DATEV-Export

Mit dem DATEV-Export geben Sie Ihrer Steuerkanzlei die Buchungen eines Jahres als Datei. Die Kanzlei liest sie in ihr DATEV-Programm ein. Das Format heißt EXTF-Buchungsstapel: eine Textdatei im CSV-Format, die DATEV Kanzlei-Rechnungswesen versteht.

Der Export besteht aus zwei Teilen. Einmalig tragen Sie die Nummern ein, die Ihre Kanzlei vergibt. Danach erzeugen Sie die Datei, wann immer die Kanzlei sie braucht.

Achtung

Die Datei ist noch nicht in der Praxis einer Steuerkanzlei erprobt. Schicken Sie die erste Datei zur Probe an Ihre Kanzlei und lassen Sie sie einlesen, bevor Sie sich darauf verlassen. Ob alles ankommt, wie Sie es erwarten, sehen Sie erst dort.

Einmal einrichten: die Nummern der Kanzlei

Damit die Datei die Angaben trägt, die DATEV zum Einlesen braucht.

Sie brauchen: die Rolle „Administrator“. Die Einstellungen öffnen sich nur für Administratoren, und für sie gilt die Zwei-Faktor-Pflicht, siehe Anmeldesicherheit und Zwei-Faktor-Pflicht. Außerdem brauchen Sie drei Angaben von Ihrer Steuerkanzlei. Berater- und Mandantennummer stehen auch auf jeder DATEV-Auswertung.

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Verwaltung → Einstellungen und wechseln Sie in den Reiter „Integrationen“.
2. Klicken Sie auf die Kachel „DATEV“. Es öffnet sich der Dialog „DATEV“.
3. Tragen Sie die „Beraternummer“ ein. Sie hat bis zu sieben Ziffern, zum Beispiel 1234567.
4. Tragen Sie die „Mandantennummer“ ein. Sie hat bis zu fünf Ziffern, zum Beispiel 40001.
5. Tragen Sie die „Sachkontenlänge“ ein: 4 bis 8 Stellen. Sie muss zur Kontenlänge in der Kanzlei passen. Üblich ist 4.
6. Klicken Sie auf „Speichern“. Sie sehen „Einstellungen gespeichert.“ Sind Berater- und Mandantennummer eingetragen, trägt die Kachel jetzt das Kennzeichen „Aktiv“.

Gut zu wissen

• Die Nummern gelten für die ganze Installation. Alle Objekte werden unter derselben Mandantennummer exportiert. Verschiedene Mandanten je Objekt sind noch nicht möglich.
• Ohne die Nummern lässt sich nichts exportieren. Der Export bricht dann mit einer Meldung ab (siehe unten).

Die Datei erzeugen

Damit die Kanzlei die Buchungen eines Jahres bekommt.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“ (Rollen „Administrator“ und „Buchhaltung“).

1. Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Buchhaltung“. Wählen Sie oben das Jahr, das Sie exportieren wollen, und bei Bedarf das Objekt. Beides ist im Dialog schon vorbelegt.
2. Klicken Sie oben rechts auf „DATEV-Export“. Der Dialog sagt: „Erstellt einen EXTF-Buchungsstapel für den Steuerberater.“
3. Prüfen Sie „Von“ und „Bis“. Vorgabe ist das ganze gewählte Jahr, vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Sie können den Zeitraum eingrenzen, zum Beispiel auf ein Quartal.
4. Wählen Sie das „Objekt“. „Alle Objekte“ exportiert den ganzen Bestand in einer Datei.
5. Klicken Sie auf „Exportieren“. Ihr Browser lädt die Datei herunter. Sie heißt EXTF_Buchungsstapel_JJJJMMTT_JJJJMMTT.csv, zum Beispiel EXTF_Buchungsstapel_20260101_20261231.csv.
6. Geben Sie die Datei an die Kanzlei weiter, so wie Sie es vereinbart haben. Sie enthält Buchungstexte Ihrer Verwaltung. Wählen Sie deshalb einen sicheren Weg.

