Objekte, Gebäude und Einheiten

Alles, was Sie in heinzelhaus verwalten, hängt an einem Objekt. Ein Objekt ist ein Haus oder eine Wohnanlage. Darin liegen die Einheiten: Wohnungen, Gewerbeflächen, Stellplätze, Garagen und Keller. Haben Sie eine Anlage mit mehreren Häusern oder Aufgängen, gliedern Sie die Einheiten zusätzlich in Gebäude.

An dieser Struktur hängen Mietverträge, Konten, Umlageschlüssel und Abrechnungen. Legen Sie sie deshalb zuerst an, und zwar sorgfältig.

Ebene	Beispiel	Pflicht?
Objekt	„WEG Musterstraße 1–3“	ja
Gebäude	„Haus A“	nein, nur bei mehreren Häusern
Einheit	„WE 01“	ja

Die Fachbegriffe (zum Beispiel MEA oder Wirtschaftsjahr) erklärt die Seite Begriffe von A bis Z.

Die drei Verwaltungsarten

Jedes Objekt hat eine Verwaltungsart. Sie beschreibt, was Sie dort verwalten.

Verwaltungsart	Das ist es	Dazu gehört üblicherweise
WEG	Wohnungseigentümergemeinschaft: Die Einheiten gehören verschiedenen Eigentümern.	Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht.
Mietobjekt	Ein Haus, dessen Wohnungen vermietet werden.	Betriebskostenabrechnung für die Mieter.
SE-Verwaltung	Sondereigentumsverwaltung: Sie verwalten einzelne vermietete Eigentumswohnungen für deren Eigentümer.	Mietverträge für die vermieteten Wohnungen.

Im Objekt wirkt die Verwaltungsart an drei Stellen: Nur bei einer WEG gibt es den Reiter „Rücklage“, und nur bei einer WEG weist heinzelhaus auf fehlende Eigentümer hin. „Leerstand“ zeigt es bei einer Wohnung ohne Mieter nur in Miet- und SE-Objekten an. In einer WEG wohnen dort oft die Eigentümer selbst.

Die Objektliste

Damit Sie alle Häuser auf einen Blick haben und das richtige schnell finden.

Das brauchen Sie: das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten einsehen“. Es haben alle Rollen außer „Handwerker / Hausmeister“.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter „Bestand“ auf „Objekte“.
2. Oben steht die Summe, zum Beispiel „12 Verwaltungsobjekte · 140 Einheiten · 9.800 m²“.
3. Suchen Sie im Feld „Nummer, Bezeichnung, Adresse …“.
4. Klicken Sie eine Zeile an. Das Objekt öffnet sich rechts neben der Liste. Ist das Fenster schmal, erscheint es als Tafel über der Liste. Mit dem „X“ („Schließen“) schließen Sie es wieder; die Liste bleibt so, wie sie war – mit Suche und Filter.

Die Spalten heißen „Nummer“, „Bezeichnung“, „Art“, „Ort“, „Adresse“, „Einheiten“ und „Wohnfläche“. Nach „Art“ und „Ort“ können Sie filtern. Über „⋯“ ganz rechts in der Kopfzeile blenden Sie Spalten ein und aus und ändern ihre Reihenfolge. „Nummer“ und „Bezeichnung“ sind angeheftet und bleiben links. Wie Sie Listen sortieren, filtern und Spalten anordnen, steht unter Die Oberfläche.

Gut zu wissen

Die Wohnfläche in der Liste ist die Summe der Wohnflächen aller Einheiten des Objekts. Einheiten ohne eingetragene Wohnfläche tragen nichts zur Summe bei.

Ein Objekt anlegen

Damit ein neues Haus oder eine neue Gemeinschaft in heinzelhaus existiert.

Das brauchen Sie: das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“. Es haben Administratoren und die Rolle „Sachbearbeitung“. Ohne dieses Recht sehen Sie den Knopf „Neues Objekt“ nicht.

