Kontenblatt und Saldenliste

Die Saldenliste zeigt alle Konten eines Objekts mit Vortrag, Soll, Haben und Saldo. Das Kontenblatt zeigt alle Buchungen eines einzelnen Kontos mit laufendem Saldo. Beide rechnen nach derselben Regel, ihre Zahlen stimmen deshalb überein. Auch der Vermögensbericht für Eigentümergemeinschaften nutzt sie.

Die Saldenliste ansehen

Damit Sie sehen, wie jedes Konto eines Objekts im Wirtschaftsjahr steht.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“ (Rollen „Administrator“ und „Buchhaltung“).

Öffnen Sie Seitenleiste → Zahlungsverkehr → „Buchhaltung“ und wählen Sie oben das Objekt und das Jahr.
Wechseln Sie in den Reiter „Sachkonten“. In Klammern steht die Zahl der Konten.
Lesen Sie die Spalten (Tabelle unten). Mit dem Suchfeld „Kontonummer oder Bezeichnung …“ und dem Filter-Dialog grenzen Sie die Liste ein. Filtern können Sie nach Status, Objekt, Art und „Umlagefähig“. Spalten blenden Sie über den Knopf „⋯“ („Spalten anpassen“) rechts in der Kopfzeile ein und aus. Mehr dazu unter Die Oberfläche.
Unter der Liste steht „Summe Soll … · Summe Haben …“ für die Konten, die gerade zu sehen sind.
Klicken Sie ein Konto an, öffnet sich sein Kontenblatt.

Spalte	Bedeutung
„Konto“	Kontonummer
„Bezeichnung“	Name des Kontos, bei einem abgeschalteten Konto mit dem Kennzeichen „deaktiviert“
„Status“	„aktiv“ oder „deaktiviert“
„Objekt“	Das Objekt des Kontos. „global“ steht für Konten des Musterkontenrahmens, die in allen Objekten gelten.
„Art“	Erlöskonto, Kostenkonto, Geldkonto, Rücklage/Verbindlichkeit oder Verrechnung
„Umlagefähig“	„ja“, wenn die Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen
„Vortrag“	Stand zu Beginn des Wirtschaftsjahres
„Soll“ und „Haben“	Summen der Buchungen im Jahr
„Saldo“	Endstand (Vortrag plus Bewegung)

Das Kontenblatt eines Kontos

Damit Sie nachvollziehen, woraus sich der Saldo eines Kontos zusammensetzt.

Sie brauchen: dasselbe Recht.

Klicken Sie in der Saldenliste ein Konto an. Rechts öffnet sich der Bereich „Kontenblatt“. Er beginnt mit „Konto …“, darunter stehen Bezeichnung und Objekt. Kennzeichen wie „umlagefähig“, „Saldenvortragskonto“ oder „deaktiviert“ folgen. Rechts steht, wie der Saldo gerechnet wird: „Saldo = Soll − Haben“ oder „Saldo = Haben − Soll“.
Grenzen Sie bei Bedarf den Zeitraum ein: Tragen Sie „Von“ und „Bis“ ein und klicken Sie auf „Anzeigen“. „Ganzes Jahr“ setzt den Zeitraum zurück.
Lesen Sie die vier Kacheln: „Vortrag“ zum Beginn des Zeitraums, „Soll“, „Haben“ und „Saldo“ zum Ende.
Lesen Sie die Liste. Die neueste Buchung steht oben. Jede Zeile zeigt Datum, Buchungstext und den Betrag mit „S“ (Soll) oder „H“ (Haben). Darunter stehen „Beleg …“, „Gegenkonto …“ und der laufende „Saldo …“. Ganz unten steht der „Saldovortrag“. Mit „Neuere“ und „Ältere“ blättern Sie, 100 Zeilen je Seite.
Klicken Sie auf „PDF“, um das Blatt als Datei zu laden. Das PDF ordnet die Buchungen von alt nach neu und hat die Spalten Datum, Beleg, Buchungstext, Gegenkonto, Soll, Haben und Saldo.

Alle Kontenblätter eines Objekts als PDF

Damit Sie dem Beirat oder einer Prüfung alle Konten eines Objekts mit einer Saldenliste vorweg in einer Datei geben.

Sie brauchen: das Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“.

