Aufträge und Handwerkerportal

Unter „Aufträge“ halten Sie fest, was ein Handwerker oder Hausmeister erledigen soll: was, wo und bis wann. Jeder Auftrag hat einen Status und ein Protokoll. Dem Betrieb geben Sie auf Wunsch einen Zugang zum Handwerkerportal. Dort sieht er genau diesen einen Auftrag, meldet den Stand zurück und lädt seine Rechnung hoch. Ein eigenes Konto braucht er dafür nicht.

Die Rechnungen des Betriebs landen im Rechnungseingang. Dort werden sie geprüft und freigegeben. Ein Auftrag erzeugt selbst keine Buchung.

Sie finden die Seite unter Seitenleiste → Vorgänge → „Aufträge“. Ihr Untertitel lautet: „Aufträge an Handwerker und Hausmeister, mit Zugang zum Portal.“

Wer darf was?

Drei Rechte teilen die Arbeit auf. Sie sind in der Rollenverwaltung einzeln vergebbar, siehe Benutzer, Rollen und Rechte.

Recht (so steht es in der Rollenverwaltung)	Administrator	Buchhaltung	Sachbearbeitung	Nur Lesen	Handwerker / Hausmeister
„Handwerkeraufträge und ihr Protokoll einsehen“	ja	ja	ja	ja	ja
„Aufträge anlegen, Status ändern, archivieren und löschen“	ja	nein	ja	nein	ja
„Portalzugänge für Handwerker erteilen, per E-Mail versenden und widerrufen“	ja	nein	ja	nein	nein

Das Recht für die Portalzugänge ist bewusst getrennt. Ein Zugang öffnet einem Außenstehenden die Anschrift des Objekts und den Ansprechpartner, und der Versand läuft über das Postfach der Verwaltung. Deshalb bekommt die Rolle „Handwerker / Hausmeister“ es nicht.

Gut zu wissen

• Das zweite und dritte Recht wirken nur zusammen mit dem ersten. Wer Aufträge anlegen darf, aber nicht einsehen, sieht die Seite nicht.
• Einen Handwerker aus den Kontakten wählt nur, wer auch „Kontakte und Bankverbindungen einsehen“ darf. Mail und Telefon des Handwerkers sieht ebenfalls nur dieser Kreis. Die Rolle „Handwerker / Hausmeister“ legt Aufträge deshalb ohne Handwerker an. Das Büro ordnet ihn danach zu.
• Die Belege eines Auftrags (die hochgeladenen Rechnungen) sehen nur Mitarbeitende mit dem Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“.
• Aufrufen kann die Seite nur, wer das Recht zum Einsehen hat. Wer es nicht hat, landet auf dem Dashboard.

Einen Auftrag anlegen

Damit ein Handwerker oder Hausmeister weiß, was zu tun ist, und Sie den Stand im Blick behalten.

Sie brauchen: das Recht „Aufträge anlegen, Status ändern, archivieren und löschen“ (Rollen „Administrator“, „Sachbearbeitung“, „Handwerker / Hausmeister“). Ohne dieses Recht fehlt der Knopf „Neuer Auftrag“. Es muss außerdem mindestens ein Objekt angelegt sein, sonst ist der Knopf gesperrt.

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Vorgänge → „Aufträge“ und klicken Sie rechts oben auf „Neuer Auftrag“. Der Dialog fragt: „Was ist zu tun, wo, und bis wann?“
2. Wählen Sie das „Objekt“. Sie können nach Nummer oder Bezeichnung suchen.
3. Wählen Sie den „Handwerker“ aus Ihren Kontakten. Das Feld ist freiwillig („Aus den Kontakten wählen (optional)“). Suchen können Sie nach Firma, Name und Ort. Jeder Kontakt steht zur Auswahl. Legen Sie einen neuen Betrieb vorher unter Kontakte an.
4. Tragen Sie den „Titel“ ein. Er ist Pflicht, zum Beispiel „Heizung im Treppenhaus tropft“.
5. Beschreiben Sie bei Bedarf in der „Beschreibung“, was zu tun ist.
6. Tragen Sie das „Gewerk“ ein, zum Beispiel „Sanitär“. Wählen Sie die „Priorität“: „Niedrig“, „Normal“, „Hoch“ oder „Notfall“. Setzen Sie bei Bedarf ein Datum bei „Fällig bis“.
7. Tragen Sie den „Ansprechpartner vor Ort“ und seine „Telefon“-Nummer ein, zum Beispiel „Frau Meier (Mieterin)“. Dem Betrieb hilft das, wenn er die Wohnung nicht kennt. Schreiben Sie hier auch, welche Einheit betroffen ist.
8. Klicken Sie auf „Auftrag anlegen“. Sie sehen „Auftrag angelegt.“ Der Auftrag öffnet sich gleich neben der Liste. Meist folgt als Nächstes der Zugang für den Betrieb.