1. Klicken Sie in der Objektliste oben rechts auf „Neues Objekt“.
2. Tragen Sie die „Objektnummer“ ein, zum Beispiel 1000. Sie ist Pflicht und darf nur einmal vorkommen.
3. Wählen Sie die „Verwaltungsart“: „WEG“ (Vorgabe), „Mietobjekt“ oder „SE-Verwaltung“.
4. Tragen Sie die „Bezeichnung“ ein, zum Beispiel „WEG Musterstraße 1–3“. Auch sie ist Pflicht.
5. Ergänzen Sie, wenn Sie möchten, „Straße“, „Hausnummer“, „PLZ“ und „Ort“.
6. Wählen Sie bei „Wirtschaftsjahr beginnt im“ den Monat. Vorgabe ist Januar.
7. Tragen Sie bei einer WEG unter „MEA gesamt (bei WEG)“ die Summe aller Miteigentumsanteile ein, zum Beispiel 1000.
8. Notieren Sie bei Bedarf etwas unter „Notizen“.
9. Klicken Sie auf „Objekt anlegen“.

heinzelhaus meldet „Objekt angelegt.“ und öffnet die Seite des Objekts. Dort legen Sie als Nächstes die Einheiten an.

Gut zu wissen

• Zahlen dürfen Sie mit Komma eingeben, zum Beispiel „75,5“.
• Der Beginn des Wirtschaftsjahres bestimmt, in welchem Zeitraum heinzelhaus Kontensalden, Jahresabrechnung und Vermögensbericht rechnet. Er muss nicht der Januar sein.
• Den Reiter „Rücklage“ gibt es nur bei der Verwaltungsart „WEG“.

Was heinzelhaus beim Objekt noch nicht kennt

Diese Angaben lassen sich bisher nicht erfassen: Verwaltungsbeginn und -ende, Grundbuchdaten (Amtsgericht, Blatt, Flurstück), Verwalterbestellung, Beirat und die Bankkonten des Objekts. Auch warnt heinzelhaus nicht, wenn die Miteigentumsanteile der Einheiten nicht zur „MEA gesamt“ passen. Es zeigt nur die Summen nebeneinander (siehe unten).

Das Objekt im Überblick

Klicken Sie ein Objekt in der Liste an. Oben stehen die Bezeichnung und die Verwaltungsart („WEG“, „Mietobjekt“ oder „SE-Verwaltung“). Darunter steht eine Zeile wie „Nr. 1000 · Musterstraße 1, 50667 Köln · Wirtschaftsjahr ab Januar“.

Die Knöpfe im Kopf:

• „Konten“ zeigt die Sachkonten des Objekts. Er erscheint nur mit dem Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“. Mehr dazu unter Konten eines Objekts.
• „Bearbeiten“ öffnet die Stammdaten. Er erscheint nur mit dem Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“.
• „⋯“ („Weitere Aktionen“) enthält neben der Liste „Als ganze Seite öffnen“ und – mit dem Recht zum Ändern – „Objekt löschen“. Auf der ganzen Seite gibt es das Menü nur mit dem Recht zum Ändern, und es enthält nur „Objekt löschen“.

Mit „Als ganze Seite öffnen“ sehen Sie dieselben Daten auf einer eigenen Seite. Dort kommen Sie über „Alle Objekte“ zurück zur Liste. Die ganze Seite zeigt die Einheiten als Tabelle, das schmale Panel zeigt sie als Liste untereinander.

Darunter liegen die Reiter:

Reiter	Was dort steht
„Einheiten (n)“	Wohnungen, Stellplätze und so weiter, mit Eigentümern und Mietern von heute. Siehe unten.
„Gebäude (n)“	Die Häuser oder Aufgänge des Objekts. Siehe unten.
„Umlage“	Die Umlageschlüssel. Siehe Umlageschlüssel.
„Rücklage“	Nur bei WEG. Siehe Erhaltungsrücklage.
„Akte (n)“	Fotos und Unterlagen zum Objekt. Siehe Akte und Dokumente.

Einheiten

Wer wohnt wo? Die Belegung ansehen

Damit Sie sehen, wer heute Eigentümer und wer Mieter jeder Einheit ist, was leer steht und welche Flächen und Anteile erfasst sind.

