Briefe und Serienbriefe

Mit Serienbriefen schreiben Sie einen Text an viele Empfänger auf einmal: an alle Mieter eines Hauses, an die Eigentümer einer Gemeinschaft oder an Kontakte, die Sie selbst auswählen. Jeder Empfänger bekommt seinen eigenen Brief mit seiner Anrede, seiner Anschrift und seinen Daten.

Ein Einzelschreiben ist ein Serienbrief an einen einzigen Empfänger. Einen eigenen Weg dafür gibt es nicht, und er wird auch nicht gebraucht (siehe „Ein Brief an eine einzelne Person“).

Das passiert, wenn Sie Briefe erzeugen:

• Für jeden Empfänger entsteht ein eigenes PDF. Es wird im Dokumentenarchiv mit Fassung und Prüfsumme abgelegt.
• Zum Drucken fasst heinzelhaus alle Briefe in einem Sammel-PDF zusammen.
• Eine Versandliste (CSV) hilft beim Kuvertieren und beim Abhaken.
• Briefkopf, Logo und Absender kommen aus den Einstellungen (Briefkopf). Die Anschrift sitzt nach DIN 5008 im Fenster des Briefumschlags.

Das brauchen Sie vorab

Was	Wo
Die Rechte „Briefe und Serienbriefe erstellen“ und „Kontakte und Bankverbindungen einsehen“. Beide haben Administratoren und die Rolle „Sachbearbeitung“.	Benutzer, Rollen und Rechte
Ein eingerichteter Briefkopf. Ohne ihn erscheinen die Briefe ohne Logo und Fußzeile.	Briefkopf
Die Verwaltungsdaten (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail). Sie füllen die Absenderzeile, den Namen unter der Unterschrift und die Platzhalter {verwaltung}.	Seitenleiste → Verwaltung → „Einstellungen“ → Reiter „Allgemein“, Karte „Ihre Verwaltung“ (nur für Administratoren)
Kontakte mit Anschrift und, für die persönliche Anrede, mit „Herr“ oder „Frau“	Kontakte, Bankverbindungen, SEPA
Für Mieterbriefe: Mietverträge. Für Eigentümerbriefe: erfasste Eigentümer.	Mietverträge und Sollstellung und Objekte, Gebäude und Einheiten

Eigentümer-Briefe brauchen erfasste Eigentümer

Eigentümer lassen sich in heinzelhaus noch nicht von Hand erfassen. Sie kommen derzeit nur aus der Übernahme aus PowerHaus. Die Übernahme aus Karthago bringt noch keine Eigentümer mit. In dem Fall ergibt die Auswahl „Eigentümer“ keine Empfänger. Schreiben Sie dann an „Ausgewählte Kontakte“.

Die Übersicht: Briefe

Damit Sie Entwürfe und erzeugte Serienbriefe finden und einen neuen anlegen.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter „Vorgänge“ auf „Briefe“.
2. Die Liste zeigt die Spalten „Titel“, „Betreff“, „Briefdatum“, „Briefe“ (die Anzahl, beim Erzeugen als Fortschritt „12 / 40“), „Status“ und „Erstellt“ (Datum und Person). Nach „Status“ können Sie filtern. Suchen können Sie nach „Titel, Betreff …“.
3. Die Status heißen „Entwurf“, „Wird erzeugt“, „Erzeugt“ und „Mit Fehlern“.
4. Klicken Sie eine Zeile an, um den Serienbrief zu öffnen. Mit „Neuer Brief“ (oben rechts) starten Sie einen neuen.
5. „Duplizieren“ am Ende der Zeile kopiert einen Serienbrief als neuen Entwurf. heinzelhaus meldet „Kopie angelegt.“ Der Titel lautet dann „Kopie von …“. Briefdatum und Stichtag stehen auf heute, damit die Kopie an den heutigen Bestand geht. Das ist der schnellste Weg für Briefe, die Sie regelmäßig verschicken.

So schreiben Sie einen Serienbrief

Ein Assistent führt Sie in drei Schritten: 1 · Empfänger, 2 · Text, 3 · Erzeugen. Mit „Entwurf speichern“ (oben rechts) sichern Sie Ihre Arbeit jederzeit. Verwerfen können Sie mit „Verwerfen“ beziehungsweise, nach dem ersten Speichern, mit „Entwurf löschen“.