Schlägt der Export fehl, erscheint die Meldung „DATEV-Export fehlgeschlagen“ mit dem Grund darunter. Die häufigsten Gründe stehen am Ende dieser Seite.

Was die Datei enthält

Jede Buchung aus dem Journal ist eine Zeile der Datei. Im Kopf der Datei stehen Ihre Nummern, der Zeitraum und die Angabe, dass die Datei von heinzelhaus stammt.

Angabe in der Datei	Woher sie kommt
Konto	das Sollkonto der Buchung
Gegenkonto	das Habenkonto der Buchung
Soll/Haben-Kennzeichen	immer „S“; der Betrag steht ohne Vorzeichen
Umsatz	der Betrag mit Komma und zwei Nachkommastellen
Belegdatum	Tag und Monat des Belegdatums; das Jahr steht im Kopf der Datei
Belegfeld 1	die Belegnummer, siehe unten
Buchungstext	der Buchungstext, auf 60 Zeichen gekürzt

Gut zu wissen

• Zeitraum nach Belegdatum. Welche Buchungen in die Datei kommen, entscheidet das Belegdatum, nicht das Buchungsdatum.
• Storno. Stornierte Buchungen und ihre Stornobuchungen kommen beide in die Datei. Beim Steuerberater heben sie sich auf, wie bei Ihnen in heinzelhaus. Siehe Buchen, Splitbuchung und Storno. Das Belegdatum der Stornobuchung wählen Sie beim Stornieren. Liegt es in einem anderen Jahr als die ursprüngliche Buchung, stehen beide in verschiedenen Dateien.
• Keine Nullbeträge. Buchungen über 0,00 € lässt heinzelhaus weg. DATEV lehnt solche Zeilen ab und würde die ganze Datei zurückweisen.
• Splitbuchungen erscheinen als mehrere Zeilen mit derselben Belegnummer. Das gilt auch für eine Buchung mit abgespaltener Steuer (im Buchungsdialog unter „Steuersatz (optional)“): Die Steuer steht in einer eigenen Zeile auf dem Steuerkonto.
• Belegnummer. DATEV erlaubt in diesem Feld nur Ziffern, Buchstaben ohne Umlaute und die Zeichen $ % & * + - / sowie höchstens 36 Zeichen. heinzelhaus lässt alles andere weg, damit Rechnungsnummern wiedererkennbar bleiben. Aus „Rg. 2026/045“ wird so „Rg2026/045“.
• Kontonummern übernimmt heinzelhaus unverändert. Es füllt sie nicht auf und kürzt sie nicht. Klären Sie mit der Kanzlei, dass sie zur Sachkontenlänge und zum Kontenrahmen passen.
• Vortragsbuchungen. Saldenvorträge sind gewöhnliche Buchungen und kommen ebenfalls in die Datei, wenn sie im Zeitraum liegen. Klären Sie mit der Kanzlei, wie sie mit Eröffnungswerten umgeht.
• Festschreibung. Die Datei ist nicht festgeschrieben. Ob die Buchungen festgeschrieben werden, entscheidet die Kanzlei beim Einlesen.
• Zeichensatz. DATEV liest kein UTF-8. Die Datei ist deshalb im Zeichensatz Windows-1252 gespeichert. Zeichen, die es dort nicht gibt, ersetzt heinzelhaus durch ein Fragezeichen.

Was in der Datei fehlt

heinzelhaus liefert die Buchungen, aber keine buchhalterischen Zusatzangaben:

• Steuerschlüssel (BU-Schlüssel). Die Spalte bleibt leer. Die Steuer steht, wenn Sie sie im Buchungsdialog abgespalten haben, als eigene Zeile auf dem Steuerkonto. Einen Steuersatz oder -schlüssel trägt die Buchung nicht.
• Kostenstellen und andere Zusatzfelder.
• Debitoren und Kreditoren. Es gibt keine Personenkonten. Die Gegenseite einer Buchung steht höchstens im Buchungstext.
• Belegbilder und Links zu den Belegen.

Sprechen Sie mit Ihrer Kanzlei ab, was sie nach dem Einlesen selbst ergänzt.

