Mahnwesen

Das Mahnwesen zeigt alle überfälligen Forderungen, die jetzt gemahnt werden können, mit der neuen Mahnstufe, den Verzugszinsen und den Mahnkosten. Ein Mahnlauf erzeugt die Schreiben für viele Posten auf einmal. Grundlage sind die offenen Posten, die der Sollstellungslauf anlegt und der Zahlungseingang ausgleicht.

Alle Schritte brauchen das Recht „Buchungen erfassen und stornieren“ (Rollen „Administrator“ und „Buchhaltung“). Die Seite finden Sie unter Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Mahnwesen“.

Die drei Mahnstufen

Stufe	Bezeichnung	Hinweis
1	„Zahlungserinnerung“	Höflicher Ton. Rechtlich behandelt heinzelhaus sie trotzdem als Mahnung im Sinne von § 286 Abs. 1 BGB.
2	„Mahnung“
3	„Letzte Mahnung“	Kündigt an, die Forderung ohne weitere Ankündigung zur gerichtlichen Geltendmachung abzugeben.

Nach Stufe 3 gibt es keine vierte Mahnung. Danach folgt ein gerichtliches Verfahren, das heinzelhaus nicht abbildet.

Einmal vorbereiten: Stammdaten und Basiszinssatz

Damit Fristen, Gebühren und Zinsen zu Ihrer Verwaltung passen.

1. Öffnen Sie den Reiter „Stammdaten“. Er hat zwei Kästen: „Fristen und Gebühren“ und „Basiszinssatz (§ 247 BGB)“.
2. Stellen Sie die Fristen ein: „Tage bis zur 1. Mahnung“ (Vorgabe 14), „Tage zwischen Folgemahnungen“ (Vorgabe 14) und „Zahlungsfrist des Schreibens (Tage)“ (Vorgabe 14).
3. Stellen Sie die Gebühren ein: „Gebühr Zahlungserinnerung (€)“ (Vorgabe 0,00), „Gebühr Mahnung (€)“ (Vorgabe 2,50) und „Gebühr letzte Mahnung (€)“ (Vorgabe 5,00).
4. Entscheiden Sie über den Schalter „Sollstellungen enthalten den Verzugshinweis“ (Vorgabe: aus). Das erklärt der Abschnitt „So rechnet heinzelhaus“.
5. Die Felder „Schwelle (Monatsmieten)“ und „Mindestbetrag (€)“ steuern den Rückstandshinweis. Sie stehen im selben Kasten, siehe Offene Posten und Rückstände.
6. Klicken Sie auf „Speichern“. Sie sehen „Mahnstammdaten gespeichert“.
7. Tragen Sie im Kasten „Basiszinssatz (§ 247 BGB)“ das Datum „Gültig ab“ und den „Satz in Prozent“ ein (Schreibweise wie „1,27“; den aktuellen Satz nennt die Deutsche Bundesbank) und klicken Sie auf „Eintragen“. Sie sehen „Basiszinssatz gespeichert“.

Achtung

Ohne Basiszinssatz berechnet heinzelhaus keine Verzugszinsen. Dann erscheint oben die Warnung „Kein Basiszinssatz hinterlegt.“ mit dem Knopf „Basiszinssatz eintragen“, der direkt zum Eintrag führt. Die Deutsche Bundesbank setzt den Satz zum 1. Januar und zum 1. Juli neu fest. Tragen Sie jeden neuen Satz selbst ein und lassen Sie frühere Sätze stehen: Ein länger laufender Verzug wird abschnittsweise mit dem jeweils geltenden Satz verzinst. heinzelhaus ruft den Satz nicht selbst ab.

Gut zu wissen

• Einen Basiszinssatz können Sie in der Oberfläche nicht löschen. Haben Sie sich vertippt, tragen Sie dasselbe „Gültig ab“-Datum noch einmal mit dem richtigen Satz ein. Der alte Wert wird überschrieben.
• Mahngebühren dürfen nur den tatsächlichen Aufwand decken. Beträge über etwa 5,00 € gelten regelmäßig als unangemessen. heinzelhaus begrenzt jede Stufe auf 10,00 €. Darüber meldet es „Bitte prüfen Sie die Angaben. Mahngebühren sind auf 10,00 € je Stufe begrenzt …“.

Mahnfähige Posten prüfen und mahnen

Damit Sie überfällige Forderungen mahnen, ohne jeden Posten einzeln anzufassen.