Schritt 1: Empfänger

Damit feststeht, wer den Brief bekommt – zum Stand eines bestimmten Tages.

1. Klicken Sie in der Übersicht auf „Neuer Brief“. Es öffnet sich die Seite „Neuer Serienbrief“ mit dem Reiter „1 · Empfänger“.
2. Wählen Sie unter „Wer bekommt den Brief?“ bei „Empfänger“: „Mieter“, „Eigentümer“, „Mieter und Eigentümer“ oder „Ausgewählte Kontakte“.
3. Stellen Sie den „Stichtag“ ein. Maßgeblich ist der Bestand an diesem Tag: Wer an diesem Tag Mieter oder Eigentümer ist, bekommt den Brief. Der Stichtag folgt dem Briefdatum, solange Sie ihn nicht selbst ändern.
4. Wählen Sie die „Objekte“. Lassen Sie das Feld leer, gilt „Alle Objekte“. Suchen können Sie nach „Objekt suchen …“.
5. Wählen Sie unter „Einheiten“ die Arten, die angeschrieben werden sollen: Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Garage, Keller oder Einheit. „Ohne Haken: alle Einheiten.“ Mit dem Schalter „Empfänger mit nur Stellplatz oder Garage ausblenden“ schreiben Sie nur Menschen an, die auch eine Wohnung oder Gewerbefläche haben.
6. Bei der Wahl „Ausgewählte Kontakte“ erscheint stattdessen das Feld „Kontakte“ („Kontakte wählen …“). Sonst können Sie dort unter „Zusätzliche Empfänger (optional)“ weitere Kontakte anfügen.
7. Klicken Sie auf „Empfänger ermitteln“. Nach einer Änderung der Auswahl heißt der Knopf „Empfänger aktualisieren“. Zeigt heinzelhaus „Die Auswahl hat sich geändert – bitte neu ermitteln.“, ermitteln Sie die Liste noch einmal.
8. Prüfen Sie das Ergebnis. Oben stehen Marken: „n Briefe“, „n ohne Anschrift (nicht druckbar)“, „n abgewählt“, „n mit Hinweis“ und „n ohne E-Mail-Adresse“. Die Tabelle nennt je Empfänger „Empfänger“ (mit der Art: Mieter, Eigentümer, Mieter und Eigentümer oder Kontakt), „Anschrift“, „Objekt“, „Einheiten“, „Hinweise“ und „E-Mail“.
9. Nehmen Sie bei Bedarf den Haken vor einem Empfänger heraus. Er bleibt in der Liste sichtbar (durchgestrichen), bekommt aber keinen Brief.
10. Klicken Sie auf „Weiter zum Text“.

Gut zu wissen: Wer bekommt wie viele Briefe?

• Mieter eines Vertrags erhalten einen gemeinsamen Brief. Das gilt auch für Eigentümer derselben Einheit und Anschrift (Eheleute).
• Verträge derselben Personen im selben Objekt, etwa Wohnung und Stellplatz, werden zu einem Brief zusammengefasst. Die Einheiten stehen dann gemeinsam in der Spalte „Einheiten“.
• Wer Mieter und Eigentümer ist, bekommt bei „Mieter und Eigentümer“ nur einen Brief.
• Leerstand bekommt keinen Brief.
• Mit „Ausgewählte Kontakte“ schreiben Sie je Person einen Brief ohne Bezug zu einem Objekt.

Hinweise in der Liste

Die Spalte „Hinweise“ sagt Ihnen, wo Sie nachsehen sollten:

Hinweis	Bedeutung
„Keine Anschrift – wird nicht gedruckt“	Weder der Kontakt noch (bei Mietern) das Gebäude oder Objekt hat eine Anschrift. Der Brief entsteht nicht. Tragen Sie die Anschrift im Kontakt nach.
„Anschrift unvollständig – bitte prüfen“	Es fehlt zum Beispiel die Postleitzahl. Der Brief entsteht trotzdem.
„Keine eigene Anschrift – Anschrift des Gebäudes bzw. Objekts verwendet“	Der Mieter hat keine eigene Anschrift. heinzelhaus nimmt die Adresse des Gebäudes, sonst des Objekts.
„Abweichende Anschriften – verwendet wird die erste vollständige“	Die Personen eines Briefs haben verschiedene Anschriften. heinzelhaus nimmt die erste vollständige.
„Auslandsanschrift – Länderzeile bitte prüfen“	Bei einer Anschrift im Ausland steht das Land in Großbuchstaben. Prüfen Sie es.
„Anschrift hat n Zeilen, ins Fenster passen 6“	Die Anschrift ist zu lang für das Fenster.

