Konten eines Objekts

Jedes Objekt führt seine eigenen Sachkonten: Erlöskonten für Mieten und Hausgeld, Kostenkonten für Betriebskosten, Geldkonten für Bank und Kasse und weitere. Auf diese Konten buchen Sie, und aus ihnen entstehen Kontenblätter und Abrechnungen.

Die Konten eines Objekts sehen und pflegen Sie direkt am Objekt, über den Knopf „Konten“. Die Buchungen selbst erfassen Sie in der Buchhaltung.

Die Konten eines Objekts ansehen

Damit Sie auf einen Blick sehen, welche Konten ein Objekt hat, wie hoch ihr Saldo ist und welche bebucht wurden.

Das brauchen Sie: das Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“. Es haben Administratoren und die Rolle „Buchhaltung“. Ohne dieses Recht fehlt der Knopf „Konten“.

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste unter „Bestand“ den Punkt „Objekte“ und klicken Sie das Objekt an.

2. Klicken Sie neben „Bearbeiten“ auf „Konten“. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel „Konten · 1000 WEG Musterstraße 1–3“ (Nummer und Bezeichnung Ihres Objekts).

3. Wählen Sie oben das Wirtschaftsjahr. Unter dem Titel des Fensters steht, wofür die Salden gelten: für das Ende dieses Wirtschaftsjahres.

4. Filtern Sie mit den Schaltern „Aktiv (n)“, „Deaktiviert (n)“ und „Alle (n)“. Der Haken „nur bebuchte“ blendet Konten ohne Buchungen aus.

5. Die Liste zeigt diese Spalten:

   Spalte	Inhalt
   „Konto“	die Kontonummer
   „Bezeichnung“	der Name, bei abgeschalteten Konten mit der Marke „deaktiviert“
   „Art“	Erlöskonto, Kostenkonto, Geldkonto, Rücklage/Verbindlichkeit oder Verrechnung
   „Umlage“	der Umlageschlüssel des Kontos oder „ohne Schlüssel“
   „Buchungen“	wie viele Buchungen auf dem Konto liegen
   „Saldo“	der Saldo zum Ende des gewählten Wirtschaftsjahres

6. Suchen können Sie nach „Kontonummer oder Bezeichnung …“. Unter der Liste steht, wie viele Konten die Auswahl zeigt.

Gut zu wissen

Neben den eigenen Konten des Objekts gelten auch die Konten des Musterkontenrahmens. Das sind Vorlagekonten ohne Objektbezug, die für alle Objekte zur Verfügung stehen. Sie erscheinen nicht in dieser Liste. Unter der Liste steht aber, wie viele es sind – mit dem Hinweis, dass Sie sie unter „Buchhaltung → Sachkonten“ pflegen.

Das Kontenblatt eines Kontos öffnen

Damit Sie alle Buchungen eines Kontos in einem Zeitraum mit Vortrag, Soll, Haben und Saldo sehen.

1. Klicken Sie in der Liste eine Zeile an. Oder klicken Sie am Ende der Zeile auf „⋯“ und wählen Sie „Kontenblatt öffnen“.
2. Das Kontenblatt erscheint im selben Fenster. Mit „Von“, „Bis“ und „Anzeigen“ wählen Sie einen anderen Zeitraum. Haben Sie einen kürzeren Zeitraum gewählt, stellt „Ganzes Jahr“ das Wirtschaftsjahr wieder ein. „PDF“ gibt das Blatt aus.
3. Mit „Kontenliste“ kehren Sie zur Liste zurück. „In der Buchhaltung öffnen“ springt in die Buchhaltung dieses Objekts.

Wie Vortrag, Wirtschaftsjahr und PDF genau gerechnet werden, steht unter Kontenblatt und Saldenliste.

Ein neues Konto anlegen

Damit Sie für ein Objekt ein zusätzliches Erlös-, Kosten- oder Geldkonto zur Verfügung haben.

Das brauchen Sie: das Recht „Sachkonten anlegen, ändern und deaktivieren“. Es haben Administratoren und die Rolle „Buchhaltung“.

1. Klicken Sie im Fenster „Konten“ oben rechts auf „Neues Konto“. Das Feld „Objekt“ ist schon vorgegeben und lässt sich nicht ändern.