Für Ihre Steuerkanzlei

Falls die Kanzlei nachfragt: Die Datei folgt der DATEV-Formatbeschreibung „Buchungsstapel“ (Header-Version 700, Formatkategorie 21, Formatversion 13, 125 Spalten). Die Felder sind durch Semikolon getrennt, die Zeilen enden mit Wagenrücklauf und Zeilenvorschub, Beträge haben ein Komma als Dezimalzeichen. Die Datei trägt das Währungskennzeichen EUR, den Buchungstyp „Finanzbuchführung“ und den Rechnungslegungszweck „unabhängig“. Das Wirtschaftsjahr beginnt im Kopf immer am 1. Januar.

Zeitraum und Wirtschaftsjahr

Der Zeitraum einer Datei muss innerhalb eines Kalenderjahres liegen. Exportieren Sie für jedes Jahr eine eigene Datei. Der Grund: DATEV führt das Jahr nur im Kopf der Datei, in den Zeilen stehen nur Tag und Monat.

Außerdem rechnet der Export fest mit dem Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr. Hat ein Objekt ein abweichendes Wirtschaftsjahr, das nicht im Januar beginnt, wählen Sie den Zeitraum trotzdem innerhalb eines Kalenderjahres. Ein Wirtschaftsjahr, das über den Jahreswechsel läuft, lässt sich nur in zwei Dateien exportieren, und im Kopf beginnt jede am 1. Januar.

Häufige Fehler

Meldung	Ursache	Lösung
„Für den DATEV-Export fehlen Berater- und Mandantennummer. Bitte hinterlegen Sie beide unter Einstellungen → Integrationen → DATEV.“	Die Nummern sind nicht eingetragen.	Lassen Sie einen Administrator sie eintragen, siehe oben.
„Der Zeitraum muss innerhalb eines Kalenderjahres liegen — DATEV führt das Jahr nur im Kopf des Buchungsstapels. Bitte exportieren Sie je Jahr eine Datei.“	„Von“ und „Bis“ liegen in verschiedenen Jahren.	Erzeugen Sie je Jahr eine Datei.
„Im gewählten Zeitraum liegen keine Buchungen vor.“	Im Zeitraum und für dieses Objekt gibt es keine Buchung mit einem Betrag über 0,00 €.	Prüfen Sie Zeitraum und Objekt.
„Bitte geben Sie einen gültigen Zeitraum (von/bis) an.“	Ein Datum fehlt, oder „Von“ liegt nach „Bis“.	Korrigieren Sie die Daten.
„Für den DATEV-Export fehlt Ihnen die Berechtigung.“	Ihnen fehlt das Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“.	Wenden Sie sich an einen Administrator.
„Die Beraternummer besteht aus bis zu 7 Ziffern.“ (beim Speichern)	Die Nummer enthält Buchstaben oder ist zu lang.	Tragen Sie nur Ziffern ein.
„Die Mandantennummer besteht aus bis zu 5 Ziffern.“ (beim Speichern)	Wie oben.	Tragen Sie nur Ziffern ein, bis zu fünf.
„Die Sachkontenlänge liegt bei DATEV zwischen 4 und 8.“ (beim Speichern)	Die Zahl liegt außerhalb.	Tragen Sie eine Zahl von 4 bis 8 ein.
„Die Sachkontenlänge muss eine ganze Zahl sein.“ (beim Speichern)	Die Eingabe hat Nachkommastellen.	Tragen Sie eine ganze Zahl von 4 bis 8 ein.

Noch nicht möglich

• Daten aus DATEV in heinzelhaus einlesen. Der Export geht nur in eine Richtung.
• Eine direkte Übertragung an DATEV. Sie geben die Datei selbst an die Kanzlei weiter.
• Steuerschlüssel, Kostenstellen, Personenkonten und Beleglinks in der Datei.
• Verschiedene Berater- oder Mandantennummern für verschiedene Objekte.
• Ein Wirtschaftsjahr, das nicht im Januar beginnt, im Kopf der Datei.

Arbeitet Ihre Kanzlei mit Lexware Office statt mit DATEV, siehe Lexware Office.