Höchstens 1.000 Briefe umfasst ein Serienbrief. Sind es mehr, meldet heinzelhaus „Zu viele Empfänger“. Teilen Sie die Empfänger dann auf mehrere Serienbriefe auf, zum Beispiel nach Objekten.

Schritt 2: Text

Damit der Brief den richtigen Inhalt hat und Sie sehen, wie er gedruckt aussieht.

1. Öffnen Sie den Reiter „2 · Text“. In der Karte „Brieftext“ füllen Sie die Felder.
2. „Titel (intern, Teil des Dateinamens)“: Ein Name für Sie, zum Beispiel „Wartung Heizung 2026“. Er ist Pflicht, bevor Sie speichern. Ihr Empfänger sieht ihn nicht, aber er steckt im Namen jedes PDFs.
3. „Briefdatum“: das Datum auf dem Brief. Vorgabe ist heute.
4. „Betreff“: die fette Zeile über dem Text. Platzhalter sind erlaubt, zum Beispiel „Wartung der Heizungsanlage in {objekt}“.
5. „Text“: Ihr Brieftext. Mit „Platzhalter einfügen“ (über dem Betreff) setzen Sie Platzhalter ein (siehe unten).
6. „Grußformel“: Vorgabe ist „Mit freundlichen Grüßen“.
7. Lesen Sie die Karte „Prüfung“ und die „Vorschau“ (siehe unten).
8. Klicken Sie auf „Weiter zum Erzeugen“.

Wie Sie den Text formatieren:

• Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz. Ein einfacher Zeilenumbruch bleibt ein Umbruch.
• **fett** macht Text fett.
• Zeilen, die mit - beginnen, werden zur Aufzählung.
• Mehr gibt es nicht, auch keine Textbausteine.

Die Anrede setzt heinzelhaus je Empfänger selbst über Ihren Text. Schreiben Sie sie also nicht selbst. Wollen Sie sie an einer anderen Stelle haben, setzen Sie {anrede} in den Text; dann setzt heinzelhaus sie dort und nicht darüber.

Unter die Grußformel setzt heinzelhaus eine Lücke für die Unterschrift und darunter den Namen der Verwaltung (aus den Einstellungen → „Allgemein“).

Das Datum steht rechts oben über dem Betreff. Hat der Briefkopf im Informationsblock eine Zeile „Datum“, steht es dort.

Gut zu wissen: Grenzen

Der Betreff darf 300 Zeichen lang sein, der Text 20.000, Titel und Grußformel je 200. Unter dem Textfeld steht, wie viele Zeichen Sie schon verbraucht haben.

Platzhalter

Ein Platzhalter ist ein Stichwort in geschweiften Klammern, zum Beispiel {objekt}. heinzelhaus ersetzt es in jedem Brief durch den passenden Wert des Empfängers. Sie schreiben {name} nicht von Hand, sondern wählen den Eintrag im Menü „Platzhalter einfügen“. Er landet dort, wo Ihre Schreibmarke zuletzt stand: im Betreff, im Text oder in der Grußformel.

Die Regeln:

• Unbekannte Platzhalter bleiben stehen. Ein Tippfehler wie {objket} stünde unverändert im Brief. Die Prüfung warnt davor.
• Leere Werte verschwinden. Hat ein Empfänger keinen Wert (etwa keine Lage der Einheit), bleibt an der Stelle nichts stehen. Die Prüfung nennt, bei wie vielen Empfängern ein Platzhalter leer ist.
• Platzhalter funktionieren auch im Informationsblock des Briefkopfs, zum Beispiel {objekt}.
• Jeder Brief wird nur aus den Daten seines Empfängers gefüllt, nie aus Daten anderer.

