan beschlossen. Für sein eigenes Jahr bleibt der Plan maßgeblich: Die Jahresabrechnung und der Vermögensbericht dieses Jahres rechnen weiter mit ihm.
„Gilt fort“	Ist als Status vorgesehen. heinzelhaus setzt ihn aber noch nicht selbst.

Die berechneten Anteile werden gespeichert. So bleibt der beschlossene Stand auch dann nachweisbar, wenn sich später ein Umlageschlüssel ändert.

Meldungen und was sie bedeuten

Meldung	Das tun Sie
„Für 2027 gibt es bereits einen Wirtschaftsplan.“	Öffnen Sie den vorhandenen Plan aus der Liste.
„Bitte eine Bezeichnung angeben.“	Tragen Sie eine Bezeichnung ein.
„Der Betrag muss größer als null sein.“	Positionen mit null oder einem negativen Betrag sind nicht möglich.
„Bitte einen Umlageschlüssel wählen.“	Wählen Sie einen Schlüssel aus.
„Der Plan enthält noch keine Positionen.“	Erfassen Sie mindestens eine Position.
„Das Objekt hat keine Einheiten.“	Legen Sie Einheiten im Objekt an.
„Für … ist der Umlageschlüssel … nicht hinterlegt.“ oder „Der Umlageschlüssel … hat in Summe den Wert 0 — damit lässt sich … nicht verteilen.“	Pflegen Sie die Werte des Schlüssels, etwa den MEA bei den Einheiten. Die genannte Position zeigt, um welchen Schlüssel es geht. In der Meldung steht statt seines Namens derzeit eine lange Kennung.
„Bitte den Plan zuerst berechnen — sonst fehlen die Einzelbeträge.“	Klicken Sie auf „Berechnen“.
„Bitte das Abstimmungsergebnis eintragen.“	Tragen Sie die Stimmen ein.
„Ohne Mehrheit gilt der Plan als abgelehnt. Bitte das Ergebnis prüfen.“	Für den Beschluss müssen mehr „Ja“ als „Nein“ eingetragen sein.
„Der Plan ist nicht mehr im Entwurf. Beschlossene, abgelöste und fortgeltende Pläne bleiben unverändert …“	Der Plan ist gesperrt. Siehe den Hinweis zum Beschluss oben.

Was noch nicht möglich ist

PDF und Versand des Wirtschaftsplans. Es gibt weder den Gesamtplan noch den Einzelplan als PDF. Für die Einladung zur Versammlung nutzen Sie die Beträge aus der Tabelle „Einzelwirtschaftspläne“ in einem Schreiben, das Sie selbst aufsetzen (siehe Briefe und Serienbriefe).
Hausgeld stellen. Aus dem Plan entsteht noch keine Sollstellung. Hausgeld lässt sich in heinzelhaus noch nicht stellen, mahnen oder zuordnen. Es fehlen auch Fälligkeitsregeln je Gemeinschaft und die Sonderumlage.
Änderung nach dem Beschluss. Nachtragsplan und Zurücksetzen des Beschlusses. Auch das Löschen eines Plans ist nicht möglich, selbst im Entwurf. Ein berechneter Plan hält deshalb auch die Einheiten und das Objekt fest: Sie lassen sich nicht mehr löschen (siehe Objekte, Gebäude und Einheiten).
Vorlage aus dem Vorjahr. Sie erfassen die Positionen jedes Jahres neu. Einzelpläne gibt es je Einheit, nicht je Eigentümer.
Fortgeltung. Der Status „Gilt fort“ wird nicht automatisch gesetzt.
Abweichendes Wirtschaftsjahr. Der Plan trägt immer den Zeitraum 01.01. bis 31.12. des gewählten Jahres. Die Jahresabrechnung folgt dagegen dem Beginn, den Sie am Objekt unter „Wirtschaftsjahr beginnt im“ eingestellt haben. Prüfen Sie beides, wenn Ihr Wirtschaftsjahr nicht im Januar beginnt.
Die Eigentümerversammlung selbst. Einladung, Tagesordnung, Vollmachten, Teilnehmerliste und Niederschrift gibt es noch nicht. Sie tragen nur das Ergebnis nachträglich ein, und heinzelhaus prüft nur, dass es mehr „Ja“ als „Nein“ gibt.
Eintrag in die Beschluss-Sammlung. Der Beschluss wandert nicht von selbst in die Beschluss-Sammlung. Tragen Sie ihn dort von Hand ein.

Siehe auch

Umlageschlüssel erklärt MEA und die anderen Maßstäbe.
Erhaltungsrücklage zeigt, wie Sie die Rücklage und ihre Bewegungen pflegen.
Jahresabrechnung stellt das Wirtschaftsjahr den geschuldeten Vorschüssen gegenüber.
Beschluss-Sammlung hält den Wortlaut aller Beschlüsse fest.

heinzelhaus ist ein Produkt und eine Marke der IT Systeme Flores UG (haftungsbeschränkt), Bergisch Gladbach.