1. Wählen Sie oben das „Wirtschaftsjahr“ und das „Objekt“ („Alle Objekte“ zeigt den ganzen Bestand).
2. Öffnen Sie den Reiter „Mahnfähige Posten“. Die Zahl in Klammern nennt, wie viele Posten bereit sind.
3. Lesen Sie die Tabelle:

Spalte	Bedeutung
„Schuldner“	Wer gemahnt wird. Bei mehreren Mietern eines Vertrags stehen alle da (Gesamtschuldner). Steht dort „Schuldner nicht ermittelbar“, fehlt der Schuldner.
„Verjährung“	Ob die Forderung voraussichtlich verjährt ist oder bald verjährt
„Objekt“	Das Objekt des Postens
„Schuldnerart“	„Verbraucher“ oder „Unternehmer“
„Neue Stufe“	Die Mahnstufe, die der Lauf erzeugt
„Fällig am“	Fälligkeit des Postens
„Überfällig“	Tage seit der Fälligkeit
„Forderung“, „Zinsen“, „Mahnkosten“	Die drei Bestandteile
„Gesamt“	Die Summe, die im Schreiben steht

4. Wählen Sie die Posten per Häkchen. „Alle auswählen (… mahnbar)“ wählt alle. Wählen Sie nichts aus, gilt der Lauf für alle mahnbaren Posten.
5. Klicken Sie auf „Mahnlauf ausführen“. Die Rückfrage „Mahnlauf ausführen?“ nennt Zahl und Summe. Außerdem steht dort: „Erzeugte Mahnungen bleiben in der Historie stehen und lassen sich nur stornieren, nicht löschen.“
6. Bestätigen Sie mit „… Mahnungen erzeugen“. Sie sehen „Mahnlauf ausgeführt“ und „… Mahnungen wurden erzeugt. Die Schreiben finden Sie in der Historie.“

Über der Tabelle können bis zu drei Kacheln stehen: „… Posten verjähren zum Jahresende“, „… Posten voraussichtlich verjährt“ und „… Posten ohne Schuldner“. Ein Klick zeigt die Posten. Der Schalter „Verjährte einbeziehen (…)“ ist standardmäßig aus.

Gut zu wissen

• Beim Ausführen berechnet heinzelhaus die Vorschläge neu. Ein Posten, der zwischen Vorschau und Klick bezahlt wurde, wird nicht gemahnt.
• Als Mahndatum gilt heute. „Zahlbar bis“ ist heute plus die eingestellte Zahlungsfrist.
• Mahnkosten und Zinsen stehen nur im Schreiben. heinzelhaus legt dafür keinen offenen Posten und keine Buchung an.
• Nach dem Lauf erhalten alle Mitarbeitenden die Benachrichtigung „Mahnlauf … ausgeführt“.

Wann ist ein Posten mahnfähig?

Ein Posten erscheint, wenn er offen ist, im gewählten Wirtschaftsjahr liegt und seine Frist abgelaufen ist. Für die erste Mahnung sind das 14 Tage nach der Fälligkeit, für die nächste 14 Tage nach der letzten Mahnung. Die Fristen stellen Sie in den Stammdaten ein.

Posten ohne ermittelbaren Schuldner mahnt heinzelhaus nie. Den Schuldner findet es über den Mietvertrag. Voraussichtlich verjährte Forderungen sind standardmäßig ausgeschlossen. Verjährung heißt hier: drei Jahre ab Jahresende (§§ 195, 199 BGB). Hemmung, Anerkenntnis und Teilzahlung kennt heinzelhaus nicht. Prüfen Sie den Einzelfall, bevor Sie auf eine Forderung verzichten.

Mahnungen ansehen, versenden und stornieren

Der Reiter „Historie“ listet die erzeugten Mahnungen mit „Datum“, „Schuldner“, „Objekt“, „Stufe“, „Status“, „Zahlbar bis“ und „Gesamt“. Der Status ist „Entwurf“, „Versandt“, „Erledigt“ oder „Storniert“.