Gruppe	Platzhalter	Menü-Beschriftung	Beispiel
Empfänger	{anrede}	Briefanrede	Sehr geehrte Frau Beispiel,
Empfänger	{anrede_kurz}	Anrede kurz (Herr/Frau)	Frau
Empfänger	{name}	Name (erste Person)	Maria Beispiel
Empfänger	{empfaenger_alle}	Alle Empfänger dieses Briefs	Maria Beispiel und Max Beispiel
Empfänger	{vorname}	Vorname	Maria
Empfänger	{nachname}	Nachname	Beispiel
Empfänger	{firma}	Firma	Beispiel GmbH
Empfänger	{strasse}	Straße und Hausnummer	Musterweg 12
Empfänger	{plz}	PLZ	50667
Empfänger	{ort}	Ort	Köln
Objekt und Einheit	{objekt}	Objekt	Gartenstraße 5
Objekt und Einheit	{objekt_nummer}	Objektnummer	101
Objekt und Einheit	{objekt_bezeichnung}	Objektbezeichnung	WEG Gartenstraße 5
Objekt und Einheit	{objekt_anschrift}	Anschrift des Objekts	Gartenstraße 5, 50667 Köln
Objekt und Einheit	{einheit}	Einheit	Wohnung 3
Objekt und Einheit	{einheiten}	Alle Einheiten dieses Briefs	Wohnung 3, Stellplatz 12
Objekt und Einheit	{einheit_lage}	Lage der Einheit	2. OG links
Objekt und Einheit	{wohnflaeche}	Wohnfläche	58,30 m²
Objekt und Einheit	{mea}	Miteigentumsanteil	125/1.000
Vertrag	{vertragsnummer}	Vertragsnummer	MV-0815
Vertrag	{vertragsbeginn}	Vertragsbeginn	01.04.2019
Vertrag	{miete_gesamt}	Gesamtmiete zum Briefdatum	845,00 €
Vertrag	{kaltmiete}	Kaltmiete zum Briefdatum	620,00 €
Vertrag	{nebenkosten_vz}	Nebenkostenvorauszahlung	140,00 €
Vertrag	{heizkosten_vz}	Heizkostenvorauszahlung	85,00 €
Vertrag	{eigentum_seit}	Eigentümer seit	15.06.2012
Allgemein	{datum}	Briefdatum	08.10.2026
Allgemein	{betreff}	Betreff	Wartung der Heizungsanlage
Allgemein	{verwaltung}	Name der Verwaltung	Muster Hausverwaltung GmbH
Allgemein	{verwaltung_anschrift}	Anschrift der Verwaltung	Musterstraße 1, 50667 Köln
Allgemein	{verwaltung_telefon}	Telefon der Verwaltung	0221 123456
Allgemein	{verwaltung_email}	E-Mail der Verwaltung	info@example.de
Allgemein	{sachbearbeiter}	Sachbearbeitung	Erika Muster

Gut zu wissen

• Mieten zum Briefdatum: {miete_gesamt}, {kaltmiete}, {nebenkosten_vz} und {heizkosten_vz} berücksichtigen alle Mietanpassungen, die am Briefdatum gelten. Umfasst ein Brief mehrere Verträge (Wohnung plus Stellplatz), steht dort die Summe. Eine Miete von 0 € erscheint als leer.
• Nach einer Übernahme aus PowerHaus kennt heinzelhaus nur die Gesamtmiete. {kaltmiete}, {nebenkosten_vz} und {heizkosten_vz} bleiben dort leer; die Prüfung weist mit „(0 € oder aus PowerHaus nicht aufgeteilt)“ darauf hin. {miete_gesamt} funktioniert.
• {sachbearbeiter} ist der Name des angemeldeten Benutzers, der die Briefe erzeugt.
• {verwaltung} und die Daten der Verwaltung stammen aus Einstellungen → „Allgemein“. Fehlen sie dort, ergänzt heinzelhaus aus dem Impressum.
• Bei „Ausgewählte Kontakte“ gibt es keinen Objektbezug. {objekt}, {einheit}, {miete_gesamt} und die übrigen Angaben zu Objekt und Vertrag bleiben dort leer.