Das brauchen Sie: das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten einsehen“. Namen sehen Sie nur mit dem Recht „Kontakte und Bankverbindungen einsehen“.

1. Öffnen Sie das Objekt und wählen Sie den Reiter „Einheiten (n)“.
2. Über der Liste steht bei einer WEG, wie viele Miteigentumsanteile erfasst sind, zum Beispiel „MEA erfasst: 980 von 1.000“. Dahinter steht der Tag der Auswertung: „Eigentümer und Mieter am 08.10.2026“.
3. Auf der ganzen Seite zeigt die Tabelle diese Spalten: „Nr.“, „Bezeichnung“ (mit der Lage darunter), „Typ“, „Gebäude“, „Eigentümer“, „Mieter“, „Fläche“ und „MEA“. Suchen können Sie nach „Nummer, Bezeichnung, Eigentümer, Mieter …“. In „Fläche“ steht die Wohnfläche, ersatzweise die Heiz- oder Nutzfläche mit Kennzeichnung („Wohnfl.“, „Heizfl.“, „Nutzfl.“), dahinter die Zimmerzahl.
4. Die Namen sind Links. Ein Klick führt zum Kontakt.

Gut zu wissen

• Stichtag ist immer heute. Ein anderer Tag lässt sich in dieser Ansicht nicht wählen, und frühere Eigentümer oder Mieter zeigt sie nicht. Eigentum und Mietverträge zählen von ihrem Beginn bis zu ihrem Ende, beide Tage eingeschlossen. Wer bis zum 31.10. Eigentümer ist, ist es am 31.10. noch.
• „Leerstand“ steht bei Miet- und SE-Objekten, wenn kein Mietvertrag läuft. Auch ein aus einem Altsystem übernommener Platzhaltervertrag „Leerstand“ zählt so.
• Bei einer WEG ohne erfassten Eigentümer steht gelb „kein Eigentümer erfasst“. Wohnungen einer WEG ohne Mieter bleiben ohne Eintrag, denn dort wohnen oft die Eigentümer selbst.
• Fehlt bei einer WEG der Miteigentumsanteil einer Einheit, steht im Panel „MEA fehlt“.
• Die Spalte „Eigentümer“ erscheint bei WEG-Objekten und überall dort, wo Eigentümer erfasst sind.
• Die Einheiten stehen in natürlicher Reihenfolge: 1, 2, … 10.

Eine Einheit anlegen

Damit jede Wohnung, jeder Stellplatz und jede Garage in heinzelhaus vorkommt.

Das brauchen Sie: das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“.

1. Öffnen Sie das Objekt, Reiter „Einheiten“, und klicken Sie auf „Neue Einheit“.
2. Tragen Sie die „Einheitsnummer“ ein, zum Beispiel „WE 01“. Sie ist Pflicht und muss im Objekt eindeutig sein.
3. Wählen Sie den „Typ“: „Wohnung“ (Vorgabe), „Gewerbe“, „Stellplatz“, „Garage“, „Keller“ oder „Sonstige“.
4. Ergänzen Sie, was Sie wissen: „Bezeichnung“ (zum Beispiel „3-Zimmer-Wohnung EG links“), „Lage“ (zum Beispiel „EG links“), „Gebäude“ („Kein Gebäude“ oder eines der angelegten), „Wohnfläche (m²)“, „Heizfläche (m²)“, „Zimmer“ und „Miteigentumsanteil (MEA)“.
5. Klicken Sie auf „Einheit anlegen“.

heinzelhaus meldet „Einheit angelegt.“

Gut zu wissen

Wohnfläche und Miteigentumsanteil sind die Grundlage der Umlageschlüssel „Wohnfläche“ und „Miteigentumsanteile (MEA)“. Die Heizfläche braucht die Heizkostenverteilung. Pflegen Sie diese Werte gleich mit, sonst fehlen sie später in der Abrechnung. Die Nutzfläche zeigt heinzelhaus nur an, wenn sie aus einer Datenübernahme stammt und weder Wohn- noch Heizfläche vorliegen. Im Dialog lässt sie sich nicht ändern.

