Buchhaltung im Überblick

Die Buchhaltung von heinzelhaus besteht aus drei Teilen: dem Journal mit allen Buchungen, den Sachkonten mit ihren Salden und den offenen Posten. Das sind die Forderungen, die noch nicht bezahlt sind. Alles liegt auf einer Seite. Gebucht wird von Hand oder als Folge eines Zahlungseingangs. Geändert wird nie, korrigiert nur per Storno.

Wenn Ihnen ein Fachbegriff fehlt, hilft Begriffe von A bis Z.

Der Weg des Geldes

Die Seiten im Bereich „Zahlungsverkehr“ greifen ineinander. So läuft eine Miete durch heinzelhaus:

1. Mietvertrag. Im Vertrag steht, was monatlich in Rechnung gestellt wird, etwa Kaltmiete und Vorauszahlungen. Das nennt man Sollstellung.
2. Monatlicher Lauf. Einmal im Monat macht der Sollstellungslauf aus diesen Positionen offene Posten. Es entsteht noch keine Buchung im Journal.
3. Zahlungseingang. Sie lesen den Kontoauszug ein und bestätigen, welche Zahlung zu welchem offenen Posten gehört. Erst dabei bucht heinzelhaus ins Journal: „Geldkonto an Erlöskonto“. Mehr dazu unter Zahlungseingang.
4. Rückstände und Mahnwesen. Was offen bleibt, sehen Sie unter Offene Posten und Rückstände. Bei größerem Rückstand meldet sich das Dashboard. Gemahnt wird im Mahnwesen.
5. Ausgaben. Kosten buchen Sie mit „Buchung erfassen“ oder direkt aus dem Kontoauszug mit „Ausgabe buchen“. Beides steht unter Buchen, Splitbuchung und Storno und im Zahlungseingang.
6. Eingangsrechnungen. Im Rechnungseingang prüfen und geben Sie Rechnungen frei. Dabei entsteht keine Buchung und keine Überweisung.

Gut zu wissen

Forderungen werden nicht gebucht, bevor das Geld da ist: Der monatliche Lauf legt nur offene Posten an. Ins Journal kommt eine Miete erst, wenn Sie die Zahlung zuordnen (Ist-Prinzip).

Die Seite „Buchhaltung“

Sie finden sie unter Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Buchhaltung“. Oben stehen der Titel und die Auswahl, darunter vier Kacheln und drei Reiter.

1. Wählen Sie rechts oben im Feld „Alle Objekte“ ein Objekt. Sie können nach Nummer oder Bezeichnung suchen. Lassen Sie „Alle Objekte“ stehen, sehen Sie den gesamten Bestand.
2. Wählen Sie daneben das „Jahr“. Zur Auswahl stehen alle Jahre, in denen Buchungen vorliegen. Vorgabe ist das jüngste.
3. Lesen Sie die Kacheln: „Erträge“ und „Aufwendungen“ (mit dem gewählten Jahr, etwa „Erträge 2026“), „Offene Forderungen“ und „Davon angemahnt“. Die letzte Kachel zählt die offenen Posten mit Mahnstufe und wird rot, sobald es welche gibt.
4. Wechseln Sie zwischen den Reitern. In Klammern steht jeweils die Zahl der Einträge, etwa „Journal (1.250)“:

Reiter	Was Sie sehen	Mehr dazu
„Journal“	Alle Buchungen des Jahres, durchsuchbar	Buchen, Splitbuchung und Storno
„Sachkonten“	Alle Konten mit Vortrag, Soll, Haben und Saldo	Kontenblatt und Saldenliste
„Offene Posten“	Noch nicht bezahlte Forderungen des Jahres	Offene Posten und Rückstände

5. Oben rechts stehen die Knöpfe „DATEV-Export“ (siehe DATEV-Export) und „Buchung erfassen“. Den Knopf „Buchung erfassen“ sehen nur Mitarbeitende mit dem Recht „Buchungen erfassen und stornieren“. Im Reiter „Sachkonten“ kommen „Kontenblätter (PDF)“ und, mit dem Recht zur Kontenpflege, „Neues Konto“ dazu.

Gut zu wissen

• Objekt und Jahr stehen in der Adresse der Seite. Mit einem Lesezeichen merken Sie sich Ihre Auswahl.
• Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Einzelheiten neben der Liste, auf kleinen Bildschirmen darüber.
• Es gibt zwei Arten von „Jahr“. Das Journal ordnet Buchungen nach dem Kalenderjahr des Belegdatums. Die Sachkonten und die Kacheln „Erträge“ und „Aufwendungen“ rechnen im Wirtschaftsjahr des Objekts. Das kann von Januar abweichen. Wo Sie es einstellen, steht unter Objekte, Gebäude und Einheiten.
• Haben Sie noch nichts gebucht und nichts übernommen, steht dort „Keine Buchhaltungsdaten.“ Bestände aus einem Altsystem holen Sie über die Datenübernahme.

Das Journal lesen

Das Journal ist die zeitliche Liste aller Buchungen. Sie finden es im Reiter „Journal“.