Gut zu wissen

• heinzelhaus vergibt die Nummer selbst. Sie läuft je Jahr fortlaufend, zum Beispiel 2026-0042.
• Eine Einheit lässt sich im Dialog noch nicht wählen. Im Auftrag steht deshalb bei „Einheit“ der Eintrag „ganzes Objekt“. Der Betrieb sieht die Anschrift des Objekts. Nennen Sie die betroffene Wohnung im Titel, in der Beschreibung oder beim Ansprechpartner.
• Im Protokoll des Auftrags steht von Anfang an „Auftrag angelegt“.

Aufträge finden

Die Liste zeigt standardmäßig die aktiven Aufträge, den neuesten zuerst.

1. Lesen Sie die Spalten „Nummer“, „Titel“, „Objekt“, „Gewerk“, „Priorität“, „Status“ und „Fällig“. Jede Priorität außer „Normal“ steht als Marke in der Spalte, „Notfall“ in Rot.
2. Suchen Sie im Feld „Nummer, Titel, Objekt …“. Mit dem Filter-Dialog grenzen Sie nach Objekt, Gewerk, Priorität und Status ein. Wie das geht, steht unter Die Oberfläche.
3. Schalten Sie „Archivierte anzeigen“ ein, um auch die archivierten Aufträge zu sehen. In der Spalte „Status“ steht dann hinter ihnen „Archiviert“.
4. Klicken Sie einen Auftrag an. Rechts öffnet sich der Bereich „Auftrag“.

Ist noch nichts angelegt, steht dort „Noch keine Aufträge“.

Einen Auftrag bearbeiten

Im Bereich „Auftrag“ sehen Sie den Titel, die Nummer, das Objekt, Status, Priorität und Gewerk, die Beschreibung sowie „Einheit“, „Handwerker“, „Fällig“, „Erledigt“, „Ansprechpartner vor Ort“ und „Telefon“. Darunter stehen die „Belege“ des Betriebs, falls es welche gibt, und das „Protokoll“.

Sie brauchen: das Recht „Aufträge anlegen, Status ändern, archivieren und löschen“. Ohne dieses Recht sehen Sie den Auftrag nur an.

Den Status ändern

1. Wählen Sie im Feld „Status“ den neuen Stand: „Neu“, „Beauftragt“, „In Arbeit“, „Erledigt“, „Abgenommen“ oder „Storniert“.
2. Sie sehen kurz „Status: …“. Das Protokoll hält die Änderung mit Zeit und Person fest.

Wählen Sie „Erledigt“, trägt heinzelhaus das heutige Datum bei „Erledigt“ ein. Der Betrieb kann über das Portal selbst „In Arbeit“ und „Erledigt“ melden. Alle anderen Status setzen nur Sie.

Archivieren statt löschen

Damit ein abgeschlossener Auftrag aus der Liste verschwindet und trotzdem nachvollziehbar bleibt.

1. Klicken Sie im Auftrag auf „Archivieren“. Sie sehen „Auftrag archiviert.“ Belege, Protokoll und Zugänge bleiben erhalten.
2. Holen Sie ihn bei Bedarf zurück: Schalten Sie „Archivierte anzeigen“ ein, öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf „Aus dem Archiv holen“.

Löschen

Nur wenn ein Auftrag aus Versehen entstanden ist, löschen Sie ihn. Klicken Sie auf „Löschen“. Die Rückfrage „Auftrag löschen?“ warnt: Der Auftrag wird mit Protokoll und allen erteilten Zugängen endgültig gelöscht. Bestätigen Sie mit „Endgültig löschen“.

Achtung

Hängt an dem Auftrag schon ein Beleg des Betriebs, lässt er sich nicht löschen: „An diesem Auftrag hängt ein Beleg. Löschen würde die Nachvollziehbarkeit zerreißen — bitte archivieren Sie den Auftrag stattdessen.“ Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Archivieren Sie im Zweifel lieber.

Dem Betrieb einen Zugang erteilen

Damit der Betrieb seinen Auftrag sehen, Rückmeldung geben und seine Rechnung hochladen kann, ohne dass er sich irgendwo anmelden muss.

Sie brauchen: das Recht „Portalzugänge für Handwerker erteilen, per E-Mail versenden und widerrufen“ (Rollen „Administrator“ und „Sachbearbeitung“) und das Recht, Aufträge einzusehen. heinzelhaus bildet den Link selbst aus der Adresse Ihrer Installation, siehe Die Adresse der Installation.

1. Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf „Zugang erteilen“. Den Knopf gibt es, solange der Status nicht „Erledigt“ oder „Abgenommen“ ist.
2. Es öffnet sich der Dialog „Zugang erteilt“. Er zeigt den „Link“ und den „PIN“ (sechs Ziffern). Beide sehen Sie nur dieses eine Mal.
3. Kopieren Sie den Link und den PIN mit dem Kopier-Symbol daneben. Sie sehen „Link kopiert.“ und „PIN kopiert.“
4. Geben Sie dem Betrieb beides, möglichst auf zwei Wegen: den Link per E-Mail, den PIN am Telefon. Wer nur eines von beiden hat, kommt nicht hinein.
5. Wollen Sie den Link und den PIN per E-Mail schicken, tragen Sie unter „Per E-Mail senden“ die Adresse des Betriebs ein. Hat der Handwerker eine E-Mail-Adresse in den Kontakten, ist sie schon eingetragen. Klicken Sie auf „Link senden“ und danach auf „PIN senden“. Sie sehen „Link versendet.“ und „PIN in eigener Nachricht versendet.“ Ein Häkchen am Knopf zeigt, was schon raus ist.
6. Unten steht, bis wann der Zugang gilt: „Gültig bis …“. Schließen Sie den Dialog erst, wenn der Betrieb Link und PIN hat.

Gut zu wissen

• Link und PIN gehen bewusst in zwei getrennten Nachrichten raus. Wer eine davon abfängt, hat noch keinen Zugang. Einen Knopf, der beides zusammen schickt, gibt es deshalb nicht. Noch besser ist es, den PIN telefonisch durchzugeben.
• Der Zugang gilt 30 Tage und führt zu genau diesem einen Auftrag. Der Betrieb sieht nichts anderes in heinzelhaus.
• Link und PIN speichert heinzelhaus nur in einer Form, aus der sie sich nicht zurückrechnen lassen. Auch ein Administrator kann sie später nicht nachschlagen. Ist der Dialog geschlossen oder ein Zettel verloren, erteilen Sie einen neuen Zugang.
• Für den Versand per E-Mail muss der Mailversand eingerichtet sein.
• Der Betrieb muss die Adresse Ihrer Installation von seinem Gerät aus erreichen. Ist heinzelhaus nur im Büronetz erreichbar, klappt das nur im Büro oder über eine Verbindung, die Ihr IT-Betreuer einrichtet.

So arbeitet der Betrieb im Portal

Das ist der Weg des Handwerkers. Sie können diese Schritte weitergeben.

1. Der Betrieb öffnet den Link. Die Seite „Auftrag öffnen“ bittet: „Bitte geben Sie den PIN ein, den Sie von der Hausverwaltung erhalten haben.“
2. Er tippt den PIN ein und klickt auf „Auftrag anzeigen“.
3. Er sieht den Auftrag: Titel, Nummer, Beschreibung, Anschrift, Ansprechpartner mit Telefonnummer (am Handy direkt anrufbar), Gewerk und „Fällig bis“. Eine Priorität zeigt die Seite nur, wenn sie nicht „Normal“ ist. Darunter steht der „Verlauf“ mit den Nachrichten und Statuswechseln, jeweils mit „Handwerker“ oder „Hausverwaltung“ als Absender.
4. Für eine Nachricht schreibt er in das Feld „Rückmeldung“, zum Beispiel „Termin am Donnerstag, 9 Uhr“, und klickt auf „Senden“. Mit Enter sendet er, mit Umschalt+Enter beginnt er eine neue Zeile. Sie sehen „Rückmeldung übermittelt.“
5. Eine Rechnung oder einen Stundennachweis lädt er so hoch: Er wählt die Art („Rechnung“ oder „Stundennachweis“) und klickt auf „Beleg hochladen“. Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und XRechnung, höchstens 20 MB. Danach steht dort „Beleg übermittelt. Vielen Dank.“
6. Mit „Arbeit begonnen“ meldet er den Status „In Arbeit“, mit „Erledigt melden“ den Status „Erledigt“.
7. Ist der Auftrag „Erledigt“ oder „Abgenommen“, zeigt die Seite nur noch: „Dieser Auftrag ist abgeschlossen. Vielen Dank.“ Stellen Sie den Status wieder zurück, kann der Betrieb erneut melden.

Beim nächsten Öffnen des Links gibt der Betrieb den PIN erneut ein.