Eine Einheit bearbeiten

1. Klicken Sie in der Zeile der Einheit auf „⋯“ und wählen Sie „Bearbeiten“.
2. Ändern Sie im Dialog „Einheit bearbeiten“, was nötig ist.
3. Klicken Sie auf „Speichern“. heinzelhaus meldet „Einheit gespeichert.“

Der neue Wert ersetzt den alten. Eine Flächenhistorie gibt es noch nicht, ebenso keine Unterscheidung zwischen vertraglicher und tatsächlicher Wohnfläche.

Eine Einheit löschen

Löschen ist nur für Einheiten gedacht, die versehentlich angelegt wurden.

1. Klicken Sie in der Zeile der Einheit auf „⋯“ und wählen Sie „Löschen“.
2. heinzelhaus prüft zuerst, was an der Einheit hängt („Es wird geprüft, was daran hängt …“).
3. Hängen Mietverträge, Eigentumsverhältnisse, Buchungen oder gerechnete Abrechnungen daran (auch gerechnete Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne), öffnet sich eine Absage. Sie zählt auf, was im Weg steht, zum Beispiel „2 Mietverträge und 14 Buchungen“. Der Titel lautet dann zum Beispiel „Einheit WE 01 lässt sich nicht löschen“. Es gibt keinen Löschknopf, nur „Schließen“.
4. Hängt nichts davon daran, nennt der Dialog, was mitgelöscht wird (Umlage- und Verbrauchswerte der Einheit) und was erhalten bleibt, aber nicht mehr auf die Einheit verweist (zum Beispiel Sollstellungen, Aufträge, Dokumente, Dateien in der Akte).
5. Klicken Sie auf „Endgültig löschen“ oder auf „Abbrechen“.

Achtung

Gelöschtes lässt sich nicht zurückholen. Hat eine Einheit einmal Verträge oder Buchungen gehabt, bleibt sie als Nachweis erhalten. Endet ein Mietverhältnis, tragen Sie beim Vertrag das Vertragsende ein (Mietverträge und Sollstellung).

Gebäude

Damit Sie bei Anlagen mit mehreren Häusern oder Aufgängen jedem Haus eine eigene Adresse und ein Baujahr geben können. Bei einem Objekt mit nur einem Haus brauchen Sie das nicht.

Das brauchen Sie: das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“.

1. Öffnen Sie das Objekt, Reiter „Gebäude (n)“, und klicken Sie auf „Neues Gebäude“.
2. Tragen Sie die „Bezeichnung“ ein, zum Beispiel „Haus A“. Sie ist Pflicht.
3. Ergänzen Sie „Straße“, „Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“ und das „Baujahr“ (vierstellig).
4. Klicken Sie auf „Gebäude anlegen“. heinzelhaus meldet „Gebäude angelegt.“
5. Ordnen Sie die Einheiten zu: Öffnen Sie die Einheit mit „⋯“ → „Bearbeiten“ und wählen Sie im Feld „Gebäude“ das Haus.

Über „⋯“ in der Zeile des Gebäudes bearbeiten oder löschen Sie es. Vor dem Löschen fragt heinzelhaus nach („Haus A löschen?“) und bestätigt mit „Endgültig löschen“. Löschen Sie ein Gebäude, bleiben seine Einheiten erhalten; sie verlieren nur die Zuordnung zum Haus.

Gut zu wissen

Hat ein Mieter keine eigene Anschrift hinterlegt, verwenden Serienbriefe die Adresse des Gebäudes, sonst die des Objekts (Briefe und Serienbriefe).

Eigentümer

Die Spalte „Eigentümer“ zeigt, wer heute Eigentümer einer Einheit ist. Eigentum hat einen Beginn und ein Ende; ein Eigentümerwechsel erzeugt einen neuen Eintrag, der alte bleibt als Historie bestehen.