Öffnen Sie den Reiter „Sachkonten“ und klicken Sie auf „Kontenblätter (PDF)“. Der Dialog öffnet sich.
Wählen Sie das „Objekt“. Das ist Pflicht.
Lassen Sie den „Zeitraum“ leer, um das ganze Wirtschaftsjahr zu bekommen. Oder tragen Sie ein Von- und ein Bis-Datum ein. Ein Ausschnitt muss innerhalb eines Wirtschaftsjahres liegen.
Haken Sie die „Kontoarten“ an oder ab: Geldkonto, Rücklage/Verbindlichkeit, Kostenkonto, Erlöskonto und Verrechnung.
Tragen Sie bei Bedarf „Kontonummern“ von und bis ein, zum Beispiel 4000 bis 4999.
Entscheiden Sie über zwei Häkchen, die beide vorgewählt sind: „Nur Konten mit Buchungen oder Saldovortrag“ und „Jedes Konto auf einer neuen Seite“.
Klicken Sie auf „PDF erstellen“. Solange die Datei entsteht, steht dort „PDF wird erstellt …“.

Das PDF beginnt mit den Überschriften „Kontenblätter“ und „Saldenliste“. Die Saldenliste hat die Spalten Konto, Bezeichnung, Art, Vortrag, Soll, Haben und Saldo. Unten links steht „Erstellt am …“.

So kommt der Saldovortrag ins neue Jahr

Ein Saldovortrag ist der Anfangsstand eines Kontos zu Beginn des Wirtschaftsjahres. Damit Bank, Rücklagen und Forderungen mit dem richtigen Stand ins neue Jahr starten, geht heinzelhaus nach dieser Regel vor:

Ein eröffnetes Jahr steht für sich. Wurde am ersten Tag des Wirtschaftsjahres gegen ein Saldenvortragskonto gebucht, gilt das Jahr als eröffnet. Der Stand der Vorjahre kommt dann über diese Vortragsbuchungen. Was nicht vorgetragen wurde, beginnt bei null.
Ein Jahr ohne Eröffnung schreibt heinzelhaus fort: Erlös- und Kostenkonten beginnen mit dem Wirtschaftsjahr bei null. Bestandskonten wie Bank, Rücklage, Forderungen und Verrechnung übernehmen ihren Stand aus den früheren Buchungen, ab dem zuletzt eröffneten Wirtschaftsjahr. Gibt es keins, aus allen früheren Buchungen.

Im Normalfall müssen Sie dafür nichts tun. Bei einem übernommenen Bestand erkennt heinzelhaus die Vortragskonten des Objekts selbst. Legen Sie ein Konto neu an und setzen das Häkchen nicht, erkennt es das Vortragskonto am Namen: Er beginnt mit „Vortrag …“, „Saldovortrag …“ oder „Saldenvorträge …“. Wurde ein Vortragskonto nicht erkannt, öffnen Sie das Konto mit dem Stift, haken „Saldenvortragskonto“ an und klicken auf „Speichern“. Das darf, wer Konten pflegen darf.

Welche Regel für ein Konto gilt, zeigt das Kontenblatt unter den Kacheln:

Hinweis im Kontenblatt	Bedeutung
„Fortgeschrieben aus den Buchungen seit … — für dieses Wirtschaftsjahr sind keine Saldenvorträge gebucht.“	Das Jahr ist nicht eröffnet. Der Vortrag stammt aus früheren Buchungen.
„Das Wirtschaftsjahr ist mit Saldenvorträgen zum … eröffnet; der Stand der Vorjahre kommt über diese Vortragsbuchungen …“	Das Jahr ist eröffnet. Ein Bestandskonto ohne Vortragsbuchung beginnt bei null.
„Buchungen seit Beginn des Wirtschaftsjahres (…).“	Der Vortrag besteht aus Buchungen innerhalb des Wirtschaftsjahres.

Noch nicht möglich

Einen Jahresabschluss, der die Vortragsbuchungen selbst erzeugt, gibt es nicht. Die Vortragsbuchungen müssen übernommen oder von Hand gebucht werden.
Ein abgeschlossener Zeitraum lässt sich nicht festschreiben.
Ein Kontenblatt über mehrere Wirtschaftsjahre gibt es nicht. Erstellen Sie je Jahr ein Blatt.

Weiter mit Monatliche Sollstellung.

heinzelhaus ist ein Produkt und eine Marke der IT Systeme Flores UG (haftungsbeschränkt), Bergisch Gladbach.