Gut zu wissen

• Der Betrieb sieht keine anderen Aufträge, keine Kontakte, keine Buchhaltung und keine Rechnungen anderer Betriebe.
• Am Fuß der Seite steht „Betrieben von …“ mit dem Namen Ihrer Verwaltung und ein Link zum Impressum.
• Falsche PINs werden gezählt. Die Meldung lautet „PIN stimmt nicht. Noch … Versuche.“ Nach fünf Fehlversuchen sperrt heinzelhaus den Zugang. Erteilen Sie dem Betrieb dann einen neuen.

Was bei Ihnen ankommt

• Rückmeldungen. Meldet der Betrieb etwas zurück, erhalten alle Mitarbeitenden die Benachrichtigung „Rückmeldung zu Auftrag …“ mit den ersten Worten der Nachricht. Wie Benachrichtigungen funktionieren, steht unter Benachrichtigungen und Chat. Im Protokoll des Auftrags steht die Nachricht mit dem Zusatz „über das Handwerkerportal“.
• Belege. Lädt der Betrieb eine Rechnung oder einen Stundennachweis hoch, kommt die Benachrichtigung „Rechnung zu Auftrag …“ oder „Stundennachweis zu Auftrag …“. Ist in den Einstellungen im Reiter „Allgemein“ eine E-Mail-Adresse der Verwaltung hinterlegt und der Mailversand eingerichtet, kommt zusätzlich eine E-Mail dorthin.
• Rechnungseingang. Der Beleg erscheint im Rechnungseingang mit dem Status „Eingegangen“ und dem Vermerk „Auftrag …“. Betrag und Rechnungsnummer trägt dort jemand mit dem Recht „Eingangsrechnungen hochladen und Angaben ergänzen“ ein. Freigeben darf eine andere Person.
• Im Auftrag. Am Auftrag stehen die Belege unter „Belege“, sofern Sie das Recht zum Einsehen der Buchhaltung haben. Ein Klick öffnet die Datei in einem neuen Fenster.

Häufige Fehler

Meldung	Ursache	Lösung
„Die Adresse dieser Installation ist nicht eingerichtet, deshalb lässt sich kein Portallink bilden. …“	heinzelhaus kennt seine eigene Adresse nicht und kann deshalb keinen Link bilden.	Bitten Sie Ihren Administrator oder IT-Betreuer, die Adresse der Installation einzurichten. Die Meldung verweist auf die Einstellungen, ein Feld dafür gibt es dort aber nicht. Siehe Die Adresse der Installation.
„Einen Handwerker aus den Kontakten zuzuordnen setzt das Recht voraus, Kontakte einzusehen. …“	Ihnen fehlt das Recht, Kontakte einzusehen.	Legen Sie den Auftrag ohne Handwerker an. Das Büro ordnet ihn zu.
„An diesem Auftrag hängt ein Beleg. …“	Der Betrieb hat schon eine Rechnung hochgeladen.	Archivieren Sie den Auftrag.
„Versand fehlgeschlagen: …“	Der Mailzugang funktioniert nicht oder ist nicht eingerichtet.	Prüfen Sie den Mailversand. Kopieren Sie Link und PIN, solange der Dialog offen ist, und geben Sie sie auf anderem Weg weiter.
„Ungültige E-Mail-Adresse.“	Die Adresse ist falsch geschrieben.	Prüfen Sie die Schreibweise.
„Zugang ungültig.“ (im Portal)	Der Link ist unvollständig kopiert oder gehört zu keinem Auftrag.	Erteilen Sie einen neuen Zugang.
„Dieser Zugang ist abgelaufen.“ (im Portal)	Die 30 Tage sind um.	Erteilen Sie einen neuen Zugang.
„Zu viele Fehlversuche. …“ oder „Der Zugang ist wegen zu vieler Fehlversuche gesperrt.“ (im Portal)	Der Betrieb hat fünfmal einen falschen PIN eingegeben.	Erteilen Sie einen neuen Zugang.

Noch nicht möglich

• Einen erteilten Zugang vorzeitig zurückziehen. Er bleibt bis zu seinem Ablauf gültig. Löschen Sie den Auftrag, entfallen alle seine Zugänge.
• Eine Einheit beim Anlegen eines Auftrags wählen.
• Dem Betrieb aus heinzelhaus heraus eine Nachricht schreiben. Sie erreichen ihn per Telefon oder E-Mail. Im Verlauf des Portals erscheinen nur seine eigenen Rückmeldungen und die Statuswechsel.
• Einen Auftrag mit einer Buchung verknüpfen.
• Ein Zugang für Mieter oder Eigentümer. Das Portal gibt es nur für Betriebe.