Wie die Anrede entsteht

Die Briefanrede bildet heinzelhaus je Empfänger aus den Kontaktdaten:

Empfänger	Anrede
eine Person mit Anrede „Frau“ oder „Herr“ und Nachname	„Sehr geehrte Frau Beispiel,“ oder „Sehr geehrter Herr Beispiel,“ (mit Titel, etwa „Herr Dr. Beispiel“)
zwei oder drei Personen mit Anrede	„Sehr geehrte Frau Beispiel, sehr geehrter Herr Beispiel,“
Firma, Anrede „Keine“ oder mehr als drei Personen	„Sehr geehrte Damen und Herren,“
Kontakt mit gespeicherter Briefanrede (zum Beispiel aus PowerHaus)	diese Anrede

Pflegen Sie deshalb im Kontakt die Anrede, wenn Sie persönlich anschreiben wollen (Kontakte).

Vorlagen

Damit Sie einen Text, den Sie öfter brauchen, nicht jedes Mal neu schreiben.

• Vorlage speichern: Klicken Sie auf „Als Vorlage“. Im Dialog „Als Vorlage speichern“ tragen Sie einen „Namen“ ein und klicken auf „Speichern“. heinzelhaus meldet „Vorlage gespeichert.“ Betreff, Text und Grußformel werden gespeichert, in jedem Serienbrief wieder ladbar. Eine Vorlage mit gleichem Namen wird überschrieben. Der Knopf ist erst aktiv, wenn ein Text da ist.
• Vorlage laden: Wählen Sie im Feld „Vorlage laden …“ eine Vorlage. heinzelhaus meldet „Vorlage „…“ übernommen.“ und setzt Betreff, Text und Grußformel ein. Das Feld erscheint nur, wenn es Vorlagen gibt.

Vorlagen umbenennen oder löschen lässt sich in der Oberfläche noch nicht.

Prüfung und Vorschau

Die Karte „Prüfung“ sagt Ihnen vor dem Erzeugen, was nicht stimmt – „damit nichts erst beim Kuvertieren auffällt“. Sie meldet:

• Unbekannte Platzhalter („Unbekannter Platzhalter {objket} – er bliebe so im Brief stehen.“),
• Leere Platzhalter („{einheit_lage} ist bei 12 von 40 Empfängern leer“; erst sichtbar, wenn die Empfänger ermittelt sind),
• Probleme mit dem Briefkopf, zum Beispiel „Es ist kein Briefkopf eingerichtet – die Briefe erscheinen ohne Logo und Fußzeile.“, ein zu hohes Logo, eine fehlende Fußzeile oder eine fehlende Absenderzeile,
• fehlende Verwaltungsdaten: „Keine Verwaltungsdaten hinterlegt – {verwaltung} und die Unterschriftszeile bleiben leer.“ Der Link „Einstellungen“ führt dorthin.

Die Karte „Vorschau“ zeigt den Brief, genau so, wie er gedruckt wird (Vorschau und PDF kommen aus derselben Funktion). Mit den Pfeilen „Vorheriger Empfänger“ und „Nächster Empfänger“ blättern Sie durch die Briefe: „Brief 3 von 40 – so wird gedruckt“. Haben Sie noch keine Empfänger ermittelt, zeigt die Vorschau Beispieldaten („Mit Beispieldaten – Empfänger ermitteln für echte Werte“). Eine rote gestrichelte Linie „Seitenende – ab hier Seite 2“ zeigt, wo die erste Seite endet. Hinweise zum Empfänger (zum Beispiel zur Anschrift) stehen über dem Blatt.

Schritt 3: Erzeugen

Damit für jeden Empfänger das PDF entsteht – zum Drucken und zum Versenden.

1. Öffnen Sie den Reiter „3 · Erzeugen“. Die Karte „Zusammenfassung“ nennt Titel, Betreff, Briefdatum, Empfänger (Gruppe, Objekte, Stichtag), die Zahl der Briefe und die „Briefform“ („DIN 5008 Form A“ oder „Form B“).
2. Klicken Sie auf „Briefe erzeugen“. Das geht erst, wenn Betreff und Text ausgefüllt sind; sonst steht dort „Betreff und Text fehlen noch.“ Beim Erzeugen speichert heinzelhaus den Entwurf zugleich.
3. Ein Fortschrittsbalken zeigt: „Briefe werden erzeugt … 12 von 40“. Sie können die Seite verlassen. Das Erzeugen läuft weiter, und eine Benachrichtigung meldet das Ende („Serienbrief „…“ erzeugt“).
4. Am Ende steht „Alle Briefe sind erzeugt.“ Der Status wechselt auf „Erzeugt“.