Eigentümer von Hand erfassen oder wechseln lässt sich in heinzelhaus noch nicht. Es gibt dafür bisher keine Oberfläche, auch keine Eigentümerliste. Eigentümer kommen derzeit nur über die Übernahme aus PowerHaus ins Programm. Die Übernahme aus Karthago bringt noch keine Eigentümer mit. Eine WEG steht danach ohne Eigentümer da.

Serienbriefe an Eigentümer und der Versand von Wirtschaftsplan, Vermögensbericht oder Beschluss-Sammlung setzen erfasste Eigentümer voraus.

Nach einer Datenübernahme

• Karthago bringt Objekte und Einheiten mit ihren Flächen mit. Gebäude, Miteigentumsanteile (MEA) und Eigentümer kommen nicht mit. Gebäude und MEA tragen Sie von Hand nach. Eigentümer lassen sich, wie oben beschrieben, noch nicht erfassen.
• PowerHaus bringt Objekte, Gebäude und Einheiten mit Flächen und MEA mit, dazu die Eigentumsverhältnisse.

Mehr dazu unter Übernahme aus Karthago und Übernahme aus PowerHaus.

Ein Objekt bearbeiten oder löschen

Bearbeiten

1. Öffnen Sie das Objekt und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
2. Ändern Sie im Dialog „Objekt bearbeiten“, was nötig ist. Die Felder sind dieselben wie beim Anlegen.
3. Klicken Sie auf „Speichern“. heinzelhaus meldet „Objekt gespeichert.“

Löschen

1. Öffnen Sie das Objekt, klicken Sie auf „⋯“ („Weitere Aktionen“) und wählen Sie „Objekt löschen“.
2. heinzelhaus prüft, was am Objekt hängt. Hängen Mietverträge, Eigentumsverhältnisse, Buchungen oder gerechnete Abrechnungen daran (auch gerechnete Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne), lehnt es das Löschen ab und nennt den Grund. Der Dialog bietet dann nur „Schließen“ an.
3. Sonst listet der Dialog unter „Mit gelöscht werden:“ auf, was mit dem Objekt verschwindet. Dazu können Gebäude, Einheiten, objekteigene Sachkonten, Umlageschlüssel, Rücklagen, Beschlüsse, offene Posten, Sollstellungen, Mahnungen, Fristen, Aufträge, Dokumente und Dateien der Akte gehören. Unter „Bleiben erhalten, verweisen aber nicht mehr auf das Objekt:“ stehen zum Beispiel Belege im Rechnungseingang.
4. Klicken Sie auf „Endgültig löschen“ oder auf „Abbrechen“.

Achtung

Lesen Sie die Liste im Dialog genau. Was dort steht, ist danach weg, auch die Dateien in der Akte des Objekts. Ein Objekt mit Verträgen oder Buchungen bleibt aus gutem Grund bestehen: Es ist der Nachweis für spätere Abrechnungszeiträume und die Aufbewahrungspflicht.

Häufige Fehler

• „Diese Objektnummer ist bereits vergeben.“ Jede Objektnummer gibt es nur einmal. Wählen Sie eine andere.
• „Objektnummer fehlt“ oder „Bezeichnung fehlt“. Beide Felder sind Pflicht.
• „Diese Einheitsnummer existiert in dem Objekt bereits.“ Innerhalb eines Objekts muss jede Einheitsnummer eindeutig sein.
• „Ungültige Zahl“. Bei der MEA, den Flächen oder den Zimmern steht etwas anderes als eine Zahl. Komma und Punkt sind erlaubt.
• „Ungültiges Baujahr“. Das Baujahr braucht genau vier Ziffern.
• Der Knopf „Neues Objekt“, „Bearbeiten“ oder „Neue Einheit“ fehlt. Ihnen fehlt das Recht „Objekte, Gebäude und Einheiten ändern“. Wenden Sie sich an einen Administrator (Benutzer, Rollen und Rechte).

Weiter

• Einen Mietvertrag für eine Einheit anlegen: Mietverträge und Sollstellung
• Mieter und Eigentümer als Kontakte erfassen: Kontakte, Bankverbindungen, SEPA
• Kosten auf die Einheiten verteilen: Umlageschlüssel