1. Suchen Sie im Feld „Buchungstext oder Beleg-Nr. …“. Die Suche läuft über alle Buchungen des Jahres, nicht nur über die Seite, die Sie gerade sehen.
2. Lesen Sie die Spalten „Belegdatum“, „Objekt“, „Beleg-Nr.“, „Buchungstext“, „Soll“, „Haben“ und „Betrag“. Fahren Sie mit der Maus über eine Kontonummer in „Soll“ oder „Haben“, sehen Sie die Bezeichnung des Kontos. Spalten blenden Sie über den Knopf „⋯“ („Spalten anpassen“) ganz rechts in der Kopfzeile ein und aus und ordnen sie dort neu an. Im Journal lässt sich nicht nach Spalten sortieren, und ein Filter wirkt nur auf die Seite, die Sie gerade sehen. Mehr dazu unter Die Oberfläche.
3. Klicken Sie eine Zeile an. Rechts öffnet sich der Bereich „Buchung“ mit Belegdatum, Buchungsdatum, Beleg-Nr., Betrag, Sollkonto und Habenkonto. Gehört die Buchung zu einer Splitbuchung, sehen Sie darunter alle Positionen.
4. Unter der Liste steht „Summe aller … Treffer“. Sie addiert die Beträge aller Zeilen, die zur Suche passen.

Gut zu wissen

• Das Journal zeigt 200 Buchungen je Seite und blättert auf dem Server. Die Gesamtzahl und die Summe beziehen sich immer auf alle Treffer.
• Stornierte Buchungen erscheinen durchgestrichen. Im Bereich „Buchung“ tragen sie das Kennzeichen „Storniert“, die Gegenbuchung das Kennzeichen „Stornobuchung“. Beide stehen als eigene Zeilen im Journal und zählen auch in der Summe unter der Liste beide mit.

Wer darf was?

Im Geldbereich spielen fünf Rechte eine Rolle. Welche Rolle sie mitbringt, zeigt diese Tabelle:

Recht (so steht es in der Rollenverwaltung)	Administrator	Buchhaltung	Übrige Rollen
„Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“	ja	ja	nein
„Buchungen erfassen und stornieren“	ja	ja	nein
„Sachkonten anlegen, ändern und deaktivieren“	ja	ja	nein
„Eingangsrechnungen hochladen und Angaben ergänzen“	ja	ja	nein
„Eingangsrechnungen freigeben, ablehnen und als bezahlt kennzeichnen“	ja	nein	nein

„Übrige Rollen“ sind „Sachbearbeitung“, „Nur Lesen“ und „Handwerker / Hausmeister“. Einzelne Rechte lassen sich zusätzlich vergeben oder entziehen. Ein Entzug gewinnt immer gegen die Rolle. Wie das geht, steht unter Benutzer, Rollen und Rechte.

In der Seitenleiste erscheinen „Buchhaltung“ und „Rechnungseingang“ mit dem Recht zum Einsehen. „Sollstellung“, „Zahlungseingang“ und „Mahnwesen“ erscheinen mit dem Recht zum Buchen. Alle genannten Punkte stehen in der Gruppe „Zahlungsverkehr“.

Für die Aufträge an Handwerker gibt es drei eigene Rechte. Sie stehen unter Aufträge und Handwerkerportal.

Achtung

Ein ausgeblendeter Menüpunkt ist nicht die einzige Sperre. Wer ohne Recht die Adresse einer Seite aufruft, landet auf dem Dashboard. Aktionen ohne Recht scheitern mit der Meldung „Für diesen Vorgang fehlt Ihnen die Berechtigung. Bitte wenden Sie sich an einen Administrator.“

Buchungen sind unveränderlich

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) darf eine Buchung nicht geändert oder gelöscht werden. heinzelhaus bietet deshalb bewusst keinen Knopf „Bearbeiten“. Einen Fehler korrigieren Sie mit einem Storno: Es entsteht eine Gegenbuchung, die Originalbuchung bleibt sichtbar. So geht es: Buchen, Splitbuchung und Storno.

Aus demselben Grund lassen sich Objekte und Einheiten, an denen Buchungen hängen, nicht mehr löschen. Der Löschdialog nennt vorher, was daran hängt. Mehr dazu unter Objekte, Gebäude und Einheiten.

Noch nicht möglich

Diese Funktionen gibt es in heinzelhaus bisher nicht:

• ein Jahresabschluss, der Vortragsbuchungen selbst erzeugt, und das Festschreiben eines abgeschlossenen Zeitraums
• ein Änderungsprotokoll, das jede Handlung festhält
• die Verknüpfung einer Buchung mit ihrem Beleg
• Personenkonten und ein Kontoauszug je Mieter
• die Umsatzsteuer-Voranmeldung
• SEPA-Dateien für Lastschrift und Überweisung sowie die direkte Bankanbindung (beides in Vorbereitung)

Was schon geht und was nicht, zeigt der Funktionsüberblick.