Nach dem Erzeugen stehen diese Knöpfe bereit:

Knopf	Wirkung
„Nach Objekt und Einheit“ / „Nach Postleitzahl“	Sortierung des Sammel-PDFs
„Sammel-PDF zum Drucken“	alle Briefe in einer Datei, in der gewählten Sortierung
„Versandliste (CSV)“	Tabelle zum Kuvertieren (Trennzeichen Semikolon, öffnet in Excel)
„Fortsetzen“	nur bei „Mit Fehlern“: erzeugt die offenen und fehlerhaften Briefe noch einmal
„Ändern und neu erzeugen“	öffnet den Serienbrief wieder zur Bearbeitung

Darunter steht die Tabelle der Briefe mit „Nr.“, „Empfänger“, „Objekt“, „Einheiten“, „Status“ („offen“, „erzeugt“, „Fehler“, „ausgeschlossen“) und „Fassung“. Bei jedem erzeugten Brief gibt es „PDF“ (öffnet das Einzel-PDF) und „Versenden“ (E-Mail an diesen Empfänger, siehe unten).

Gut zu wissen

• Sammel-PDF: Es enthält nur die Briefe, ohne Deckblatt. Es wird nicht abgelegt und lässt sich nicht versenden. Der Nachweis für jeden Empfänger ist sein Einzel-PDF.
• Versandliste: Die Spalten heißen „Nr.“, „Anschrift“, „Objekt“, „Einheiten“, „Status“, „Fassung“, „Datei“ und „Hinweise“.
• Eingefroren: Beim Erzeugen hält heinzelhaus Anschrift, Anrede und alle Werte jedes Empfängers fest. Ändert sich danach etwas im Kontakt, bleibt der Brief, wie er erzeugt wurde.
• Abgelegt: Jeder Brief liegt als eigenes PDF im Dokumentenarchiv. Der Dateiname setzt sich aus Titel, Ort und Name zusammen.
• Ein Brief fehlt: Hat ein Empfänger keine Anschrift, entsteht kein Brief. Er steht als „ausgeschlossen“ in der Liste.

Eine Korrektur nach dem Erzeugen

Nach dem Erzeugen ist der Serienbrief gesperrt. Wollen Sie etwas ändern, klicken Sie auf „Ändern und neu erzeugen“. heinzelhaus meldet: „Der Serienbrief ist wieder bearbeitbar. Neue Fassungen entstehen nur, wo sich etwas ändert.“ Brief und Empfänger, die sich nicht geändert haben, behalten ihre bisherige Fassung.

Ohne diesen Schritt weist heinzelhaus ein Speichern ab: „Dieser Serienbrief ist nicht mehr im Entwurf. Wählen Sie „Ändern und neu erzeugen“, um ihn zu bearbeiten.“

Löschen lässt sich nur ein Entwurf, aus dem noch nie Briefe entstanden sind. Sonst gilt: „Aus diesem Serienbrief wurden bereits Briefe erzeugt und abgelegt – er bleibt als Nachweis erhalten.“

Briefe per E-Mail versenden

Mit „Versenden“ in der Zeile eines Briefs schicken Sie diesen einen Brief per E-Mail, mit Nachweis. Der Dialog schlägt nur die eigenen Empfänger des Briefs vor, nicht alle Eigentümer des Objekts. Wie der Dialog funktioniert und was Sie dafür brauchen (eingerichteter Mailversand), steht unter Akte und Dokumente.

Ein Massenversand per E-Mail an alle Empfänger auf einmal ist noch nicht möglich.

Ein Brief an eine einzelne Person

Brauchen Sie nur einen Brief, legen Sie einen Serienbrief mit einem Empfänger an:

1. Neuer Brief → „Empfänger“: „Ausgewählte Kontakte“ → im Feld „Kontakte“ die Person wählen → „Empfänger ermitteln“. Es ergibt sich ein Brief. In diesem Weg gibt es keinen Bezug zu Objekt und Vertrag. Platzhalter wie {objekt} oder {miete_gesamt} bleiben leer.
2. Brauchen Sie die Angaben aus dem Vertrag oder zur Einheit, wählen Sie „Mieter“ und das Objekt, ermitteln die Empfänger und nehmen den Haken bei allen außer dem gewünschten heraus.