2. Tragen Sie die „Kontonummer“ ein, zum Beispiel 4100, und die „Bezeichnung“, zum Beispiel „Grundsteuer“.

3. Wählen Sie die „Kontofunktion“:

   Kontofunktion	Wofür
   „Erlöskonto“	Mieten, Hausgeld, sonstige Erlöse
   „Kostenkonto“ (Vorgabe)	Betriebs- und Verwaltungskosten
   „Geldkonto“	Bank, Kasse, Zwischenkonten
   „Rücklage / Verbindlichkeit“	Erhaltungsrücklage, Kautionen
   „Verrechnungskonto“	Durchlauf- und Abgrenzungsposten

4. Setzen Sie den Haken „Umlagefähig (Betriebskosten)“, wenn die Kosten dieses Kontos in die Betriebskostenabrechnung der Mieter einfließen sollen. Wählen Sie dann den „Umlageschlüssel“. Wie Sie Schlüssel anlegen, steht unter Umlageschlüssel.

5. Setzen Sie den Haken „Saldenvortragskonto“ nur bei dem Konto, das als Gegenkonto der Eröffnungsbuchungen dient, zum Beispiel „Vortrag Sachkonten“ (9000). Bei neuen Konten erkennt heinzelhaus es am Namen, wenn Sie es nicht selbst setzen.

6. Klicken Sie auf „Anlegen“. heinzelhaus meldet „Konto angelegt“.

Gut zu wissen

• Die Kontonummer darf im Objekt nur einmal vorkommen: „Die Kontonummer 4100 ist in diesem Objekt bereits vergeben.“ Gehört die Nummer zu einem deaktivierten Konto, weist heinzelhaus darauf hin. Reaktivieren Sie es oder wählen Sie eine andere Nummer.
• Ein umlagefähiges Konto ohne Umlageschlüssel führt die Betriebskostenabrechnung ausdrücklich als „nicht umlagefähig“. So verschwinden keine Kosten unbemerkt.
• Das Objekt eines Kontos lässt sich nachträglich nicht ändern, weil Buchungen und Abrechnungen daran hängen.

Ein Konto bearbeiten

1. Klicken Sie am Ende der Zeile auf „⋯“ und wählen Sie „Bearbeiten“.
2. Im Dialog „Konto bearbeiten“ passen Sie Kontonummer, Bezeichnung, Funktion und Umlage an. Das Objekt steht fest.
3. Klicken Sie auf „Speichern“. heinzelhaus meldet „Konto gespeichert“.

Konten aus Karthago

Haben Sie Konten aus Karthago übernommen, setzt ein erneuter Karthago-Lauf deren Bezeichnung, Funktion und Umlageschlüssel wieder auf den Stand der Sicherung zurück. Der Status (aktiv oder deaktiviert) bleibt erhalten. Ein Hinweis im Dialog erinnert daran.

Ein Konto deaktivieren und reaktivieren

Damit ein Konto, das Sie nicht mehr brauchen (zum Beispiel ein aufgelöstes Bankkonto), nicht mehr versehentlich bebucht wird. Löschen dürfen Sie es meist nicht, denn seine Buchungen bleiben bestehen.

Ein deaktiviertes Konto nimmt keine neuen Buchungen mehr an. Es erscheint in keiner Auswahl und in keinem Buchungsvorschlag. Kontenblatt, Saldenliste und Abrechnungen zeigen es weiter. Ein Storno auf ein deaktiviertes Konto bleibt möglich, denn Korrekturen müssen sich immer buchen lassen.

1. Klicken Sie am Ende der Zeile auf „⋯“ und wählen Sie „Deaktivieren …“. Oder klicken Sie im Dialog „Konto bearbeiten“ auf „Deaktivieren …“.
2. Es öffnet sich der Dialog „Konto 4100 deaktivieren?“. heinzelhaus prüft zuerst, ob das möglich ist.
3. Es gibt Hindernisse. Unter „Das Konto kann so nicht deaktiviert werden:“ stehen dann zum Beispiel offene Posten auf dem Konto, laufende Sollstellungen auf dieses Konto oder Rücklagen, die über das Konto geführt werden. Beheben Sie sie zuerst.
4. Es gibt Hinweise. Unter „Bitte beachten Sie:“ stehen zum Beispiel ein Restsaldo bei einem Bestandskonto, Buchungen im gewählten Wirtschaftsjahr, das Saldenvortragskonto, das letzte aktive Geldkonto oder ein Konto des Musterkontenrahmens. Setzen Sie dann den Haken „Ich habe die Hinweise gelesen.“
5. Tragen Sie bei Bedarf einen „Grund (optional)“ ein, zum Beispiel „Bankkonto aufgelöst“.
6. Klicken Sie auf „Deaktivieren“. heinzelhaus meldet „Konto 4100 deaktiviert“.