1. Klicken Sie auf „PDF“. Das Mahnschreiben öffnet sich in einem neuen Fenster.
2. Zum Verschicken per E-Mail klicken Sie auf „Versenden“. Im Dialog „Dokument versenden“ haken Sie die Empfänger an, prüfen „Betreff“ und „Anschreiben“ und klicken auf „An … Empfänger senden“. Der Dialog zeigt unten auch, an wen das Schreiben schon ging.
3. Haben Sie das Schreiben per Post oder E-Mail verschickt, klicken Sie auf „Versandt“. Den Knopf gibt es nur bei Status „Entwurf“.
4. Eine falsche Mahnung nehmen Sie mit „Stornieren“ zurück. Sie sehen „Mahnung storniert“.

Das Schreiben trägt die Stufe als Überschrift, nennt Objekt, Vorgang und Datum und listet die Forderung, die „Verzugszinsen seit …“, die „Mahnkosten“ und den Gesamtbetrag. Dazu kommt „Zahlbar bis …“. Bei mehreren Mietern steht ein Hinweis auf die gesamtschuldnerische Haftung (§ 421 BGB). Den Briefkopf holt es aus den Einstellungen, siehe Briefkopf. Das PDF wird im Dokumentenarchiv abgelegt, siehe Akte und Dokumente.

Achtung

• Der E-Mail-Versand setzt den Status nicht von selbst auf „Versandt“. Klicken Sie danach selbst auf „Versandt“.
• Ohne eingerichteten Mailversand erscheint „E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet“. Siehe Mailversand.
• Ein Storno löscht nichts. Die Mahnung bleibt mit Status „Storniert“ stehen, und die Mahnstufe des Postens fällt auf die höchste verbleibende Mahnung zurück.
• Für den Postversand im Fensterumschlag ist das Mahnschreiben noch nicht ausgelegt: Die Anschrift sitzt nicht im Anschriftfeld nach DIN 5008. Prüfen Sie vor dem ersten Postversand einen Probedruck.
• Einen Zugangsnachweis für Post gibt es nicht.

So rechnet heinzelhaus

• Verzugsbeginn. Ohne Mahnung beginnt der Verzug 30 Tage nach der Fälligkeit. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf die Folgen des Verzugs hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Das teilen Sie heinzelhaus mit dem Schalter „Sollstellungen enthalten den Verzugshinweis“ mit. Fehlt der Hinweis, fallen bis zur ersten Mahnung keine Zinsen an. Den Tag, ab dem gerechnet wird, nennt jedes Schreiben als „Verzugszinsen seit …“. Prüfen Sie ihn vor dem Versand.
• Zinssatz. Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Unternehmer: 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Gerechnet wird taggenau mit 365 Tagen und abgerundet. Bei längerem Verzug gilt abschnittsweise der jeweilige Basiszinssatz.
• Verzugspauschale. Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB setzt heinzelhaus nicht an. Gegenüber Verbrauchern ist sie ausgeschlossen.
• Schuldnerart. Alle Schuldner gelten als „Verbraucher“. Für gewerbliche Mieter lässt sich das in der Oberfläche noch nicht umstellen.

Das Mahnwesen ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Häufige Fehler

Meldung	Ursache	Lösung
„Keine mahnfähigen Posten in diesem Wirtschaftsjahr. Entweder ist alles ausgeglichen oder die Mahnfristen laufen noch.“	Es ist nichts überfällig genug.	Prüfen Sie das Wirtschaftsjahr und die Fristen in den Stammdaten.
„Keine mahnfähigen Posten: … ohne ermittelbaren Schuldner, … voraussichtlich verjährt.“	Die Posten haben keinen Schuldner oder sind verjährt.	Ordnen Sie den Mietvertrag zu. Bei verjährten Posten entscheiden Sie bewusst über „Verjährte einbeziehen“.
Warnung „Kein Basiszinssatz hinterlegt.“	Es gibt keine Zinsen.	Tragen Sie den Satz im Reiter „Stammdaten“ ein.
„E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet“	Der Mailzugang fehlt.	Richten Sie ihn unter Seitenleiste → Verwaltung → Einstellungen → Reiter „E-Mail“ ein.

Noch nicht möglich

• Die Schuldnerart „Unternehmer“ lässt sich nicht einstellen. Damit fehlt der höhere Zinssatz für gewerbliche Mieter.
• Eine Mahnsperre je Person oder Posten gibt es nicht.
• Die Verzugspauschale für Unternehmer wird nicht angesetzt.
• Mahnkosten und Zinsen werden nicht verbucht.
• Eine Übergabe an das gerichtliche Mahnverfahren gibt es nicht.
• Einen Basiszinssatz können Sie nicht abrufen oder löschen, nur eintragen und überschreiben.