Ein durchgespieltes Beispiel

Sie wollen allen Mietern von „WEG Gartenstraße 5“ die Heizungswartung ankündigen.

1. Briefe → „Neuer Brief“. Empfänger „Mieter“, Objekt „101 · WEG Gartenstraße 5“, Stichtag heute. Klicken Sie auf „Empfänger ermitteln“. Sie sehen zum Beispiel „14 Briefe“ und eine Marke „1 mit Hinweis“.

2. Klicken Sie auf „Weiter zum Text“.

3. Titel: „Wartung Heizung 2026“. Betreff: „Wartung der Heizungsanlage in {objekt}“.

4. Text:

   am Donnerstag, 15.10.2026, wird die Heizungsanlage in {objekt} gewartet.
   
   - Bitte ermöglichen Sie den Zugang zu {einheit}.
   - Bei Fragen erreichen Sie uns unter {verwaltung_telefon}.

5. Die Prüfung zeigt nichts Rotes. Sie blättern durch drei Briefe der Vorschau und finden den Brief an Frau Beispiel in Ordnung: „Sehr geehrte Frau Beispiel, am Donnerstag, 15.10.2026 …“.

6. Klicken Sie auf „Weiter zum Erzeugen“ und auf „Briefe erzeugen“. Sie holen sich einen Kaffee, denn heinzelhaus meldet das Ende.

7. Wählen Sie „Nach Objekt und Einheit“ und klicken Sie auf „Sammel-PDF zum Drucken“. Die „Versandliste (CSV)“ nehmen Sie zum Kuvertieren.

Noch nicht möglich

• Massenversand per E-Mail an alle Empfänger eines Serienbriefs.
• Postversand über einen Dienstleister, auch mit Sendungsnummer.
• Ein Zustellweg je Person (Brief oder E-Mail) und eine Einwilligung zur E-Mail-Zustellung lassen sich nicht hinterlegen.
• Vorlagen umbenennen oder löschen. Textbausteine und Rich-Text-Formatierung gibt es ebenfalls nicht.
• Ein Knopf zum Anschreiben direkt im Kontakt oder im Objekt. Sie starten immer unter „Briefe“.

Häufige Fehler

• „Die Auswahl ergibt keinen druckbaren Empfänger.“ Keine der gewählten Personen hat eine Anschrift, oder die Auswahl ist leer. Prüfen Sie Gruppe, Objekte und Stichtag und tragen Sie fehlende Anschriften im Kontakt nach.
• Die Auswahl „Eigentümer“ bleibt leer. Es sind keine Eigentümer erfasst (siehe oben).
• „Zu viele Empfänger“. Mehr als 1.000 Briefe in einem Serienbrief. Teilen Sie nach Objekten auf.
• „Bitte geben Sie dem Serienbrief einen Titel (im Schritt Text).“ Der Titel fehlt.
• „Betreff und Text fehlen noch.“ Beides ist zum Erzeugen Pflicht.
• Im Brief steht {objket} oder ein anderer Platzhalter in Klammern. Tippfehler im Platzhalter. Die Prüfung hat es gemeldet. Wählen Sie den Platzhalter im Menü statt ihn zu tippen.
• „Sehr geehrte Damen und Herren,“ statt eines Namens. Im Kontakt fehlt die Anrede („Herr“ oder „Frau“) oder der Nachname.
• Der Brief erscheint ohne Logo. Es ist kein Briefkopf eingerichtet (Briefkopf).
• „Während des Erzeugens lässt sich nichts ändern.“ Warten Sie, bis der Lauf beendet ist.
• Das Erzeugen bricht mit Fehlern ab. Der Status steht auf „Mit Fehlern“. Klicken Sie auf „Fortsetzen“. Hängt das Erzeugen länger als zehn Minuten ohne Fortschritt, gilt es als unterbrochen; auch dann hilft „Fortsetzen“.
• „In der Demo lassen sich höchstens 25 Briefe je Serienbrief erzeugen.“ In der Demo-Instanz gilt diese Grenze.