Zurück geht es jederzeit: „⋯“ → „Reaktivieren“, dann bestätigen Sie mit „Reaktivieren“. Das Konto erscheint danach wieder im Buchungsdialog, in Vorschlägen und in Auswahllisten.

Achtung

Der monatliche Sollstellungslauf stellt nichts auf deaktivierte Konten. Die Vorschau des Laufs meldet das, zum Beispiel mit „2 Positionen werden nicht gestellt“, und nennt die Kontonummern. Reaktivieren Sie das Konto oder stellen Sie die Sollstellung im Mietvertrag auf ein aktives Erlöskonto um (Mietverträge und Sollstellung).

Ein Konto löschen

Löschen geht nur bei Konten, die Sie von Hand angelegt haben, die nie bebucht wurden und zu denen es keine offenen Posten gibt.

1. Klicken Sie auf „⋯“ und wählen Sie „Löschen“. Der Eintrag erscheint nur bei von Hand angelegten Konten ohne Buchungen. Dieselbe Möglichkeit bietet der Dialog „Konto bearbeiten“ links unten.
2. Bestätigen Sie die Rückfrage „Konto 4100 löschen?“ mit „Endgültig löschen“.

Gibt es auf dem Konto noch offene Posten, lehnt heinzelhaus das Löschen mit einer Meldung ab. Deaktivieren Sie das Konto dann.

Konten, die aus Karthago oder PowerHaus übernommen wurden, werden nie gelöscht. Der nächste Lauf würde sie wieder anlegen. Deaktivieren Sie sie stattdessen.

Nach einer Datenübernahme

• Aus Karthago kommen die Sachkonten mit ihrem Umlageschlüssel.
• Aus PowerHaus kommen die Sachkonten mit Kontoart, aber ohne Umlageschlüssel. Die Kosten dieser Konten gelten in der Betriebskostenabrechnung zunächst als „nicht umlagefähig“. Wählen Sie den Schlüssel im Konto nach. Konten, die in PowerHaus inaktiv waren, kommen deaktiviert an. Reaktiviert werden sie nur von Hand.

Mehr dazu unter Übernahme aus Karthago und Übernahme aus PowerHaus.

Wer darf was?

Aktion	Recht	Standardrollen
Konten ansehen, Kontenblatt öffnen	„Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“	Administrator, Buchhaltung
Anlegen, bearbeiten, deaktivieren, reaktivieren, löschen	„Sachkonten anlegen, ändern und deaktivieren“	Administrator, Buchhaltung

Wie Sie Rechte vergeben, steht unter Benutzer, Rollen und Rechte.

Noch nicht möglich

Die Bankkonten eines Objekts (mit IBAN und Kontoart) lassen sich noch nicht als eigene Stammdaten erfassen. Ein Geldkonto in der Buchhaltung ersetzt sie nicht.

Häufige Fehler

• Der Knopf „Konten“ fehlt. Ihnen fehlt das Recht „Buchungen, Konten und offene Posten einsehen“.
• „Neues Konto“ und „Bearbeiten“ fehlen. Sie dürfen die Konten ansehen, aber nicht pflegen. Dafür brauchen Sie das Recht „Sachkonten anlegen, ändern und deaktivieren“.
• Ein Konto lässt sich nicht deaktivieren. Der Dialog nennt den Grund unter „Das Konto kann so nicht deaktiviert werden:“. Meist hängen noch offene Posten oder eine laufende Sollstellung daran.
• Ein Konto lässt sich nicht löschen. Es wurde bebucht, stammt aus einer Datenübernahme oder hat offene Posten. Deaktivieren Sie es.